Regeling van De Nederlandsche Bank N.V. van 23 februari 2004, houdende regels met het oog op een integere bedrijfsvoering door trustkantoren (Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren)

1

Het trustkantoor beschikt over een actueel procedurehandboek. Het procedurehandboek voorziet in:

• a.

  procedures omtrent de naleving van de bij of krachtens de wet, de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme en de Sanctiewet 1977 gestelde regels;

• b.

  een zodanige vastlegging van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bestuur en personeelsleden dat functiescheiding aanwezig is tussen functies met een uitvoerend en controlerend karakter;

• c.

  procedures met betrekking tot de omgang met en eisen aan personeelsleden in een integriteitsgevoelige functie;

• d.

  procedures met betrekking tot de omgang met incidenten;

• e.

  procedures met betrekking tot de interne controle, op basis waarvan kan worden vastgesteld dat het trustkantoor zijn activiteiten uitvoert in overeenstemming met het in de wet en deze regeling bepaalde en met hetgeen in het procedurehandboek met betrekking tot onderdeel a tot en met d is vastgelegd.

2

Het trustkantoor draagt ervoor zorg dat het procedurehandboek binnen de organisatie bekend is en wordt nageleefd.

3

Het trustkantoor beschikt over een actueel organisatieschema.

1

De procedures als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onderdeel c, waarborgen de betrouwbaarheid van een personeelslid dat het trustkantoor voornemens is in een integriteitsgevoelige functie te benoemen of te benoemen in een integriteitsgevoelige functie van een hoger niveau en verplichten het trustkantoor ten minste tot:

• a.

  het controleren van de identiteit van betrokkene;

• b.

  het controleren van de door betrokkene verstrekte gegevens en referenties op juistheid en volledigheid;

• c.

  het maken van een onderbouwde inschatting van de betrouwbaarheid van betrokkene en een beoordeling daarvan in relatie tot het bekleden van een integriteitsgevoelige functie op een gegeven niveau.

2

Het trustkantoor voert een zodanige administratie dat uit het dossier van een personeelslid dat is benoemd in een integriteitsgevoelige functie blijkt dat is voldaan aan het bepaalde in het eerste lid.

3

Het trustkantoor hanteert objectieve, kenbare criteria om een functie te kwalificeren als een functie die een wezenlijk risico bevat voor de integere bedrijfsvoering van het trustkantoor.

1

Het trustkantoor is verantwoordelijk voor de beoordeling van de betrouwbaarheid van degene die zich jegens het trustkantoor verbindt anders dan op grond van een arbeidsovereenkomst werkzaamheden in een integriteitsgevoelige functie te verrichten.

2

Het trustkantoor kan de beoordeling van de betrouwbaarheid overlaten aan de werkgever van betrokkene als bedoeld in het eerste lid onder de voorwaarde dat:

• a.

  het trustkantoor inzicht heeft in de administratieve en organisatorische procedures en maatregelen van de betrokken werkgever en heeft vastgesteld dat deze geen afbreuk doen aan de eigen administratieve en organisatorische procedures en maatregelen;

• b.

  het trustkantoor zich door middel van contractuele voorwaarden het recht voorbehoudt dat door of namens het trustkantoor een onderzoek wordt ingesteld naar de mate van naleving van de gedelegeerde werkzaamheden.

3

Het trustkantoor controleert onder alle omstandigheden zelf de identiteit van betrokkene als bedoeld in het eerste lid.

1

Het trustkantoor waaraan over een betrokkene inlichtingen omtrent de betrouwbaarheid worden gevraagd ten behoeve van een andere financiële instelling:

• a.

  verklaart schriftelijk dat hij geen aanleiding heeft om aan de betrouwbaarheid van betrokkene te twijfelen dan wel, indien daartoe aanleiding bestaat,

• b.

  verstrekt schriftelijk inlichtingen en wel zodanig dat de verzoekende financiële instelling zich voor de beoordeling van de betrouwbaarheid van betrokkene een juist en zo volledig mogelijk beeld kan vormen.

