Regeling van de Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 22 april 2004, Directie Arbeidsmarktbeleid Bijzondere Groepen, nr. ABG/ESM/04/28961, houdende vaststelling van regels met betrekking tot de besteding van aan Nederland toegewezen gelden uit het Europees Sociaal Fonds ter uitvoering van het communautaire initiatief EQUAL (Subsidieregeling ESF-EQUAL 2004)
Subsidieregeling ESF-EQUAL 2004
De Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,
Gezien de Beschikking van de Europese Commissie van 30 maart 2001, kenmerk C(2001)579 waarbij aan Nederland gelden uit het Europees Sociaal Fonds zijn toegewezen ter uitvoering van het communautaire initiatief EQUAL binnen de kaders, als vastgelegd in het terzake door de Commissie goedgekeurde programmadocument;
de minister: de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
b.
aanvrager: de rechtspersoon die het verzoek tot een voorbereidingssubsidie, of een projectsubsidie indient;
c.
begunstigde: de rechtspersoon waaraan krachtens deze regeling een voorbereidingssubsidie, of een projectsubsidie is verleend;
d.
project: een samenhangend geheel van activiteiten met betrekking tot een van de in artikel 3, eerste lid, genoemde thema’s;
e.
transnationaal project: een project ten aanzien waarvan de begunstigde een samenwerkingsverband is aangegaan met een ontwikkelingspartnerschap in een ander land die vergelijkbare activiteiten ontplooit welke worden gefinancierd in het kader van het communautair initiatief EQUAL;
f.
transnationale partner: het ontwikkelingspartnerschap, bedoeld in onderdeel e;
g.
aanmeldingstijdvak: een door de minister vastgesteld tijdvak als bedoeld in artikel 4, tweede lid, waarbinnen een aanvraag tot reservering van subsidiemiddelen en tot verlening van een voorbereidingssubsidie kan worden ingediend;
ESF-EQUAL-beleidskader: een door de minister vastgesteld beleidskader voor nieuwe subsidieaanvragen als bedoeld in artikel 4, tweede lid;
k.
ontwikkelingspartnerschap: een samenwerkingsverband dat de begunstigde ten behoeve van de voorbereiding en uitvoering van een voor subsidiëring in aanmerking te brengen project is aangegaan met medebelanghebbenden bij het project;
l.
asielzoeker: een vreemdeling die rechtmatig in Nederland verblijft, in de zin van artikel 8, onder f, van de Vreemdelingenwet 2000, en die in afwachting is van de verlening van een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd asiel;
De minister verstrekt, overeenkomstig deze regeling, subsidie aan rechtspersonen die een bijdrage leveren aan de uitvoering van het communautair initiatief EQUAL ter bestrijding van discriminatie en achterstandsposities op de arbeidsmarkt, ter integratie van toegelaten asielzoekers in maatschappij en beroepsleven, en ter scholing en activering van asielzoekers.
Voor subsidie komen uitsluitend in aanmerking transnationale projecten, passend binnen de in artikel 2 genoemde doelstellingen, met betrekking tot de volgende thema’s:
a.
verbeteren van de (her)intredemogelijkheden tot de arbeidsmarkt;
b.
bestrijden van racisme op de arbeidsmarkt;
c.
het scheppen van mogelijkheden om een bedrijf te starten;
d.
versterken van de sociale economie, in het bijzonder de maatschappelijke dienstverlening, waarbij de nadruk wordt gelegd op uitbreiding van het aantal arbeidsplaatsen en de verbetering van de kwaliteit daarvan;
e.
scholing, bevordering van combinatie werken en leren, en bevordering van integrerende manieren van werken;
f.
versterken van het vermogen van bedrijven en mensen om gebruik te maken van de informatietechnologie en andere nieuwe technologieën;
g.
combinatie van arbeid en zorg;
h.
verkleining van horizontale en verticale segregatie;
i.
asielzoekers.
2
Bij de uitvoering van een project worden medebelanghebbenden betrokken in een ontwikkelingspartnerschap.
3
Een project heeft een vernieuwend karakter en de beoogde resultaten daarvan zijn overdraagbaar en in brede zin toepasbaar.
4
Een project als bedoeld in het eerste lid, onder a tot en met g, en i heeft mede betrekking op de bevordering van gelijkheid tussen mannen en vrouwen.
Artikel
4
Aanmeldingstijdvak en beleidskader
1
Om voor subsidie in aanmerking te komen meldt de aanvrager de beoogde projecten met het oog op reservering van subsidiemiddelen en verlening van een voorbereidingssubsidie aan. Slechts na die reservering en verlening kunnen projectsubsidieaanvragen worden gedaan.
2
De mogelijkheid tot aanmelding bestaat slechts gedurende het door de minister vastgestelde aanmeldingstijdvak. Indien deze mogelijkheid wordt geopend, wordt hiervan vooraf door de minister in de Nederlandse Staatscourant mededeling gedaan. In een gelijktijdig door de minister vastgesteld en in de Nederlandse Staatscourant bekend gemaakt beleidskader worden de bedragen bekendgemaakt die ten hoogste voor de projecten met betrekking tot de in artikel 3, eerste lid, genoemde thema’s ter beschikking worden gesteld, en kunnen nadere eisen worden gesteld waaraan aanvragers en projecten moeten voldoen om voor subsidie in aanmerking te komen.
