Beheersregels documentaire informatievoorziening LNV 2003

1

De directeur is verantwoordelijk voor de documentaire informatievoorziening van zijn organisatieonderdeel met inachtneming van de richtlijnen die worden vastgesteld ter uitwerking van dit besluit of vanwege de minister.

2

De directeur draagt zorg voor voldoende en deskundig personeel, geschikte opslagruimte en voldoende budget om deze verantwoordelijkheid na te komen.

3

De Beheersregels zijn onverkort van toepassing op tijdelijke organen die onder de archiefzorg van de minister vallen.

4

De reikwijdte van de archiefzorg en de verdeling van de beheersverantwoordelijkheid worden vastgelegd in de ‘Reikwijdte archiefzorg LNV en verkaveling van het beheer’. Deze worden vastgesteld en gewijzigd door de directeur IFA namens de minister. Organisatieveranderingen die relevant zijn voor het overzicht worden doorgegeven aan de directeur IFA.

1

De directeur is verantwoordelijk voor de registratie van archiefbescheiden en de tijdige afdoening van ingekomen post. Hiertoe is een documentbehandelingsplan aanwezig.

2

Registratie is verplicht en vindt plaats in het op concernniveau beschikbaar gestelde systeem of in een bedrijfssysteem.

1

De directeur draagt zorg voor een overzichtelijke, veilige en deugdelijke opslag van de archiefbescheiden. Hiertoe is een overzicht van de opgeslagen bestanden aanwezig en worden de archiefruimten getoetst aan de wettelijke eisen.

2

Oudere bestanden kunnen opgeslagen worden bij de Centrale Archiefselectiedienst (CAS), mits ze voldoen aan de acceptatiecriteria.

3

Calamiteitenplannen dienen bepalingen te bevatten omtrent archiefbescheiden.

1

De directeur is verantwoordelijk voor het onderhoud van de selectielijsten, dat wordt gerealiseerd onder coördinatie van de directeur IFA.

2

De directeur IFA stelt de selectielijsten vast namens de minister.

1

De directeur draagt zorg voor de vernietiging van archiefbescheiden waarvan de vernietigingstermijn verstreken is.

2

De directeur draagt zorg voor overbrenging aan de Rijksarchiefdienst van archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen.

3

Vernietiging en overbrenging gebeuren namens de minister.

1

De directeur is bevoegd tot substitutie van archiefbescheiden namens de minister.

2

Substitutie van bestanden met cultuurhistorische waarde vereist tevens een incidentele machtiging van de Minister van OCW.

1

Van de handelingen zoals beschreven in artikelen 10, 11 en 12 wordt een verklaring opgesteld.

2

Na overbrenging, vervreemding of substitutie met machtiging wordt een afschrift van de verklaring gestuurd aan de directeur IFA.

1

Bij organisatieveranderingen worden voorzieningen getroffen omtrent de verantwoordelijkheid voor en het beheer van de archiefbescheiden. De voorzieningen komen tot stand in overleg met de directeur IFA.

2

Wanneer een departementsonderdeel extern verzelfstandigd wordt of overgaat naar een ander departement, leggen de verantwoordelijke directeuren afspraken vast over de zorg en het beheer van de archiefbescheiden. Bestanden onder de zorg van LNV kunnen worden uitgeleend, maar blijven ook dan onderworpen aan de Beheersregels LNV. De afspraken komen tot stand in overleg met de directie IFA.

3

De directeur IFA kan namens de minister aan extern verzelfstandigde departementsonderdelen nadere instructies geven omtrent het beheer van archiefbescheiden die vallen onder de zorg van de minister.

4

Wanneer een departementsonderdeel wordt opgeheven zonder taakopvolger, dan gaat de beheersverantwoordelijkheid voor de archiefbescheiden over op de directeur IFA.

5

Bij de instelling of opheffing van zelfstandige bestuursorganen of rechtspersonen met een wettelijke taak die taken uitvoeren namens de minister, maakt de inhoudelijk meest betrokken directeur afspraken omtrent een adequaat beheer van de archiefbescheiden. De afspraken komen tot stand in overleg met de directie IFA.

1

De directeur zorgt voor regelmatige toetsing van het beheer van de archiefbescheiden aan de Beheersregels en aan de nadere voorschriften van de directie IFA.

2

De directeur rapporteert over de documentaire informatievoorziening via de planning- en controlcyclus. Mede op basis van deze rapportages zorgt de directeur IFA voor de jaarlijkse departementale ‘in control’-verklaring ten aanzien van de documentaire informatievoorziening.

1

De directeur IFA is namens de minister bevoegd tot het stellen van nadere voorschriften voor het beheer van archiefbescheiden.

2

Naast de bovengenoemde taken is de directeur IFA verantwoordelijk voor:

• a.

  Het toetsen van de kwaliteit van de DIV en het rapporteren daarover aan de Bestuursraad;

• b.

  Het coördineren van het onderhoud van selectielijsten en het ontwerpen van selectielijsten op nieuwe beleidsterreinen;

• c.

  Het opstellen van generieke modellen voor lokale DIV-instrumenten;

• d.

  Het beheren van raamovereenkomsten met betrekking tot de documentaire informatievoorziening;

• e.

  Het opstellen en bijhouden van een departementaal overzicht van overbrengingen en vervreemdingen;

• f.

  Het invullen van de jaarlijkse enquête van de Rijksarchiefinspectie;

• g.

  Het vertegenwoordigen van LNV op het gebied van de documentaire informatievoorziening in interdepartementaal verband.