- de CWI het belang van de zo direct mogelijke inbreng van (vertegenwoordigers van) cliënten bij de uitvoering van zijn wettelijke taken benadrukt, alsmede het belang om langs die weg inzicht in het functioneren van zijn organisatie te krijgen om de dienstverlening waar nodig en mogelijk aan te passen, te verbeteren en/of uit te bouwen;
- het wenselijk is om te komen tot een gestructureerde vorm van cliëntenparticipatie middels de inrichting van cliëntenraden op strategisch en tactisch-operationeel niveau en daarmee inspraak en betrokkenheid van cliënten in resp. bij de uitvoering van de taken van de CWI te verzekeren;
Stelt de navolgende regeling vast:
Artikel
1
Definities
Deze regeling verstaat onder:
1.
CWI
de Centrale Organisatie Werk en Inkomen, als bedoeld in artikel 2 Wet SUWI;
2.
Cliënt
de werkzoekende die gebruik maakt van de dienstverlening van de CWI;
3.
Cliëntenorganisaties
representatieve belangenorganisaties en werknemersorganisaties;
4.
Cliëntenraad
een uit cliënten bestaand gremium met taken en bevoegdheden zoals in deze regeling omschreven.
Artikel
2
Doelstelling van de regeling
De cliëntenraad heeft tot taak de CWI gevraagd en ongevraagd te informeren en te adviseren over de uitvoering van de taken van de CWI. Met de instelling van de raad en het overleg wordt beoogd meerwaarde te bereiken in de kwaliteit van de dienstverlening van de CWI.
Artikel
3
Samenstelling
1
De centrale cliëntenraad is samengesteld uit vijf deelnemers op voordracht van werknemersorganisaties en vier deelnemers op voordracht van belangenorganisaties.
2
De centrale cliëntenraad wijst uit haar midden een voorzitter aan die aan het overleg met de Raad van bestuur CWI leiding geeft.
3
De deelnemers kunnen zich doen vervangen, alsmede ondersteunen.
4
De centrale cliëntenraad benoemt uit haar midden 2 leden die namens de CWI cliëntenraad voor een periode van 3 jaar zitting nemen in de Landelijke Cliëntenraad als bedoeld in artikel 12 Wet SUWI.
Artikel
4
Decentrale cliëntenparticipatie
1
Behalve een centrale cliëntenraad die op centraal niveau opereert, zijn op decentraal niveau decentrale cliëntenraden werkzaam.
2
Er wordt een decentrale cliëntenraad ingesteld voor elk district van de CWI-organisatie.
3
Een decentrale cliëntenraad is samengesteld uit acht deelnemers op voordracht van werknemersorgansaties en drie deelnemers op voordracht van belangenorganisaties.
4
Iedere decentrale cliëntenraad wijst uit haar midden een voorzitter aan die leiding geeft aan het overleg met de Districtsmanager, die namens de CWI-managers in het district het overleg voert.
Artikel
5
Voordracht, benoeming en zittingsduur van de deelnemers
1
De cliëntenorganisaties dragen ieder voor zich deelnemers voor om zitting te nemen in de centrale cliëntenraad en de decentrale cliëntenraden.
2
De CWI benoemt de deelnemers voor een periode van 3 jaar. De mogelijkheid bestaat deze periode eenmalig met 3 jaar te verlengen.
Om de continuïteit van de verschillende cliëntenraden te waarborgen, vindt de eerste benoeming van vier deelnemers van de centrale cliëntenraad en van vijf deelnemers van iedere decentrale raad plaats voor een periode van anderhalf jaar.
3
De voordragende organisatie heeft het recht om de CWI tussentijds gemotiveerd te vragen zijn vertegenwoordiging te wijzigen.
4
Desgewenst kan voor iedere deelnemer een plaatsvervanger worden benoemd.
5
De deelnemers verrichten hun werkzaamheden zonder last, maar voeren waar nodig wel ruggespraak met hun achterban.
6
De deelnemers kunnen als zij niet langer lid zijn van de CWI Cliëntenraad ook niet langer lid zijn van de Landelijke Cliëntenraad ingevolge artikel 3, lid 4 van deze regeling.
