Regeling van de Minister van Buitenlandse Zaken van 5 juli 2005, nr. DDI/BO/021-05 tot vaststelling van beheersregels ten aanzien van archiefbescheiden van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Beheersregels documentaire informatievoorziening BZ 2005)

1

Deze regeling is van toepassing op alle organisatieonderdelen van het ministerie.

2

Deze regeling is niet van toepassing indien voor hetgeen in deze regeling is gesteld afwijkende bepalingen zijn opgenomen in regelgeving met betrekking tot bijzondere documenten en archiefbescheiden.

1

De Minister van Buitenlandse Zaken is zorgdrager in de zin van artikel 1, onderdeel d, van de Wet voor de archiefbescheiden van het ministerie.

1

De Secretaris-Generaal van het ministerie is eindverantwoordelijk voor de DIV. Hij is bevoegd tot het vaststellen van de terzake noodzakelijke regelgeving.

2

De Secretaris-Generaal kan de bevoegdheid, bedoeld in het eerste lid, aan de plaatsvervangend Secretaris-Generaal ondermandateren.

1

De hoofden zijn verantwoordelijk voor de DIV binnen hun organisatieonderdeel.

2

De hoofden beheren de onder hen berustende archiefbescheiden in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, deze regeling en de op deze regeling gebaseerde regelgeving.

3

De hoofden stellen voor werkzaamheden met betrekking tot en het dagelijks archiefbeheer een archiefbeheerder aan, die over voldoende deskundigheid beschikt en aan wie voldoende middelen, ruimte en deskundig personeel beschikbaar wordt gesteld voor de uitoefening van zijn taken.

4

De hoofden zijn verantwoordelijk voor het doen opstellen en regulier onderhouden van een archiefplan en een documentair structuurplan voor het organisatieonderdeel.

5

Het archiefplan bevat een nadere uitwerking van wet- en regelgeving, deze regeling en de op deze regeling gebaseerde regelgeving, alsmede een beschrijving van de voor het organisatieonderdeel specifiek van toepassing zijnde kenmerken, werkwijzen en procedures betreffende tenminste:

• a.

  doelstellingen, taken en budgetten;

• b.

  organisatiestructuur;

• c.

  postbehandeling en -registratie;

• d.

  documentair structuurplan;

• e.

  dossiervorming en -beschrijving;

• f.

  selectie voor bewaren of vernietigen;

• g.

  afleg, schaduwarchieven en werkarchieven;

• h.

  bijzondere documenten;

• i.

  noodvernietiging;

• j.

  digitale archiefbescheiden; en

• k.

  bereikbaarheid en beschikbaarstelling.

6

Van het archiefplan en het documentair structuurplan als bedoeld in het vierde lid wordt een afschrift gezonden aan de DDI.

1

De hoofden stellen de onder hen ressorterende medewerkers, belast met DIV-werkzaamheden, in de gelegenheid deel te nemen aan voor hen door DDI georganiseerd overleg.

2

DDI onderhoudt contacten en voert overleg met organisatieonderdelen.

3

DDI onderhoudt contacten en voert overleg met andere departementen, het Nationaal Archief, de Rijksarchiefinspectie en overige voor het vakgebied van de DIV relevante personen en organisaties.

1

Organisatieonderdelen worden op incidentele en regelmatige basis vanwege de Secretaris-Generaal en de directeur DDI gecontroleerd op de kwaliteit en kwantiteit van de DIV.

2

De hoofden en de archiefbeheerders verstrekken te allen tijde juiste en volledige gegevens omtrent de staat en de wijze waarop het archiefbeheer heeft plaatsgevonden aan de Secretaris-Generaal, de plaatsvervangend Secretaris-Generaal en de directeur DDI.

3

De hoofden en de archiefbeheerders verlenen volledige medewerking bij het uitvoeren van maatregelen en activiteiten ter verbetering van de DIV van hun organisatieonderdeel.

4

De hoofden en de archiefbeheerders verlenen toegang tot archiefbescheiden ten behoeve van archiefonderzoek ingesteld vanwege de Secretaris-Generaal, de plaatsvervangend Secretaris-Generaal of de Rijksarchiefinspectie.

1

De hoofden zijn verplicht hun archiefruimten zodanig te situeren en in te richten, alsmede zodanige maatregelen te treffen dat de zich daarin bevindende archiefbescheiden in geval van calamiteiten zo min mogelijk gevaar lopen.

2

De hoofden zijn verplicht in hun archiefruimten het klimaat zodanig te beheersen en de lucht zodanig te zuiveren dat het natuurlijk verval en de aantasting door milieu-invloeden van archiefbescheiden tot een minimum wordt beperkt.

3

De directeur DDI is verantwoordelijk voor het inrichten van de centrale archiefruimte van het ministerie of andere daartoe aangewezen ruimten overeenkomstig de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

1

De hoofden treffen zodanige voorzieningen en maatregelen dat archiefbestanddelen die voor bewaring in aanmerking komen voldoen aan de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden en de Regeling geordende en toegankelijke staat.

2

Indien door de aard van de oorspronkelijk gebruikte materialen en programmatuur of enige andere oorzaak niet aan het duurzaamheidvereiste, bedoeld in artikel 11, eerste lid, van het Besluit kan worden voldaan, wordt overgegaan tot vervanging van de archiefbescheiden overeenkomstig artikel 12 van de Wet.

