Instelling Directie Communicatie, Documentatie en Bibliotheek

I

Er is een Directie Communicatie, Documentatie en Bibliotheek. De directeur ressorteert rechtstreeks onder de secretaris-generaal.

II

De Directie Communicatie, Documentatie en Bibliotheek bestaat uit:

1.
de directeur
2.
het stafbureau
3.
de afdeling Communicatiemanagement en Persvoorlichting
4.
de afdeling Toepassing Communicatiemiddelen
5.
het bureau coördinatie externe contacten
6.
de hoofdafdeling Documentatie en Bibliotheek, bestaande uit:
- 6.1
  de chef van de hoofdafdeling
- 6.2
  de afdeling Bibliotheek
- 6.3
  de afdeling Documentatie
- 6.4
  de afdeling Literatuuronderzoek

III

De onder II, punt 2 tot en met 6, genoemde organisatie-eenheden zijn belast met de volgende taken.

III.2
Het Stafbureau
- a.
  Het geven van ondersteuning aan de Directie op het gebied van algemene beleidsmatige aangelegenheden, voorzover niet communicatie-inhoudelijk;
- b.
  Het coördineren van de kwaliteitsbeheersing m.b.t. de communicatie, i.h.b. de communicatie-plannen en -onderzoek;
- c.
  Het coördineren van het beheer van de Directie;
- d.
  Het geven van de administratieve ondersteuning aan de gehele Directie.
III.3
De afdeling Communicatie-management en Persvoorlichting
- a.
  Het ontwikkelen en bewaken van een communicatiebeleid voor het ministerie als geheel en de sectoren afzonderlijk;
- b.
  het adviseren van departementale instanties omtrent gebruik en strategische inzet van communicatie als onderdeel van het departementale beleid;
- c.
  het adviseren van de ambtelijke en politieke leiding van het departement over een doeltreffend en doelmatig gebruik van pers- en publieksvoorlichting op basis van het BiZa-communicatiebeleid;
- d.
  de coördinatie van de uitvoering van de communicatieprogramma's, waarbij de inhoudelijke verantwoordelijkheid bij de communicatiemanagers/voorlichters ligt;
- e.
  het afstemmen van intersectorale en interdepartementale communicatietrajecten;
- f.
  het bevorderen van een juiste, duidelijke en zo volledig mogelijke weergave in de media van het BiZa-beleid en van de argumenten die aan dat beleid ten grondslag liggen;
- g.
  het begeleiden en adviseren van bewindspersonen en beleidsfunctionarissen bij hun optreden naar buiten en in contacten met de pers;
- h.
  het bevorderen van goede contacten van het ministerie met de pers en maatschappelijke organisaties.
III.4
De afdeling Toepassing Communicatiemiddelen
- a.
  Het leveren van een bijdrage aan de opstelling en uitvoering van communicatieplannen;
- b.
  het adviseren van de communicatiemanagers – en via hen de sectoren – over gebruik en vervaardiging van communicatiemiddelen, ook in onderlinge samenhang en werking;
- c.
  het begeleiden van de produktie van communicatiemiddelen, waaronder in- en externe periodieken, voorlichtingsdrukwerk, audiovisuele produkties e.d.;
- d.
  het in overleg met de Rijksvoorlichtingsdienst en communicatiemanagers selecteren van externe uitvoerders;
- e.
  het verzorgen van de distributie en beheer van communicatiemiddelen;
- f.
  het bewaken van de huisstijl;
- g.
  het sturen van de Desktop-Publishing-activiteiten binnen het departement.
III.5
Het bureau coördinatie externe contacten
- a.
  Het coördineren van externe optredens van bewindspersonen;
- b.
  het coördineren van de representatie van het ministerie;
- c.
  het leidinggeven aan de medewerkers van de receptie van Binnenlandse Zaken, die als taak hebben:
  - het ontvangen van bezoekers;
  - het uitvoeren van lichte administratieve werkzaamheden ten behoeve van de Directie.
III.6.1
De hoofdafdeling heeft naast de in III.6.2. genoemde taken een coördinerende taak voor het departement met inbegrip van de daaronder ressorterende diensten met betrekking tot:
- het aanschaffen, toegankelijk maken en houden van publicaties in meer verschijningsvormen;
- het functioneel beheer en gebruik van geautomatiseerde literatuurinformatiebestanden.
III.6.2
De onder III.6.2. tot en met II.6.4. genoemde organisatie-eenheden zijn belast met de volgende taken:
- afdeling Bibliotheek
  - het verwerven, beschrijven en beheren van publikaties in overeenstemming met het aanschafbeleid;
  - het verstrekken van informatie over en uit de aangeschafte publikaties;
  - het attenderen op de aangeschafte publikaties;
  - het verzorgen van de (post)leenverkeer;
  - het ter inzage leggen van en verstrekken van informatie over publikaties mede ter uitvoering van de Wet openbaarheid van bestuur;
  - het beheren van de openbare leeszaal;
  - het onderhouden van in- en externe contacten t.a.v. genoemde werksoorten en diensten;
  - het verzorgen van de eerstelijns Publieksvoorlichting;
  - het verzorgen van de voorlichting aan ambtenaren t.a.v. BiZa-publicaties.
- afdeling Documentatie
  - het selecteren en ontsluiten van publikaties;
  - het invoeren van beschrijvingen van de geselecteerde publicaties in het geautomatiseerde literatuurinformatiesysteem;
  - het op daartoe gepaste wijze verstrekken van informatie uit en over de vastgelegde publikaties;
  - het beheren en onderhouden van het trefwoordensysteem;
  - het beheren en onderhouden van het geautomatiseerde literatuursysteem;
  - het verzorgen van regelmatig verschijnende publikaties ter attendering van belanghebbenden;
  - het geven van adviezen op het gebied van de collectievorming aan de afdeling Bibliotheek;
  - het onderhouden van in- en externe contacten m.b.t. documentaire informatievoorziening.
- afdeling Literatuuronderzoek
  - het verrichten van literatuuronderzoek;
  - het verzorgen van publikaties ter attendering en ondersteuning van belanghebbenden zowel op verzoek als op eigen initiatief;
  - het participeren in (departementale) overlegsituaties;
  - het begeleiden en coördineren van aan derden uit te besteden literatuuronderzoek;
  - het geven van adviezen op de gebieden van collectievorming, thesaurusbeheer en de selectie van publikaties ten behoeve van het literatuurinformatiesysteem;
  - het verrichten van taken op het terrein van de ontwikkeling van de documentaire dienstverlening.

IV

Ingetrokken worden de beschikkingen van 1 november 1983, Kabinet nr. U 434CF8300535 en van 31 mei 1990 nr. V90/80.

V

Deze beschikking treedt in werking op 1 januari 1993.

VI

Afschrift van deze beschikking zal worden gezonden aan de Algemene Rekenkamer en aan

de directeur-generaal;
chefs van de directie, (staf- en hoofd)afdelingen, diensten, inspecties en rechtstreeks onder de secretaris-generaal ressorterende bureaus;
de Inspectie der Rijksfinanciën;
de Centrale Accountantsdienst van het ministerie van Financiën;
de beveiligingsambtenaar.