Artikel
6
Bijeenkomsten centrale cliëntenraad
1
De centrale cliëntenraad overlegt tenminste drie maal per jaar met de Raad van bestuur CWI.
2
Op verzoek van een meerderheid van het aantal leden van de cliëntenraad (5 leden) of op verzoek van de CWI, in te dienen bij de voorzitter van de decentrale cliëntenraad, worden, naast de reguliere vergaderingen, extra vergaderingen belegd.
Artikel
7
Bijeenkomsten decentrale cliëntenraden
1
De decentale cliëntenraden overleggen tenminste vier maal per jaar met de Districtsmanager, die namens de CWI-managers in het werkgebied van de decentrale cliëntenraad het overleg voert.
2
Op verzoek van een meerderheid van het aantal leden van de cliëntenraad (6 leden) of op verzoek van de CWI, in te dienen bij de voorzitter van de cliëntenraad, worden, naast de reguliere vergaderingen, extra vergaderingen belegd.
Artikel
8
Vergadering
1
De voorzitter bepaalt in overleg met de ambtelijk secretaris de tijd en plaats van de vergaderingen. Een vergadering op verzoek van de leden of de CWI wordt gehouden binnen 4 weken nadat het verzoek daartoe door de voorzitter is ontvangen.
2
De cliëntenraden kunnen ter voorbereiding van het overleg met de CWI dan wel in verband met hun adviserende taak overleg houden.
3
De voorzitter en de ambtelijk secretaris stellen in overleg de agenda samen. Ieder lid heeft het recht om via de voorzitter een onderwerp op de agenda te plaatsen. De definitieve agenda wordt bij aanvang van de vergadering vastgesteld.
4
De ambtelijk secretaris roept de vergadering bijeen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de deelnemers van de cliëntenraad en de CWI. De schriftelijke kennisgeving wordt, vergezeld van de agenda, tenminste 14 dagen van te voren toegezonden.
5
De ambtelijk secretaris maakt van de vergadering een verslag dat binnen twee weken na de vergadering aan de leden en de CWI wordt toegezonden met het verzoek binnen twee weken te reageren.
Artikel
9
Bevoegdheden van de cliëntenraad
1
Initiatiefrecht
a.
De cliëntenraad heeft de bevoegdheid alle aangelegenheden die de uitvoering en (de kwaliteit van) de dienstverlening door de CWI raken aan de orde te stellen.
b.
De cliëntenraad heeft het recht over alle aangelegenheden die de uitvoering en (de kwaliteit van) de dienstverlening door de CWI betreffen verbetervoorstellen te doen.
c.
De cliëntenraad stelt jaarlijks een planning van activiteiten op en een begroting. Planning en begroting worden met de overlegpartner van de CWI besproken.
d.
De cliëntenraad heeft de bevoegdheid om, voor een goede invulling van haar taken, in voorkomende gevallen, in overleg met de CWI, gebruik te maken van CWI-deskundigheid.
2
Informatierecht
a.
De cliëntenraad wordt geïnformeerd over de resultaten van klanttevredenheidsonderzoeken, enquêtes en klachtenrapportages.
b.
De cliëntenraad krijgt spontaan en op verzoek alle informatie die het voor de uitoefening van haar taken zoals in deze regeling omschreven nodig heeft, tenzij enig wettelijk voorschrift de verstrekking daarvan in de weg staat.
3
Adviesrecht
a.
De cliëntenraad wordt tijdig betrokken bij de voorbereiding en de totstandkoming van zaken waarmee de cliënt in de uitvoering rechtstreeks wordt geconfronteerd, zoals formulieren, informatie- en voorlichtingsmateriaal, privacyreglement, klachtenprocedures, enquêtes en klanttevredenheidsonderzoeken.
b.
De CWI stelt de cliëntenraad in de gelegenheid advies uit te brengen over de uitvoering van de taken van de CWI. Adviezen kunnen ook op basis van schriftelijke raadpleging tot stand komen.
4
De bevoegdheid van het overleg op grond van de vorige leden heeft geen betrekking op belangenbehartiging in individuele gevallen.
