Regeling taken en bevoegdheden functionaris gegevensbescherming OCW

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  minister: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

• b.

  ministerie: Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

• c.

  wet: Wet bescherming persoonsgegevens;

• d.

  College bescherming persoonsgegevens: het College, bedoeld in artikel 51 van de Wbp;

• e.

  functionaris voor de gegevensbescherming: de voor het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, inclusief de daaronder ressorterende diensten en instellingen, als zodanig aangewezen functionaris voor de gegevensbescherming, bedoeld in artikel 62 van de Wbp;

• f.

  bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;

• g.

  beheerder: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt binnen de organisatie van de verantwoordelijke en onder diens rechtstreekse gezag staat.

• h.

  persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

• i.

  verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

De functionaris voor de gegevensbescherming heeft naast het houden van toezicht overeenkomstig het bij en krachtens de wet bepaalde tot taak het in voorkomende gevallen geven van advies aan de minister alsmede het doen van aanbevelingen aan de minister, als bedoeld in artikel 15 van deze regeling.

De functionaris voor de gegevensbescherming is bevoegd inlichtingen te vorderen van eenieder die onder het gezag van de minister werkzaam is alsmede van bewerkers.

Indien de functionaris voor de gegevensbescherming bij de uitoefening van het toezicht onregelmatigheden aantreft bij de verwerking van persoonsgegevens brengt hij aan de minister rechtstreeks verslag uit, nadat hij de betreffende beheerder over de aangetroffen onregelmatigheden heeft geïnformeerd. Hij kan dit verslag vergezeld doen gaan van een aanbeveling die strekt tot een betere bescherming van de gegevens die worden verwerkt.

De functionaris voor de gegevensbescherming stelt jaarlijks vóór 1 april een verslag op van zijn werkzaamheden en bevindingen in het daaraan voorafgaande kalenderjaar. Hij stuurt een kopie van het verslag ter kennisneming aan de departementale ondernemingsraad (DOR), aan de commissie toezicht bescherming persoonsgegevens OCW-veld, bedoeld in het Instellingsbesluit CTBP-O, en aan het College bescherming persoonsgegevens.

De functionaris voor de gegevensbescherming kan privacy-audits uit laten voeren ter ondersteuning van zijn toezichttaak. Een privacy-audit is een beoordeling bij een organisatie of organisatie-onderdeel van een verwerking van persoonsgegevens of van een systeem of project dat als doel heeft persoonsgegevens te verwerken of te gaan verwerken, waarbij het accent ligt op de naleving van wettelijke eisen ter bescherming van persoonsgegevens.

De functionaris voor de gegevensbescherming houdt op grond van artikel 30 van de wet een register bij van de bij hem aangemelde gegevensverwerkingen. Het register kan door eenieder kosteloos worden geraadpleegd in de bibliotheek van het ministerie dan wel via het intranet van het ministerie. Verzoeken om inzage in het register worden door de functionaris voor de gegevensbescherming afgehandeld.

De functionaris voor de gegevensbescherming kan rechtstreeks aanbevelingen doen aan de minister die strekken tot een betere bescherming van de gegevens die worden verwerkt. In gevallen van twijfel overlegt hij met het College bescherming persoonsgegevens.

De functionaris voor de gegevensbescherming alsmede de in voorkomend geval door hem ingeschakelde personen, bedoeld in artikel 4, tweede lid, zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen op grond van een klacht of een verzoek van betrokkene is bekend geworden, tenzij de betrokkene met bekendmaking instemt.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant, waarin deze regeling wordt geplaatst.

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling taken en bevoegdheden functionaris gegevensbescherming OCW.