Regeling van de Staatssecretaris van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer houdende regels met betrekking tot het inzamelen van CFK en halonen
Inzamelingsregeling CFK en halonen
De Staatssecretaris van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer;
verordening (EG) nr. 2037/2000 van het Europees Parlement en de Raad van 29 juni 2000 betreffende de ozonlaag afbrekende stoffen (PbEG L 244), zoals gewijzigd bij verordening (EG) nr. 2038/2000 en 2039/2000 van het Europees Parlement en de Raad van 28 september 2000 (PbEG L 244);
b.
CFK:
chloorfluorkoolstoffen die zijn opgenomen in de bij de verordening behorende bijlage I, groep I en II, met inbegrip van de isomeren ervan, voorzover die zijn toegepast als koudemiddel;
c.
halonen:
de gereguleerde stoffen die zijn opgenomen in de bij de verordening behorende bijlage I, groep III, met inbegrip van de isomeren ervan, alsmede halon-1011, voorzover die halonen zijn toegepast als blusmiddel;
d.
producent:
natuurlijk persoon of rechtspersoon die CFK of halonen produceert;
e.
ontdoener:
natuurlijk persoon of rechtspersoon die CFK of halonen ter inzameling aanbiedt;
natuurlijk persoon of rechtspersoon die met het oog op het inzamelen van halon activiteiten verricht met betrekking tot kleine brandblussers en beschikt over een geldig certificaat dat is afgegeven door het Nationaal Centrum voor Preventie in het kader van de Regeling voor de Erkenning van Onderhoudsbedrijven kleine Blusmiddelen dan wel aantoonbaar voldoet aan eisen die ten minste gelijkwaardig zijn aan de eisen voor de afgifte van dat certificaat, of natuurlijk persoon of rechtspersoon die met het oog op het inzamelen van halon activiteiten verricht aan brandblusinstallaties en beschikt over een bewijs waaruit blijkt dat hij voldoet aan door het Nationaal Centrum voor Preventie ter zake gestelde eisen dan wel voldoet aan eisen die ten minste gelijkwaardig zijn aan die eisen;
h.
inzamelaar:
natuurlijk persoon of rechtspersoon die CFK of halonen inzamelt;
i.
verwerker:
natuurlijk persoon of rechtspersoon die CFK of halonen verwerkt tot nuttige toepassing of vernietigt;
j.
minister:
Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer.
Artikel
2
1
Deze regeling is van toepassing op CFK en halonen, die bedrijfsmatig worden gebruikt in koel- of brandblusinstallaties dan wel brandblussers of op voorraad worden gehouden ten behoeve van die installaties door op Nederlands grondgebied gevestigde instellingen of ondernemingen, op onder Nederlandse vlag varende schepen en in in Nederland geregistreerde vliegtuigen, voorzover het gebruik van die stoffen overeenkomstig de verordening is verboden.
2
Deze regeling is voorts van toepassing op handelsvoorraden CFK van op Nederlands grondgebied gevestigde installateurs en gassendistributeurs, die aantonen dat die voorraden voor 1 oktober 2000 zijn aangekocht voor toepassingen als bedoeld in het eerste lid.
Artikel
3
Deze regeling heeft ten doel de Nederlandse voorraden CFK en halonen op zo kort mogelijke termijn overeenkomstig de verordening op een voor het milieu aanvaardbare wijze te doen verwerken en met het oog daarop subsidie te verlenen aan door de minister overeenkomstig artikel 8 aangewezen inzamelaars die deze dienst van algemeen economisch belang als bedoeld in artikel 86, tweede lid, van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, verrichten.
Paragraaf
2
Verplichtingen voor ontdoeners, inzamelaars en verwerkers
Artikel
4
1
Een ontdoener biedt zijn CFK of halonen schriftelijk of op andere aantoonbare wijze aan een inzamelaar aan:
a.
voor 1 januari 2004, voorzover het gebruik van die stoffen ten tijde van de inwerkingtreding van deze regeling volgens de verordening is verboden, of
b.
binnen een jaar nadat het gebruik van die stoffen volgens de verordening na 1 januari 2004 wordt verboden.
2
Een ontdoener laat de CFK onderscheidenlijk de halonen inzamelklaar maken door een CFK-installateur onderscheidenlijk een halonen-installateur voordat de inzamelaar de door de ontdoener aangeboden CFK of halonen bij hem inzamelt.
3
Het tweede lid geldt niet voor voorraden en handelsvoorraden CFK en halonen.
4
Een inzamelaar accepteert de aan hem aangeboden CFK of halonen.
5
Het vierde lid geldt niet indien de acceptatie van CFK of halonen leidt tot strijd met de voorschriften van de omgevingsvergunning voor een inrichting die aan de inzamelaar is verleend.
6
De inzamelaar deelt schriftelijk binnen twee weken na de dag waarop de CFK of halonen zijn aangeboden, aan de ontdoener mee of hij de CFK of halonen accepteert.
7
Indien een inzamelaar de CFK of halonen niet accepteert, biedt de ontdoener de CFK of halonen binnen twee weken na ontvangst van de mededeling, bedoeld in het zesde lid, aan een andere inzamelaar aan.
8
De inzamelaar zamelt de door hem geaccepteerde CFK of halonen in binnen acht weken na de aanbieding.
Artikel
5
1
Een inzamelaar biedt de door hem ingezamelde CFK binnen zesentwintig weken na inzameling aan een verwerker aan die de CFK door middel van de techniek van kraken zodanig kan bewerken dat deze geschikt zijn voor nuttige toepassing.
2
Indien een verwerker als bedoeld in het eerste lid de CFK niet accepteert omdat hij de CFK niet binnen zesentwintig weken kan verwerken volgens de voorschriften van de aan hem verleende vergunning, biedt de inzamelaar de CFK aan een in Nederland gevestigde verwerker aan die de CFK door middel van plasmatechnologie of de techniek van draaitrommeloven kan vernietigen.
3
Indien een in Nederland gevestigde verwerker als bedoeld in het tweede lid de CFK niet accepteert omdat hij de CFK niet binnen zesentwintig weken kan verwerken volgens de voorschriften van de omgevingsvergunning voor een inrichting die aan hem is verleend, biedt de inzamelaar de CFK aan een buiten Nederland gevestigde verwerker aan die de CFK door middel van plasmatechnologie of de techniek van draaitrommeloven kan vernietigen.