2

Onverminderd het bepaalde in het eerste lid onthoudt het trustkantoor zich van het doen van uitspraken of het afgeven van verklaringen aangaande de betrouwbaarheid van een (voormalig) personeelslid indien het trustkantoor weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat daarmee een onjuist beeld van betrokkene wordt gegeven.

1

De procedures als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onderdeel d, leggen ten minste de wijze van afhandeling van incidenten vast en verplichten tot een administratieve vastlegging van incidenten.

2

Het trustkantoor neemt naar aanleiding van een incident passende maatregelen.

3

Het trustkantoor informeert DNB onverwijld omtrent incidenten, indien:

• a.

  aangifte van een incident bij justitiële autoriteiten zal plaatsvinden of is gedaan;

• b.

  het voortbestaan van het trustkantoor wordt bedreigd of zou kunnen worden bedreigd;

• c.

  sprake is van een ernstige tekortkoming in de opzet en werking van de maatregelen ter bevordering of handhaving van een integere bedrijfsvoering door het trustkantoor;

• d.

  mede gelet op verwachte publiciteit rekening gehouden behoort te worden met een ernstige mate van reputatieschade aan het trustkantoor;

• e.

  de ernst, omvang of de overige omstandigheden van het incident in aanmerking genomen, DNB in verband met haar toezichtstaak redelijkerwijs geïnformeerd behoort te worden.

1

Het trustkantoor kent de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende van een doelvennootschap en beschikt over gegevens aan de hand waarvan is bepaald wie als uiteindelijk belanghebbende kwalificeert en aan de hand waarvan de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende is vastgesteld.

2

Indien een doelvennootschap geen uiteindelijk belanghebbende heeft, beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald.

3

Het trustkantoor verleent geen dienst voordat aan het eerste of tweede lid is voldaan.

1

Het trustkantoor heeft bij het verlenen van een dienst aan een doelvennootschap kennis van de herkomst van het vermogen van de doelvennootschap en legt de gegevens omtrent het onderzoek naar de herkomst van het vermogen vast.

2

Het trustkantoor beschikt over gegevens die ten grondslag liggen aan de herkomst en bestemming van middelen van de doelvennootschap en beoordeelt of hieraan integriteitsrisico's zijn verbonden.

1

Bij het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen door het trustkantoor, kent het trustkantoor de identiteit van de koper en van de natuurlijke persoon die een rechtstreeks of middellijk belang van ten minste vijfentwintig procent van het geplaatste aandelenkapitaal of een daarmee vergelijkbaar belang houdt in de koper, of rechtstreeks of middellijk ten minste vijfentwintig procent van de stemrechten of een daarmee vergelijkbare zeggenschap kan uitoefenen in de koper. Ook beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan is bepaald welke natuurlijke persoon dergelijk belang houdt of dergelijke zeggenschap kan uitoefenen en aan de hand waarvan de identiteit van deze natuurlijke persoon en van de koper is vastgesteld.

2

Indien bij het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen geen natuurlijke persoon als bedoeld in het eerste lid kan worden aangewezen, beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald.

3

Het trustkantoor heeft kennis van de herkomst van het vermogen van de koper en legt de gegevens omtrent het onderzoek naar de herkomst van het vermogen vast. Ook beoordeelt het trustkantoor of integriteitsrisico's aan de verkoop van rechtspersonen zijn verbonden.

4

Bij het bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen door het trustkantoor zijn het eerste en tweede lid van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de verkoper.

5

Het trustkantoor sluit geen overeenkomst ter zake van het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen, voordat met betrekking tot de cliënt aan het eerste en tweede lid is voldaan.

6

Bij het bemiddelen bij de verkoop van een rechtspersoon voldoet het trustkantoor met betrekking tot de wederpartij van de cliënt aan het eerste, tweede en vierde lid voordat het trustkantoor de overeenkomst tussen die partijen tot stand brengt.

