Privacyreglement Algemene zaaksregistratie raden voor de kinderbescherming
De staatssecretaris van Justitie,
Overwegende dat, ingevolge de artikelen 19, 20 en 22 van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) een reglement dient te worden vastgesteld voor de ingangskaart- en zaaksadministratie bij de raden voor de kinderbescherming;
Besluit het volgende reglement vast te stellen:
Par.
1
Algemene bepalingen
Artikel
1
Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
a.
de registratie:
de ingangskaart- en algemene zaaksregistratie bij een raad voor de kinderbescherming;
b.
houder:
de raad voor de kinderbescherming;
c.
beheerder:
de directeur van het bureau van de raad voor de kinderbescherming;
Artikel
2
Doelstelling
De registratie heeft ten doel het administreren van degenen die betrokken zijn bij de uitvoering van de wettelijke taken van de raad en het vastleggen van algemene gegevens over de door de raad behandelde zaken.
Artikel
3
Verantwoordelijkheden
1
De houder is verantwoordelijk voor het beheer en het goed functioneren van de registratie en treft daartoe de nodige voorzieningen op het gebied van organisatie en beveiliging.
2
De beheerder is belast met de dagelijkse leiding van de werkzaamheden, bedoeld in het eerste lid.
Artikel
4
Invoer en verwerking van gegevens
De invoer en verwerking van de in de registratie opgenomen gegevens, met inbegrip van de verbetering, aanvulling of verwijdering daarvan, geschiedt op de afdeling post- en archiefzaken en op de afdeling waar de zaak wordt behandeld, door de daartoe door of namens de houder aangewezen ambtenaren.
Par.
2
Registratie en herkomst van gegevens
Artikel
5
Personen omtrent wie gegevens zijn opgenomen
In de registratie worden uitsluitend persoonsgegevens opgenomen over:
a.
minderjarige en meerderjarige personen, waarmee de raad bemoeienis heeft;
b.
(stief)ouders, voogden en verzorgers van onder a, genoemde personen;
c.
personen, die bij rechterlijke beslissing zijn verplicht tot een bijdrage:
1.
in de kosten van verzorging en opvoeding dan wel in de kosten van levensonderhoud en studie;
2.
ter bestrijding van de kosten van een maatregel van kinderbescherming;
d.
aspirant-pleegouders.
e.
degenen die in opdracht van de raad met de uitvoering van de behandeling van zaken zijn belast.
Artikel
6
Opgenomen gegevens
1
Met betrekking tot de in artikel 5 onder a. tot en met d. bedoelde personen worden in de registratie uitsluitend de volgende gegevens opgenomen:
a.
naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, geboorteland, adres, woonplaats en telefoonnummer;
b.
de datum van een rechterlijke uitspraak tot echtscheiding dan wel tot scheiding van tafel en bed en de datum van inschrijving daarvan, de datum van de uitspraak waarbij een bijdrage als bedoeld in artikel 5, onder c., is opgelegd, alsmede de hoogte en aard van die bijdrage;
c.
het administratienummer en de administratieve indeling van de zaak;
d.
de datum en reden van aanmelding van de zaak bij de raad en de naam en/of functie van de aanmeldende persoon of instantie;
e.
de aard en de datum van de te onderscheiden onderdelen van de behandeling van de zaak door de raad:
f.
de datum en de aard en inhoud van het door de raad genomen besluiten.
2
Ten aanzien van de in artikel 5 onder e, bedoelde personen worden in de registratie uitsluitend opgenomen: de naam, voornaam en/of de functie.
Artikel
7
Herkomst van de gegevens
De gegevens die in de registratie zijn opgenomen kunnen slechts afkomstig zijn van:
de instellingen van (jeugd)hulpverlening en (jeugd)welzijn;
g.
door medewerkers van de raad uit hoofde van hun functie verkregen informatie.
Par.
3
Verwijdering van gegevens
Artikel
8
Verwijdering van opgenomen gegevens
1
Verwijdering van opgenomen gegevens vindt, voor zover de uitvoering van de wettelijke taak verband houdt met bescheiden door de raad ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten, plaats na het verstrijken van de bewaartermijn die geldt voor zodanige bescheiden dan wel, indien geen termijn is vastgesteld, uiterlijk vijf jaren nadat de gegevens in de registratie werden opgenomen.
