Organisatieregeling Centrale financiën instellingen

1

Er is een agentschap Centrale financiën instellingen, hierna te noemen: Cƒi.

2

Cƒi voert taken uit onder de verantwoordelijkheid van de minister.

1

Het management van Cƒi is belegd bij het hoofddirectieteam, bestaande uit een aantal leden, onder wie als voorzitter de Hoofddirecteur Cƒi.

2

Het hoofddirectieteam draagt zorg voor de vervulling van taken en werkzaamheden.

3

De hoofddirecteur is verantwoordelijk voor de juiste vervulling van de taken en werkzaamheden van Cƒi en voor de interne organisatie.

1

Cƒi is belast met de rechtmatige en doelmatige distributie van financiële middelen aan afzonderlijke door de minister van onderwijs, cultuur en wetenschappen bekostigde instellingen voor onderwijs, onderzoek, en verzorging, op basis van wet- en regelgeving.

2

Cƒi verzamelt, beheert en distribueert instellingsgerelateerde gegevens ten behoeve van de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van beleid.

3

Cƒi is daarnaast belast met uitvoeringstaken, anders dan in lid 1 en 2 genoemd, die zijn opgedragen door de Bestuursraad of, met goedkeuring van de Bestuursraad, door de directies.

1

Ter uitvoering van de in artikel 4 genoemde taken onderhoudt Cƒi de relatie tussen het bestuursdepartement en de instellingen door middel van: a.b. c. d. e.

• a.

  het verzamelen en beheren van gegevens die nodig zijn voor het nemen van bekostigingsbeslissingen, alsmede gegevens die nodig zijn voor ramingen, het onderbouwen van beleidsontwikkeling en beleidsevaluatie;

• b.

  het nemen van bekostigingsbeslissingen en andere beslissingen;

• c.

  het uitvoeren van betalingen;

• d.

  het verzorgen van de communicatie met de instellingen over de wet- en regelgeving in het algemeen en de toepassing van bekostigingsvoorwaarden in het bijzonder;

• e.

  het behandelen van bezwaar- en beroepschriften die bij de minister zijn ingediend alsmede het voeren van verweer in beroepszaken en het instellen van hoger beroep;

2

De uitvoering van taken voor het bestuursdepartement wordt ondersteund door middel van:

• a.

  het voeren van de administratie over de begrotingsuitputting voor programma-uitgaven;

• b.

  het verstrekken van informatie aan het bestuursdepartement over de verwachte begrotingsuitpu.tting voor programma-uitgaven;

• c.

  het verstrekken van informatie aan het Bestuursdepartement op basis van de communicatie met de instellingen over de toepassingen van de wet- en regelgeving.

• d.

  het adviseren aan het bestuursdepartement over de uitvoerbaarheid door de instellingen, van regelgeving met betrekking tot de inrichting van het onderwijsbestel.

1

Cƒi kan werkzaamheden verrichten voor derden.

2

De in het eerste lid bedoelde werkzaamheden worden verricht onder de voorwaarde dat:

• a.

  deze werkzaamheden het publieke domein betreffen en aansluiten op de kennis en vaardigheden die binnen de Cƒi-organisatie aanwezig zijn op grond van de taken zoals bedoeld in artikel 4,

• b.

  het tarief is opgebouwd uit de integrale kostprijs, gecorrigeerd voor fiscale en andere voordelen uit hoofde van de publieke taak, waaronder een voor de branche gemiddelde winstopslag, en

• c.

  de Bestuursraad vooraf goedkeuring voor die werkzaamheden heeft verleend.

3

Cƒi bepaalt de wijze van uitvoering van de werkzaamheden bedoeld in het eerste lid.

1

De Bestuursraad en Cƒi sluiten jaarlijks vóór 15 december een managementcontract af.

2

Het managementcontract heeft o.a. de volgende inhoud: a. b. c. d. e. f. g.h.; i. .