1

Indien het trustkantoor optreedt als trustee van een trust, kent het trustkantoor de identiteit van de insteller van de trust en van de uiteindelijk belanghebbende bij de trust en beschikt over gegevens aan de hand waarvan is bepaald wie de insteller is en welke natuurlijke persoon als uiteindelijk belanghebbende kwalificeert. Ook beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan de identiteit van de insteller en van de uiteindelijk belanghebbende is vastgesteld.

2

Indien er geen uiteindelijk belanghebbende is, beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald.

3

Het trustkantoor heeft bij het verlenen van de in het eerste lid genoemde dienst kennis van de herkomst van het vermogen van de insteller van de trust en legt de gegevens omtrent het onderzoek naar de herkomst van het vermogen vast.

1

Het trustkantoor dat een dienst verleent als bedoeld in artikel 1, onderdeel d, subonderdeel 5°, van de wet:

• a.

  kent de identiteit van de cliënt en van de natuurlijke persoon die een rechtstreeks of middellijk belang van ten minste vijfentwintig procent van het geplaatste aandelenkapitaal of een daarmee vergelijkbaar belang houdt in de cliënt, of rechtstreeks of middellijk ten minste vijfentwintig procent van de stemrechten of een daarmee vergelijkbare zeggenschap kan uitoefenen in de cliënt en beschikt over gegevens aan de hand waarvan is bepaald wie een dergelijk belang houdt of dergelijke zeggenschap kan uitoefenen en aan de hand waarvan de identiteit van die natuurlijke persoon is vastgesteld; en

• b.

  heeft kennis van het doel van zijn dienstverlening, beoordeelt of aan die dienstverlening integriteitsrisico's zijn verbonden en legt zijn bevindingen schriftelijk vast.

2

Indien geen natuurlijke persoon als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, kan worden aangewezen, beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald.

3

Indien aan de vennootschap, bedoeld in artikel 1, onderdeel d, subonderdeel 5°, van de wet, middelen ter beschikking worden gesteld:

• a.

  beschikt het trustkantoor over gegevens die ten grondslag liggen aan de herkomst en bestemming van die middelen;

• b.

  kent het trustkantoor de identiteit van de persoon die ter zake het risico draagt;

• c.

  heeft het trustkantoor kennis van gestelde zekerheden;

• d.

  treft het trustkantoor adequate maatregelen om te waarborgen dat de vennootschap aan haar verplichtingen kan voldoen.

4

Het trustkantoor verleent geen dienst als bedoeld in artikel 1, onderdeel d, subonderdeel 5°, van de wet voordat aan het eerste, tweede en derde lid is voldaan.

1

Het trustkantoor beschikt over een cliëntacceptatiedossier voor iedere doelvennootschap, voor iedere cliënt en ter zake van iedere verkoop en bemiddeling bij de verkoop van een rechtspersoon en ter zake van iedere trust waarbij het trustkantoor als trustee optreedt. Een cliëntacceptatiedossier bevat tenminste de volgende bescheiden:

• a.

  de schriftelijke overeenkomsten tussen het trustkantoor en de doelvennootschap en andere overeenkomsten die het trustkantoor heeft gesloten ter zake van de door het trustkantoor geleverde diensten waarop het cliëntacceptatiedossier ziet;

• b.

  een overzicht van de door het trustkantoor geleverde diensten waarop het cliëntacceptatiedossier ziet en de gegevens genoemd in de artikelen 12, 13, eerste lid, 14, 15, 16 en 16a, eerste, tweede en derde lid, onderdelen b en c.

2

Het trustkantoor houdt het cliëntacceptatiedossier beschikbaar voor DNB.

3

Met inachtneming van toepasselijke wettelijke voorschriften wordt een cliëntacceptatiedossier ten minste vijf jaar na beëindiging van de dienstverlening bewaard.

4

Het eerste tot en met het derde lid zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van andere bij algemene maatregel van bestuur aangewezen diensten, als bedoeld in artikel 1, onderdeel d, onder 6°, van de wet.