Artikel
5
De aanmelding van projecten
1
Aanmelding van projecten met het oog op reservering van subsidiemiddelen en verlening van voorbereidingssubsidie kan slechts plaatsvinden gedurende het krachtens artikel 4, tweede lid, door de minister vastgesteld aanmeldingstijdvak.
2
De aanmelding heeft steeds betrekking op één project. Voor de aanmelding wordt gebruik gemaakt van een formulier dat daartoe door de minister beschikbaar wordt gesteld.
3
Bij de aanmelding worden in ieder geval de volgende gegevens verstrekt:
a.
een beschrijving van de aard van het project dat voor subsidie in aanmerking wordt gebracht, de in het kader van dat project te ontplooien activiteiten, alsmede de met het project beoogde resultaten, waarbij wordt aangegeven op welk van de in artikel 3, eerste lid, genoemde thema’s het project betrekking heeft;
b.
een beschrijving van het probleem waarvoor het project een oplossing beoogt te bieden;
c.
een beschrijving van het innovatieve karakter van de voorgestane aanpak;
d.
een beschrijving van de beoogde administratieve organisatie voor de uitvoering van het project, alsmede een beschrijving op hoofdlijnen van de interne en externe controle van de administratie;
e.
een beschrijving van de aard van het beoogde ontwikkelingspartnerschap dat de aanvrager voornemens is aan te gaan, met vermelding van de medebelanghebbenden die voornemens zijn in dat ontwikkelingspartnerschap te participeren;
f.
een indicatieve begroting waarin voorbereidingskosten duidelijk worden onderscheiden van de projectkosten;
g.
een overzicht van de partijen die voornemens zijn aan de financiering van het project bij te dragen, met vermelding van de omvang van de te verwachten financiële bijdragen, onderscheiden naar de diverse partijen, alsmede een beschrijving van de voorwaarden waaraan de verkrijging van de financiële bijdragen verbonden is;
h.
een beschrijving op hoofdlijnen van de wijze waarop aan de resultaten van het project bekendheid wordt gegeven en van de wijze waarop die resultaten ingepast kunnen worden in het reguliere beleid.
4
Bij de aanmelding wordt door elk van de medebelanghebbenden die voornemens zijn in dat ontwikkelingspartnerschap te participeren een door de desbetreffende medebelanghebbende ondertekende verklaring overgelegd waaruit dat voornemen blijkt.
5
De minister kan van de aanvrager aanvullende gegevens verlangen, of inzage verlangen in de administratie van de aanvrager.
6
De aanvrager ontvangt uiterlijk 5 maanden na het sluiten van het aanmeldingstijdvak een beschikking of ten behoeve van het door hem aangemelde project subsidiemiddelen worden gereserveerd, en tot aan welk bedrag voorbereidingssubsidie met betrekking tot het project wordt verleend.
Artikel
6
Afwijzing van projecten en van voorbereidingssubsidie
De reservering van subsidiemiddelen en de voorbereidingssubsidie worden afgewezen indien naar het oordeel van de minister:
a.
het aangemelde project niet voldoet aan de bij en krachtens deze regeling gestelde eisen;
b.
onvoldoende aannemelijk is dat de cofinanciering afdoende zal kunnen plaatsvinden;
c.
medebelanghebbenden onvoldoende bij het opzetten en uitvoeren van het project zullen worden betrokken;
d.
onvoldoende zekerheid bestaat dat de administratie van de aanvrager aan de in artikel 14 gestelde eisen zal voldoen;
e.
het beoogde project onvoldoende vernieuwend is, onvoldoende bruikbare resultaten zal opleveren, of zich onvoldoende leent voor ruimere toepasbaarheid;
f.
het voor de desbetreffende projecten in het toepasselijke ESF-EQUAL-beleidskader aangegeven subsidieplafond wordt bereikt.
Artikel
7
Reservering van middelen en verlening van voorbereidingssubsidie
1
Indien naar aanleiding van de aanmelding van een project subsidiemiddelen worden gereserveerd en een voorbereidingssubsidie wordt toegekend, vermeldt de beschikking voor welk project deze geldt, en tot welk bedrag ten hoogste ESF-EQUAL-projectsubsidie zal kunnen worden aangevraagd.
2
In de beschikking wordt voorts het maximumbedrag bepaald dat als voorbereidingssubsidie aan de aanvrager wordt verleend voor de verdere ontwikkeling van het toegewezen project, en voor het opzetten van het bijbehorende ontwikkelingspartnerschap en de transnationale samenwerking. Dit bedrag bedraagt maximaal 5% van het krachtens de voorgaande leden voor het desbetreffende project gereserveerde bedrag aan ESF-EQUAL-projectsubsidie.
Artikel
8
De aanvraag van ESF-EQUAL-projectsubsidie
1
Degene aan wie voorbereidingssubsidie is verleend kan voor de uitvoering van het toegewezen project een projectsubsidieaanvraag bij de minister indienen.
2
De minister ontvangt uiterlijk vier maanden na de datum van verlening van de voorbereidingssubsidie de aanvraag.
3
De aanvraag heeft steeds betrekking op één project dat in hoofdzaak gericht is op één van de in artikel 3, eerste lid, genoemde thema’s en waarvan de looptijd uiterlijk 31 december 2007 eindigt. Voor de aanvraag wordt gebruikt gemaakt van een formulier dat daartoe door de minister beschikbaar wordt gesteld.
