Besluit van het dagelijks bestuur van de Sociaal-Economische Raad van 15 april 2005 houdende regels terzake van het beheer van de archiefbescheiden van de Sociaal-Economische Raad (Besluit archiefbeheersregels SER)

1

De medewerkers van Archiefzaken dragen er zorg voor dat de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard en dat daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden worden vernietigd.

2

De in het eerste lid bedoelde verplichting geldt tevens voor de secretariaatsmedewerkers.

1

De medewerkers van Archiefzaken dragen zorg voor een zodanige registratie van de ontvangen en verzonden post, dat ten minste wordt voldaan aan het bepaalde in de volgende leden.

2

Ingekomen archiefbescheiden, ook die op naam van een functionaris zijn gesteld, worden onmiddellijk na ontvangst geregistreerd en van een kenmerk voorzien.

3

Uitgaande archiefbescheiden worden op overeenkomstige wijze vóór de verzending geregistreerd. Van elk te verzenden stuk wordt ten minste één kopie vervaardigd. De kopie of kopieën zijn archiefbescheiden.

4

E-mail. Het is de verantwoordelijkheid van de ontvanger of verzender de relevante e-mail aan FB-PRA te sturen.

Volgens de Archiefwet 1995 is elk document dat een functie vervult bij de taakuitoefening in beginsel een archiefstuk. Op grond hiervan is een e-mail die een functie vervult bij de taakuitoefening een archiefstuk.

5

De registratie dient zodanig te geschieden, dat elk archiefstuk kan worden gevonden aan de hand van de onderstaande gegevens:

• enig onderwerp in het stuk behandeld;

• de afzender/geadresseerde;

• de datum van het stuk en datum ontvangst/verzending;

• het door de afzender toegekende kenmerk;

• het correspondentienummer waaronder het stuk is geregistreerd.

6

Raads-, commissie- en werkgroepstukken worden geregistreerd en voorzien van een unieke code. Deze code bestaat uit de codeafkorting van de Raad, commissie of werkgroep gevolgd door een doorlopend volgnummer.

7

Archiefbescheiden van gering belang en archiefbescheiden die een gestandaardiseerde behandelingsprocedure binnen de administratie ondergaan, kunnen van registratie worden uitgezonderd, volgens regels te stellen door de algemeen secretaris.

8

De registratie vindt plaats met behulp van een geautomatiseerd postregistratiesysteem.

1

De algemeen secretaris voorziet in voldoende archiefruimte voor de onder de Raad berustende archiefbescheiden. De archiefruimte dient zodanig van inrichting en opzet te zijn dat de zich daarin bevindende archiefbescheiden in geval van een calamiteit geen gevaar lopen.

2

De algemeen secretaris draagt er zorg voor dat hij beschikt over voldoende, deskundig personeel.

1

Archiefbescheiden moeten zodanig zijn gerangschikt dat alle stukken die op een-zelfde zaak betrekking hebben, worden samengevoegd tot één dossier tenzij dit niet doelmatig zou zijn. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de (latere) selectie voor bewaring en vernietiging op grond van het Basis Selectie Document.

2

De ordening van een archief gebeurt volgens een door de algemeen secretaris voor dat archief vastgesteld documentair structuurplan.

3

Ten behoeve van het beheer in de statische fase wordt van het archief een archiefinventaris gemaakt, bevattende een systematisch ingedeeld geheel van beschrijvingen van de in het archief aanwezige en/of aanwezig geweest zijnde, al dan niet gebundelde, archiefbescheiden.

4

Archiefvorming en -ordening worden vastgelegd met behulp van een geautomatiseerd archiveringssysteem.

1

Vernietiging van archiefbescheiden vindt plaats op grond van een door of namens de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen voor de Raad vastgesteld Basis Selectie Document. Het dagelijks bestuur draagt bij aan de totstandkoming van dat Basis Selectie Document.

2

De medewerkers van Archiefzaken dragen er zorg voor, dat de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden zo spoedig mogelijk worden vernietigd na het verstrijken van de daarvoor aangegeven termijn. Zij maken ter verantwoording van de vernietiging een verklaring op waarin ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden wordt gegeven alsmede de grond waarop en op welke wijze de vernietiging is geschied.

3

Het invoegen en verwijderen van stukken uit archieven is alleen toegestaan aan medewerkers van Archiefzaken.

1

De medewerkers van Archiefzaken dragen er zorg voor, dat de niet voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden binnen tien jaar na de dynamische fase, worden overgebracht naar de daarvoor bestemde archiefruimte.

2

Indien een afdeling of commissie (werkgroep) wordt opgeheven, draagt het desbetreffende secretariaat dan wel de desbetreffende secretariaatsmedewerker zorg voor de overdracht van de werkarchieven aan Archiefzaken.

3

De over te dragen archiefbescheiden dienen in goede, geordende en toegankelijke staat te zijn.

1

FB-PRA is belast met de overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbestanden naar het Nationaal Archief.

2

De over te brengen archiefbestanden worden in een archiefinventaris zoals bedoeld in artikel 6, vierde lid, beschreven.

1

Archiefzaken stelt de archiefbescheiden voor raadpleging ter beschikking met inachtneming van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen.

2

Archiefzaken is bevoegd een verzoek tot raadpleging van de archiefbescheiden af te wijzen, indien naar haar oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich hiertegen verzet of deze aan de verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd.

1

De algemeen secretaris is bevoegd tot vervreemding van archiefbescheiden.

2

Van de vervreemding wordt een verklaring opgemaakt die ten minste een specificatie van de archiefbescheiden bevat.

1

Het hoofd van FB-PRA oefent namens het hoofd Facilitair Bedrijf toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden binnen de Raad, ongeacht of deze archiefbescheiden zich in de dynamische, semi-statische of statische fase bevinden. Het hoofd rapporteert daarover regelmatig aan het hoofd Facilitair Bedrijf.

2

De algemeen secretaris kan de in artikel 2, eerste en tweede lid, bedoelde secretariaatsmedewerkers aanwijzingen geven, na advies van FB-PRA, ter bevordering van een goed archiefbeheer.

1

Ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden stelt de algemeen secretaris nadere regels vast.

2

In alle gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het dagelijks bestuur.