4
Een inzamelaar biedt de door hem ingezamelde halonen binnen zesentwintig weken na inzameling aan een verwerker aan die de halonen kan vernietigen door middel van plasmatechnologie of de techniek van draaitrommeloven.
5
Indien een verwerker als bedoeld in het vierde lid de halonen niet accepteert omdat hij de halonen niet binnen zesentwintig weken kan verwerken volgens de voorschriften van de aan hem verleende vergunning, biedt de inzamelaar de halonen aan een andere verwerker aan die de halonen door middel van plasmatechnologie of de techniek van draaitrommeloven kan vernietigen.
6
De minister kan in bijzondere gevallen op verzoek van een inzamelaar de termijn voor het verwerken van CFK onderscheidenlijk halonen, bedoeld in het tweede en derde onderscheidenlijk vijfde lid, verlengen.
7
Indien geen van de verwerkers, bedoeld in het eerste tot en met vijfde lid, de CFK of halonen accepteert, biedt de inzamelaar de CFK of halonen aan een verwerker aan die de CFK of halonen kan verwerken door middel van een andere, door de minister goedgekeurde uit het oogpunt van milieu verantwoorde techniek.
Artikel
6
1
Indien een inzamelaar de CFK of halonen overeenkomstig artikel 5 aanbiedt aan een in Nederland gevestigde verwerker, accepteert die verwerker de CFK of halonen.
2
Het eerste lid geldt niet indien acceptatie van CFK of halonen leidt tot strijd met de voorschriften van de omgevingsvergunning voor een inrichting die aan de verwerker is verleend.
3
In het geval, bedoeld in het tweede lid, deelt de verwerker schriftelijk binnen twee weken na de dag waarop de CFK of halonen zijn aangeboden, aan de inzamelaar mee dat hij de CFK of halonen niet accepteert.
4
Indien een verwerker de CFK of halonen niet accepteert, biedt de inzamelaar de CFK of halonen binnen twee weken na ontvangst van de mededeling, bedoeld in het derde lid, aan een andere verwerker aan.
Paragraaf
3
Eigen bijdrage en subsidie
Artikel
7
1
Indien een ontdoener CFK aanbiedt aan een door de minister overeenkomstig artikel 8 aangewezen inzamelaar en de inzamelaar de CFK inzamelt voor 1 januari 2004, brengt de inzamelaar de ontdoener bij de afgifte van CFK € 5,- per kilogram CFK in rekening.
2
Indien een ontdoener voor 1 januari 2004 halonen aanbiedt aan een door de minister overeenkomstig artikel 8 aangewezen inzamelaar en de inzamelaar de halonen accepteert, brengt de inzamelaar de ontdoener bij de afgifte van halonen € 5,- per kilogram halon in rekening.
3
Een door de minister overeenkomstig artikel 8 aangewezen inzamelaar stelt de kosten die hij moet maken voor het inzamelen, opslaan, transporteren en laten verwerken van CFK of halonen vast overeenkomstig de bij deze regeling behorende bijlage 1.
4
Onverminderd het derde lid betaalt een door de minister overeenkomstig artikel 8 aangewezen inzamelaar aan de installateur die de CFK of halonen inzamelklaar heeft gemaakt een vergoeding. Die vergoeding bedraagt:
a.
€ 1,50 per kilogram CFK, afkomstig uit een met CFK gevulde koelinstallatie,
b.
€ 1,25 per kilogram halon, afkomstig uit een met halon gevulde brandblusser, en
c.
€ 0,25 per kilogram halon, afkomstig uit een met halon gevulde brandblusinstallatie.
5
De bedragen, bedoeld in het eerste tot en met vierde lid, zijn inclusief BTW.
6
Indien de met toepassing van het derde lid berekende kosten, vermeerderd met de betalingen, bedoeld in het vierde lid, per kilogram CFK of halon meer bedragen dan € 5,-, komt de door de minister overeenkomstig artikel 8 aangewezen inzamelaar voor het meerdere in aanmerking voor subsidie, tot ten hoogste € 5,- per kilogram CFK of halon.
7
De subsidie wordt aangevraagd bij de Nederlandse Organisatie voor Energie en Milieu, met gebruikmaking van een formulier, overeenkomstig een door de minister vastgesteld model, dat ter inzage ligt bij genoemde organisatie. Het formulier wordt door deze organisatie op verzoek verstrekt.
8
Op de subsidie wordt in mindering gebracht elke tegemoetkoming in de kosten voor inzameling die de inzamelaar ontvangt uit anderen hoofde dan deze regeling voor activiteiten die verband houden met de uitvoering van deze regeling.
9
Bij de aanvraag tot subsidieverstrekking verstrekt de inzamelaar de volgende gegevens en bescheiden:
a.
een door de ontdoener ondertekend bewijs waaruit blijkt dat en op welke datum de inzamelaar de CFK of halonen bij de ontdoener heeft ingezameld tegen betaling van € 5,- per kilogram;
b.
een door de verwerker ondertekend bewijs, waaruit blijkt dat en op welke datum de door de inzamelaar aan hem afgegeven CFK of halonen zijn verwerkt;
c.
bewijsstukken van de tarieven waartegen de CFK of halonen zijn verwerkt.
10
Geen subsidie wordt verstrekt voorzover de door de inzamelaar ingezamelde CFK of halonen op of na 1 januari 2006 worden verwerkt.
11
In afwijking van het tiende lid:
a.
blijft de aanspraak op subsidie bestaan tot het door de minister krachtens artikel 5, zesde lid, vastgestelde tijdstip, voorzover dat tijdstip ligt na het in het tiende lid bedoelde tijdstip;
b.
kan de minister, voorzover onderdeel a niet van toepassing is, in bijzondere gevallen op verzoek van een inzamelaar toestaan dat de verwerking van CFK of halonen op een later tijdstip plaatsvindt dan bedoeld in het tiende lid.
12
Voorafgaand aan de subsidievaststelling wordt geen beschikking tot subsidieverlening gegeven.
