Gemeenschappelijke regeling Letterhoeke

1

Er is een openbaar lichaam `Letterhoeke', dat is gevestigd in Leeuwarden.

2

Letterhoeke is ingesteld met het doel de belangen van de minister, het provinciaal bestuur en het bestuur van de stichting bij alle aangelegenheden betreffende de collecties en archiefbescheiden, die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Fryslân, de Provinciale Bibliotheek te Leeuwarden en het Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum te Leeuwarden, in gezamenlijkheid te behartigen. Letterhoeke stelt zich tevens ten doel het in de collecties en archieven ondergebrachte cultureel erfgoed op actieve wijze toegankelijk te maken en te houden voor en onder de aandacht te brengen van een breed publiek. Letterhoeke bevordert daarenboven de Friese literatuur en de verbreding daarvan door het literaire klimaat in Fryslân te verbreden in de meest brede zin.

3

Aan Letterhoeke worden de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden opgedragen:

• a.

  de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de collecties en archiefbescheiden die berusten bij de in het tweede lid genoemde instellingen;

• b.

  het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister over de taken en bevoegdheden, die door de minister worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13 en 15 eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995;

• c.

  het verrichten van door de minister, respectievelijk provinciale of gedeputeerde staten opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid;

• d.

  de taken en bevoegdheden bedoeld in de artikelen 15 derde lid, 16 tweede lid, 17, 18, 20 en 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995.

4

Letterhoeke voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid, het archiefbeleid van de minister en de provincie mede uit.

5

De minister, provinciale en gedeputeerde staten en het bestuur van de stichting kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Letterhoeke de belangen, bedoeld in het tweede lid, behartigt.

1

Het algemeen bestuur bestaat uit zeven leden.

2

De minister wijst drie leden en drie plaatsvervangend leden aan.

3

Provinciale staten wijzen uit hun midden, de voorzitter van die staten inbegrepen, drie leden en drie plaatsvervangend leden aan, onder wie het lid van het college van gedeputeerde staten, dat is belast met de portefeuille culturele zaken.

4

De stichting wijst een lid en een plaatsvervangend lid aan.

5

Het lidmaatschap van de leden, aangewezen overeenkomstig het derde lid, eindigt op het moment waarop de zittingsperiode van provinciale staten afloopt. Het lidmaatschap eindigt voorts van rechtswege indien men ophoudt lid of voorzitter van provinciale staten te zijn.

6

Het lidmaatschap van de leden, aangewezen overeenkomstig het tweede en vierde lid, eindigt op het moment waarop de zittingsperiode van provinciale staten afloopt.

7

De minister, de provincie of de stichting kunnen het lidmaatschap van een door hen aangewezen lid voorts beëindigen, indien dat niet meer hun vertrouwen geniet.

8

Een persoon van wie het lidmaatschap is geëindigd ingevolge het vijfde of zesde lid kan opnieuw worden aangewezen.

9

De minister en het bestuur van de stichting beslissen zo spoedig mogelijk over een aanwijzing als bedoeld in het tweede respectievelijk vierde lid.

10

Provinciale staten beslissen in de eerste vergadering van elke zittingsperiode over de aanwijzing bedoeld in het derde lid.

11

De voorziening in een tussentijdse vacature geschiedt zo spoedig mogelijk.

12

Een lid van het algemeen bestuur kan te allen tijde zijn lidmaatschap ter beschikking stellen.

13

Een lid dat zijn lidmaatschap ter beschikking stelt, blijft zijn functie waarnemen totdat een nieuw lid is aangewezen.

14

Bij het bestaan van één of meer vacatures blijven de resterende bestuursleden bevoegd besluiten te nemen.

1

Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de Letterhoeke toegekende taken alle bevoegdheden die niet aan het dagelijks bestuur of de voorzitter zijn opgedragen.

2

Aan het algemeen bestuur wordt de bevoegdheid van de minister toegekend om de rijksarchivaris in de provincie Fryslân, bedoeld in artikel 26 tweede lid van de Archiefwet 1995, te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

1

Het algemeen bestuur vergadert jaarlijks tenminste tweemaal en voorts zo vaak als de voorzitter of een of meer leden van het algemeen bestuur dit nodig oordelen.

2

De agenda en de daarbij behorende stukken worden, behoudens bijzondere omstandigheden, tenminste 14 dagen voor de vergadering gezonden aan de leden en ter kennisname aan de minister, gedeputeerde staten en het bestuur van de stichting.

