Privacyreglement Kwaliteitsbureau Tolken en Vertalers

Definities

1

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.
de wet: de Wet persoonsregistraties;
b.
persoonsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;
c.
registratie: de verzameling van gegevens van het Kwaliteitsbureau Tolken en Vertalers van de Directie Bestuurszaken van het Ministerie van Justitie ten behoeve van de doelstelling omschreven in artikel 2, eerste en tweede lid;
d.
houder: de Staatssecretaris van Justitie;
e.
de registratiebeheerder: de directeur van de Directie Bestuurszaken van het Ministerie van Justitie;
f.
de directie: de Directie Bestuurszaken van het Ministerie van Justitie;
g.
het Kwaliteitsbureau: het Kwaliteitsbureau Tolken en Vertalers van de directie;
h.
verstrekken van gegevens: het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens voor zover zulks geheel of grotendeels steunt op gegevens die in de registratie zijn opgenomen, of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen;
i.
het kwaliteitstraject: het kwaliteitstraject tolken en vertalers van het Ministerie van Justitie. Dit is het traject dat door de Staatssecretaris van Justitie in gang is gezet om te komen tot kwalitatief goede tolken en vertalers door middel van het stellen van uniforme kwaliteitseisen. Hierbij wordt getoetst of de tolken en vertalers voldoen aan die kwaliteitseisen. De tolk/vertaler wordt de mogelijkheid geboden door middel van bijscholingsmodules eventuele lacunes in de vaardigheden te dichten. Tolken/vertalers kunnen op vrijwillige basis participeren in het traject door ondertekening van een kwaliteitsovereenkomst en het aanleveren van gegevens (personalia, opleidingsgegevens, gegevens met betrekking tot de deskundigheid en het arbeidsverleden);
j.
de tolk/vertaler: de tolk of vertaler die door ondertekening van de kwaliteitsovereenkomst partner is in het kwaliteitstraject tolken en vertalers;
k.
de afnemer: de afnemer van tolk- en vertaaldiensten binnen de werkingssfeer van Justitie, zijnde de IND, de gerechten (waaronder de arrondissementsparketten) en de Tolkencentra;
l.
de Associatie: de Stichting Nederlandse Associatie voor Praktijkexamens, die belast is met de logistiek van de toetsen die worden afgenomen in het kwaliteitstraject;
m.
het Kernteam: de instantie die in opdracht van de directie bijscholingsmodules en toetsen heeft ontwikkeld en het aanbieden en afnemen van deze modules en toetsen aan/van tolken/vertalers coördineert;
n.
Nuffic: de instantie die in opdracht van de directie diploma's en getuigschriften van tolken en vertalers controleert op echtheid, opleidingsniveau en de aanwezigheid van Nederlands als een van de actieve talen.

Doel en werking

2

1

De registratie heeft primair tot doel de gegevensverwerking van de Directie ten behoeve van het kwaliteitstraject.

2

De registratie heeft als nevendoel het uitwisselen van gegevens met de partners van de Directie, zoals genoemd in artikel 6, tweede lid, ten behoeve van het kwaliteitstraject.

3

De registratie wordt deels geautomatiseerd, deels handmatig gevoerd.

Hoofdlijnen van het beheer

3

1

De registratiebeheerder is, onder verantwoordelijkheid van de houder, belast met de zeggenschap over de registratie. Hij volgt daarbij de aanwijzingen van de houder op.

2

Voor zover de houder niet schriftelijk anders bepaalt is de registratiebeheerder bevoegd namens de houder uitvoering te geven aan hetgeen bij of krachtens de wet aan de houder is opgedragen.

3

De registratiebeheerder is verantwoordelijk voor de goede en doelmatige werking van de registratie overeenkomstig het reglement en treft daartoe de benodigde voorzieningen. Hij is verantwoordelijk voor de voor de juistheid van de gegevens, voor de rechtmatigheid van opname daarvan en voor de handhaving van opgenomen gegevens in de registratie. Hij draagt zorg dat periodiek de in de registratie opgenomen gegevens op juistheid en volledigheid worden gecontroleerd. Hij draagt zorg voor de technische en organisatorische voorzieningen ter beveiliging van de registratie tegen verlies of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

4

Met de dagelijkse leiding van de registratie is belast: het hoofd van het Kwaliteitsbureau.