4
Bij de aanvraag worden in ieder geval de volgende gegevens verstrekt:
a.
een gedetailleerde uitwerking van de in het kader van het project te ontplooien activiteiten inclusief de planning daarvan;
b.
een postgewijze begroting en een financieringsplan;
c.
een gedetailleerde uitwerking van de administratieve organisatie voor de uitvoering van het project en van de wijze waarop de interne en externe controle van de administratie plaatsvindt;
d.
een beschrijving van de wijze waarop de zelf-evaluatie wordt uitgevoerd;
e.
een gedetailleerde uitwerking van het in artikel 5, derde lid, onder h, bedoelde activiteiten op het gebied van bekendmaking en inpassing in het reguliere beleid;
f.
een beschrijving van de wijze waarop de deelnemers worden betrokken bij de vormgeving van het project.
5
Indien de aanvrager voor de financiering van het te subsidiëren project middelen van derden inzet, geschiedt dit op basis van een schriftelijke overeenkomst met, dan wel schriftelijke toezegging van die derden. In de overeenkomst, dan wel schriftelijke toezegging wordt de bijdrage die door die derde wordt verschaft vastgelegd, alsmede de voorwaarden waaronder deze ter beschikking wordt gesteld. Een afschrift van de overeenkomst, dan wel van de schriftelijke toezegging wordt bij de subsidieaanvraag gevoegd.
6
De minister kan eisen dat de aanvrager een bankgarantie of een garantstelling door een publiekrechtelijke organisatie overlegt.
7
Bij de aanvraag wordt een afschrift gevoegd van de samenwerkingsovereenkomst die de aanvrager is aangegaan met medebelanghebbenden bij het project, waarin ieders bijdrage aan, en betrokkenheid bij, het project, alsmede ieders bevoegdheden bij de besluitvorming duidelijk zijn omschreven.
8
Bij de aanvraag wordt een afschrift gevoegd van een door aanvrager aangegane overeenkomst voor transnationale samenwerking overeenkomstig een door de minister beschikbaar gesteld model.
9
Op de aanvraag wordt uiterlijk 3 maanden na ontvangst beslist.
Artikel
9
Weigering van ESF-EQUAL-projectsubsidie
Een projectsubsidieaanvraag wordt afgewezen indien naar het oordeel van de minister:
a.
de bij de projectsubsidieaanvraag overgelegde gegevens strijdig zijn met de bij de aanmelding overgelegde gegevens;
b.
de aanvraag of het voor subsidie in aanmerking gebrachte project niet voldoet aan de bij en krachtens deze regeling gestelde eisen;
c.
onvoldoende zekerheid bestaat over de financiering van de totale noodzakelijkerwijs ten behoeve van de uitvoering van het project te maken kosten;
d.
de administratieve organisatie van het project niet voldoet aan de in artikel 14 terzake gestelde eisen;
e.
de kosten van het project niet in een redelijke verhouding staan tot de daarvan te verwachten resultaten;
f.
de medebelanghebbenden blijkens de in artikel 8, zevende lid, bedoelde overeenkomst, onvoldoende bij de uitvoering van het project zullen worden betrokken;
g.
het project reeds uit andere hoofde wordt gefinancierd ten laste van Europese subsidieprogramma’s.
Artikel
10
Verlening van ESF-EQUAL-projectsubsidie
1
De beschikking tot verlening van projectsubsidie betreft de projectactiviteiten, zoals vastgelegd in de bij de subsidieaanvraag gevoegde projectbeschrijving.
2
In de beschikking wordt het maximumbedrag vermeld dat aan ESF-EQUAL-projectsubsidie tegemoet kan worden gezien. Bij de bepaling van dit bedrag wordt uitgegaan van het totaal van de uitvoeringskosten en beheerkosten van het project, zoals door de aanvrager geraamd in zijn subsidieaanvraag, met dien verstande dat bepaalde, in de beschikking te vermelden, kostenposten buiten beschouwing kunnen worden gelaten dan wel op een lager bedrag kunnen worden vastgesteld, voorzover de desbetreffende uitgaven redelijkerwijs niet noodzakelijk geacht kunnen worden voor de uitvoering of het beheer van het project. Het maximumbedrag bedraagt ten hoogste het krachtens artikel 7, eerste lid, voor het desbetreffende project gereserveerde bedrag.
3
Aan de beschikking tot verlening van projectsubsidie kunnen nadere voorschriften worden verbonden, voorzover deze noodzakelijk zijn ter waarborging van een juiste uitvoering van het project dan wel het behoud van een goed inzicht in de voortgang van het project.
4
Aan de beschikking kunnen voorschriften worden verbonden, ertoe strekkende dat de begunstigde, en de medebelanghebbenden met wie hij het ontwikkelingspartnerschap is aangegaan, de resultaten van het project ook na afronding daarvan zullen benutten en uitdragen, dan wel mee zullen werken aan door de minister georganiseerde acties die daarop zijn gericht.
Artikel
11
Subsidiehoogte
De subsidie bedraagt 50% van de subsidiabele kosten, doch ten hoogste het in de beschikking tot verlening van ESF-EQUAL-voorbereidings- en ESF-EQUAL-projectsubsidie vermelde maximumbedrag. In geval de begunstigde krachtens een in artikel 8, vijfde lid, bedoelde overeenkomst of toezegging jegens derden terzake van de uitvoering van het gesubsidieerde project aanspraak heeft op betaling van een bedrag dat meer bedraagt dan 50% van de subsidiabele kosten, dan wel de begunstigde bij zijn aanvraag een schriftelijke toezegging heeft gedaan dat hij meer dan 50% van de subsidiabele kosten voor eigen rekening zal nemen, wordt de subsidie verlaagd met dit meerdere.
