Instellingsregeling Stuurgroep Bibliotheken
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen;
Overwegende:
-
dat tussen de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCenW), dr. F. van der Ploeg, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Interprovinciaal Overleg (IPO) op 20 december 2001 een bestuursovereenkomst, Koepelconvenant genaamd, is gesloten over de herstructurering van het openbare bibliotheekwerk;
-
dat in deze bestuursovereenkomst de instelling van een Stuurgroep Bibliotheken en van een procesmanagement is voorzien;
-
dat bij de uitvoering van de herstructurering gemeenten, provincies, Rijk en de bibliotheeksector zijn betrokken,
Besluit:
Artikel
2
1
De Stuurgroep Bibliotheken heeft als taken:
-
a.
het inhoudelijk begeleiden van en richting geven aan het proces van herstructurering van het openbare bibliotheekwerk, zoals overeengekomen in het Koepelconvenant;
-
b.
het actief uitdragen van het maatschappelijke belang van de herstructurering van het openbare bibliotheekwerk;
-
c.
het voorbereiden voor het bestuurlijke overleg van VNG, IPO en de minister van OCenW van afspraken die het functioneren van het gehele stelsel van bibliotheken betreffen, of die ingrijpende financiële gevolgen hebben voor bekostigende overheden en dientengevolge een gezamenlijke afspraak van de betrokken overheden vereisen;
-
d.
het vaststellen van een jaarlijks activiteitenplan en de daarop gebaseerde begroting;
-
e.
het vaststellen van een jaarlijks verslag over de voortgang van het proces van herstructurering en over de uitvoering van het activiteitenplan. Het verslag wordt binnen drie maanden na afloop van het verslagjaar vastgesteld en terstond toegezonden aan de Minister van OCenW en aan het bestuurlijk overleg;
-
f.
het zo nodig - al dan niet aan de hand van het jaarlijkse verslag - doen van voorstellen tot wijziging in het proces van herstructurering;
-
g.
het vaststellen van een eindverslag over het vierjarige proces van herstructurering. In dit verslag wordt tevens een voorstel gedaan voor de wijze waarop na afloop van deze periode van vier jaar het veranderingsproces vervolgens voortgang moet vinden. Hierbij wordt betrokken de positie van de Stuurgroep Bibliotheken en de wijze van ondersteuning van de Stuurgroep.
Artikel
3
Ten minste een keer per jaar vindt aan de hand van het verslag van de Stuurgroep Bibliotheken overleg plaats tussen de Stuurgroep en de Minister van OCenW. De minister doet hiervan verslag aan de voorzitter van de Tweede Kamer en aan VNG, IPO en NBLC.
Artikel
4
De Stuurgroep Bibliotheken bestaat uit een onafhankelijke voorzitter en voorts uit vier andere leden, waarvan er drie worden benoemd op voordracht van VNG, IPO en NBLC. De leden worden benoemd door de Minister van OCenW.
Artikel
5
De Stuurgroep Bibliotheken stelt haar eigen werkwijze vast.
Artikel
6
De Stuurgroep Bibliotheken is inhoudelijk opdrachtgever van een procesmanagement dat de naam Procesbureau Bibliotheekvernieuwing draagt. Het Procesbureau wordt geleid en vertegenwoordigd door een procesmanager die wordt aangewezen door de Minister van OCenW. De procesmanager legt verantwoording af aan de Stuurgroep.
Artikel
7
Het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing heeft als taken:
-
a.
het fungeren als aanspreek-, informatie- en adviespunt voor zaken die het landelijke veranderingsproces betreffen;
-
b.
het opstellen van een plan van aanpak ter ondersteuning van de Stuurgroep Bibliotheken bij haar werkzaamheden. In het plan van aanpak wordt aangesloten op lopende initiatieven in het land. In het bijzonder wordt hierbij rekening gehouden met de provinciale beleidsplannen;
-
c.
het voorbereiden en opstellen van het jaarlijks activiteitenplan en de jaarlijkse begroting ter vaststelling door de Stuurgroep Bibliotheken;
-
d.
het voorbereiden en opstellen van het jaarlijks verslag over de voortgang van het veranderingsproces en over de uitvoering van het activiteitenplan;
-
e.
het voorbereiden en opstellen van het eindverslag over het vierjarige veranderingsproces;
-
f.
het adviseren en desgevraagd ondersteunen van de provincies bij het opstellen van provinciale beleidsplannen, en het bewaken van de afstemming van deze provinciale plannen met de in het Koepelconvenant overeengekomen algemene kaders voor de herstructurering;
-
g.
het stimuleren, faciliteren en regisseren van de uitvoering van het plan van aanpak en het activiteitenplan, onder meer door het initiëren van actieve kennisuitwisseling en communicatie tussen partijen;
-
h.
het afstemmen en bewaken van alle activiteiten op onderlinge samenhang, afhankelijkheid en volgtijdelijkheid;
-
i.
het kritisch volgen van de voortgang van de uitvoering en het signaleren van knelpunten.
Artikel
8
1
De logistieke ondersteuning van het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing, waaronder huisvesting, secretariaat, kantoor- en communicatievoorzieningen, financieel beheer en administratie en voor zover van toepassing het werkgeverschap van medewerkers wordt verzorgd door de Stichting Ondersteuning Projecten in Overheidssectoren (SOPO) te Den Haag.
2
De kosten voor de ondersteuning worden vergoed door de Minister van OCenW op grond van een door SOPO jaarlijks uiterlijk twee maanden voor het begin van het boekjaar in te dienen bureaubegroting. Deze begroting dient voorzien te zijn van een akkoordverklaring van de procesmanager.
3
SOPO legt jaarlijks binnen vier maanden na afloop van het boekjaar via de jaarrekening rekening en verantwoording af over de besteding van de hiervoor beschikbaar gestelde gelden. De jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring van een registeraccountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
Artikel
9
1
De Minister van OCenW stelt middelen ter beschikking voor de uitvoering van het activiteitenplan van de Stuurgroep Bibliotheken. De hoogte van het budget wordt jaarlijks door de minister vastgesteld aan de hand van het activiteitenplan en de begroting, welke zijn instemming behoeven. Het activiteitenplan en de begroting worden jaarlijks uiterlijk twee maanden voor het begin van het boekjaar bij de Minister van OCenW ingediend.
2
De Stuurgroep legt jaarlijks binnen vier maanden na afloop van het boekjaar via de jaarrekening rekening en verantwoording af over de besteding van de middelen. De jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring van een registeraccountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
Artikel
10
Het archief van de Stuurgroep Bibliotheken en het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing wordt bijgehouden door het Procesbureau. Na beëindiging van het project wordt het archief overgedragen aan het Ministerie van OCenW.
Artikel
11
Deze beschikking wordt bekend gemaakt in het officiële publicatieblad van het ministerie van OCenW en in de Staatscourant.
De Staatssecretaris voornoemd,F. van derPloeg