Besluit werving en selectie

In dit besluit wordt verstaan onder:

Dit besluit is van toepassing op het vervallen van incidentele vacatures bij de ministeries en Hoge Colleges van Staat met de daaronder ressorterende diensten, bedrijven of instellingen, waarbij externe werving plaatsvindt. Bij niet-incidentele of niet-externe werving dient de inhoud van dit besluit eveneens in acht te worden genomen.

Er wordt alleen tot bekendmaking van een vacature overgegaan indien deze werkelijk bestaat of wordt verwacht.

Voordat een vacature wordt bekendgemaakt, worden ten aanzien van die vacature vastgelegd de plaats van de functie in de organisatie, de hoofdbestanddelen die de inhoud van de functie bepalen en de eisen en voorwaarden, die uit de aard en het niveau van de te vervullen functie voortvloeien.

De selectieprocedure is functiegericht. De personen die bij de selectie zijn betrokken treden niet verder in de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant dan voor het selectie-onderzoek noodzakelijk is.

Indien dit noodzakelijk is voor de functie of de arbeidsorganisatie, mogen bij de werving en selectie nadere eisen worden gesteld ten aanzien van de leeftijd van de sollicitant.

Bij bekendmaking van een vacature worden in ieder geval inlichtingen verschaft over de naam en de aard van de betreffende diensteenheid, over de omvang en de inhoud van de functie en de eisen ten aanzien van opleiding, ervaring, leeftijd en geslacht alsmede over de standplaats, de salariëring, eventuele bijzondere arbeidsvoorwaarden en de uiterlijke datum van inzending van de sollicitaties. Wanneer een psychologisch respectievelijk geneeskundig onderzoek deel uitmaakt van de selectieprocedure wordt dit eveneens vermeld.

Per vacature wordt een functionaris aangewezen, die inlichtingen kan verstrekken aan diegenen die nadere informatie wensen alvorens te solliciteren.

Schriftelijke sollicitatie vindt plaats door middel van hetzij een sollicitatiebrief, hetzij een solliciatieformulier.

Een sollicitatieformulier bevat alleen vragen met betrekking tot gegevens die van belang zijn in het eerste stadium van de selectieprocedure. Deze betreffen in het algemeen: naam, adres, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, opleiding en diploma's, beroepsverleden en ervaring, gewenst salaris en opzegtermijn. Het formulier bevat bovendien voldoende ruimte voor het geven van een toelichting op de verstrekte gegevens en een motivering van de sollicitatie.

Het aantal personen dat zich tijdens de selectie bezighoudt met de behandeling van de sollicitaties, wordt beperkt gehouden.

Aan de sollicitant wordt onmiddellijk een bericht van ontvangst van zijn sollicitatie gezonden. Er wordt naar gestreeft dat de sollicitant uiterlijke veertien dagen na sluiting van de sollicitatieperiode op de hoogte is gebracht van de stand van zaken en de verdere gang van zaken met betrekking tot zijn sollicitatie.

Aan de sollicitant die voor een gesprek wordt uitgenodigd, worden bij die uitnodiging of eventueel in het eerste sollicitatiegesprek nadere gegevens verstrekt over de selectieprocedure en over andere voor hem van belang zijnde zaken. Daarbij wordt onder meet aangegeven of onderscheidenlijk in welke fase, bijzondere onderzoeken – zoals een psychologisch-, een geneeskundig-, een justitieel antecedenten- en een veiligheidsonderzoek – deel zullen uitmaken van de procedure.

Indien drie maanden na sluiting van de sollicitatietermijn nog geen beslissing is genomen, wordt de sollicitant geïnformeerd over de stand van zaken en het verdere verloop van de selectieprocedure.

Zo mogelijk wordt meer dan één persoon bij de selectie van de sollicitant betrokken. Indien een selectie-adviescommissie wordt ingesteld, dienen de leden daarvan bij voorkeur verschillende posities ten opzichte van de aan te stellen medewerker in te nemen. De bevoegdheden van deze selectie-adviescommissie worden tevoren vastgelegd.

De positie van waaruit teder lid van een selectie-adviescommissie aan een sollicitatiegesprek deelneemt, wordt de sollicitant van te voren, bij voorkeur schriftelijk, medegedeeld

Er worden geen sollicitatiegesprekken gevoerd met verschillende sollicitanten tezamen.

Bij de beoordeling van de mate van geschiktheid van de sollicitant, vormen de eisen en de voorwaarden die aan de vervulling van de vacature zijn verbonden, het uitgangspunt. Tijdens de selectieprocedure worden de gestelde eisen en voorwaarden niet gewijzigd.