Artikel
12
Subsidiabele kosten
1
Uitsluitend kosten die door of op verzoek van de begunstigde of de medebelanghebbenden in het ontwikkelingspartnerschap daadwerkelijk zijn gemaakt, die te hunnen laste zijn gebleven en die voor de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het project noodzakelijk worden geacht, komen voor subsidiëring in aanmerking. Hierbij wordt verordening(EG)1685/2000 in acht genomen.
2
Als projectkosten blijven buiten beschouwing:
a.
kosten die ten behoeve van het project zijn gemaakt voor de datum waarop de voorbereidingssubsidie werd verleend;
b.
de kosten van inkomensvervangende betalingen of uitkeringen aan deelnemers, niet zijnde loonbetalingen;
c.
de loonkosten van werkervaringsplaatsen en dienstbetrekkingen welke zijn aangegaan of bekostigd in het kader van de Wet werk en bijstand;
d.
kosten van adviseurs, uitvoerders en onderuitvoerders die zijn bepaald als percentage van de totale kosten van het project, of als percentage van de te ontvangen subsidie.
3
Indien een project wordt uitgevoerd ten behoeve van wel en niet tot de doelgroepen behorende deelnemers, worden de kosten naar verhouding, en op grond van een controleerbare berekening, toegerekend aan de onderscheiden deelnemers.
Artikel
13
Bevoorschotting
1
De voorbereidingssubsidie wordt onmiddellijk bij de verlening als voorschot aan de aanvrager uitgekeerd.
2
Met betrekking tot de ESF-EQUAL-projectsubsidie zullen de voorschotbetalingen als volgt worden gedaan:
a.
een eerste voorschot, ten bedrage van 15% van het maximaal toegekende subsidiebedrag, wordt op aanvraag direct verstrekt nadat de uitvoering van het project waarvoor de subsidie werd verleend is aangevangen;
b.
verdere voorschotten, waarbij het eerste voorschot wordt aangevuld tot ten hoogste 80% van het maximaal toegekende subsidiebedrag, kunnen op aanvraag worden verstrekt voorzover de noodzaak daartoe is aangetoond.
3
De aanvraag voor verdere voorschotten wordt ingediend gelijktijdig met de jaarrapportage, bedoeld in artikel 15, eerste lid. Ingeval de uitvoering van het project in gevaar wordt gebracht indien met het verzoek tot verdere bevoorschotting wordt gewacht tot het moment waarop de jaarrapportage wordt ingeleverd, is een tussentijds verzoek om voorschot mogelijk. Bij dit verzoek wordt een tussentijdse rapportage overgelegd.
4
Alvorens een voorschot, als bedoeld in het tweede lid, onder b, of het derde lid, te verlenen, kan de minister van de aanvrager verlangen dat de jaarrapportage of tussentijdse rapportage wordt voorzien van een verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, overeenkomstig het in bijlage 1 van deze regeling opgenomen model. De verklaring van de accountant is gebaseerd op een controle die is uitgevoerd overeenkomstig het in bijlage 1 van deze regeling voorgeschreven controle- en accountantsprotocol. Een dergelijk voorschot wordt geheel of gedeeltelijk niet verleend indien de realisatie van het project achterblijft bij de planning van de in het kader van het project te ontplooien activiteiten, zoals aangegeven bij de subsidieaanvraag, of wanneer er twijfel is aan een correcte uitvoering van het project.
Artikel
14
Administratievoorschriften
1
De begunstigde draagt zorg voor een inzichtelijke en controleerbare administratie met betrekking tot de voorbereiding en uitvoering van het project en de in verband daarmee gedane uitgaven en verworven inkomsten. Deze administratie bestaat uit een deelnemersadministratie en een financiële administratie, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn vastgelegd en zijn te verifiëren met bewijsstukken.
2
De deelnemersadministratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde prestaties in termen van deelnemers en uren, en in termen van geleverde producten of diensten.
3
De financiële administratie geeft inzicht in de subsidiabele kosten, de inkomsten en de wijze waarop de inkomsten en uitgaven aan het project worden toegerekend.
4
De administratie is zodanig opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate tussentijdse rapportages, jaarrapportages en einddeclaratie.
5
De administratie biedt voldoende mogelijkheden voor een goede accountantscontrole op de juiste naleving van de subsidievoorwaarden.
6
De begunstigde draagt er zorg voor dat alle administratieve bescheiden welke betrekking hebben op het gesubsidieerde project bewaard blijven tot en met het jaar 2013.
7
De begunstigde zal aan door de minister dan wel door de Europese Commissie daartoe aangewezen personen desgevraagd inzage in of informatie uit deze administratie geven of doen geven. Tevens zal hij de voornoemde personen desgevraagd informatie verschaffen over de voortgang van het voor subsidie in aanmerking gebrachte project.
Artikel
15
Rapportage
1
De begunstigde dient ieder kalenderjaar, met uitzondering van kalenderjaar 2004, een jaarrapportage in, waarin per project wordt aangegeven in welke mate de beschikbare middelen, inclusief de ontvangen voorschotten, zijn besteed, en welke resultaten zijn gerealiseerd.
