Besluit:
In deze regeling wordt verstaan onder:
minister: de Minister van Verkeer en Waterstaat;
stichting: de Stichting Centrum Regelgeving en Onderzoek in de Grond-, Water- en Wegenbouw en de Verkeerstechniek;
bestuur: het bestuur van de stichting.
De minister verleent subsidie aan de stichting voor kosten van:
werkzaamheden op het gebied van het formuleren, voorbereiden en begeleiden van onderzoeksprojecten en het verzorgen van kennisoverdracht door middel van in ieder geval publicaties, cursussen, presentaties, symposia en studiebijeenkomsten;
het formuleren, voorbereiden en begeleiden van gemeenschappelijke onderzoeksprojecten van de in de stichting samenwerkende instellingen.
Het bestuur dient uiterlijk 1 november voorafgaand aan het kalenderjaar waarop de aanvraag betrekking heeft bij de Minister een aanvraag voor verlening van subsidie in, omvattende een aanduiding van het bedrag en het jaar waarvoor subsidie wordt gevraagd en een begroting met toelichting.
De minister beslist op de aanvraag voor subsidieverlening uiterlijk 15 december voorafgaand aan het jaar waarop deze betrekking heeft.
De minister verleent op aanvraag van het bestuur drie maal een voorschot van maximaal 25% van het maximum toegekende subsidiebedrag per jaar: per 1 april, 1 juli en 1 oktober. De hoogte van een voorschot wordt bepaald aan de hand van de bij de aanvraag voor subsidieverlening gevoegde begroting.
De in het eerste lid bedoelde, uiterlijk twee weken voor aanvang van de desbetreffende voorschotperiode in te dienen aanvraag, geschiedt door middel van een factuur van de stichting waarin het voor de desbetreffende periode gevraagde voorschotbedrag is opgevoerd. Deze factuur vermeldt eveneens datum en nummer van de beschikking tot subsidieverlening.
Het bestuur dient jaarlijks uiterlijk 1 juni een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in, voorzien van een gespecificeerde factuur alsmede een financiële verantwoording over het desbetreffende kalenderjaar waarin een opgave is opgenomen van de daadwerkelijke realisatie ten opzichte van de begroting. Tevens wordt overgelegd een jaarverslag omtrent de activiteiten van de stichting.
De in het eerste lid genoemde financiële verantwoording is voorzien van een goedkeurende verklaring van een accountant of een Accountant-Administratieconsulent als bedoeld in artikel 2:393, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek, volgens het als bijlage bij deze regeling gevoegde model, opgemaakt en gecontroleerd op basis van toepassing van het als bijlage bij deze regeling opgenomen controleprotocol.
Binnen acht weken nadat het bestuur de verantwoording, bedoeld in artikel 6, heeft overgelegd, wordt het bedrag van de subsidie vastgesteld.
Indien het vastgestelde subsidiebedrag hoger is dan hetgeen reeds aan voorschot is betaald, wordt het meerdere binnen vier weken na de dag waarop de subsidievaststelling is bekendgemaakt, uitbetaald.
Indien het vastgestelde subsidiebedrag lager is dan hetgeen reeds aan voorschot is uitbetaald, wordt het teveel betaalde in mindering gebracht op de subsidie die voor het volgende kalenderjaar wordt verleend. Indien dit niet mogelijk is, dient het bestuur het teveel betaalde binnen vier weken na de vaststelling van de subsidie te restitueren.
Het bestuur doet onverwijld schriftelijk mededeling aan de minister van alle omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de subsidie en de rechtmatige en doelmatige aanwending daarvan.
Het bestuur verleent medewerking aan een onderzoek naar de rechtmatige en doelmatige aanwending van de ontvangen subsidiegelden, verricht namens of in opdracht van de minister of door de Algemene Rekenkamer.
Het bestuur zal hiertoe desverlangd alle inlichtingen verschaffen en boeken en bescheiden overleggen dan wel daarin inzage geven en desverlangd kopieën verstrekken.
In afwijking van de artikelen 3 en 4, wordt de aanvraag voor subsidieverlening over het jaar 2004 zo spoedig mogelijk na inwerkingtreding van deze regeling ingediend en beslist de minister daarop zo spoedig mogelijk.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en vervalt met ingang van 1 januari 2009.
