Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 9 februari 2004, AGSZW/JABO/2004/7666, houdende de inrichting van het Agentschap SZW, alsmede doorverlening van vertegenwoordigingsbevoegdheden van de directeur van het Agentschap SZW

1

Het Agentschap SZW bestaat uit het Landelijk Bureau en de afdeling Operations.

2

De organisatie van het Agentschap SZW is ingericht volgens het overzicht in de bij deze regeling horende bijlage.

1

De Directeur Agentschap SZW is eindverantwoordelijk voor het Agentschap SZW.

2

De Directeur Agentschap SZW geeft leiding aan het Landelijk Bureau en de afdeling Operations.

1

Het Landelijk Bureau van het Agentschap SZW bestaat uit de stafafdelingen:

• c.

  Financiën & Algemene Zaken;

• d.

  Interne Controle/Operational Audit;

• e.

  Juridische Aangelegenheden en Beleidsondersteuning;

• f.

  Informatievoorziening & Automatisering; en

• g.

  Personeel & Organisatie.

2

Aan het hoofd van iedere stafafdeling staat een Manager.

1

De stafafdeling Financiën & Algemene Zaken bestaat uit de teams Financiële administratie, Planning & Control en Bedrijfsbureau.

2

De Manager van de stafafdeling Financiën & Algemene Zaken is in elk geval verantwoordelijk voor:

• a.

  een juiste en doelmatige uitvoering van de financiële en betalingsadministratie, alsmede het ontwikkelen en onderhouden van de daarvoor noodzakelijke systemen;

• b.

  de uitvoering van werkzaamheden die bijdragen aan een juiste en adequate uitvoering van de planning- en controlcyclus;

• c.

  de uitvoering van de cyclus van voorbereiding, uitvoering en rapportage over de begroting van het Agentschap SZW;

• d.

  de voorbereiding van declaraties bij de Europese Commissie;

• e.

  het verzorgen van periodieke financiële rapportages, managementinformatie en informatie naar opdrachtgevers;

• f.

  een adequate uitvoering van ondersteunende werkzaamheden, waaronder begrepen: archiefbeheer, beheer contracten en service level agreements op het terrein van inhuur derden, huisvesting, inrichting werkplek, kantoorbenodigdheden en geautomatiseerde administraties; en

• g.

  de advisering over de inrichting van de bedrijfsprocessen en administratieve organisatie.

1

De stafafdeling Interne Controle/Operational Audit is verantwoordelijk voor de controle op alle uitvoeringsaspecten van de regelingen die het Agentschap SZW uitvoert.

2

De Manager van de stafafdeling Interne Controle/Operational Audit is in elk geval verantwoordelijk voor:

• a.

  het vooraf formuleren van de eisen waaraan de beheersstructuur van aanvragende instanties dient te voldoen;

• b.

  het uitvoeren van controle op de controle- en beheersstructuur voor de beleidsgelden en op de einddeclaraties;

• c.

  het uitvoeren van tweedelijnscontroles op de einddeclaraties van projecten; en

• d.

  het uitvoeren of laten uitvoeren van bijzondere onderzoeken in geval van vermoedens van onregelmatigheden en fraude.

• e.

  het vooraf formuleren van eisen voor een adequaat systeem van controle en toezicht op regelingen die voor opdrachtgevers worden uitgevoerd;

• f.

  het opleveren van informatie voor het doen van de meldingen in het kader van de Verordening (EG) van 11 juli 1994, nr. 1681/94;

• g.

  het opstellen van managementinformatie over de uitkomsten van controles;

• h.

  het adviseren van de Directeur Agentschap SZW over te nemen acties ter voorbereiding op en naar aanleiding van controles; en

• i.

  het uitvoeren of laten uitvoeren van controle op de jaarrekening van het Agentschap SZW, alsmede op de relevante rapportages ten behoeve van andere Directies van het Ministerie.

1

De stafafdeling Juridische Aangelegenheden en Beleidsondersteuning bestaat uit de teams Juridische Aangelegenheden, Beleidsondersteuning en Communicatie.

2

De Manager van de stafafdeling Juridische Aangelegenheden en Beleidsondersteuning is in elk geval verantwoordelijk voor:

• a.

  de toetsing van door opdrachtgevers ontwikkelde regelgeving op uitvoeringsaspecten;

• b.

  de ontwikkeling en toetsing van modellen voor aanvragen, rapportages, declaraties en beschikkingen;

• c.

  de behandeling van klachten, bezwaar-, beroep- en hoger beroepschriften, inclusief de vertegenwoordiging van het Agentschap SZW in administratiefrechtelijke procedures;

• d.

  de voorbereiding en het formuleren van beleidsuitgangspunten;

• e.

  het verstrekken van informatie en voorlichting aan de aanvragende instanties, uitvoerders van projecten en andere organisaties over de regelgeving;

• f.

  het adviseren en ondersteunen van de afdeling Operations bij juridische en beleidsmatige aangelegenheden;

• g.

  het bewaken van bestuurlijke en wetgevingsgerelateerde aangelegenheden; en

• h.

  de vormgeving en implementatie van een kennismanagementsysteem.

1

Er is een afdeling Operations.

2

Aan het hoofd van de afdeling Operations staat een Manager.

3

De afdeling Operations bestaat in elk geval uit 3 Service Units.

4

Een Service Unit bestaat uit 1 of meerdere teams. Aan het hoofd van ieder team staat een Teamleider.

1

De Manager Operations is in elk geval verantwoordelijk voor de rechtmatige uitvoering van alle regelingen die het Agentschap SZW in opdracht van de opdrachtgevers uitvoert.

2

Tot de taken van de afdeling Operations behoort in elk geval:

• a.

  het beoordelen van projectaanvragen, -rapportages en -declaraties;

• b.

  het onderhouden van contacten met aanvragende instanties, inclusief het brengen van werkbezoeken aan onder meer uitvoerders van projecten;

• c.

  het adequaat voeren van de projecten-administraties en het bewaken van de voortgang van individuele projecten, onder meer aan de hand van tussentijdse rapportages;

• d.

  het opleveren van de informatie welke benodigd is voor het opstellen van einddeclaraties aan de Europese Unie;

• e.

  het opstellen van jaarlijkse offertes aan de opdrachtgevers; en

• f.

  het opleveren van de informatie welke benodigd is voor het opstellen van periodieke en financiële rapportages.

1

Er is een project Afwikkeling ESF 1994–1999.

2

Aan het hoofd van het project Afwikkeling ESF 1994–1999 staat een projectleider.

3

De Projectleider Afwikkeling ESF 1994–1999 ressorteert onder de Directeur Agentschap SZW en is verantwoordelijk voor de resterende activiteiten die voortvloeien uit de ESF-regelingen uit de programmaperiode 1994–1999.

4

Tot de taken van het project Afwikkeling ESF 1994–1999 behoort in elk geval:

• a.

  het beoordelen van projectaanvragen, -rapportages en -declaraties;

• b.

  het onderhouden van contacten met aanvragende instanties, inclusief het brengen van werkbezoeken aan onder meer uitvoerders van projecten;

• c.

  het adequaat voeren van de projecten-administraties en het bewaken van de voortgang van individuele projecten, onder meer aan de hand van tussentijdse rapportages; en

• d.

  het opleveren van de informatie voor de einddeclaratie over de onderhanden regelingen aan de Europese Unie.