2
De rapportage wordt uiterlijk drie maanden na afloop van het desbetreffende kalenderjaar ingediend, onder gebruikmaking van een daartoe door de minister beschikbaar gesteld formulier.
3
Indien er tussentijds bijzondere omstandigheden optreden, die de voortgang van het project substantieel wijzigen of die anderszins belangrijke gevolgen kunnen hebben voor het recht op subsidie, doet de begunstigde hiervan onverwijld mededeling aan de minister. Wijzigingen in het projectplan of in de uitvoering daarvan, behoeven de toestemming van de minister.
Artikel
16
Publiciteit, evaluatie
1
De begunstigde informeert de door hem ingeschakelde uitvoerders en de deelnemers aan projecten dat zij deelnemen aan een door het Europees Sociaal Fonds gesubsidieerd project, en verleent medewerking aan door de minister georganiseerde publicitaire en voorlichtings-activiteiten gericht op de media, potentiële deelnemers en het grote publiek.
2
De begunstigde verleent alle medewerking aan de opstelling van evaluatierapporten met betrekking tot deze subsidieregeling, en draagt er zorg voor dat, indien het gesubsidieerde project niet in eigen beheer wordt uitgevoerd, de feitelijke uitvoerder van het project deze medewerking verleent.
3
De begunstigde verschaft aan het onderzoeksbureau dat de evaluatie uitvoert inzage in de deelnemersadministratie en doet op verzoek van het bureau opgave van de deelnemers.
Artikel
17
Einddeclaratie en subsidievaststelling
1
De begunstigde dient binnen 10 maanden na de datum waarop hem een voorbereidingssubsidie werd verleend een verzoek in om vaststelling van het bedrag aan voorbereidingssubsidie waarop aanspraak bestaat.
2
De begunstigde dient binnen 3 maanden na beëindiging van het project waarvoor een projectsubsidie werd verleend een verzoek in om vaststelling van het bedrag aan ESF-EQUAL-projectsubsidie.
3
Een verzoek als bedoeld in het eerste of tweede lid wordt ingediend onder gebruikmaking van een formulier dat door de minister beschikbaar wordt gesteld, en bevat een eindrapportage en een declaratie van de gemaakte subsidiabele kosten, als bedoeld in artikel 12.
4
De einddeclaratie is voorzien van een verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, overeenkomstig het in bijlage 1 van deze regeling opgenomen model. De verklaring van de accountant is gebaseerd op een controle die is uitgevoerd overeenkomstig het in bijlage 1 van deze regeling voorgeschreven controle- en accountantsprocotol.
5
De hoogte van het vastgestelde subsidiebedrag wordt uiterlijk vier maanden na de datum van indiening van het krachtens het eerste of tweede lid gedane verzoek door de minister schriftelijk medegedeeld aan de begunstigde.
Artikel
18
Intrekking van de beschikking tot verlening van projectsubsidie
1
Een beschikking tot verlening van projectsubsidie kan geheel of gedeeltelijk worden ingetrokken, en de op basis daarvan uitbetaalde bedragen kunnen worden teruggevorderd:
a.
indien de begunstigde bij zijn aanvraag onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, en de subsidie bij juiste of volledige informatie niet, dan wel tot een lager bedrag zou zijn toegekend,
b.
in geval het project wordt uitgevoerd in afwijking van de bij de aanvraag gevoegde projectbeschrijving,
c.
indien de doelstellingen van het project ten gevolge van nalatigheid van de begunstigde niet of slechts ten dele worden gerealiseerd, of
d.
indien de begunstigde een van de voorschriften, genoemd in artikelen 14, 15, 16 of 17 niet naleeft.
2
Intrekking en terugvordering krachtens het eerste lid, onder b, vindt niet plaats, indien de afwijking vooraf aan de minister is voorgelegd, en deze daarmee schriftelijk heeft ingestemd.
Artikel
19
Departementale projecten
Aanvragen tot bekostiging van projecten met ESF-middelen, ingediend vanuit enig departement of onderdeel daarvan, zullen door de minister worden beoordeeld in het kader van dezelfde procedure, en op basis van dezelfde beoordelingscriteria, als betrof het subsidie-aanvragen. De voorgaande artikelen zijn op die aanvragen van overeenkomstige toepassing.
Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en vervalt met ingang van 1 januari 2010.
2
In afwijking van het eerste lid, blijft de Subsidieregeling ESF-EQUAL 2004, zoals die luidt op 31 december 2009, van toepassing op de afwikkeling van de subsidie op grond van die regeling.
Artikel
22
Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling ESF-EQUAL 2004.
Deze regeling zal met de toelichting en bijlage 1 in de Staatscourant worden geplaatst.
Den Haag
De Staatssecretaris van Sociale Zaken en WerkgelegenheidM.Rutte
Dit controleprotocol geeft nadere aanwijzingen en een toelichting op de door de accountants uit te voeren controlewerkzaamheden in het kader van de activiteiten, die mede gefinancierd zijn uit het Europees Sociaal Fonds, Communautair Initiatief EQUAL (2001-2006). Dit controleprotocol is geen werkprogramma. Het gaat bij de accountantscontrole van een ESF-EQUAL subsidiedeclaratie primair om vast te stellen, in hoeverre de indiener van de declaratie de regeling heeft nageleefd. Dit aspect van de controle dient de accountant zelf op toerijkende wijze in zijn werkprogramma op te nemen. De accountant belast met de controle van de einddeclaratie (artikel 17 lid 4) een jaarrapportage of een tussentijdse rapportage (artikel 13 lid 4) dient zorg te dragen voor een op de situatie toegesneden werkprogramma, waarbij aan de specifieke AO-kenmerken van een project, alsmede aan de controletolerantie, voldoende aandacht wordt geschonken.