Artikel
10
Te behandelen thematiek centrale cliëntenraad
De te behandelen thematiek is afgestemd op zaken waarvoor door de Raad van bestuur CWI beslissingen kunnen worden genomen en betreft onder andere:
advieszaken richting ministerie betreffende de inrichting van de cliëntenparticipatie en de dienstverlening aan specifieke klant- en doelgroepen;
•
monitoring en evaluatie van algemeen functioneren van de structuur van de cliëntenparticipatie;
•
non-discriminatiecode CWI.
Artikel
11
Te behandelen thematiek decentrale cliëntenraden
De te behandelen thematiek is afgestemd op zaken waarvoor door de CWI-vestigingsmanagers beslissingen kunnen worden genomen en betreft onder andere:
•
problematiek op CWI-vestigingen in het district;
•
persoonlijke dienstverlening (omgang met de cliënt);
•
signalen en verbeterplannen uit klantenpanels;
•
vorming van bedrijfsverzamelgebouwen;
•
toegankelijkheid, bereikbaarheid, contact met CWI-functionaris;
•
informatievoorziening;
•
uitvoeringsprocedures;
•
uitkomsten klanttevredenheidsonderzoeken;
•
klachtenanalyse;
•
monitoring en evaluatie van algemeen functioneren van de cliëntenparticipatie.
Artikel
12
Werkwijze
1
Indien de CWI de cliëntenraad advies vraagt, wordt het advies binnen vier weken uitgebracht. De cliëntenraad kan het uitbrengen van een advies voor vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan.
2
Alle adviezen, informatieverzoeken en verbetervoorstellen worden door de cliëntenraad schriftelijk verstrekt en door de CWI beoordeeld. De CWI verzorgt binnen vier weken een schriftelijke met redenen omklede reactie. De CWI kan deze termijn voor vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan.
3
Adviezen van de decentrale cliëntenraden die uitvoeringsrichtlijnen, landelijk ontwikkelde procedures en formulieren betreffen worden uitgebracht aan de centrale cliëntenraad.
Artikel
13
Instellen commissie
1
De centrale cliëntenraad heeft de bevoegdheid om in overleg met de Raad van Bestuur CWI commissies in het leven te roepen die de raad adviseren. In deze commissies kunnen ook niet-raadsleden zitting hebben.
2
De bepalingen in de regeling met betrekking tot de facilitering en vergoedingen van de (leden van de) centrale cliëntenraad zijn eveneens van toepassing op de (leden van een) commissie.
Artikel
14
Facilitering
1
De CWI draagt er zorg voor dat de raden in de vorm van een ambtelijk secretaris adequaat worden ondersteund.
2
De CWI zorgt voor een vergaderaccomodatie en daarbij behorende aanvullende voorzieningen.
3
De ambtelijk secretaris treedt op als intermediair tussen cliëntenraad en CWI. Verzoeken om informatie, signalen, antwoorden op vragen, voorstellen, adviezen e.d. lopen via de ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris bewaakt de afhandeling ervan.
4
Jaarlijks voor 1 april maakt de centrale cliëntenraad, samen met de ambtelijk secretaris, een verslag van de werkzaamheden over het afgelopen jaar.
5
De CWI draagt er zorg voor dat de leden van de cliëntenraad scholing ontvangen teneinde hun taken te kunnen uitvoeren. Hiervoor wordt jaarlijks door de CWI-organisatie een budget beschikbaar gesteld.
Artikel
15
Vergoedingen
De leden van de cliëntenraden hebben recht op een door de CWI vast te stellen onkostenvergoeding en een vergoeding voor reis- en verblijfskosten. De regeling “Onkosten- en reiskostenvergoeding cliëntenraadsleden CWI” is opgenomen in bijlage 1 bij deze regeling.
Artikel
16
Waarborg tegen benadeling en geheimhoudingsverplichting
De CWI draagt er zorg voor dat klanten die deelnemen, deelnamen of deel gaan nemen aan het overleg, uit hoofde van hun deelname op geen enkele wijze worden benadeeld ten aanzien van hun aanspraken op diensten van de CWI en de bejegening door medewerkers van CWI.