Artikel
8
1
De minister kan een inzamelaar op diens verzoek aanwijzen als inzamelaar van CFK of halonen. De minister kan een aanwijzing onder voorwaarden verlenen. De minister kan aan de aanwijzing voorschriften verbinden.
2
De minister kan een verzoek als bedoeld in het eerste lid afwijzen indien:
a.
de inzamelaar niet voldoet aan het programma van eisen dat door de minister op verzoek beschikbaar wordt gesteld;
b.
de inzamelaar zich niet bereid verklaart de in de bij deze regeling behorende bijlage 2 vervatte Administratieve Organisatie/Interne Controle of een administratie- en controlesysteem dat naar het oordeel van de minister ten minste gelijkwaardig is aan het genoemde systeem, te hanteren;
c.
de inzamelaar zich niet bereid verklaart er zorg voor te dragen dat hij tot 1 januari 2006 en gedurende vijf jaar na die datum zijn boeken en bescheiden beheert, bewaart en houdt met betrekking tot zijn bedrijfsvoering, overeenkomstig de eisen van richtlijn nr. 2000/52/EG van de Commissie van 26 juli 2000 tot wijziging van richtlijn 80/723/EEG betreffende de doorzichtigheid in de financiële betrekkingen tussen lidstaten en openbare bedrijven (PbEG L 193);
d.
de inzamelaar zich niet bereid verklaart de minister gedurende de perioden, bedoeld onder c, inzage te geven in de boeken en bescheiden als bedoeld onder b en c, teneinde de doelmatigheid en rechtmatigheid van de te verlenen subsidie te beoordelen;
de inzamelaar niet langer voldoet aan het programma van eisen, bedoeld in het tweede lid, onder a;
b.
de inzamelaar in strijd handelt met diens bereidverklaring overeenkomstig het tweede lid, onder b, c of d;
c.
de inzamelaar in strijd handelt met enig voorschrift van deze regeling of met een aan de aanwijzing verbonden voorschrift.
4
Zo spoedig mogelijk na de bekendmaking van een besluit tot aanwijzing als inzamelaar of tot intrekking van een aanwijzing wordt van dat besluit mededeling gedaan in de Staatscourant.
5
Onverminderd artikel 4:49 van de Algemene wet bestuursrecht blijft, indien een aanwijzing wordt ingetrokken, artikel 7 ten aanzien van de betrokken inzamelaar van toepassing op de inzameling en verwerking van CFK en halonen die hebben plaatsgevonden voor de dag waarop het besluit tot intrekking van de aanwijzing is bekendgemaakt.
Paragraaf
4
Slotbepalingen
Artikel
9
1
De artikelen 5 tot en met 7 gelden niet indien een door de minister overeenkomstig artikel 8 aangewezen inzamelaar door hem ingezamelde CFK of halonen 1211 of 1301 met het oog op essentiële of kritische toepassingen van die stoffen, welke toepassingen ingevolge de verordening zijn toegestaan, ter beschikking stelt aan een door de minister aangewezen instantie.
CFK als bedoeld in artikel 2, eerste en tweede lid, die voor de inwerkingtreding van deze regeling overeenkomstig de toen geldende regels ter verwerking zijn afgegeven aan een installateur, inzamelaar of verwerker;
b.
CFK of halonen die opgeslagen liggen bij producenten;
c.
halonen die eigendom zijn van de Coöperatieve Vereniging Halonen (u.a.).
Artikel
10
Deze regeling is niet van toepassing op CFK en halonen die voor de inwerkingtreding van deze regeling zijn ingezameld.
Artikel
11
Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.
Artikel
12
Deze regeling wordt aangehaald als: Inzamelingsregeling CFK en halonen.
Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.
's-Gravenhage
De Staatssecretaris van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, P.B.L.A. vanGeel
Bijlage
1
behorende bij de Inzamelingsregeling CFK en halonen
Kostenformat
Inleiding
Een partij die zich kandidaat stelt voor aanwijzing door de Minister in het kader van deze regeling (kandidaat-inzamelaar) volgt onderstaand kostenformat bij het berekenen van zijn kostprijs. De kandidaatinzamelaar dient ervan uit te gaan dat alle kostencomponenten BTW-belast zullen zijn.
De kosten voor het gehele inzameltraject (de trajectkosten) zijn gelijk aan de som van de inzamelaarskosten en de installateurskosten. De inzamelaarskosten zijn gelijk aan de totale kostprijs zoals beschreven in dit kostenformat. De installateurskosten worden beschreven in artikel 7, vierde lid, van deze regeling. Zoals vastgelegd in artikel 7, eerste en tweede lid, van deze regeling, betaalt de ontdoener € 5,- inclusief BTW per kilogram CFK of halonen aan de inzamelaar. Indien de trajectkosten hoger liggen dan € 5,-, levert de overheid een bijdrage. De subsidie van de Minister aan de inzamelaar bedraagt dan het verschil tussen de trajectkosten en de bijdrage van de ontdoener, tot een maximum van € 5,-.
Indien de kandidaat-inzamelaar gebruik moet maken van aannames of schattingen om de kosten te bepalen, toont hij de aannemelijkheid daarvan aan.
Format
Ref.
Kostensoort
Euro
1
Vergunningkosten
X
2
Administratiekosten
X
3
Transportkosten naar inzamelaar
X
4
Kosten van analyse en overpompen
X
5
Kosten/opbrengsten van verwerking restafval
nihil
6
Opslagkosten
X
7
Transportkosten naar verwerker
X
8
Kosten aanvraag bijdrage VROM
X
9
Administratiekosten
X
10
Kosten van verwerken
X
Totaal
XXX
Onderstaand wordt een toelichting gegeven op de diverse handelingen en kostensoorten.
Toelichting
De indeling van deze paragraaf volgt het bovenstaande overzicht. In deze paragraaf wordt voor het gemak de term 'gas' gehanteerd, voor zowel vloeibare en gasvormige halonen als CFK.
Ad.
1
Vergunningkosten
De administratieve kosten om de vereiste vergunningen te verkrijgen om drukhoudende middelen op te mogen slaan kunnen worden meegenomen in het berekenen van de kostprijs. De kosten voor deze aanvraag zijn naar verwachting beperkt.
