Regeling bescherming persoonsgegevens in personeelsdossiers en Emplaza BZK

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, burgerlijke staat, burgerservicenummer, telefoonnummer en bank- en girorekeningnummer;

• b.

  een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;

• c.

  nationaliteit en geboorteplaats;

• d.

  naam, voorletters, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, bank– en girorekeningnummer van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige werknemers;

• e.

  gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;

• f.

  gegevens, niet zijnde uitslagen van psychologische testen of assessments, die in het kader van de sollicitatie van de medewerker zijn verstrekt;

• g.

  gegevens betreffende de functie, alsmede betreffende de aard, inhoud en beëindiging van het dienstverband;

• h.

  getroffen disciplinaire maatregelen;

• i.

  gegevens betreffende de werkervaring;

• j.

  gegevens, niet zijnde medische gegevens, die noodzakelijk zijn voor de administratie van de aanwezigheid van de medewerker op de plaats waar de arbeid wordt verricht en hun afwezigheid in verband met ziekte, verlof of arbeidsduurverkorting;

• k.

  gegevens die betrekking hebben op de arbeids(on)geschiktheid;

• l.

  gegevens die in het belang van de medewerker worden opgenomen en die redelijkerwijs noodzakelijk zijn met het oog op hun arbeidsomstandigheden;

• m.

  gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de medewerker, voor zover die noodzakelijk zijn met het oog op de op de medewerker van toepassing zijnde arbeidsvoorwaarden;

• n.

  gegevens betreffende personeelsbeoordelingen van de medewerker, verslagen van functioneringsgesprekken en andere gesprekken met de medewerker over de wijze waarop hij zijn werkzaamheden uitoefent en andere gegevens over de wijze waarop de medewerker zijn werkzaamheden uitoefent;

• o.

  schouwverslagen, alsmede andere gegevens, niet zijnde uitslagen van psychologische testen of assessments, die betrekking hebben op de loopbaanvorming van de medewerker;

• p.

  gegevens met betrekking tot nevenwerkzaamheden en lidmaatschap van commissies van de medewerker;

• q.

  gegevens omtrent het gebruik dat de medewerker van de IKAP-regeling maakt of heeft gemaakt;

• r.

  andere dan de onder a. tot en met q. bedoelde gegevens, waarvan de opneming wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wettelijk voorschrift.

De hierboven genoemde gegevens onder a t/m r alsmede:

• s.

  een foto van de medewerker;

• t.

  email-adres van de medewerker;

• u.

  ingevulde schouwformulieren en ingevulde formulieren t.b.v. functioneringsgesprekken.

• –

  de Departementale auditdienst;

• –

  de, op voordracht van de President van de Algemene Rekenkamer, door de verantwoordelijke aangewezen medewerkers van die instantie, die blijkens haar opdracht is belast met de controle op de personele uitgaven van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

• –

  het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen

• –

  de Stichting Pensioenfonds ABP

• –

  de Belastingdienst

• –

  de Nationale ombudsman

• –

  de Bedrijfsgeneeskundige dienst

• –

  overige personen of instellingen aan wie uit hoofde van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens mogen worden verstrekt

Onder een personeelsdossier (P-dossier) wordt verstaan de eenheid waarin rechtmatig verkregen en opgestelde gegevens van een medewerker zijn vastgelegd. Het P-dossier geeft naast het inzicht in de afspraken die tussen Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de medewerker zijn gemaakt, ook het overzicht van de arbeidshistorie van de betrokken ambtenaar.

De indeling van de P-dossiers is zodanig gekozen dat het meest actuele besluit snel en goed te vinden is. Voorwaarde hiervoor is wel dat zo min mogelijk tabjes onder de rubrieken worden gebruikt. De rubrieken (hieronder aangeduid met de letters a t/m i) zelf worden wel van elkaar gescheiden door middel van tabstroken.

Binnen de rubrieken worden de stukken chronologisch geborgen van het oudste naar het jongste stuk.

De hieronder volgende indeling is voor wat betreft de rubrieken volledig. De opsomming van stukken en onderwerpen, die onder rubrieken worden genoemd, is echter niet limitatief.

In elk P-dossier komen in ieder geval de categorieën A (sollicitatie) en B (dienstverband) voor.

De overige categorieën kunnen voorkomen, maar dat is niet noodzakelijk.

Indeling van de P-dossiers

A. Sollicitatie

• –

  sollicitatieformulier/sollicitatiebrief

• –

  aanstellingskeuring

• –

  antecedentenonderzoek/vertrouwensonderzoek

• –

  persoonsformulier

• –

  formulier persoonsgegevens selectiegesprek

• –

  verklaring omtrent het gedrag

• –

  verificatie diensttijd

• –

  getuigschriften/diploma’s

B. Dienstverband

• –

  aanstellingsbrief

• –

  aanstellingsbesluit

• –

  wijziging dienstverband

• –

  salariswijziging

• –

  wijziging werktijd

• –

  art. 22a BBRA

• –

  overige toelagen/uitkeringen

• –

  art. 5, tweede lid BBRA

• –

  detachering

• –

  overplaatsing

• –

  functiewijziging

• –

  beëindiging dienstverband

• –

  overlijdensbericht

• –

  vergoeding na overlijden

• –

  vut

• –

  wachtgeld

C. Arbeids(on)geschiktheid

• –

  dienstongevallen

• –

  beschikking ABP

• –

  herplaatsing op medische gronden

D. Verlof

• –

  zwangerschapsverlof

• –

  ouderschapsverlof

• –

  buitengewoon verlof

• –

  uitbetaling verlofuren

• –

  studieverlof

E. Salarisinhouding

• –

  spaarloonregeling

• –

  loonbeslag

F. Onkostenvergoedingen

• –

  studiefaciliteiten/vergoeding

• –

  verhuiskostenvergoeding

• –

  pensionkostenvergoeding

• –

  reiskostenvergoeding woon–werkverkeer

• –

  representatiekostenvergoeding

• –

  brilvergoeding

• –

  vergoeding bedrijfshulpverlening

G. Disciplinaire Maatregelen

• –

  maatregelen

H. Nevenwerkzaamheden/Commissies

I. Overig

• –

  samenlevingscontract

• –

  ABP-aangelegenheden

• –

  in/uittreebericht

Gegevens met betrekking tot de personeelsbeoordeling, functioneringsgesprekken, de personeelsschouw en andere gesprekken met de medewerker over de wijze waarop hij zijn werkzaamheden uitoefent, worden opgenomen in een vertrouwelijk dossieronderdeel, speciaal bedoeld voor de gegevens genoemd in artikel 6, derde lid van de Regeling bescherming persoonsgegevens in personeelsdossiers en Emplaza.

Vernietiging van P-dossiers of bescheiden daaruit vindt plaats overeenkomstig het bepaalde in het Basisselectiedocument Overheidspersoneel, Deelbeleidsterrein Arbeidsvoorwaarden Rijkspersoneel, BSD, april 2000.