De wijze waarop het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) toezicht uitoefent op de uitvoering van ESF-projecten is beschreven in een controle- en toezichtsplan (Auditfilosofie). In dit plan worden de verantwoordelijkheden van de diverse partijen die bij de uitvoering van ESF-projecten zijn betrokken (waaronder de externe accountant) nader uitgewerkt.
1.2. Doel en reikwijdte van de accountantscontrole
In het kader van de controle op de uitvoering van de Subsidieregeling ESF-EQUAL 2004 dient de einddeclaratie voorzien te zijn van een verklaring van een accountant (artikel 17, lid 4). De einddeclaratie en de daarbij afgegeven accountantsverklaring zijn voor SZW de basis voor het vaststellen van de definitieve subsidie.
Op grond van artikel 13 lid 4 kan SZW ook verlangen dat een jaarrapportage of tussentijdse rapportage van een accountantsverklaring wordt voorzien. De jaarrapportage of tussentijdse rapportage en de daarbij afgegeven accountantsverklaring zijn voor SZW dan de basis voor het vaststellen van een voorschot.
Daar waar in de vorige alinea wordt gesproken over einddeclaratie/jaarrapportage/tussentijdse rapportage wordt bedoeld de einddeclaratie/jaarrapportage/tussentijdse rapportage op projectniveau.
De einddeclaratie/jaarrapportage/tussentijdse rapportage is een financiële verantwoording bij een subsidie-afrekening/voorschotverzoek bij zowel de vaststelling van een voorbereidingssubsidie als bij de vaststelling van een projectsubsidie. De uitkomst van de werkzaamheden van de accountant is derhalve een accountantsverklaring. Deze accountantsverklaring geeft zowel een oordeel over de juistheid van de einddeclaratie/jaarrapportage/tussentijdse rapportage, alsmede over de rechtmatigheid hiervan. Het is van essentieel belang dat de aard van de accountantsverklaring duidelijk is en dat de eventueel geconstateerde problemen goed worden weergegeven. De geconstateerde bevindingen worden door de accountant opgenomen in een rapport van bevindingen.
Voor de accountantsverklaring heeft SZW modellen ontwikkeld. Deze modellen zijn als bijlage bij dit protocol opgenomen.
1.3. Materialiteitseis en correcties
De controle dient dusdanig te worden opgezet, dat daarmee wordt voldaan aan de materialiteitseis van de Rijksoverheid. Dit houdt in, dat alle fouten groter dan 1 procent van het projectbedrag dienen te worden vastgesteld.
Uiteraard geldt voor de accountant het axiomatische voorbehoud.
Teneinde een goedkeurende verklaring af te kunnen geven is het noodzakelijk dat alle geconstateerde fouten in de einddeclaratie/jaarrapportage/tussentijdse rapportage worden gecorrigeerd.
Indien een correctie niet of niet afdoende wordt aangebracht dient dit tot uitdrukking te worden gebracht door middel van het verstrekken van een niet goedkeurende accountantsverklaring (afkeurende verklaring of verklaring met beperking). In het rapport van bevindingen dienen de geconstateerde, niet gecorrigeerde, fouten of voor de accountant niet controleerbare posten, nader te worden geanalyseerd en dienen de gevolgen voor de einddeclaratie/jaarrapportage/tussentijdse rapportage nader te worden gekwantificeerd.
1.4. OLAF-meldingen
De Europese regelgeving schrijft voor dat alle afwijkingen van de regelgeving groter dan € 4.000 gemeld moeten worden aan de Europese Commissie. Deze verplichte melding vindt plaats aan de zogenaamde fraude commissie van de Europese Commissie (OLAF).
2. Opdrachtbevestiging
SZW wenst zekerheid te verkrijgen dat de controlerend accountant tijdig op de hoogte is gesteld van de inhoud van dit controleprotocol. Bij de aanmelding en de indiening van de aanvraag van voorbereidingssubsidie dient een kopie van de opdrachtbevestiging of een andere schriftelijke mededeling, waarin de toepassing en naleving van dit controleprotocol door de controlerend accountant wordt bevestigd, aan SZW te worden gezonden.
De tekst van deze opdrachtbevestiging is opgenomen in bijlage A van dit controleprotocol.
SZW kan aan de beschikking tot verlening van projectsubsidie nadere voorschriften verbinden (artikel 10, lid 3), die in de accountantscontrole dienen te worden betrokken. Deze nadere voorschriften worden schriftelijk aan de aanvrager bekend gemaakt. De accountant dient schriftelijk te bevestigen van deze nadere voorschriften op de hoogte te zijn gesteld en deze bij de controle van de einddeclaratie/jaarrapportage/tussentijdse rapportage in aanmerking te zullen nemen.
De tekst van deze bevestiging is opgenomen in bijlage B van dit controleprotocol.
Zolang bovengenoemde stukken niet in het bezit zijn van SZW wordt de behandeling van verzoeken tot voorschotverlening van de aanvrager opgeschort.