Ad.
2
Administratiekosten
De kandidaatinzamelaar dient te voldoen aan alle administratieve verplichtingen die volgen uit de Wet milieubeheer. Zo dient het transport van de ontdoener/installateur naar de inzamelaar te zijn voorzien van het Begeleidingsformulier gevaarlijke afvalstoffen. De kandidaat-inzamelaar verstrekt deze formulieren aan de ontdoener/installateur of vult deze zelf in indien de inzamelaar zorg draagt voor het transport. Verder draagt hij zorg voor een juiste doorloop van de genoemde formulieren. De precieze Administratieve Organisatie en Interne Controle die de kandidaat-inzamelaar moet voeren, staat in meer detail beschreven in bijlage 2 bij deze regeling. De kosten die samenhangen met deze administratieve handelingen kunnen hier worden opgevoerd.
Ad.
3
Transportkosten naar inzamelaar
Het gas wordt getransporteerd vanaf het terrein van de ontdoener naar het terrein van de kandidaat-inzamelaar. De inzamelaar kan een standaardkostprijs per kilometer berekenen waarin de directe kosten zijn verwerkt, zoals de kosten van het transportmiddel en de reistijd.
Ad.
4
Kosten van analyse en overpompen
Alvorens de kandidaat-inzamelaar het ingezamelde gas definitief kan innemen, zal de ontvangen partij moeten worden geanalyseerd (dit omvat onder meer het wegen van het gas en het bepalen van de samenstelling ervan), zodat zekerheid omtrent de inhoud wordt verkregen en zeker is dat die inhoud overeenstemt met de gegevens op de Begeleidingsformulieren gevaarlijke afvalstoffen en de Omschrijvingsformulieren gevaarlijke afvalstoffen. In zijn berekening gaat de kandidaat inzamelaar ervan uit dat de analyse van CFK plaatsvindt door middel van een 'CFK-identifier' of een gelijkwaardige methode.
Verder zal in de meeste gevallen het gas moeten worden overgepompt naar grotere eenheden. Voor het kunnen analyseren en overpompen zullen bepaalde investeringen en uitgaven gewenst zijn, zoals bijvoorbeeld voor het opleiden van personeel, de aanschaf van een bepaalde overpomptechniek, weegapparatuur, analysemogelijkheden en de aanschaf of huur van cilinders. Het reinigen van de cilinders wordt niet noodzakelijk geacht en komt derhalve niet voor vergoeding in aanmerking.
In de kostenraming is het van belang rekening te houden met restwaardes van deze investeringen of de mogelijkheid tot alternatief gebruik nadat deze regeling is beëindigd.
Ad.
5
Kosten/opbrengsten van verwerking restafval
De kosten en opbrengsten die samenhangen met de verwerking van restafval kunnen te maken hebben met onder andere het verwerken van de resterende gassen en stoffen, het reinigen van lege cilinders en het verhandelen van schroot. Ook hier wordt het reinigen van de cilinders niet noodzakelijk geacht; derhalve komt dit niet voor vergoeding in aanmerking. De opbrengsten uit schroot zullen naar alle waarschijnlijkheid de kosten dekken. Het totaal overziend, worden de opbrengsten en kosten per saldo als nihil beschouwd.
Ad.
6
Opslagkosten
De kandidaat-inzamelaar zal het ingenomen gas mogelijk voor enige tijd moeten opslaan aangezien inzameling c.q. acceptatie voor 1 januari 2004 moet geschieden en verwerking ook na 2004 nog zal plaatsvinden. In sommige gevallen zal hij zijn opslagcapaciteit moeten uitbreiden. Aangezien de inzameling en opslag een beperkte looptijd hebben, zal de onderneming na verwerking van het gas een alternatieve bestemming voor de opslag moeten vinden ter dekking van deze investeringen. Het is van belang dat de kandidaat-inzamelaar bij het berekenen van deze kostenpost rekening houdt met restwaardes van deze investeringen en de mogelijkheid tot alternatief gebruik nadat deze regeling is beëindigd.
De investeringen die gedaan kunnen worden en de kosten die gemaakt kunnen worden, betreffen bijvoorbeeld het (ver)bouwen van een opslaglocatie en het beheer daarvan. Genoemde investeringen c.q. kosten kan de kandidaat inzamelaar meenemen in het berekenen van zijn kosten per te verwerken kilogram gas.
Ad.
7
Transportkosten naar verwerker
Het ingezamelde gas moet worden aangeboden aan een verwerker. De kandidaat-inzamelaar zal hiervoor zorgdragen. De verwerking van gassen zal voor een belangrijk deel niet in Nederland kunnen plaatsvinden waardoor met aanvullende kosten in verband met export rekening moet worden gehouden.
Ad.
8
Kosten aanvraag bijdrage VROM
De kandidaat-inzamelaar zal een aanvraag moeten indienen bij de uitvoeringsorganisatie (de Nederlandse Organisatie voor Energie en Milieu) ter vergoeding van de meerkosten van de door hem ingenomen en door een verwerker verwerkte hoeveelheid gassen. Hiervoor zal op basis van een vooraf overeengekomen tarief gedeclareerd kunnen worden per soort gas (halonen en CFK). De betreffende aanvraag wordt onderbouwd met een verantwoording van de hoeveelheid ingenomen en verwerkte gassen, zoals beschreven in artikel 7, negende lid.
Ook de kosten van een accountantsverklaring kunnen worden meegerekend.
Ad.
9
Administratiekosten
Het transport van de kandidaat-inzamelaar naar de verwerker dient te zijn voorzien van het Begeleidingsformulier gevaarlijke afvalstoffen. De verwerker verstrekt deze formulieren aan de inzamelaar of vult deze zelf in indien de verwerker zorg draagt voor het transport. Verder draagt de kandidaat-inzamelaar zorg voor een juiste doorloop van de genoemde formulieren. De kosten die samenhangen met deze administratieve handelingen kunnen hier worden opgevoerd.
De kandidaat-inzamelaar dient te voldoen aan alle administratieve verplichtingen die voortvloeien uit de Wet milieubeheer of, indien het gas wordt geëxporteerd, uit de EG-verordening overbrenging van afvalstoffen (EVOA). Onder het laatste valt het afgeven van een bankgarantie voor het transport naar de verwerker en de daadwerkelijke verwerking.
