Besluit van 9 november 1988, houdende voorschriften met betrekking tot de overgang van archiefbescheiden in geval van organisatieverandering bij de rijksadministratie
Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie
Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.
Op de voordracht van Onze Minister van Binnenlandse Zaken van 21 oktober 1988, nr. IBI88/48/U19-B, directoraat-generaal Openbaar Bestuur;
Gedaan in overeenstemming met het gevoelen van de Ministerraad en overeenkomstig het bepaalde in artikel 3 van het Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie;
Overwegende dat het wenselijk is voorschriften vast te stellen met betrekking tot het beheer van archiefbescheiden in geval van reorganisatie of opheffing van een ministerie of archiefvormend onderdeel daarvan, dan wel in geval van privatisering van rijkstaken;
Hebben goedgevonden en verstaan:
§
1
Begripsbepalingen
Artikel
1
In dit besluit wordt verstaan onder:
a.
ministerie: een ministerie als bedoeld in artikel 44 van de Grondwet en als departement aangeduid in artikel 1, eerste lid, van het Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie (Stb. 1980, 182);
b.
archiefvormend onderdeel: een organisatie-onderdeel van een ministerie waarvoor afzonderlijk wordt gearchiveerd;
c.
overheidsorgaan: een overheidsorgaan als bedoeld in de Archiefwet 1962 (Stb. 1962, 313);
d.
reorganisatie: de situatie, waarbij een deel van de taken van een archiefvormend onderdeel aan een ander archiefvormend onderdeel binnen hetzelfde ministerie dan wel van een ministerie of een archiefvormend onderdeel daarvan aan een ander overheidsorgaan worden overgedragen;
e.
opheffing: de situatie, waarbij de taken van een ministerie of archiefvormend onderdeel worden beëindigd of overgedragen aan een ander overheidsorgaan;
f.
privatisering: de situatie, waarbij de taken van een archiefvormend onderdeel geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een andere rechtspersoon dan bedoeld in artikel 1, boek 2, Burgerlijk Wetboek;
De archiefbescheiden betreffende zaken welke op het moment van reorganisatie nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan het archiefvormende onderdeel binnen hetzelfde ministerie of het andere overheidsorgaan, dat deze zaken zal afdoen. Van een overdracht binnen hetzelfde ministerie wordt een proces-verbaal opgemaakt. Van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt.
2
De archiefbescheiden betreffende zaken welke op het moment van reorganisatie reeds zijn afgedaan blijven, tot hun overbrenging naar een rijksarchiefbewaarplaats, berusten onder het archiefvormend onderdeel van het ministerie, dat deze zaken heeft afgedaan.
3
Ingeval van overdracht van taken aan een ander archiefvormend onderdeel binnen hetzelfde ministerie kunnen de, in het tweede lid bedoelde archiefbescheiden tijdelijk aan dat onderdeel worden uitgeleend. Ingeval van overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan kunnen deze archiefbescheiden tijdelijk ter beschikking worden gesteld. Zowel een uitlening als een terbeschikkingstelling wordt geadministreerd.
4
Indien de ordening van de in het tweede lid bedoelde archiefbescheiden zich verzet tegen uitlening of terbeschikkingstelling, zijn het in het derde lid bedoelde archiefvormende onderdeel of andere overheidsorgaan te allen tijde bevoegd inzage te nemen van die archiefbescheiden dan wel daarvan of daaruit reprodukties, afschriften of uittreksels te vorderen.
Artikel
3
Opheffing
1
Op de archiefbescheiden betreffende zaken welke op het moment van opheffing nog niet zijn afgedaan, is het bepaalde in artikel 2, eerste lid, van overeenkomstige toepassing.
2
De archiefbescheiden betreffende zaken, die op het moment van opheffing reeds zijn afgedaan, worden, tot hun overbrenging naar een rijksarchiefbewaarplaats, overgedragen aan het archiefvormende onderdeel van hetzelfde ministerie of het andere overheidsorgaan, dat het grotere deel van de taken wordt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast. De in de vorige volzin bedoelde overbrenging geschiedt als had geen opheffing plaatsgevonden.
3
Aan een archiefvormend onderdeel binnen hetzelfde ministerie of een ander overheidsorgaan, dat het overige deel van de taken wordt toegewezen, kunnen de op die taken betrekking hebbende archiefbescheiden tijdelijk worden uitgeleend onderscheidenlijk ter beschikking gesteld. Zowel een uitlening als een terbeschikkingstelling wordt geadministreerd.
4
Indien de ordening van de in het tweede lid bedoelde archiefbescheiden zich verzet tegen uitlening of terbeschikkingstelling, zijn het in het derde lid bedoelde archiefvormende onderdeel of andere overheidsorgaan te allen tijde bevoegd inzage te nemen van die archiefbescheiden dan wel daarvan of daaruit reprodukties, afschriften of uittreksels te vorderen.
Artikel
4
Privatisering
1
De archiefbescheiden betreffende zaken welke op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.
2
De archiefbescheiden betreffende zaken welke op het moment van privatisering reeds zijn afgedaan kunnen, voor zover zij niet zijn overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats, tijdelijk ter beschikking worden gesteld aan de in het eerste lid bedoelde rechtspersoon.
3
Een regeling waarbij taken van een archiefvormend onderdeel geheel of gedeeltelijk aan een rechtspersoon worden overgedragen, dient tevens te bepalen voor welk tijdvak van ten hoogste twintig jaar de in het eerste en tweede lid bedoelde archiefbescheiden ter beschikking worden gesteld.
4
Van de krachtens het eerste en tweede lid ter beschikking gestelde archiefbescheiden dient een verklaring te worden opgemaakt, die tenminste inhoudt een specificatie van de desbetreffende archiefbescheiden. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door de desbetreffende minister, de algemene rijksarchivaris en de betrokken rechtspersoon. De overbrenging van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde archiefbescheiden naar een rijksarchiefbewaarplaats geschiedt als had geen privatisering plaatsgevonden.
5
Het in artikel 19 van de Archiefwet 1962 bedoelde toezicht van de algemene rijksarchivaris blijft op de krachtens het eerste en tweede lid ter beschikking gestelde archiefbescheiden van toepassing.
6
De kosten van het beheer van de krachtens het eerste en tweede lid ter beschikking gestelde archiefbescheiden komen ten laste van de rechtspersoon.
7
Indien de ordening van de in het tweede lid bedoelde archiefbescheiden zich verzet tegen terbeschikkingstelling, is de in het eerste lid bedoelde rechtspersoon te allen tijde bevoegd inzage te nemen van die archiefbescheiden dan wel daarvan of daaruit reprodukties, afschriften of uittreksels te vorderen.
§
3
Overgangs- en slotbepalingen
Artikel
5
1
De voor de inwerkingtreding van dit besluit getroffen voorzieningen met betrekking tot het beheer van archiefbescheiden in geval van reorganisatie, opheffing of privatisering blijven gehandhaafd, totdat zij, voor zover nodig, met de bepalingen van dit besluit in overeenstemming zijn gebracht.
2
Het bepaalde in het eerste lid is niet van toepassing, indien een zodanige voorziening bij of krachtens enige wet is getroffen dan wel indien de desbetreffende archiefbescheiden reeds zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet 1962.
Artikel
6
Dit besluit kan worden aangehaald als Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie.
Artikel
7
Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de datum van uitgifte van het Staatsblad waarin het wordt geplaatst.
Onze Ministers zijn, ieder voor zover het zijn ministerie betreft, belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende nota van toelichting in het Staatsblad zal worden geplaatst.