3

Het algemeen bestuur stelt voor haar vergaderingen een reglement van orde vast.

1

Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter van het algemeen bestuur en uit twee andere leden.

2

De voorzitter wordt door het algemeen bestuur voor een daardoor vast te stellen periode aangewezen, uit vertegenwoordigers van de minister of de provincie.

3

Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.

4

De twee andere leden, niet zijnde de voorzitter, worden door en uit het algemeen bestuur aangewezen, zodanig dat de minister, de provincie en de stichting ieder met een lid, inclusief de voorzitter, in het dagelijks bestuur zijn vertegenwoordigd.

5

De leden van het dagelijks bestuur worden aangewezen in de eerste vergadering van het algemeen bestuur in de nieuwe samenstelling.

6

Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

7

Artikel 4, twaalfde en dertiende lid, zijn van overeenkomstige toepassing.

1

Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks voor haar vergaderingen een vergaderrooster vast. Het rooster wordt ter kennisname aan het algemeen bestuur, de minister, gedeputeerde staten en het bestuur van de stichting gebracht.

2

Het dagelijks bestuur vergadert voorts zo dikwijls als de voorzitter of een of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.

3

Het dagelijks bestuur stelt voor zijn vergaderingen een reglement van orde vast.

1

De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

2

De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het dagelijks bestuur.

3

De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan. Het dagelijks bestuur kan hem toestaan de ondertekening van bepaalde stukken aan de secretaris op te dragen.

4

De voorzitter vertegenwoordigt Letterhoeke in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem gemachtigde.

5

Voor de eerste twee jaren na inwerkingtreding van de regeling, fungeert als voorzitter het lid van gedeputeerde staten, dat de portefeuille culturele zaken in zijn beheer heeft.

1

Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter worden bij de uitoefening van hun taak terzijde gestaan door een secretaris. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

2

De functie van secretaris wordt uitgeoefend door de directeur.

3

De secretaris is, in overleg met de voorzitter, belast met de voorbereiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

4

De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur en ondertekent mede alle stukken die van het algemeen en dagelijks bestuur uitgaan, onverminderd artikel 10 derde en vierde lid.

1

Letterhoeke verstrekt desgevraagd aan de minister, provinciale staten, gedeputeerde staten en de stichting, uiterlijk binnen 45 dagen, alle verlangde inlichtingen. De minister, gedeputeerde staten en het bestuur van de stichting kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voorzover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

2

Letterhoeke stelt de minister te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie.

1

Een lid van het algemeen bestuur, door provinciale staten aangewezen, verstrekt zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden van de staten gevraagde inlichtingen.

2

Een lid van het algemeen bestuur, door de minister aangewezen, verstrekt zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de minister gevraagde inlichtingen.

3

Een lid van het algemeen bestuur, door het bestuur van de stichting aangewezen, verstrekt zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer bestuursleden gevraagde inlichtingen.

4

De minister, provinciale staten en het bestuur van de stichting kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem gevoerde beleid.

1

Het dagelijks bestuur of een of meer leden daarvan verstrekt aan het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen in een vergadering van dat bestuur of schriftelijk de door een of meer leden van het algemeen bestuur gevraagde inlichtingen.

2

Het algemeen bestuur kan het dagelijks bestuur of een of meer leden daarvan, nadat de inlichtingen zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, in een vergadering of schriftelijk ter verantwoording roepen.

3

Het algemeen bestuur kan een door hem aangewezen lid van het dagelijks bestuur ontslaan uit die functie als dit het vertrouwen van het algemeen bestuur niet meer bezit.

1

Provinciale en gedeputeerde staten, de minister en de stichting doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor Letterhoeke van belang zijn.

2

Het dagelijks bestuur kan gevraagd en ongevraagd zijn zienswijze met betrekking tot de in het eerste lid bedoelde maatregelen en plannen kenbaar maken.

1

Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur een tegemoetkoming in de kosten en, voor zover zij niet de functie vervullen van gedeputeerde, commissaris van de Koningin, of als ambtenaar in rijks- of provinciale dienst werkzaam zijn, een vergoeding voor hun werkzaamheden voor Letterhoeke ontvangen.