• a.

  algemene ontwikkelingen die voor de strategie van Cƒi van belang zijn;

• b.

  de doelstellingen voor Cƒi die voor het komende jaar zijn afgesproken alsmede de doelstellingen die Cƒi zich voor de komende jaren heeft voorgenomen;

• c.

  een overzicht van de volumina per produkt uit het produktassortiment;

• d.

  een opsomming van de relevante prestatie-indicatoren voor de kwaliteit van door Cƒi te vervaardigen produkten;

• e.

  een raming van de baten voor door Cƒi te leveren produkten;

• f.

  een bestedingsplan waarin wordt onderbouwd op welke wijze en in welk tempo de uit baten verkregen middelen worden besteed;

• g.

  een investerings- en financieringsplan;

• h

  nadere afspraken over informatieuitwisseling tussen Cƒi en het bestuursdepartement voor wat betreft de uitvoering van het managementcontract;

• i.

  consequenties van het wel/niet behalen van gemaakte afspraken

3

Met de vaststelling van het managementcontract krijgt Cƒi het mandaat voor het nemen van de noodzakelijke beslissingen en voor het doen van de noodzakelijke bestedingen ten behoeve van de uitvoering van opgedragen taken, zoals bedoeld in artikel 4 en voor zover deze niet in strijd zijn met de overige bepalingen in deze regeling en de organisatie- en mandaatregeling van OCenW.

1

In het document dat als resultaat van een gepleegde uitvoeringstoets wordt vervaardigd geeft Cƒi een oordeel over het desbetreffende beleidsvoorstel waarbij dit is getoetst op operationaliseerbaarheid, consequenties voor de doelgroepen en Cƒi als uitvoeringsorganisatie, de incidentele en structurele kosten van uitvoering en eventuele mogelijkheden om de doeltreffendheid, doelmatigheid en kwaliteit van de beleidsvoornemens te verhogen.

2

Cƒi neemt bij uitvoeringstoetsen op nieuw of bestaand beleid voor zover mogelijk de aan de huidige regeling bestede uitvoeringscapaciteit als vertrekpunt en doet zo mogelijk suggesties voor uitvoeringsmodaliteiten die ten aanzien van de uitvoeringskosten van de huidige regeling geen extra kosten veroorzaken.

1

Voor alle financiële transacties die betrekking hebben op de uitvoering van het programmabudget zijn de bepalingen van de Comptabiliteitswet en het Reglement departementale begrotingsadministratie onverkort van toepassing. Verder gelden de interne richtlijnen van de directie FEZ zoals beschreven in het Handboek AO, deel 0 en 1. Wijzigingen van de interne richtlijnen, voor zover relevant voor Cƒi, worden na overleg tussen FEZ en Cƒi, door FEZ vastgesteld. Cƒi richt de administratie zodanig in dat aan de in deze richtlijnen opgenomen eisen wordt voldaan. Bij de beoordeling van Cƒi op de naleving van richtlijnen wordt rekening gehouden met de noodzakelijke tijd die een zorgvuldige implementatie vraagt.

2

De verantwoordelijkheid voor de programmabegroting en de doelmatigheid van het beleid berust bij het bestuursdepartement.

1

De accountantsdienst van het bestuursdepartement zal optreden als accountant voor de controle van de rekening en verantwoording van de programmabudgetten van Cƒi.

2

Het Besluit "Taak departementale accountantsdienst", en het daarop gebaseerde ministeriële besluit inzake behandeling van accountantsrapporten gelden onverkort ten aanzien van de programmabudgetten. De departementale accountantsdienst zal bij haar oordeel de naleving door Cƒi van de wet- en regelgeving expliciet betrekken. Een en ander wordt vastgelegd in een tussen de departementale accountantsdienst en Cƒi overeen te komen controleplan.

1

Ten behoeve van de begrotingsvoorbereiding levert Cƒi jaarlijks en overeenkomstig het door de directie FEZ gestelde tijdschema een begroting op. Deze begroting is gebaseerd op de autonome raming, rekening houdend met de doorwerking van mutaties uit voorgaande planperiode en vastgestelde resultaten van uitvoeringstoetsen.

2

De autonome raming van Cƒi wordt onderbouwd door voorcalculatorische kostprijzen en volumina voor elk produkt van Cƒi. Jaarlijks worden de kostprijzen nagecalculeerd. Uitkomsten hiervan worden gebruikt voor de volgende begroting.

3

De Minister stelt jaarlijks voor 1 juli, na overleg met Cƒi, het bedrag vast dat voor het daaropvolgende kalenderjaar aan Cƒi ter beschikking zal worden gesteld en neemt dit bedrag op in het voorstel van wet tot vaststelling van de begroting.

4

Indien uit een uitvoeringstoets of analyse blijkt dat Cƒi meer of minder werk uitvoert, kan de Bestuursraad besluiten tot het verhogen dan wel verlagen van de apparaatskostenbegroting van Cƒi.