De deelnemers gaan vertrouwelijk om met informatie waarvan is aangegeven dat deze vertrouwelijk is.
Artikel
17
Evaluatie
In het overleg tussen de Raad van bestuur CWI en de centrale cliëntenraad zullen de deelnemers aan het overleg jaarlijks evalueren of de gekozen opzet van de cliëntenparticipatie (nog) voldoet. Als er op basis van deze evaluatie reden is de regeling aan te passen, dan besluit de Raad van Bestuur CWI hiertoe na overleg met de centrale cliëntenraad.
Artikel
18
Bekendmaking
1
De CWI maakt deze regeling bekend bij zijn cliënten en de cliëntenorganisaties.
2
De CWI publiceert de onderhavige regeling voorts in de Staatscourant.
Artikel
19
Nadere regels, geschillen
1
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, respectievelijk sprake is van geschillen voortkomend uit de interpretatie van deze regeling wordt een en ander besproken door resp. voorgelegd aan de centrale cliëntenraad. Indien nodig worden geschillen geregeld in overleg tussen de Raad van Bestuur CWI en de centrale cliëntenraad.
2
Indien CWI voornemens is een wijziging in de regeling cliëntenparticipatie in het overleg met de centrale cliëntenraad in te brengen, zal CWI het betreffende voornemen ook aan de in de centrale cliëntenraad vertegenwoordigde organisaties ter advisering voorleggen.
3
Indien deze belangenorganisaties terzake van de regeling cliëntenparticipatie bij wijze van advies wijzigingsvoorstellen doen zal CWI - indien zij niet voornemens is het betreffende voorstel in het overleg met de cliëntenraden in te brengen - schriftelijk gemotiveerd aangeven waarom het advies niet gevolgd wordt.
Artikel
20
Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op de 2e dag na publicatie in de Staatscourant.
Zoetermeer
Centrale Organisatie Werk en Inkomen, R. deGrootvoorzitter Raad van Bestuur
Bijlage
1
: Regeling onkosten- en reiskostenvergoedingcliëntenraadsleden CWI
De CWI cliëntenraadsleden kiezen bij aanvang van hun lidmaatschap voor de vergoedingensystematiek die het best past bij hun individuele situatie. Deze keuze heeft vervolgens een looptijd van een jaar en kan niet tussentijds worden gewijzigd.
Vooruit te betalen maandelijkse forfaitair bedrag
CWI betaalt een vast bedrag op maandbasis ter dekking van alle kosten die uit hoofde van het lidmaatschap worden gemaakt. Naast dit vaste maandbedrag worden geen kosten op declaratiebasis vergoed. De vaste maandelijkse vergoeding is voor leden van de cliëntenraden vastgesteld op € 53,- per maand. Deze vergoeding is gebaseerd op de naar redelijkheid te verwachten kosten en bevat zowel een vergoeding voor reiskosten als voor overige onkosten. Onder overige onkosten worden in dit verband de volgende kostensoorten verstaan: portokosten, kopieerkosten, telefoonkosten, kosten van incidentele kinderopvang en kosten van kleine verbruikbare kantoorbenodigdheden.
De vergoeding wordt uitbetaald voor iedere maand dat een raadslid officieel zitting heeft in een raad. Betaling geschiedt voorafgaand aan de maand waarop de betaling betrekking heeft.
Onkostenvergoeding op totale declaratiebasis
In het geval dat een raadslid meer kosten verwacht te maken dan de vaste maandelijkse vergoeding kan deze persoon ervoor kiezen de onkosten op totale declaratiebasis door CWI te laten vergoeden. In deze vergoedingensystematiek komen werkelijk gemaakte kosten voor vergoeding in aanmerking wanneer voldaan is aan het aantoonbaarheidscriterium. Dit betekent dat voor alle kosten die bij de CWI ter vergoeding worden aangeboden sluitend bewijs in de vorm van facturen, kassabonnen, en dergelijke moet worden aangeleverd. Voor het indienen van declaraties moet gebruik gemaakt worden van de voorgeschreven declaratieformulieren. De raadsleden zijn in deze regeling zelf verantwoordelijk voor de aanlevering van deze bewijsstukken. Betaling geschiedt achteraf. In onderstaande tabel is per kostensoort gespecificeerd wat wordt vergoed en welke bewijsstukken moeten worden aangeleverd.