2

De in het eerste lid bedoelde vergoeding en tegemoetkoming wordt door het algemeen bestuur vastgesteld. Het besluit wordt aan gedeputeerde staten, de minister en de stichting gezonden.

3

Artikel 96 van de Provinciewet is van overeenkomstige toepassing.

1

De dagelijkse leiding van Letterhoeke berust bij de directeur. Hij wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het algemeen bestuur.

2

Het dagelijks bestuur maakt voor de benoeming van de directeur een voordracht op.

3

Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de directeur.

4

Het algemeen bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

1

Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur.

2

Het dagelijks bestuur is bevoegd deze bevoegdheden aan de directeur te mandateren.

3

De rechtspositieregeling van de provincie is op het personeel van overeenkomstige toepassing.

1

Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een ontwerpbeleidsplan, een ontwerp- activiteitenplan en een meerjarenbegroting op voor een aaneengesloten periode van vier jaren. In het beleidsplan respectievelijk activiteitenplan worden in elk geval opgenomen de aard en omvang van de voorgenomen activiteiten en gewenste resultaten, waarbij wordt aangegeven welke belangen het openbaar lichaam met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

2

De periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

3

Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan, het ontwerp-activiteitenplan en de meerjarenbegroting, 13 maanden voorafgaand aan de periode waarop beleidsplan, activiteitenplan en meerjarenbegroting betrekking hebben, aan het algemeen bestuur, de minister, provinciale staten en het bestuur van de stichting.

4

De minister, provinciale staten en het bestuur van de stichting maken binnen zes maanden na ontvangst van de in het derde lid bedoelde stukken, gezamenlijk afspraken met Letterhoeke met betrekking tot de te bereiken resultaten.

5

Het algemeen bestuur stelt het beleidsplan, het activiteitenplan en de meerjarenbegroting vast en zendt ze aan de minister, provinciale staten en het bestuur van de stichting.

1

Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks voor 1 april een ontwerpbegroting met toelichting op voor het volgende kalenderjaar met inachtneming van het archiefbeleid, bedoeld in artikel 2, vierde lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, vijfde lid en met inachtneming van de afspraken, bedoeld in artikel 19, vierde lid.

2

In de toelichting worden de aard en omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. De toelichting verwijst daarbij naar en sluit aan bij de afspraken bedoeld in artikel 19, vierde lid, alsmede de andere in het meerjarig beleidsplan en het meerjarig activiteitenplan beschreven activiteiten, wijze van uitvoering en doelgroepen.

3

De begroting geeft inzicht in de baten en lasten van de activiteiten van dat jaar. De begroting is voorzien van een postgewijze toelichting.

4

Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting en -toelichting zes weken, voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, aan de minister en aan provinciale staten.

5

De ontwerpbegroting met toelichting worden door de zorg van de minister en gedeputeerde staten voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de ter inzage legging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving.

6

De minister en provinciale staten kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting en toelichting kenbaar maken. Het dagelijks bestuur verwerkt deze zienswijze in de ontwerpbegroting en -toelichting, dan wel voegt de commentaren waarin de zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting en -toelichting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

7

Het algemeen bestuur stelt de begroting met toelichting vast voor 1 juli van het jaar, voorafgaande aan dat, waarvoor de begroting dient.

8

Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur, ter goedkeuring, de begroting met toelichting onverwijld aan de minister en provinciale staten.

9

Het dagelijks bestuur zendt de begroting met toelichting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar, voorafgaand aan dat waarvoor de begroting dient, aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

1

De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de minister en de provincie, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen op basis van een goedgekeurde begroting. Bij de aanvang van de regeling zijn de bijdragen zoals gespecificeerd in de bijlage*. Minister en provincie kunnen gezamenlijk de te verstrekken bijdragen wijzigen in relatie tot de taken van Letterhoeke.

2

Voor zover er een bijdrage wordt verstrekt ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld of goedgekeurd, wordt zij verstrekt onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld.

3

De minister en de provincie voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf gelijke termijnen, telkens op de eerste dag van de maand van het betreffende begrotingsjaar.

4

De in het eerste lid bedoelde bijdragen zijn gebaseerd op het loon- en prijspeil per 1 januari 2002. De bijdrage van de minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen en prijzen met een percentage zoals dit door de minister in de loop van het begrotingsjaar wordt vastgesteld. De bijdrage van de provincie wordt jaarlijks aangepast met het door de provincie jaarlijks vastgestelde percentage voor loon- en prijsstijgingen op basis van de september-circulaire van het Provinciefonds.