5

Indien de vastgestelde rijksbegroting van de uitgaven en ontvangsten van OCenW voor een begrotingsjaar afwijkt van het desbetreffende voorstel van wet op de apparaatskosten, kan na overleg met het bestuursdepartement het voor Cƒi beschikbare bedrag worden aangepast.

1

Cƒi is integraal verantwoordelijk voor de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de eigen bedrijfsvoering, daarbij inbegrepen het gebruik en het beheer van de daarvoor noodzakelijke bedrijfsmiddelen, personeel en organisatie en de voorlichting.

2

Daartoe vindt overdracht plaats van alle daarbij behorende financiële middelen naar Cƒi. Gestreefd wordt naar een optimale interne bewegingsvrijheid binnen de budgettaire kaders.

3

In het managementcontract wordt de ontvlechting van budgetten en de wijze van verrekening nader geregeld.

4

De bevoegdheid in het eerste lid is beperkt door kaders en randvoorwaarden, die rechtstreeks voortvloeien uit kabinetsbeleid of uit wet- en regelgeving, alsmede uit departementaal beleid zoals vastgesteld in de BC, c.q. de DOR/DOR. Door het bestuursdepartement wordt overleg met BC/DOR gevoerd over aangelegenheden van algemeen belang voor de bijzondere rechtstoestand van alle ambtenaren van OCenW. De naar aanleiding hiervan te nemen maatregelen gelden ook voor Cƒi, tenzij na overleg met BC/DOR anders wordt bepaald. Over de specifieke maatregelen van algemeen belang voor de ambtenaren van Cƒi wordt overleg gevoerd met de BC/DOR van OCenW. Voorstellen die de Secretaris-Generaal terzake van het personeelsbeleid voor OCenW als geheel voorlegt aan de BC en de DOR, worden tevoren afgestemd met de hoofddirecteur Cƒi. Voor zover in dit lid of in de hieronder volgende leden geen beperkingen in de bevoegdheden van Cƒi zijn aangebracht, zijn bevoegdheden zonder beperking aan Cƒi gemandateerd.

5

Cƒi onderhoudt een zakelijke relatie met het bestuursdepartement. Tussen het bestuursdepartement en Cƒi kunnen afspraken met betrekking tot de verschillende onderdelen genoemd onder lid 1 worden vastgelegd in een service level agreement.

6

De in artikel 40 van deze organisatieregeling opgenomen evaluatie zal in ieder geval betrekking hebben op de afspraken over de in deze paragraaf genoemde onderwerpen.

1

Op het gebied van personeel en organisatie heeft de hoofddirecteur van Cƒi de bevoegdheid tot het voeren van een eigen personeels- en organisatiebeleid, inclusief de toepassing van de ARAR-artikelen 14, 34d, 43 t/m 45, 66, en 69 lid 1. De hoofddirecteur Cƒi kan artikel 98 toepassen voor functionarissen tot en met schaal 14. De hoofddirecteur Cƒi beslist, gehoord het advies van directeur P&O. Over nieuwe voor uitkering van wachtgeld in aanmerking komende gevallen van ontslag, consulteert de hoofddirecteur Cƒi de Secretaris-Generaal. De volgende onderdelen vallen onder de bevoegdheid van de bestuursraad:

• benoemingen van functionarissen op schaal 15 en hoger;

• vaststelling van (de schaalniveaus van) functies van schaal 15 en hoger (hoofddirecteur en plv-directeuren);

• de Cƒi topstructuur (de hoofddirectie- en directieleiding);

• de toepassing van de ARAR- en BBRA-artikelen jegens de hoofddirecteur Cƒi.

2

De bestuursraad heeft verder jegens Cƒi de volgende bevoegdheden:

• het vaststellen van de departementaal geldende functiewaarderingsnormen- en stramienen;

• het vaststellen van het sociaal beleid van OCenW;

• het vaststellen van de organisatie- en mandaatregeling; met dien verstande dat de hoofddirecteur Cƒi de bevoegdheden voor het verlenen van mandaten binnen Cƒi heeft;

3

Op het terrein van personeel en organisatie worden in het managementcontract prestatie-indicatoren en prestatie-eisen opgenomen.

4

Cƒi treft een voorziening voor de wachtgeldrisico's, als gevolg van de in lid 1 genomen beslissingen tot ontslag, die zal worden opgenomen op de balans van Cƒi. Nadere uitwerking over de hoogte en duur van de voorziening, en de dotaties die hebben plaatsgevonden voor de vulling van de voorziening, zal plaatsvinden in het managementcontract tussen het bestuursdepartement en Cƒi.