Ad.
10
Kosten van verwerken
De kandidaat-inzamelaar geeft aan met welke methode en tegen welk tarief de verwerking plaatsvindt. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de voorkeursvolgorde voor verwerking van CFK, opgenomen in artikel 5 van deze regeling.
Bijlage
2
behorende bij de Inzamelingsregeling CFK en halonen
Administratieve organisatie en interne controle (AO/IC)
Het gaat hierbij om administratieve organisatie en interne controle voor het proces van inzameling tot en met verwerking van halonen en CFK, zoveel mogelijk gebruik makend van de bestaande processen, die waarborgt dat:
een juiste en volledige registratie van de ingezamelde, opgeslagen en verwerkte hoeveelheden halon en CFK plaatsvindt;
een juiste en volledige registratie van de financiële geldstroom plaatsvindt.
In deze bijlage wordt soms de term 'gas' gehanteerd voor zowel vloeibare en gasvormige halonen als CFK.
Functiescheiding
Eén van de onvervangbare maatregelen van interne controle is de aanwezigheid van functiescheiding. Adequate (primaire) functiescheiding is noodzakelijk ombeheersmaatregelen, die noodzakelijk zijn voor de organisatie van de inzameling, het transport, de opslag en de verwerking effectief te laten zijn en om het risico van fouten te verminderen.
De in de AO/IC betrokken partijen zijn: ontdoener, installateur, inzamelaar, verwerker, Landelijk Meldpunt Afvalstoffen (LMA), het Internationaal Meldpunt Afvalstoffen (IMA,) de uitvoeringsorganisatie (de Nederlandse Organisatie voor Energie en Milieu), Ministerie van VROM, de provincie of gemeente als Wm-bevoegd gezag, de VROM-Inspectie, accountants.
De functiescheiding heeft geen betrekking op de aanwezige functiescheiding binnen de organisatie van deze partijen, maar betreft de minimaal noodzakelijke functiescheiding tussen de diverse betrokken partijen.
Tenslotte is het voor een betrouwbare AO/IC noodzakelijk dat registrerende en controlerende taken mede worden uitgeoefend door onafhankelijke derden.
1.1
De organisatie van de administraties
In het proces vindt op diverse momenten registratie plaats in financiële en afvalstoffen administraties. Dit rapport gaat niet in op de organisatie en de administraties bij de betrokken (private) partijen. De volgende AO/IC-maatregelen dienen echter minimaal aanwezig te zijn:
Werk- c.q. acceptatieprocedures;
Toereikend opgeleid personeel;
Maatregelen, die zeker stellen dat wordt voldaan aan de geldende wet- en regelgeving;
Automatisering, die dient te voldoen aan de volgende eisen:
on-line real-time verwerking;
invoercontrole;
de aanwezigheid van een back-up - recovery systeem;
de aanwezigheid van functiescheiding tussen registeren en uitvoeren;
het gebruik van een user-id en wachtwoord;
fysieke beveiliging van de systemen.
Voor een volledig betrouwbare AO/IC is het noodzakelijk dat registratie van de goederenstroom mede plaatsvindt bij een onafhankelijke derde, zoals het LMA en het IMA. Hiervan kan de uitvoeringsorganisatie gebruik maken in haar AO/IC om over een onafhankelijke toets te kunnen beschikken op de aangeleverde gegevens.
Er is uitgegaan van de bestaande goederen-, geld- en formulierenstroom. Indien nodig zijn aanvullende eisen opgenomen. In de tekst is aangegeven op welke onderdelen aanvullende administratieve eisen staan vermeld.
Er is gebruik gemaakt van bestaande controlerende en registrerende instanties, zoals vergunningverleners, handhavers, de VROM-Inspectie, het LMA en het IMA.
1.2
Goederen- en formulierenstroom
In onderstaande figuur zijn de mogelijke goederenstromen schematisch weergegeven.
Figuur 1: Goederenstroom halon en CFK
Het bedrijf (de ontdoener) zal bij het verwijderen of vervangen van de halonen of CFK in de meeste gevallen met zijn installateur in contact treden om zijn halon- of CFK- installatie te laten ontmantelen, eventueel te vervangen of aan te passen, of, in het geval van halonbrandblussers, deze te laten vervangen. Het vervangen of aanpassen wordt niet gezien als meerkosten voor de inzameling van halonen of CFK. De installateur kan het gas tijdelijk opslaan op eigen terrein en zorg dragen dat de inzamelaar het gas bij de installateur op komt halen (Route A). Het is ook mogelijk dat de installateur het gas laat staan bij de ontdoener, waar het direct wordt opgehaald door de inzamelaar (Route B).
De ontdoener zal, voordat het gas van zijn terrein wordt verwijderd, het Omschrijvingsformulier gevaarlijke afvalstoffen (OG-formulier) invullen. Op grond van de Wet Milieubeheer (Wm) dient de ontdoener namelijk voorafgaande aan het transport de geadresseerde/vergunninghouder (i.c. de inzamelaar) op de hoogte te stellen van de eigenschappen, aard en samenstelling van de afvalstoffen. Middels het OG-formulier wordt door de inzamelaar een afvalstroomnummer toegekend.
Voordat transport van het gas plaatsvindt dient door de ontdoener het Begeleidingsformulier gevaarlijke afvalstoffen (hierna: Begeleidingsformulier) ingevuld te worden, dat met het transport meegaat (in de meeste gevallen wordt dit verkregen van de inzamelaar of via de installateur). Hierop wordt ook het door de inzamelaar verstrekte afvalstroomnummer vermeld. Het Begeleidingsformulier betreft een onder verantwoordelijkheid van het Landelijk Meldpunt Afvalstoffen afgegeven, doorlopend genummerd formulier. Het Begeleidingsformulier wordt door middel van doordruk in vijfvoud opgesteld.
De volgende stappen worden op basis van de formulierenstroom doorlopen.
1.
De inzamelaar stuurt op verzoek van de ontdoener/installateur een OG-formulier naar de ontdoener.
2.
