Basisregeling Archiefbeheer van de stichting Stimuleringsfonds voor Architectuur

In deze regeling wordt verstaan onder:

• Beheer: de feitelijke werkzaamheden die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• Beheerseenheid: afdelingen van het SfA die documenten registreren, ordenen en beheren daarin begrepen de gebruikte en in gebruik zijnde informatiesystemen;

• Documentaire informatievoorziening (hierna te noemen DIV): het geheel van activiteiten dat ervoor zorgt dat een organisatie over de informatie beschikt die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de taken. Hieronder valt zowel het archiefbeheer als het documentatiebeheer en het actief opsporen van informatie binnen en buiten de organisatie. Concrete activiteiten hierbinnen zijn: postontvangst en -registratie, voortgangs- en afdoeningsbewaking en dossierbeheer;

• Documentaire informatievoorzieningsfunctie, centrale (hierna te noemen DIV-functie): de functionaris, sectie, afdeling of andere organisatorische aanduiding voor het organisatieonderdeel die/dat verantwoordelijk is voor de totale documentaire informatievoorziening en het documentair informatiebeheer, daaronder begrepen het archiefbeheer;

• Informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden e.a. documenten, in analoge of digitale vorm, kunnen worden geproduceerd, bewerkt, opgeslagen, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en gecontroleerd;

• Selectielijst: het voor het SfA van toepassing zijnde Basisselectiedocument waarin is omschreven welke archiefbescheiden voor blijvende bewaring dan wel vernietiging in aanmerking komen;

• Terbeschikkingstelling: het beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan rechtspersonen of organen buiten het SfA i.v.m. de overdracht van taken voor een maximale termijn van 20 jaar en voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• Uitlening: het beschikbaar stellen van archiefbescheiden, doorgaans voor een korte termijn, aan particulieren en rechtspersonen i.v.m. onderzoek e.d.;

• Vervanging: het maken van reproducties van archiefbescheiden waarna de bescheiden waarvan reproducties zijn gemaakt vernietigd kunnen worden;

• Vervreemding: het overgaan van de zorgplicht naar een andere organisatie;

Deze regeling is van toepassing op alle organisatieonderdelen van het SfA en op de daar berustende archiefbescheiden, voor zover deze voortvloeien uit de openbare taak van het SfA. De regeling is van toepassing op analoge en digitale archiefbescheiden.

Deze regeling kan worden aangehaald als: Basisregeling Archiefbeheer van het Stimuleringsfonds voor Architectuur en wordt gepubliceerd in de Staatscourant.

Deze regeling treedt in werking één dag na de datum van publicatie in de Staatscourant.