Kostensoort: Reiskosten
Vergoedingenspecificatie: Openbaar vervoer:
-
Werkelijke kosten OV 2e klasse.
-
€ 0,40 per strip.
Bewijsstukken: Overlegging vervoersbewijzen.
(in combinatie met voorgeschreven declaratieformulier).
Kostensoort: Reiskosten
Vergoedingenspecificatie: Eigen auto:
-
€ 0,28 per kilometer.
-
Parkeren, tunnels, poorten en tolpunten
Bewijsstukken: Declaratieformulier.
Overlegging facturen, bonnetjes (in combinatie met voorgeschreven declaratieformulier).
Kostensoort: Reiskosten
Vergoedingenspecificatie: Taxikosten:
- Vergoeding van werkelijke kosten aan raadsleden voor wie het reizen met het openbaar vervoer bezwaarlijk is (o.b.v. verklaring behandelend arts).
Bewijsstukken: Overlegging facturen, bonnetjes (in combinatie met voorgeschreven declaratieformulier).
Kostensoort: Portikosten
Vergoedingenspecificatie: Werkelijk gemaakte kosten blijkend uit specificatie.
Bewijsstukken: Overlegging facturen, bonnetjes (in combinatie met voorgeschreven declaratieformulier).
Kostensoort: Kopieerkosten
Vergoedingenspecificatie: Werkelijk gemaakte kosten blijkend uit specificatie.
Bewijsstukken: Overlegging facturen, bonnetjes (in combinatie met voorgeschreven declaratieformulier).
Kostensoort: Telefoonkosten
Vergoedingenspecificatie: Vaste vergoeding per tijdseenheid (onderscheid in lokaal en interlokaal)
Bewijsstukken: Overlegging gespecificeerde factuur (in combinatie met voorgeschreven declaratieformulier).
Kostensoort: Kosten van incidentele kinderopvang
Vergoedingenspecificatie: Werkelijk gemaakte kosten doch maximaal € 3,40 per uur per kind met een maximum van € 34,- per dag per kind.
Bewijsstukken: Overlegging facturen, bonnetjes of kwitanties (in combinatie met voorgeschreven declaratieformulier met vermelding van data en tijdstippen)
Kostensoort: Kosten van kleine verbruikbare kantoorbenodigdheden.
Vergoedingenspecificatie: Vergoeding van kosten die uitsluitend zijn toe te rekenen aan het raadslidmaatschap (schrijfmaterialen, papier, geen niet verbruikbare kantoorbenodigdheden zoals perforators e.d.). Werkelijk gemaakte kosten blijkend uit specificatie.
Bewijsstukken: Overlegging facturen, bonnetjes (in combinatie met voorgeschreven declaratieformulier).
Achteraf alsnog vergoeding op declaratiebasis
In het uitzonderingsgeval dat een raadslid achteraf (na afloop van een jaar) constateert dat hij/zij meer kosten heeft gemaakt dan hij/zij uit de vaste vergoedingen heeft kunnen dekken kan het raadslid alsnog kiezen voor onkostenvergoeding op totale declaratiebasis. Het raadslid moet daartoe vóór 15 januari van het jaar volgend op dat waarin de onkosten zijn gemaakt niet slechts de meerkosten maar alle werkelijk gemaakte onkosten alsnog via de voorgeschreven declaratieformulieren indienen en alle bewijsstukken en specificaties overleggen. Voor een overzicht van de kosten die als onkosten worden aangemerkt en de benodigde bewijsstukken wordt verwezen naar bovenstaande tabel. Het cliëntenraadslid is in dit verband zelf verantwoordelijk voor het bijhouden en aanhouden van een correcte en sluitende boekhouding. De maandelijkse forfaitair betaalde vergoeding wordt in dit geval als een voorschot op de declaraties gezien en als zodanig verwerkt.