De ontdoener vult het OG-formulier in en stuurt deze retour naar de inzamelaar. De tweede kopie behoudt de ontdoener voor zijn eigen registratie.
3.
De inzamelaar deelt de ontdoener op basis van de ingevulde gegevens mede of hij de partij wel of niet accepteert.
4.
Indien de inzamelaar de partij accepteert, kent de inzamelaar een afvalstroomnummer toe en vult het OG-formulier verder in.
5.
De inzamelaar behoudt de eerste kopie en stuurt het origineel tezamen met één of meer formulieren door naar de ontdoener.
6.
De ontdoener vult (in overleg met inzamelaar) het Begeleidingsformulier in. De ontdoener vult hier onder andere het door de inzamelaar toegekende afvalstroomnummer in en de (geschatte) hoeveelheid. (N.B.: zonder afvalstroomnummer en Begeleidingsformulier mag de partij het terrein van de ontdoener niet verlaten).
7.
De partij wordt naar de inzamelaar vervoerd via een transporteur (dit kan zijn de installateur, de inzamelaar zelf of een transportbedrijf). Na ondertekening door de transporteur behoudt de ontdoener het eerste exemplaar van het Begeleidingsformulier en geeft hij de overige exemplaren mee aan de transporteur. Hiermee heeft de ontdoener het bewijs dat de partij ter verzending is aangeboden.
8.
Bij aflevering van de partij bij de inzamelaar door de transporteur tekent de inzamelaar voor ontvangst op het Begeleidingsformulier. De transporteur krijgt het vierde exemplaar van het Begeleidingsformulier (Administratie-/Vrijwaringsbewijs) mee. In het geval de inzamelaar de partij niet accepteert (bijvoorbeeld in het geval de lading afwijkt van de ingevulde gegevens), zal deze retour worden gestuurd naar de ontdoener en dient de procedure opnieuw te worden doorlopen. Dit kan direct bij aankomst of binnen de acceptatieperiode (ook na analyse van een partij kan blijken dat deze niet aan de eisen voldoet).
9.
Na acceptatie stuurt de inzamelaar het tweede exemplaar van het Begeleidingsformulier naar het LMA voor registratie en stuurt hij het vijfde exemplaar van het Begeleidingsformulier retour naar de ontdoener. De ontdoener dient dit exemplaar te archiveren als bewijs dat de partij door de inzamelaar is ontvangen en geaccepteerd.
10.
De inzamelaar gebruikt het derde exemplaar van het Begeleidingsformulier (vrachtbrief) voor eigen administratie. Het is de installateur toegestaan op grond van 'vrijkomen van afvalstoffen bij eigen werkzaamheden' het gas tijdelijk op te slaan op zijn eigen terrein en deze onder één formulierenset door te sturen naar de inzamelaar. In dit geval treedt de installateur op als ontdoener (en eigenaar). Bij het afvoeren van deze verzamelde partij dient de installateur aan te geven waar de partijen vandaan komen; hiertoe dient een overzicht van de primaire ontdoeners, inclusief adresgegevens toegevoegd te worden. Dit overzicht wordt op dit moment niet verlangd en is een aanvulling op de bestaande formulierenstroom. In het geval van CFK-installateurs dienen deze gegevens ook in de STEK-boekhouding van de installateur opgenomen te zijn. Deze gegevens dienen ook in de administratie van de installateur opgenomen te zijn. Indien de installateur gaat optreden als eigenaar, zal de primaire ontdoener niet beschikken over de benodigde bewijsstukken dat hij het gas rechtsgeldig heeft afgevoerd. De ontdoener dient er in dat geval zelf zorg voor te dragen dat hij een schriftelijke bevestiging ontvangt van de installateur waarin deze vermeldt dat hij het eigendom, en de daarbij horende verantwoordelijkheid voor zorgvuldige verwijdering, van het betreffende gas overneemt.
Acceptatie en overpompen (bij de inzamelaar)
Haloncilinders zijn niet volledig met halon gevuld; zo is bijvoorbeeld eveneens een component stikstof (drijfgas) aanwezig. Voor haloncilinders is ervoor gekozen de ontdoener te laten betalen voor de daadwerkelijke hoeveelheid halon die, na analyse conform standaardmethoden, in de cilinder wordt aangetroffen
Ook een 6 kg halonblusser zal niet altijd 6 kilogram halonen bevatten. Voor de brandblussers is ervoor gekozen niet de inhoud van de blusser vast te stellen (gewicht), maar ervan uit te gaan dat de hoeveelheid die op de blusser staat vermeld, erin zit. Derhalve moet voor die hoeveelheid worden betaald. Met andere woorden: als een ontdoener een 6 kg halonblusser inlevert, zal deze voor 6 kilogram dienen te betalen, ook als er in werkelijkheid maar 4 kilogram inzit (door lekkage, niet goed vullen e.d.). Indien het handblussers betreft die in goede staat verkeren is het dus niet noodzakelijk de cilinder te wegen en te analyseren. Alleen in een beperkt aantal gevallen, zoals de situatie waarin de kwaliteit van de handblusser opslag niet mogelijk maakt, is overpompen en analyseren noodzakelijk.
De resultaten van de analyse (weegbonnen en analyserapporten) dienen in de administratie opgenomen te worden. Indien na analyse blijkt dat de gegevens op de formulieren niet overeenkomen met de daadwerkelijke omvang en inhoud dan zal de partij aan de installateur/ontdoener worden geretourneerd of dienen de betreffende formulieren (in overleg met de ontdoener) aangepast te worden.
Koelsystemen bevatten vaak mengsels van CFK's en HCFK's. Slechts voor de hoeveelheid CFK (afgerond op tientallen procenten) zal een bijdrage gegeven worden. Daarom zal de inzamelaar de inhoud van de cilinder dienen vast te stellen (gewicht en de samenstelling) middels het wegen van de volle en lege cilinder en het analyseren van de inhoud, conform standaardanalysemethoden. De resultaten (weegbonnen en analyserapporten) hiervan dienen in de administratie opgenomen te worden. Indien na analyse blijkt dat de gegevens op de formulieren niet overeenkomen met de daadwerkelijke omvang en inhoud, zal de partij naar de installateur/ontdoener worden geretourneerd of dienen de betreffende formulieren (in overleg) aangepast te worden.
