Instellingsbesluit Directie Informatievoorziening

1

Er is een Directie Informatievoorzie-ning, verder te noemen dir. I. De Directie I. ressorteert rechtstreeks onder de plaatsvervangend Secretaris-generaal en is als zodanig een onderdeel van de Centrale Stafdiensten.

2

De Directie Informatievoorziening heeft als doel de primaire (beleids)processen van BZK te ondersteunen door middel van het ongestoord laten functioneren van een aantal infrastructurele voorzieningen en de inzet van kennis en advies over informatievoorziening in brede zin en de inzet van informatie- en communicatietechnologie daarbij in het bijzonder.

3

De Directie Informatievoorziening bestaat uit:

• 1

  de directeur;

• 2

  het stafbureau;

• 3

  de stafafdeling Service- en Accountmanagement (SAM);

• 4

  de afdeling Beleid, Advies en Control (BAC);

• 5

  de afdeling IT-Ontwikkeling (IT-O);

• 6

  de afdeling Informatievoorziening en -Bemiddeling (IVB);

• 7

  de afdeling Infrastructurele Diensten (ID).

4

De onder punt 3, punt 2 tot en met 7, genoemde organisatie-eenheden zijn belast met de volgende taken:

• ad. 2. het stafbureau:

  • ondersteunt en adviseert op het terrein van het interne beheer van de directie, het management van de directie ten aanzien van de PIOFACH-taken.

• ad. 3. de stafafdeling Service- en Accountmanagement (SAM):

  • het periodiek informeren van de klanten inzake de te leveren producten en diensten;

  • het volgen van de ontwikkelingen in de informatiebehoefte van de gebruikers en het (zo nodig) vertalen hiervan naar concrete opdrachtsituaties of naar voorstellen tot aanpassing van de dienstverlening;

  • het optreden als intermediair tussen klant en leverancier m.b.t. de specieke wensen van de klant op informatievoorzieningsgebied (makelaarsfunctie);

  • het afhandelen van klachten.

• ad. 4. de afdeling Beleid, Advies en Control (BAC):

  • voorbereiding en onderhoud van departementale (beleids)kaders;

  • opstellen en uitvoeren van een controlbeleid ten aanzien van de departementale informatievoorzieningsfunctie;

  • de beleidshorizon afspeuren naar relevante ontwikkelingen en het vertalen daarvan naar de BZK-praktijk;

  • instrumentontwikkeling;

  • projectmanagement;

  • advisering van de dienstonderdelen.

• ad. 5. de afdeling IT-Ontwikkeling (IT-O):

  • volgen van de ontwikkelingen in het IT aanbod en vanuit deze ontwikkelingen adviseren inzake de architectuur van de IT infrastructuur;

  • opstellen van (middellange termijn) plannen inzake inzet, onderhoud en vernieuwing van de IT infrastructuur;

  • specificeren van nieuwe of gewijzigde IT infrastructuur componenten;

  • verwerven van IT infrastructuur componenten;

  • (mede) implementeren van nieuwe of gewijzigde IT infrastructuur componenten.

• ad. 6. de afdeling Informatievoorzie-ning en -Bemiddeling (IVB):

  • selecteren van BZK-relevante bronnen uit het markt- en verheidsinformatieaanbod;

  • zorgdragen voor een optimale ontsluiting (formeel/inhoudelijk) van (documentaire) informatie;

  • optreden als intermediar (2e-lijns) ten behoeve van klanten bij het zoeken naar concrete informatie;

  • leverancier van producten met ’informatie op maat’;

  • optreden als informatiebemiddelaar (gidsfunctie);

  • volgen van ontwikkelingen op het gebied van de documentaire informatievoorziening en -bemiddeling.

• ad. 7. de afdeling Infrastructurele Diensten (ID):

  • Onderstaand een beknopt overzicht van de hoofdtaken van de afdeling Infrastructurele Diensten.

• Centrale Postkamer

  • behandelen van inkomende en uitgaande poststromen, waaronder ook grote bulkverzendingen;

  • behandeling EP verkeer;

  • administratie en afwerken van KB’s en Wetten;

  • administratieve afhandeling van de partijenpost;

  • interne postbezorging;

  • bezorgen van terstondstukken binnen BZK op kamer;

  • bezorgen en eventueel halen van poststukken naar andere departementen, hoge colleges van staat, instellingen en bijgebouwen van BZK.

• Centrale Reproductie en Vormgeving

  • het zorgen voor en adviseren over de reproductie van documenten voor het ministerie;

  • het zorgen voor en adviseren over het ontwerpen en vormgeven van grafische producties voor het ministerie;

  • het zorgen voor het goed en toegankelijk presenteren van documenten op de Internetsite van het ministerie;

  • het beheren van decentrale kopieerapparatuur.

• Bibliotheek & Archief

  • beheer leeszaal;

  • (interbibliothecair) leenverkeer;

  • beheer on-/offline bronnen;

  • innemen archieven;

  • beheer magazijn/archieven/depots;

  • overbrengen archieven.

• IT- Exploitatie

  • het uitvoeren van alle IT-helpdesk activiteiten zoals beantwoorden van vragen, oplossen van problemen inzake het gebruik van werkplek-, systeem-apparatuur en (generiek toepassingsprogramma’s). Tevens het op uitleen basis beschikbaar stellen van apparatuur en software;

  • de beheerswerkzaamheden aan de BZK netwerkinfrastructuur;

  • de technische beheerswerkzaamheden aan de IT-infrastructuur;

  • het uitvoeren van werkzaamheden in het kader van het beschikbaar houden van applicaties die onder verantwoordelijkheid vallen van de directie Informatievoorziening;

  • feitelijke inkoop van automatiseringsmiddelen, voorbereidende werkzaamheden t.b.v. inrichting c.q. mutaties BZK-werkplekken en het functioneel aansturen van de externe organisatie die zich bezig houdt met het inrichten, uit- en verplaatsen en repareren van defecte werkplekapparatuur.

8

Ingetrokken worden de beschikkingen van 5 februari 1991, nr. CS91/6/U1 en 29 juli 1991, nr. O&I/U164, regelende van de afdeling Documentair Management en Ondersteuning en van de Directie Organisatie en Informatievoorziening.

9

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 april 1999. Indien de Staatscourant waarin dit besluit wordt geplaatst, wordt uitgegeven na 1 april 1999, treedt het in werking met ingang van de datum na de datum van uitgifte van de Staatscourant, waarin het geplaatst wordt en werkt terug tot en met 1 april 1999.

10

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Directie Informatie-voorziening.

11

Afschrift van dit besluit zal worden gezonden aan de Algemene Rekenkamer en aan:

• de secretaris-generaal;

• de directeuren-generaal;

• de chefs van de directies, (staf- en hoofd)afdelingen, diensten, inspecties en rechtstreeks onder de secretaris-generaal ressorterende bureaus;

• de Inspectie der Rijksfinanciën;

• de centrale Accountantsdienst van het ministerie van Financiën;

• de beveiligingsambtenaar.