Besluit instelling Commissie toezicht bescherming persoonsgegevens OCW-veld

1

Er is een commissie toezicht bescherming persoonsgegevens OCW-veld.

2

De commissie heeft tot taak:

• a.

  Het aan de plaatsvervangend secretaris-generaal uitbrengen van een oordeel over de wijze waarop invulling is gegeven aan het beleid dat ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens door het ministerie en de IB-Groep is ontwikkeld.

• b.

  Het aan de plaatsvervangend secretaris-generaal uitbrengen van een oordeel over de administratief-organisatorische en technische maatregelen die ter waarborging van de (geautomatiseerde) gegevensverwerking zijn getroffen.

• c.

  Het aan de plaatsvervangend secretaris-generaal uitbrengen van een oordeel over de uitvoering van het beleid met betrekking tot privacy-audits, met name wat betreft de keuze van de objecten, het onderzoekprogramma, de rapportages en de realisatie door de organisatie van de daarin opgenomen aanbevelingen.

• d.

  Het na overleg met de betrokken functionaris voor de gegevensbescherming en na toestemming van de plaatsvervangend secretaris-generaal zelfstandig opdracht geven tot het uitvoeren van audits naast hetgeen reeds in opdracht van de functionaris voor de gegevensbescherming van het ministerie of de IB-Groep geschiedt.

• e.

  Het op verzoek of op eigen initiatief uitbrengen van advies aan de plaatsvervangend secretaris-generaal met betrekking tot de beleidsuitvoering ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens.

• f.

  Het onderhouden van relevante contacten met externe organen, waaronder het College bescherming persoonsgegevens.

• g.

  Het opstellen van een jaarverslag over de werkzaamheden en bevindingen van de commissie.

1

De leden van de commissie hebben toegang tot alle verwerkingen van persoonsgegevens van het ministerie en van de IB-Groep, voorzover dat voor de vervulling van haar taak nodig is. Dit houdt mede in het betreden van ruimten bij de verantwoordelijke, waar de verwerking of onderdelen daarvan zich bevinden.

2

De verantwoordelijke en de onder hem werkzame personen verstrekken de commissie alle inlichtingen die zij voor haar taak nodig heeft.

1

De commissie bestaat uit een voorzitter en vier andere leden, die na advies van de besturenorganisaties van het bijzonder onderwijs, de centrales vertegenwoordigd in het Georganiseerd Overleg, de Vereniging van hogescholen HBO-raad, de Vereniging Nederlandse Universiteiten (VSNU) en de Raad voor Cultuur, worden benoemd.

2

De leden worden voor ten hoogste vier jaar benoemd door de plaatsvervangend secretaris-generaal.

3

De functionarissen voor de gegevensbescherming van het ministerie en van de IB-Groep nemen aan de vergaderingen van de commissie deel als waarnemer.

4

Op voordracht van de commissie benoemt de plaatsvervangend secretaris-generaal één der leden tot voorzitter. De plaatsvervangend secretaris-generaal vraagt de commissie advies, alvorens tot benoeming over te gaan.

5

In verband met de taken, bedoeld in artikel 2, zal de commissie zijn samengesteld uit personen die expertise bezitten op één of meer van de volgende terreinen:

• –

  informatiebeveiliging;

• –

  juridische aangelegenheden;

• –

  sturing en beheersing van en toezicht op organisaties;

• –

  accountancy.

1

De commissie wordt bijgestaan door een secretaris. De secretaris is geen lid van de commissie.

2

De plaatsvervangend secretaris-generaal wijst de secretaris aan na overleg met de voorzitter.

3

De plaatsvervangend secretaris-generaal draagt zorg voor adequate ondersteuning van de secretaris.

4

De secretaris is voor zijn werkzaamheden voor de commissie uitsluitend verantwoording schuldig aan de voorzitter van de commissie.

1

De commissie stelt haar eigen werkwijze vast.

2

De commissie kan zich door andere personen doen bijstaan voorzover dat voor de vervulling van haar taak nodig is, onder wie – op persoonlijke titel – ambtelijke deskundigen.

3

De commissie stemt de uitvoering van haar taken af met de functionaris voor de gegevensbescherming van het ministerie en de functionaris voor de gegevensbescherming van de IB-Groep.

1

De commissie biedt de plaatsvervangend secretaris-generaal jaarlijks voor 1 mei een jaarverslag aan waarin verslag wordt gedaan over de activiteiten van het voorafgaande jaar.

2

Het jaarverslag van de commissie wordt tevens ter kennis gebracht van de functionarissen voor de gegevensbescherming van het ministerie en de IB-Groep, en van het College bescherming persoonsgegevens.

3

Het jaarverslag wordt ter inzage gelegd ten kantore van de hoofdvestiging van het ministerie en gepubliceerd op de Internetsite van het ministerie.

1

De commissie neemt geheimhouding in acht ten aanzien van alle informatie die in het kader van dit besluit bekend wordt en waarvan het karakter als vertrouwelijk is aan te merken.

2

De commissie zorgt ervoor dat door een ieder die betrokken is bij de werkzaamheden van de commissie, geheimhouding in acht wordt genomen ten aanzien van alle informatie die in het kader van dit besluit bekend wordt en waarvan het karakter als vertrouwelijk is aan te merken.