Na acceptatie van het gas zal de inzamelaar het ingenomen gas opslaan in een daarvoor bestemde opslagplaats (die voldoet aan de vergunningsvoorschriften). De inzamelaar is verplicht het gas over te pompen naar grotere eenheden (toncontainers of ISO-containers), indien dit noodzakelijk is vanwege de slechte staat van de cilinders, indien dit nodig is in verband met transportvoorwaarden, of indien de aanleveringseisen van de verwerkingsinstallatie dit verlangen.
Door het overpompen gaat de directe relatie met de aangemaakte afvalstroomnummers verloren. Een nieuwe partij gas bestaat na het overpompen immers uit gassen met verschillende afvalstroomnummers. Tijdens het proces van overpompen dient hiervoor een stoffenadministratie te worden gevoerd. Hieruit blijkt dat de hoeveelheid gas uit de diverse afvalstroomnummers aansluit bij de hoeveelheid gas die is opgenomen in de nieuwe container; hierbij dient rekening gehouden te worden met de hoeveelheid overige stoffen die zich in de cilinders bevinden. De emissie ten gevolge van het overpompen moet voldoen aan de eisen van de Stichting Erkenning Koelinstallateurs uit de Regeling lekdichtheidsvoorschriften koelinstallaties 1997 in het geval van CFK, en moet zo laag mogelijk zijn in het geval van halonen. Hierbij is er een direct belang voor de inzamelaar om zo een zo hoog mogelijke vergoeding uit de regeling te krijgen.
Verwerking (van inzamelaar tot verwerker)
De inzamelaar zal op afroep de containers met het ingezamelde gas naar de verwerker versturen. Het administratieve proces is vergelijkbaar met het proces zoals dat in zijn werking gaat tussen ontdoener en inzamelaar, indien de verwerker zich in Nederland bevindt. De formulierenstroom wordt weer in gang gezet, maar in dit geval tussen inzamelaar en verwerker. Voor de inzamelaar is het aanvullend van belang dat hij van de verwerker een bevestiging van verwerking ontvangt (vergelijkbaar met een verklaring 'Definitieve Verwijdering' bij verwerking in het buitenland) voor de betreffende partij gas. Deze verklaring wordt voor binnenlandse verwerking op dit moment nog niet verstrekt en is dus een aanvulling op de al bestaande formulierenstroom.
In het geval van verwerking in het buitenland zal de procedure tussen inzamelaar en verwerker anders lopen vanwege de benodigde exportvergunningen en andersoortige formulieren. De volgende procedure dient dan doorlopen te worden.
Voordat de inzamelaar het gas naar de verwerker transporteert, dient hij allereerst een contract afgesloten te hebben met de verwerker. Hij dient een kennisgevingsformulier in te vullen en er dient een financiële zekerheidsstelling geregeld te zijn (borg of bankgarantie). Het kennisgevingsformulier met een kopie van het contract wordt opgestuurd naar de overheid van het land waar de verwerker zich bevindt. Tevens dient het kennisgevingsformulier naar de verwerker en het IMA (en eventueel overige betrokken overheden) gestuurd te worden. Bij een positieve beslissing van het IMA wordt binnen 30 dagen na ontvangstbevestiging van de kennisgeving een vergunning afgegeven; deze wordt aan de inzamelaar en een kopie hiervan aan de betrokken overheden gestuurd.
Drie dagen voordat transport van het gas plaatsvindt, dient door de inzamelaar een transportformulier ingevuld te worden dat, evenals de vergunning, met het transport meegaat. Een kopie van het transportformulier dient aan het IMA en overige betrokken overheden gestuurd te worden. De verwerker dient binnen drie dagen na ontvangt van de partij het transportformulier verder in te vullen en te retourneren. Tevens dient deze een kopie van het formulier aan de betrokken overheden te sturen. Maximaal 180 dagen na de ontvangst van het transport bij de verwerker dient de partij verwerkt te zijn en een verklaring 'Definitieve Verwijdering' aan de inzamelaar en de betrokken overheden (incl. het IMA) gestuurd te zijn. Zodra deze verklaring bij het IMA binnen is, wordt de borg teruggestort of wordt de bankgarantie vrijgegeven. De inzamelaar dient het contract met de verwerker, de kennisgevingsformulieren, de transportformulieren en de verklaringen 'Definitieve Verwijdering' te archiveren. Een kopie van de verklaring dient bij het aanvragen van de subsidie meegestuurd te worden, als bewijs dat de partij daadwerkelijk verwerkt is.
1.3
Geldstroom
In onderstaande figuur is de geldstroom grafisch weergegeven.
Figuur 2: geldstroom inzameling
A is het vaste tarief dat de ontdoener betaalt aan de inzamelaar: € 5,- per kilogram gas. B is de vergoeding voor het inzamelklaar maken van het gas die de inzamelaar betaalt aan de installateur. In het geval van CFK uit een koelinstallaties bedraagt deze vergoeding € 1,50/kg. In het geval van halon afkomstig uit een brandblusinstallatie is dit € 0,25/kg. In het geval van halon afkomstig uit een handblusser bedraagt de vergoeding € 1,25/kg. C zijn de kosten die de inzamelaars maken. D is het verwerkingstarief. VROM betaalt via de uitvoeringsorganisatie het tekort van de inzamelaars, tot een maximum van € 5,- per kilogram gas.
De ontdoener betaalt het door de minister vastgestelde tarief (per kilogram) voor inzameling en verwerking aan de inzamelaar; hiertoe stuurt de inzamelaar een factuur naar de ontdoener samen met het vijfde exemplaar van het Wet milieubeheer Begeleidingsformulier (WMB). Indien de installateur werkzaamheden heeft verricht ten behoeve van de verwijdering en inzameling, stuurt deze een factuur naar de inzamelaar, waarin de hoeveelheden gas en de gegevens van de ontdoener zijn opgenomen. De installateur mag slechts het door de minister vastgestelde tarief in rekening brengen bij de inzamelaar. De vergoeding voor de werkzaamheden van de installateur betreffen de meerkosten die direct zijn te relateren aan het verwijderen van het gas, zoals personeelskosten, kosten van klein materiaal, van transport en van opslag, en administratieve kosten.