3. Werkzaamheden van de accountant
3.1. Algemeen
De accountant maakt onderscheid tussen de volgende werkzaamheden:
•
werkzaamheden voorafgaand aan de uitvoering van het project (preventieve werkzaamheden);
•
interim controle;
•
eindcontrole.
3.2. Preventieve werkzaamheden
De preventieve werkzaamheden hebben betrekking op de situatie waarin de externe accountant reeds in een vroeg stadium, bijvoorbeeld in de voorbereidende fase, bij de totstandkoming van het verzoek om registratie respectievelijk de projectaanvraag, is betrokken.
In deze voorbereidende fase beoordeelt de accountant de voorgenomen administratieve organisatie en daarin vervatte maatregelen van interne controle (AO/IC) teneinde vast te stellen of deze voorgenomen AO/IC voldoet aan de in de regelgeving gestelde eisen om te kunnen komen tot een goedkeurende accountantsverklaring.
De uitkomsten van deze beoordeling worden schriftelijk aan de opdrachtgever gerapporteerd evenals de eventuele aanbevelingen die daarbij zijn gedaan. SZW ontvangt een afschrift van deze rapportage.
3.3. Interim controle
De interim controle heeft mede tot doel vast te stellen of de voorgestelde AO/IC daadwerkelijk bestaat en dat de werking daarvan gedurende de te controleren periode gewaarborgd is. Voorzover tijdens de preventieve werkzaamheden door de accountant aanbevelingen zijn gedaan met betrekking tot de AO/IC onderzoekt de accountant of deze aanbevelingen zijn opgevolgd.
De accountant rapporteert zijn bevindingen met betrekking tot het onderzoek naar de AO/IC in de vorm van een zogenaamde management letter. SZW ontvangt een afschrift van deze management letter, tegelijk met de jaarrapportage, zoals vermeld in artikel 15, lid 1.
SZW heeft geen standaard model ontwikkeld voor deze management letter, aangezien de opzet hiervoor over wordt gelaten aan de controlerende accountants. Wel dienen ten minste de volgende onderwerpen in de management letter behandeld te worden:
follow up aanbevelingen/bevindingen (n.a.v. preventieve werkzaamheden en/of interim controle).
• Aanbevelingen ter verbetering van de AO/IC.
Indien de AO/IC bij latere controles van tussentijdse declaraties onderwerp van onderzoek door de accountant is, worden de bevindingen naar aanleiding van deze controles eveneens door middel van een afschrift van de schriftelijke rapportage ter kennis van SZW gebracht.
3.4. Eindcontrole
3.4.1. Algemeen
Hetgeen in deze paragraaf wordt opgenomen met betrekking tot de eindcontrole, is eveneens van toepassing op de controle die door de accountant wordt verricht met betrekking tot een jaarrapportage en een tussentijdse rapportage, indien daarbij door SZW op grond van artikel 13 lid 4 een accountantsverklaring wordt verlangd.
Ter zake van de eindcontrole dient de accountant bij de uitvoering van de accountantscontrole op de einddeclaratie inzake ESF-EQUAL 2004 vast te stellen dat minimaal aan de onderstaande punten is voldaan. Hierbij wordt opgemerkt dat de naleving van de gehele subsidieregeling object van controle is.
3.4.2. Algemene voorwaarden
a.
Er is een beschikking van SZW op grond waarvan de einddeclaratie kan worden ingediend.
b.
De einddeclaratie is volledig en juist ingevuld.
c.
De einddeclaratie is rekenkundig juist.
d.
De einddeclaratie stemt overeen met de onderliggende administratie en overige bescheiden van de subsidieaanvrager en/of uitvoerders.
e.
Alle in de einddeclaratie verantwoorde uitgaven voldoen aan de in de Subsidieregeling ESF-EQUAL 2004 vermelde criteria.
3.4.3. Administratieve voorschriften
De accountant gaat na dat alle administratieve voorschriften zoals aangegeven in artikel 14, lid 1 tot en met 7, van de subsidieregeling ESF-EQUAL 2004 zijn nageleefd. De belangrijkste voorwaarde is het voeren van een administratie, die waarborgt dat de volgens de subsidieregeling te verstrekken gegevens op een ordelijke, transparante en controleerbare wijze geregistreerd worden.
3.4.4. Subsidiabele kosten
De accountant gaat na dat de in de einddeclaratie verantwoorde kosten juist en rechtmatig zijn. Hieraan is voldaan indien de accountant constateert dat:
a.
de in de einddeclaratie verantwoorde kosten naar hun aard passen binnen de aanvraag met bijbehorende begroting waarop de beschikking is ontvangen;
b.
de in de einddeclaratie verantwoorde kosten daadwerkelijk zijn gemaakt, voor de uitvoering van het project noodzakelijk zijn en ten laste van de aanvrager zijn gebleven (artikel 12, lid 1);
c.
de in de einddeclaratie verantwoorde kosten subsidiabel zijn overeenkomstig EG-verordening 1685/2000 artikel 12 lid 1);
d.
de in de einddeclaratie verantwoorde kosten geen kosten betreffen die niet subsidiabel zijn, zoals aangegeven in artikel 12, lid 2;
e.
de gemengde kosten (kosten voor zowel subsidiabele als niet-subsidiabele deelnemers) op een controleerbare en aanvaardbare wijze zijn toegerekend (artikel 12, lid 3).