5

Indien de investeringen en de daaruit voortvloeiende lasten in werkelijkheid minder bedragen dan in de investerings- en exploitatiebegroting is voorzien, wordt de door de minister en de provincie verschuldigde jaarlijkse bijdrage naar rato verminderd.

6

Indien het toetreden tot deze regeling van andere bestuursorganen of het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten met derden, er toe leidt dat een deel van de lasten voortvloeiende uit de investeringen als bedoeld in de investerings- en exploitatiebegroting, door deze bestuursorganen en/of derden worden gedragen, kunnen de financiële voordelen die daardoor ontstaan op de door de minister en de provincie verschuldigde jaarlijkse bijdrage naar rato in mindering worden gebracht.

7

Indien de minister of de provincie een bijzondere opdracht verstrekt, als bedoeld in artikel 2, derde lid, onderdeel c., waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting wordt daarvoor door de minister of de provincie, in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage, een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

8

Bij de start van Letterhoeke en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt moeten worden.

9

De huurovereenkomst binnen de staat (Rijksarchiefdienst-Rijksgebouwendienst) zal met ingang van de datum van inwerkingtreding van de regeling worden omgezet in een huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en Letterhoeke. Datzelfde geldt voor de huurovereenkomst tussen de provincie Fryslan (tak van dienst Provinciale Bibliotheek) en de stichting beheer Provinciale Bibliotheek, die wordt omgezet in een huurovereenkomst tussen de stichting beheer Provinciale Bibliotheek en Letterhoeke. Voor zover mogelijk worden de voorwaarden uit de aanvankelijke huurovereenkomsten gerespecteerd en overgenomen in de vervangende huurovereenkomst.

1

Het dagelijks bestuur legt aan het algemeen bestuur over elk begrotingsjaar verantwoording af over het gevoerde financieel beheer, onder overlegging van het financieel verslag en het jaarverslag. Zij voegen daarbij een verslag als bedoeld in artikel 217 tweede lid van de Provinciewet.

2

Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de minister en provinciale staten voor 1 april een financieel verslag uit over het afgelopen kalenderjaar, dat vergezeld gaat van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

3

Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant van de provincie of de accountant van de minister in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het tweede lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

4

Het algemeen bestuur brengt jaarlijks een verslag uit aan de minister en provinciale staten van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar. Dit jaarverslag geeft ook inzicht in de bereikte resultaten als bedoeld in artikel 19 vierde lid.

5

Het dagelijks bestuur zendt het financieel verslag binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar, volgende op dat waarop het financieel verslag betrekking heeft, aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

6

Het algemeen bestuur stelt de in het tweede en vierde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

7

Na ontvangst van het financieel verslag en het jaarverslag stellen minister en de provincie de definitieve bijdragen vast. Zij delen dit mee aan Letterhoeke.

1

Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de minister en gedeputeerde staten. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de minister en de provincie.

2

De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan vijf procent van de begroting van dat jaar tenzij de minister en gedeputeerde staten gezamenlijk een ander percentage vaststellen.

1

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en het beheer van vermogenswaarden van Letterhoeke. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en gedeputeerde staten.

2

Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van Letterhoeke met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

3

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het beheer van vermogenswaarden. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en gedeputeerde staten.

4

Hoofdstuk XIV van de Provinciewet is van overeenkomstige toepassing.

1

Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van Letterhoeke.

2

De archiefbescheiden van Letterhoeke die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de door het algemeen bestuur als zodanig aangewezen archiefbewaarplaats in Leeuwarden.

3

De directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid.

1

Toetreding tot de regeling kan geschieden na een daartoe strekkend gelijkluidend besluit van de minister, provinciale staten, gedeputeerde staten, het bestuur van de stichting en de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen. Bij dat besluit kunnen voorwaarden worden verbonden aan de toetreding.

2

Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de toetreding.

1

Uittreding uit de regeling kan geschieden na een daartoe strekkend besluit van de minister, provinciale staten, gedeputeerde staten of het bestuur van de stichting. De uittreding gaat in op de eerste dag van het kalenderjaar, volgende op dat waarop door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied, doch niet eerder dan 12 maanden na het daartoe strekkende besluit.

2

Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding.

3

De kosten van uittreding komen voor rekening van de uittredende partij.