5

Met het invoeren, wijzigen en verwijderen zijn belast: het hoofd en de medewerkers van het Kwaliteitsbureau.

Rechtstreekse toegang

4

Rechtstreekse toegang tot de registratie hebben:

a.
de registratiebeheerder;
b.
het hoofd van het Kwaliteitsbureau;
c.
de medewerkers van het Kwaliteitsbureau;
d.
het hoofd en de medewerkers van de afdeling Juridische Zaken en Beleid van de directie;
e.
de overige medewerkers van het Ministerie van Justitie, belast met de beleidsontwikkeling op het gebied van het kwaliteitstraject tolken en vertalers;
f.
personen belast met het technisch onderhoud van het geautomatiseerd systeem waarmee de registratie wordt uitgevoerd, uitsluitend met toestemming en onder toezicht van het hoofd van het Kwaliteitsbureau;
g.
De afnemer.

Categorieën van geregistreerde personen

5

In de registratie kunnen slechts persoonsgegevens worden opgenomen omtrent de volgende categorieën van personen:

a.
tolken/vertalers die zich hebben aangemeld om te participeren in het kwaliteitstraject;
b.
tolken/vertalers die participeren in het kwaliteitstraject;
c.
tolken/vertalers die zijn uitgesloten voor (verdere) deelname aan het kwaliteitstraject.

Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging

6

1

Omtrent de in artikel 5 genoemde personen kunnen de volgende soorten van persoonsgegevens worden opgenomen:

a.
personalia;
b.
gegevens met betrekking tot de gevolgde opleidingen;
c.
gegevens met betrekking tot het arbeidsverleden;
d.
gegevens met betrekking tot de ervaring en deskundigheid van de tolk/vertaler;
e.
gegevens met betrekking tot de vorderingen van het afleggen van toetsen;
f.
gegevens met betrekking tot de gevolgde bijscholingsmodules;
g.
gegevens met betrekking tot ingediende klachten tegen de tolk/vertaler en de beslissing hierop;
h.
gegevens met betrekking tot de status van deelname aan het kwaliteitstraject;
i.
gegevens met betrekking tot de redenen van beëindiging van deelname aan het kwaliteitstraject;
j.
gegevens met betrekking tot de tarieven die worden betaald voor dienstverlening door de tolk/vertaler;

2

De persoonsgegevens in het eerste lid zijn afkomstig van:

a.
de tolk/vertaler;
b.
de afnemer;
c.
de Associatie;
d.
het Kernteam;
e.
overige (overheids)organisaties voor zover deze gezien het doel van de registratie relevante gegevens verstrekken over de tolk/vertaler.

Verwijdering en vernietiging

7

1

De in de registratie opgenomen persoonsgegevens genoemd in artikel 6 eerste lid onder b tot en met g en onder j worden verwijderd na verloop van een termijn van drie jaren na de datum van beëindiging van deelname aan het kwaliteitstraject.

2

De in de registratie opgenomen persoonsgegevens genoemd in artikel 6 eerste lid onder a, h en i worden verwijderd na verloop van een termijn van acht jaren na de datum van beëindiging van deelname aan het kwaliteitstraject.

3

In geval van overlijden van de tolk/vertaler worden de in de registratie opgenomen persoonsgegevens genoemd in artikel 6 eerste lid onmiddellijk verwijderd.

4

Onverminderd het bepaalde in de leden 1 tot en met 3 van dit artikel vindt verwijdering plaats na een daartoe strekkend besluit door of vanwege de houder.

5

De verwijderde gegevens worden terstond vernietigd.

6

De registratiebeheerder kan incidenteel schriftelijk gemotiveerd afwijken van hetgeen in het eerste tot en met het derde lid van dit artikel is gesteld wanneer het voor het doel van de registratie noodzakelijk is de gegevens voor een langere dan de genoemde termijn opgeslagen te houden.