2
Indien blijkt dat gegevens ten onrechte, onjuist danwel onvolledig in de registratie zijn opgenomen, draagt de houder zorg voor een zo spoedig mogelijke verwijdering, verbetering of aanvulling van die gegevens. De op grond van dit lid verwijderde gegevens worden vernietigd.
Par.
4
Toegang tot en verstrekking van gegevens uit de registratie
Artikel
9
Rechtstreekse toegang tot de registratie
Rechtstreekse toegang tot de registratie en zelfstandige raadpleging van de daarin opgenomen persoonsgegevens is, voor zover nodig voor de uitoefening van hun taak en met inachtneming van het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, voorbehouden aan:
a.
medewerkers van de raad die door de houder of de minister van justitie bevoegd zijn verklaard tot kennisneming van die gegevens;
b.
andere door de houder of de minister van justitie, met inachtneming van het bepaalde in artikel 11 en artikel 18, derde lid, van de Wet persoonsregistraties, daartoe aangewezen personen.
Artikel
10
Personen aan wie gegevens worden verstrekt
1
Uit de registratie worden, voor zover zulks voortvloeit uit het doel van de registratie, wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift of geschiedt met toestemming van de geregistreerde, gegevens verstrekt aan:
a.
de minister van justitie;
b.
leden van de rechterlijke macht, het openbaar ministerie, de politie en de advocatuur;
c.
andere raden voor de kinderbescherming;
d.
personen en instellingen werkzaam op het terrein van (jeugd)hulpverlening en (jeugd)welzijn.
2
Aan andere personen of instanties met een publiekrechtelijke taak kunnen desgevraagd gegevens worden verstrekt, voor zover zij die gegevens behoeven voor de uitvoering van hun taak en de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerden daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
3
De verstrekking blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.
4
Verstrekking van persoonsgegevens aan andere dan in het eerste en tweede lid bedoelde personen, ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek, kan alleen plaatsvinden nadat daartoe schriftelijke toestemming is verkregen van de minister van Justitie en met inachtneming van de door deze gestelde voorwaarden.
5
Van elke verstrekking van gegevens aan de in het eerste en tweede lid van dit artikel bedoelde personen en instanties wordt deugdelijk aantekening gehouden.
Par.
5
Kennisneming en correctie van opgenomen gegevens
Artikel
11
Recht op kennisneming door geregistreerde van opgenomen persoonsgegevens
1
De geregistreerde of – indien deze de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt dan wel onder curatele is gesteld – diens wettelijke vertegenwoordiger, kan de houder verzoeken hem mede te delen of en zo ja welke op de geregistreerde betrekking hebbende persoonsgegevens zijn opgenomen.
2
Een zodanig verzoek dient schriftelijk te worden gericht aan de houder.
3
Bij het verzoek om kennisneming van opgenomen gegevens kan verzoeker de houder tevens vragen de herkomst van de opgenomen gegevens mede te delen.
4
Voordat aan het verzoek wordt voldaan dient verzoeker zich ter vaststelling van zijn identiteit te legitimeren door overlegging van een geldig legitimatiebewijs, dan wel een kopie daarvan.
5
De houder beantwoordt het verzoek binnen een maand na ontvangst schriftelijk, vergezeld van de nodige toelichting.
6
Het verzoek wordt ingevolge artikel 30 van de Wet persoonsregistraties geweigerd, indien dit noodzakelijk is om de persoonlijke levenssfeer van een ander dan verzoeker te beschermen.
7
Een weigering op het verzoek wordt door de houder met redenen omkleed. Hierbij wordt aangegeven waar, op welke wijze en tegen welke kosten tegen de beslissing van de houder kan worden opgekomen.
Artikel
12
Correctierecht van geregistreerde met betrekking tot opgenomen persoonsgegevens
1
Degene aan wie overeenkomstig artikel 11 kennis is gegeven van hem betreffende persoonsgegevens, kan de houder schriftelijk verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen, indien de gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de registratie voorkomen.
Binnen twee maanden na ontvangst van het verzoek bericht de houder schriftelijk of, en in hoeverre hij daaraan voldoet. Artikel 11, zevende lid, is van overeenkomstige toepassing.
4
De houder draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
Artikel
13
Kennisneming van verstrekking van gegevens
1
De geregistreerde of – indien deze de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt danwel onder curatele is gesteld – diens wettelijke vertegenwoordiger kan de houder tevens verzoeken hem mede te delen of en zo ja welke op de geregistreerde betrekking hebbende gegevens in het jaar voorafgaande aan het verzoek uit de registratie aan derden zijn verstrekt.