Indien de installateur optreedt als ontdoener (van verschillende ingezamelde hoeveelheden), betaalt deze ook het door de minister vastgestelde tarief (ontdoeners) voor inzameling en verwerking aan de inzamelaar; hiertoe stuurt de inzamelaar een factuur naar de installateur samen met het vijfde exemplaar van het WMB-formulier. Dit tarief kan hij zelf weer in rekening brengen bij de primaire ontdoeners en hij kan vervolgens het door de minister vastgestelde tarief voor installateurs in rekening brengen bij de inzamelaar.
De factuur aangaande de verwerkingskosten wordt door de inzamelaar aan de verwerker betaald op basis van de ontvangen verklaring 'Definitieve Verwerking'. De inzamelaar zal deze verwerkingskosten, voorzover ze onder de regeling vallen, op een dusdanige wijze in de administratie verwerken dat de gegevens ten behoeve van de subsidie-aanvraag zijn te herleiden. Dit kan bijvoorbeeld gerealiseerd worden door een separate grootboekrekening 'Verwerkingskosten Halon/CFK' te gebruiken.
De inzamelaar vraagt bij de uitvoeringsorganisatie de subsidie voor het door hem ingezamelde en verwerkte gas aan. De aanvraag voor een subsidie op grond van de regeling geschiedt middels een door de minister voorgeschreven standaardformulier. De inzamelaar moet de afvalstoffenregistratie en de bewijsstukken van verwerking kunnen overleggen. Bij de subsidie-aanvraag dient de inzamelaar een accountantsverklaring over te leggen.
De aanvraag die de inzamelaar opstelt, is gebaseerd op de afgegeven afvalstroomnummers/Begeleidingsformulieren waarvan de gegevens zijn verwerkt in het bestand afvalstoffen en de verklaringen 'Definitieve Verwijdering' ontvangen van de verwerkers. Door het overpompen gaat echter, zoals reeds eerder aangegeven, de directe relatie tussen de afvalstroomnummers/Begeleidingsformulieren en de verklaringen 'Definitieve Verwerking' verloren. Meerdere partijen worden immers samengevoegd. Hiervoor dient de inzamelaar een stromenbalans op te stellen waaruit blijkt dat de hoeveelheid ontvangen gas is verwerkt dan wel nog in de opslag aanwezig is. Of de ingediende verantwoording die ten grondslag ligt aan de aanvraag aan de door de minister gestelde eisen voldoet, is ter beoordeling van de uitvoeringsorganisatie. Deze kan hiertoe een accountant inschakelen die de verantwoording controleert.
De subsidie wordt uitbetaald door de uitvoeringsorganisatie op het moment dat verwerking heeft plaatsgevonden. Aangezien de doorlooptijd voor het inzamelen minder dan 2 jaren betreft en de doorlooptijd voor verwerking naar verwachting langer, krijgt de inzamelaar te maken met de noodzaak van voorfinanciering.
De uitvoeringsorganisatie krijgt van het Ministerie van VROM de benodigde gelden ter beschikking gesteld.
1.4
Informatievoorziening
De AO/IC ten aanzien van het inzamelen en verwerken behelst niet een beschrijving van de volledige AO/IC van een inzamelaar. Slechts die aspecten van de informatievoorziening worden beschreven die direct zijn te relateren aan het onderhavige onderwerp.
Bij de informatievoorziening kan onderscheid worden gemaakt tussen een financiële en operationele administratie. Voor deze informatievoorziening is aangesloten bij de reeds aanwezige bestanden. Voor de inzameling zijn voor de inzamelaar met name de volgende bestanden uit de operationele administratie van belang:
Bestand afvalstoffen (afvalstroomnummers, afvalstofcodes, klant, hoeveelheden)
Bestand procesgegevens overpompinstallatie
Bestand analyseresultaten en -methoden
Bestand gegevens meet- en analyseapparatuur
Bestand met weegresultaten en -methoden (in- en uitgaande gasstroom)
Bestand met stoffenbalans.
Het bestand afvalstoffen oftewel het afvalstromenregister is een belangrijke operationele administratie doordat het een totaalbeeld geeft van de door de inzamelaar geaccepteerde gasstromen. Het is ook dit bestand dat actuele overzichten moet opleveren die voor het bevoegde gezag ter inzage beschikbaar zijn. Zowel de ontdoener als een inzamelaar en een verwerker van (gevaarlijke) afvalstoffen zijn reeds verplicht een eigen administratie van deze stoffen bij te houden. De inzamelaar moet zo bijvoorbeeld in het geval van een verzamelde partij gas kunnen aantonen waar de diverse ingenomen partijen gas vandaan komen. De aanvoer, het bezit en de afvoer van gevaarlijke stoffen, waaronder halonen en CFK, moeten uit deze registratie blijken.
Bij het afgeven van een afvalstroomnummer en een Begeleidingsformulier voor een nog in te zamelen partij gas worden deze gegevens direct geregistreerd in het bestand afvalstoffen door de inzamelaar. Bij het overpompen van gas na inname moet de afvalstofcode van de nieuw gevulde cilinder kunnen worden toegekend aan de betreffende afvalstroomnummers/WMB-formulieren.
Wat betreft de financiële administratie zijn, naast de grootboekadministratie, met name de bestanden debiteuren, crediteuren en tarieven van belang. Bij iedere registratie van een afvalstroomnummer zal de inzamelaar in zijn debiteurenbestand de vergoeding van de ontdoener opnemen. Het crediteurenbestand zal onder andere worden gebruikt om de te betalen facturen van verwerking en de betalingen aan de installateurs te registreren. In het bestand tarieven worden de diverse tarieven/kosten geregistreerd die verband hebben met het inzamelen van het gas.
Het geheel van registraties dat plaatsvindt in de operationele en financiële administraties is basis voor de bewijslast die de inzamelaar heeft voor de te verstrekken subsidie na verwerking. Alle kosten en procesmatige handelingen die direct zijn te relateren aan de inzameling en verwerking van de gassen zal de inzamelaar op een dusdanige wijze in zijn administratie moeten vastleggen dat deze toegankelijk en controleerbaar zijn.