Aan de sollicitant worden geen vragen gesteld over de beroepen van zijn familieleden, noch met betrekking tot andere aspecten van zijn sociale milieu Afwijking van deze regel vindt alleen plaats indien dit noodzakelijk is in het kader van het geneeskundig-, het psychologisch-, het justitieel antecedenten- of het veiligheidsonderzoek.

Voor zover inlichtingen over de sollicitant worden gevraagd buiten het kader van het geneeskundig-, het psychologisch-, het justitieel antecedenten- of het veiligheidsonderzoek, worden deze alleen ingewonnen nadat met de sollicitant is overeengekomen bij wie en in welke fase van de selectieprocedure. De informant wordt de inhoud van artikel 21 medegedeeld.

De inlichtingen welke op grond van artikel 20 worden ingewonnen staan in direct verband met de te vervullen functie. De sollicitant wordt – op diens verzoek – medegedeeld welke betekenis aan de verkregen inlichtingen is toegekend en wie deze inlichtingen verstrekt heeft.

Gegevens van of over een sollicitant worden zonder diens toestemming niet ter beschikking gesteld noch ter inzage gegeven aan personen of instellingen, die niet zijn betrokken bij de selectie voor de functie waarnaar hij solliciteert.

Een psychologisch onderzoek wordt ingesteld als het bevoegde gezag daaraan – in verband met de aard van de functie of bepaalde wensen van de sollicitant – voor een verantwoorde beoordeling van de geschiktheid van de sollicitant behoefte heeft. Voor psychologisch onderzoek worden uitsluitend potentieel geschikt bevonden kandidaten voorgedragen.

Het psychologisch ondezoek vindt uitsluitend plaats door of onder verantwoordelijkheid van de psycholoog, met inachtneming van de daartoe gestelde regels. De sollicitant wordt tevoren schriftelijk op de hoogte gesteld van de gang van zaken bij het psychologisch onderzoek en van de rechten die hij in dat verband heeft.

Indien de sollicitant na kennismaking van het advies niet instemt met het doorgeven van het advies, bericht de psycholoog aan de opdrachtgever uitsluitend dat geen advies zal worden uitgebracht.

Elk psychologisch advies over sollicitanten wordt onmiddellijk na het nemen van de beslissing omtrent al dan niet in dienst nemen vernietigd of aan de psycholoog geretourneerd.

De geneeskundige keuring wordt verricht door de betreffende Bedrijfsgeneeskundige Dienst. De sollicitant wordt door de wervende instantie schriftelijk op de hoogte gesteld van de gang van zaken bij de geneeskundige keuring en van de rechten die hij in dat verband heeft

De sollicitant die is doorgedrongen tot de laatste fase van de procedure wordt desgewenst de gelegenheid geboden zich ter plaatse op de hoogte te stellen van de arbeidssituatie, indien dit mogelijk is.

De vergoeding van reis en verblijfkosten die de sollicitant maakt wanneer hij op uitnodiging van de dienst deelneemt aan de selectieprocedure en haar onderdelen, geschiedt op de voet van de bepalingen van het Reisbesluit binnenland, met dien verstande dat de sollicitant voor de toepassing van dat besluit wordt geacht de functie met betrekking waartoe gesolliciteerd wordt reeds te bekleden. Het initiatief tot de vergoeding van kosten gaat uit van het ministerie of de adviesverlenende instantie.

De kosten van een verklaring omtrent het gedrag als bedoeld in artikel 9, zesde lid, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement, worden door het bevoegd gezag aan de sollicitant vergoed.

De kosten die de sollicitant maakt wanneer hij inlichtingen wil verkrijgen over de resultaten van onderdelen van de selectieprocedure, zoals het psychologisch onderzoek en de medische aanstellingskeuring, worden niet vergoed. Voor het verstrekken van inlichtingen worden de sollicitant geen kosten in rekening gebracht.

Een beslissing, die leidt tot afwijzing van een sollicitant, wordt onmiddellijk aan betrokkene ter kennis gebracht en niet uitgesteld tot het moment dat in de vacature met zekerheid kan worden voorzien. De afwijzing wordt zo goed mogelijk gemotiveerd.

Afspraken en toezeggingen met betrekking tot werkzaamheden en arbeidsvoorwaarden worden schriftelijk vastgelegd.

Dit besluit, dat met de bijbehorende toelichting zal worden gepubliceerd in de Nederlandse Staatscourant, kan worden aangehaald als: Besluit werving en selectie. Het treedt in werking met ingang van 1 oktober 1985.