Wanneer de Commissie een aanvraag voor een experiment honoreert, dient de aanvrager zich schriftelijk akkoord te verklaren met de volgende algemene voorwaarden:
-
1.
Start- en voortgangsbespreking
De aanvrager werkt eraan mee dat er zo snel mogelijk na de toewijzing van de bijdrage een gezamenlijke startbespreking plaatsvindt en dat er tenminste 1 keer per jaar een voortgangsbespreking wordt georganiseerd.
-
2.
Voortgangsrapportage(s)
De aanvrager stelt (een) tussentijdse voortgangsrapportage(s) op over de stand van zaken van het experiment vanaf de start of vanaf de voorgaande rapportage. De frequentie van de voortgangsrapportages wordt tussen de Commissie en de aanvrager tijdens de startbespreking overeen gekomen.
-
3.
Eindrapportage
Tenzij anders is overeengekomen, dient het experiment binnen 2 jaar na de feitelijke toewijzing van de bijdrage te worden afgerond. De aanvrager levert binnen 2 maanden na afronding een eindrapportage aan de Commissie waarin de voorbereiding, het verloop en de resultaten van het experiment zijn beschreven en financiële verantwoording over de besteding van de bijdrage wordt afgelegd.
-
4.
Evaluatie
De aanvrager laat het experiment binnen 6 maanden na afronding evalueren door een onafhankelijke derde partij. De Commissie heeft recht op de uitkomsten van de evaluatie.
-
5.
Archiefvorming
De aanvrager legt een overzichtelijk en toegankelijk archief aan, dat de onafhankelijke derde partij kan gebruiken voor de evaluatie van het experiment. Gedurende het experiment krijgt de Commissie op verzoek toegang tot het archief.
-
6.
Kennisoverdracht
De Commissie krijgt de gevraagde informatie over de kennis en ervaring die in het experiment is opgedaan en mag deze als openbare informatie benutten op een website, in nieuwsbrieven en op conferenties. Van deze bepaling kan in overleg met de Commissie worden afgeweken, als de belangen van betrokkenen door de bepaling kunnen worden geschaad.
-
7.
Producten
Producten van het experiment - die in opdracht van de Commissie worden vervaardigd - blijven eigendom van de Commissie. Zij mogen door de aanvrager worden gebruikt voor het informeren van de bij het experiment betrokkenen. Gebruik voor andere doeleinden is alleen mogelijk na voorafgaande toestemming van de Commissie.
Producten die door de aanvrager - met steun van de Commissie - worden vervaardigd, blijven eigendom van de aanvrager. De Commissie ontvangt daarvan een overeengekomen aantal papieren exemplaren of een elektronisch bestand. Op de producten wordt vermeld dat realisatie (mede) mogelijk is gemaakt door middel van een bijdrage van de Commissie.
-
8.
Publiciteit
Over initiatieven gericht op landelijke publiciteit over het experiment via dag-, week- en vakbladen, radio, televisie, internet en openbare bijeenkomsten, pleegt de aanvrager tevoren overleg met de commissie en vice versa. Indien de aanvrager initiatief neemt tot publiciteit over het experiment, ziet de aanvrager erop toe dat melding wordt gemaakt van de ondersteunende rol van de Commissie.
-
9.
Tussentijdse beëindiging
De Commissie kan ertoe besluiten de steun aan gehonoreerde experimenten tussentijds te beëindigen, indien:
-
a.
de aanvrager hier zelf om verzoekt;
-
b.
de aanvrager ondanks herhaald verzoek de Algemene Voorwaarden niet nakomt;
-
c.
de aanvrager zonder toestemming van de Commissie afwijkt van de overeen gekomen experimentopzet naar inhoud, organisatie en tijdsplanning;
-
d.
de aanvrager herhaalde malen en zonder overleg afwijkt van de tijdens de start- of voortgangsbespreking(en) met de Commissie gemaakte werkafspraken;
-
e.
de aanvrager de door de Commissie toegekende bijdrage een andere bestemming geeft dan bij de aanvaarding van het experiment was overeen gekomen;
-
f.
er tussentijdse wijzigingen in het experiment plaatsvinden waardoor essentiële elementen uit de overeengekomen opzet verdwijnen of in waarde verminderen;
-
g.
de uitvoering van het experiment conform de aanvaarde opzet door oorzaken, die buiten de verantwoordelijkheid van de Commissie liggen, redelijkerwijs niet meer, of niet binnen de aanvaarde termijn, mag worden verwacht;
-
h.
de uitvoering van het experiment conform de aanvaarde opzet onaanvaardbare vertragingen oploopt als gevolg van oorzaken die niet tot de verantwoordelijkheden van de Commissie mogen worden gerekend;
-
i.
de aanvrager handelingen verricht of nalaat waardoor schade wordt berokkend aan de naam en/of doelstelling van de Commissie.
Wanneer de Commissie overgaat tot beëindiging van het experiment wordt tevens beslist over het al dan niet evalueren van het experiment en over de afwikkeling van de bijdrage van de Commissie. Voordat de Commissie een beslissing neemt over de beëindiging van de bijdrage, krijgt de aanvrager gelegenheid om mondeling of schriftelijk op de bezwaren van de Commissie te reageren.