Verbanden met andere verzamelingen

8

De registratie heeft verbanden met verzamelingen van persoonsgegevens van de in artikel 6 tweede lid genoemde personen en instellingen. De genoemde verbanden bestaan eruit dat uit deze verzamelingen informatie afkomstig is die ten dienste van het doel van de registratie wordt gebruikt en opgeslagen en dat informatie uit de registratie aan deze verzamelingen wordt verstrekt ten dienste van het doel van de registratie.

Verstrekking

9

1

Verstrekking van gegevens vindt plaats aan personen werkzaam binnen de directie voor zover zij de gegevens behoeven voor de uitvoering van hun taak en in overeenstemming met het doel van de registratie.

2

Verstrekking van gegevens vindt plaats aan de personen en instanties genoemd in artikel 6, tweede lid.

3

Verstrekking van gegevens aan derden kan plaatsvinden conform het bepaalde in de wet, waaronder:

a.
in overeenstemming met het doel van de registratie;
b.
ingevolge enig wettelijk voorschrift;
c.
met instemming van de geregistreerde;
d.
instellingen belast met een publiekrechtelijke taak waarvoor zij de gegevens behoeven voor de uitvoering van hun taak en mits door de verstrekking de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde niet onevenredig zwaar wordt geschaad.

4

De verstrekking aan personen of instanties die geen rechtstreekse toegang hebben tot de registratie wordt verzorgd door de in artikel 4 onder c genoemde functionarissen, na toestemming van de in artikel 4 onder b genoemde functionaris.

Protocollering

10

1

Van iedere verstrekking wordt aangetekend de datum van verstrekking, de identiteit van de verkrijger en een omschrijving van de verstrekte gegevens.

2

Aantekening blijft achterwege ingeval van verstrekking zoals bedoeld in artikel 9, eerste en tweede lid, voor zover anderszins in redelijkheid kan worden aangenomen dat de geregistreerde daardoor niet in zijn belangen wordt geschaad en in geval van verstrekking aan een derde uitsluitend ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek indien de uitkomst van dit onderzoek of die statistiek geen persoonsgegevens bevat.

3

Het protocol wordt tenminste één jaar bewaard.

Rechten van de geregistreerde

11

De geregistreerde wordt binnen vier weken na eerste opname in de registratie schriftelijk van deze opname in kennis gesteld, tenzij geregistreerde weet of redelijkerwijs kan weten dat een dergelijke opname heeft plaatsgevonden, dan wel indien een gewichtig belang van de houder zich tegen het doen van een schriftelijke mededeling verzet, dan wel op grond van de in artikel 12, derde lid genoemde criteria.

12

1

De geregistreerde kan de rechten genoemd in de artikelen 29, 31 en 32 van de wet uitoefenen door het in deze artikelen bedoelde verzoek schriftelijk te richten aan de houder, ter attentie van de directeur Bestuurszaken, per adres Postbus 20300, 2500 EH Den Haag.

2

Op een verzoek als bedoeld in artikel 29 en 32 van de wet wordt binnen vier weken nadat het verzoek is ontvangen, geantwoord. Op een verzoek als bedoeld in artikel 31 wordt binnen acht weken geantwoord.

3

De mededeling als bedoeld in artikel 29 en 32 van de wet wordt geweigerd voor zover dit noodzakelijk is in het belang van:

a.
de veiligheid van de staat;
b.
de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
c.
economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;
d.
inspectie, controle en toezicht door of vanwege overheidsorganen of andere organen met publiekrechtelijke taak;
e.
gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de houder daaronder begrepen.

4

De functionaris belast met de behandeling van de verzoeken genoemd in het eerste lid is bevoegd ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker of diens vertegenwoordiger zonodig inzage te vragen van documenten waaruit de identiteit kan blijken. Hij kan van de verzoeker of diens vertegenwoordiger verlangen dat die in persoon bij hem verschijnt.

5

De beantwoording van de verzoeken, met inbegrip van de weigering aan het verzoek te voldoen, geschiedt schriftelijk.

6

Indien de houder niet voldoet aan het verzoek van betrokkene zoals bedoeld in het eerste lid van dit artikel, of daar niet schriftelijk aan voldoet, kan betrokkene zich wenden tot de arrondissementsrechtbank of de Registratiekamer, zoals bepaald in artikel 34 van de wet.