3.4.5. Deelnemers
De kenmerken van de deelnemers dienen te voldoen aan de eisen die daaraan, ingevolge de maatregelen en prioriteiten, worden gesteld.
3.4.6. Financiering en overige ontvangsten
De financiering van de activiteiten dient aan de financiële administratie ontleend te kunnen worden. Deze financiering bestaat uit:
a.
ESF-subsidie, en voorzover van toepassing
b.
publiek rechtelijke bijdrage(n).
c.
privaatrechtelijke bijdragen, en/of
d.
overige ontvangsten, voorzover verband houdend met de uitvoering van het project
Ook de onder d genoemde overige ontvangsten dienen afzonderlijk uit de administratie te blijken. Deze ontvangsten dienen op het totaal van de in de subsidiegrondslag opgenomen kosten in mindering te worden gebracht, waarna over het saldo de subsidie kan worden berekend.
De accountant dient de financiering en overige ontvangsten op volledigheid te controleren.
3.4.7. Subsidieberekening
De accountant gaat na dat de berekening van de ESF-EQUAL 2004 subsidie:
a.
rekenkundig juist is;
b.
conform de subsidiegrondslag als opgenomen in artikel 11 is vastgesteld;
c.
niet meer bedraagt dan de subsidie zoals aangegeven in de beschikking.
3.4.8. Afronding en rapportage
Indien tijdens de accountantscontrole blijkt dat er fouten in de einddeclaratie voorkomen, dan dienen deze gecorrigeerd te worden. Bij het nalaten van de correctie van deze fouten kan de accountant geen goedkeurende accountantsverklaring afgeven. Dit is ook het geval indien bedragen niet voldoende controleerbaar zijn. Deze bedragen dienen eveneens uit de declaratie te worden verwijderd.
De accountant hanteert voor de weergave van de bevindingen van zijn controlewerkzaamheden het van toepassing zijnde model Accountantsverklaring zoals dit in bijlage C en D bij dit controleprotocol is opgenomen.
Naast de accountantsverklaring dient door de accountant in de volgende gevallen een rapport van bevindingen ten behoeve van SZW te worden opgesteld:
–
indien het oordeel van de accountant leidt tot een afkeurende accountantsverklaring;
–
indien sprake is van een goedkeurende verklaring met bevindingen die geen afbreuk doen aan de strekking van de verklaring. Deze conclusie dient op deugdelijke wijze in het rapport van bevindingen te worden onderbouwd.
Dit rapport van bevindingen dient gelijktijdig met de accountantsverklaring afgegeven en ingediend te worden bij SZW. SZW gebruikt dit rapport van bevindingen in het kader van de beoordeling van de uitgevoerde werkzaamheden alsmede de hierbij geconstateerde bevindingen. SZW heeft geen standaard model ontwikkeld voor dit rapport van bevindingen, aangezien de opzet hiervoor over wordt gelaten aan de controlerende accountants. Wel dienen ten minste de volgende onderwerpen in het rapport van bevindingen behandeld te worden:
• Beoordeling van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC).
• In het rapport van bevindingen dient per onderwerp in te worden gegaan op de uitgangspunten/berekeningsgrondslagen die de accountant bij de controle gebruikt heeft:
–
deelnemersadministratie (o.a. wijze van registratie, bewijsstukken, uitstroomgegevens);
–
urenadministratie (o.a. wijze van registratie, fiattering, functiescheiding);
• Belangrijke bevindingen en aanbevelingen ter verbetering van de AO/IC, indien sprake is van een accountantsverklaring bij een tussentijdse rapportage.
• Motivering van de afgegeven accountantsverklaring.
3.4.9. Ongedeelde verantwoordelijkheid
Voorzover voor de controle van de einddeclaratie gebruik wordt gemaakt van de werkzaamheden van andere accountants, draagt de accountant die verantwoordelijk is voor de accountantsverklaring bij de einddeclaratie, er zorg voor dat de aanvrager hiervan op de hoogte wordt gesteld en wijst de aanvrager op het feit dat alle relevante verplichtingen uit dit controleprotocol ook aan de accountant(s), belast met de controle van de einddeclaratie van (een) deel project(en), bekend worden gemaakt en dat deze laatste accountant(s) hun werkzaamheden verrichten met inachtneming van dit protocol.
Deze laatstgenoemde categorie accountants dient schriftelijk te bevestigen dat zij van alle verplichtingen uit dit protocol op de hoogte zijn en dat zij deze zullen naleven. Voor deze bevestiging dient gebruik te worden gemaakt van de opdrachtbevestiging volgens bijlage A.
4. Reviews
SZW kan steekproefsgewijs reviews uit (laten) voeren teneinde na te gaan of de accountantscontrole met een deugdelijke grondslag en met inachtneming van dit controleprotocol is uitgevoerd. Deze reviews komen niet in de plaats van andere controles dan wel reviews uitgevoerd door de Algemene Rekenkamer, de Europese Commissie en/of de Europese Rekenkamer.
De accountant belast met de controle van de einddeclaratie stemt er mee in dat de controle-dossiers in het kader van bovengenoemde reviews integraal aan de reviewers ter beschikking worden gesteld. Voorts zal deze accountant, schriftelijk dan wel mondeling, alle gevraagde gegevens verstrekken waarom in het kader van voornoemde review wordt verzocht.