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling subsidiëring Stichting CROW 2004–2008.
Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.
MODELVERKLARING
Aan:
de ......................... van Rijkswaterstaat
T.a.v. [naam behandelende afdeling]
Postbus [nummer]
[postcode] [plaats]
Wij hebben de door ons gewaarmerkte verantwoording van de Stichting CROW, [datum] [kenmerk] over het kalenderjaar 20.. gecontroleerd.
Ons in dat kader uitgevoerde onderzoek is uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlegrondslagen en met inachtneming van hetgeen is vermeld in het ‘CONTROLEPROTOCOL Stichting CROW 2004–2008’.
Volgens de richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen in de financiële verantwoording. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving die bij het opmaken van de financiële verantwoording zijn toegepast. Voorts is aanvullend specifieke aandacht besteed aan de in vorenbedoelde beschikking aangegeven aspecten.
Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.
Bevindingen en kwantitatieve gegevens (indien van toepassing)
Oordeel
Wij zijn van oordeel dat deze financiële verantwoording voldoet aan de daaraan te stellen eisen, onder meer vastgelegd in de beschikking .............................. de dato ...............
Deze verklaring wordt afgegeven ten behoeve van ..............................
(plaats, datum)
(ondertekening)
CONTROLEPROTOCOL Stichting CROW
Dit controleprotocol heeft betrekking op accountantscontrole van de door de Stichting aan de Minister van Verkeer en Waterstaat over te leggen verantwoording van de aanwending van de aan deze Stichting door het Ministerie van Verkeer en Waterstaat verleende subsidie(s) in het kader van de Regeling subsidiëring CROW 2004–2008 (Stcrt. xxx, 2003).
De volgende regelgeving en begrippen zijn van toepassing:
de Regeling: Regeling subsidiëring CROW 2004–2008
de beschikking: de beschikking van de Minister van Verkeer en Waterstaat houdende subsidieverlening en/of -vaststelling op grond van de Regeling;
Stichting: Stichting CROW
de verantwoording als bedoeld in de Regeling;
de derde-accountant: de accountant of Accountant-Administratieconsulent van de Stichting;
alle overige correspondentie tussen de Minister van Verkeer en Waterstaat en de Stichting, voorafgaand aan en volgend op de beschikking.
De controle door de derde-accountant van de verantwoording van de Stichting heeft tot doel duidelijk aan te geven of en zo ja, in hoeverre deze voldoet aan de eisen die de beschikking en de Regeling daaraan stellen.
Bij de uitvoering van de controle geldt een algemene tolerantie die gebruikelijk wordt gehanteerd bij de controle van de jaarrekening.
De controle dient zowel de getrouwheid van de verantwoording van de declaraties/afrekening(en) alsmede de rechtmatige besteding van de ter beschikking gestelde middelen te omvatten.
Van de derde-accountant wordt derhalve verwacht dat hij niet alleen de getrouwheid van de verantwoording van de declaraties/afrekening(en) controleert maar dat hij ook de naleving van de subsidievoorwaarden toetst. Dit betekent dat bijvoorbeeld nagegaan dient te worden of uitsluitend subsidiabele kosten worden verantwoord (zie o.m. artikel 2 van de Regeling) en of de gelden zijn aangewend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt. Tevens dient nagegaan te worden of de in rekening gebrachte contraprestaties daadwerkelijk zijn geleverd.
Bij de controle geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden, voorzover van invloed op de ontvangen subsidie, met een belang individueel of in totaal groter dan 1% van het subsidiebedrag dienen te worden gerapporteerd.
Er kan door de accountantsdienst van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat of door haar aangewezen accountants een review worden uitgevoerd bij de fungerende derde-accountant ter toetsing van de naleving van het controleprotocol.
In de rapportering moeten in ieder geval tot uitdrukking komen de conclusie met betrekking tot de rechtmatigheid, de mededeling dat de kosten passen binnen de omschrijving van de activiteit, de mededeling dat de subsidie is besteed aan de activiteit en vermelding van bedragen en kwantitatieve gegevens.