5

De hoofddirecteur Cƒi is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden en voert het overleg over Cƒi-aangelegenheden met de betreffende medezeggenschapsorganen.

6

Cƒi sluit zelfstandig een contract af met een arbo-dienst.

7

Het bestuursdepartement voert mede namens de Cƒi interdepartementaal overleg over kaders- en randvoorwaarden die rechtstreeks voortvloeien uit het kabinetsbeleid.

8

Cƒi maakt integraal gebruik van de departementale (geautomatiseerde) systemen op het gebied van personeel en organisatie.

9

Cƒi is bevoegd tot het voeren van het functioneel zelfbeheer over de database van de Cƒi-omgeving.

10

In het managementcontract worden door en voor Cƒi nadere afspraken gemaakt over de inhoud en frequentie van de informatielevering en de aard van de dienstverlening van de departementale personeelsinformatiesystemen.

1

Ten aanzien van (geautomatiseerde) systemen op het gebied van personeel en organisatie zal Cƒi gebruik maken van de departementale systemen. In het managementcontract worden hierover nadere afspraken gemaakt.

2

In de zakelijke relatie tussen Cƒi en het bestuursdepartement, treedt laatstgenoemde op als opdrachtnemer en Cƒi als opdrachtgever voor de netwerkdiensten (fysieke laag en transportlaag). Cƒi heeft daarin een taak en de bevoegdheid om eisen te stellen aan de transportdiensten van het bestuursdepartement. Zie voor de gemaakte afspraken over de verhouding tussen het bestuursdepartement en Cƒi een aan deze organisatieregeling toegevoegde bijlage. De bijlage heeft de rechtskracht als was het een artikel in de organisatieregeling.

3

Het bestuursdepartement blijft resultaatverantwoordelijk voor de transportdiensten.

4

Wanneer verschil van inzicht bestaat bij de afstemming tussen vraag en aanbod dan treedt de escalatieregeling in werking.

5

Cƒi is bevoegd tot het vaststellen van een automatiserings- en informatiseringsplan. Terzake van de bedrijfsvoering op het gebied van automatisering en informatievoorziening stemmen Cƒi en facilitair bedrijf onderling af, en verzekeren zij de onderlinge communiceerbaarheid van de desbetreffende systemen.

1

Cƒi is zelf verantwoordelijk voor en heeft eigen bevoegdheden betreffende de algemene (materiële) zaken. Hieronder wordt verstaan:

• de aanschaf van meubilair, kantoorbenodigdheden, copieerapparatuur, faxmachines,

• het verzorgen van (extern) drukwerk en copieën,

• het verzorgen van post (ontvangst, interne post en verzending),

• (interne)verhuizingen en verbouwingen,

• telefoon- en faxverkeer.

2

Cƒi kan de uit lid 1 voortvloeiende werkzaamheden uitbesteden aan cq. via het bestuursdepartement.

3

Cƒi maakt gebruik van de faciliteiten van Eurest binnen de kaders van het contract met OCenW.

4

Cƒi maakt om niet gebruik van de gebouw voorzieningen, vergaderzalen, kunst, beveiliging/toegang, beheer en onderhoud van het gebouw.

1

Ten aanzien van voorlichtingsactiviteiten, documentaire voorzieningen (aanschaffen van boeken en abonnementen, etc.) en (buitenlandse) dienstreizen beweegt Cƒi zich binnen de voor OCenW geldende kaders.

2

Cƒi kan werkzaamheden voortvloeiende uit het onder lid 1 genoemde uitbesteden aan cq. via het bestuursdepartement.

1

De reserves onder de post rente- en aflossingvrij bestaan uit een bestemmingsreserve en een vrije reserve.

2

Bij de voeding van de post rente en aflossingsvrij vermogen is de volgende winstverdeling van toepassing:

• 25% vloeit terug naar het bestuursdepartement;

• 75% wordt toegevoegd aan de post rente- en aflossingsvrij vermogen van Cƒi.

3

Door Cƒi wordt aan het bestuursdepartement een voorstel gedaan voor de bestemming van het positieve resultaat.

4

Het is Cƒi toegestaan een vrije reserve van maximaal fl. 2 miljoen op de balans te hebben. Het meerdere boven dit bedrag vloeit terug naar het bestuursdepartement.

5

Een negatief resultaat wordt geheel verrekend met de post rente- en aflossingsvrij vermogen.