1

Dossiers waarin gedurende één jaar geen archiefbescheiden meer in zijn opgenomen, afgehandeld of anderszins zijn afgedaan, worden afgesloten en opgenomen in het semi-statisch deelarchief van het betreffende organisatieonderdeel.

2

Bij het afsluiten van dossiers worden de dossiermappen voorzien van een bewaar- of vernietigingstermijn op basis van de geldende selectielijsten.

3

De bewaar- of vernietigingstermijn wordt bepaald door bij het jaartal van het meest recente archiefstuk in het semi-statische dossier de vernietigingstermijn uit de selectielijst + één jaar op te tellen.

1

DDI is belast met het archiefbeheer van semi-statische archiefbestanddelen die voor bewaring en overdracht naar het Nationaal Archief in aanmerking komen.

2

DDI is belast met het fysiek beheer van semi-statische archiefbestanddelen die een vernietigingstermijn van zes jaar of langer hebben, met uitzondering van semi-statische archiefbestanddelen van Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland, ongeacht de duur van de vernietigingstermijn.

3

De in het eerste en tweede lid genoemde semi-statische archiefbestanddelen worden door het betreffende hoofd opgeslagen in de centrale archiefruimte van het ministerie of andere daartoe speciaal ingerichte ruimten.

4

Bij overdracht als bedoeld in het derde lid dienen de semi-statische archiefbestanddelen qua registratie, beschrijving en materiële verzorging te voldoen aan de regelingen genoemd in artikel 12 van deze regeling en andere op deze regeling gebaseerde voorschriften.

5

Van de overbrenging, bedoeld in het derde lid wordt een, door het betreffende hoofd en de directeur DDI ondertekende, schriftelijke verklaring opgemaakt, die een lijst van de semi-statische archiefbestanddelen omvat die voor archiefbeheer of fysiek beheer zijn overgedragen. Een exemplaar van deze verklaring van overdracht wordt bewaard door het organisatieonderdeel waaronder de semi-statische archiefbestanddelen zouden berusten, indien zij niet overgedragen waren.

1

Bij verhuizing van het organisatieonderdeel is het betreffende hoofd verantwoordelijk voor de meeverhuizing van het deelarchief van het organisatieonderdeel.

2

Het betreffende hoofd is verantwoordelijk voor het doen aanpassen of realiseren van voorzieningen die het mogelijk maken het archiefbeheer van het deelarchief na de verhuizing onverminderd voort te zetten.

1

Registratie van bij het ministerie ingekomen respectievelijk uitgaande documenten vindt plaats door het betreffende organisatieonderdeel, tenzij hiertoe andere afspraken zijn gemaakt.

2

. Per organisatieonderdeel worden afspraken gemaakt over welke categorieën documenten worden geregistreerd en de gegevens die daarbij worden vastgelegd.

3

Deze afspraken genoemd in het eerste en tweede lid worden vastgelegd in het archiefplan van het betreffende organisatieonderdeel.

1

Het archiefbeheersysteem waarborgt de toegankelijke staat van archiefbescheiden zodanig dat elk archiefbescheid binnen een redelijke termijn kan worden teruggevonden.

2

De archiefbeheerder registreert dossiermappen, in de daarvoor door de DDI aangewezen applicaties en hulpmiddelen.

3

De archiefbeheerder registreert van alle dossiermappen die tot het betreffende deelarchief behoren tenminste de volgende gegevens:

• a.

  uniek identificatienummer;

• b.

  organisatieonderdeel;

• c.

  logische ordening;

• d.

  dossieromschrijving; en

• e.

  looptijd.

1

Dossiervorming vindt zaaksgewijs plaats. Alle archiefbescheiden die op één zaak betrekking hebben, worden samengevoegd in één dossiermap, tenzij dit niet doelmatig is.

2

Dossiervorming geschiedt zodanig dat selectie voor bewaren of vernietigen kan plaatsvinden in overeenstemming met de in vastgestelde selectielijsten vermelde selectiecriteria.

3

Dossierordening geschiedt op basis van vastgestelde regelingen en is beschreven in een daartoe opgesteld documentair structuurplan.

4

De hoofden zijn verantwoordelijk voor het doen opstellen en regulier onderhouden van het documentair structuurplan.

1

De archiefbeheerders en fysiek beheerders stellen, met inachtneming van de daarop van toepassing zijnde regelgeving, dossiermappen en bijzondere archiefbescheiden beschikbaar aan de behandelend medewerkers.

2

Van de beschikbaarstelling van dossiermappen en bijzondere archiefbescheiden wordt een uitleenadministratie bijgehouden.

3

De hoofden stellen ten aanzien van het betreffende deelarchief richtlijnen vast voor het beschikbaar stellen van dossiermappen en bijzondere bescheiden aan medewerkers van het ministerie, die niet tot hun organisatieonderdeel behoren, maar die uit hoofde van hun functie hiervan kennis dienen te nemen.

4

De in het vorige lid bedoelde richtlijnen worden in het archiefplan opgenomen.

5

Verwijdering van archiefbescheiden uit dossiermappen is uitsluitend toegestaan op basis van vastgestelde selectielijsten, door of namens de archiefbeheerders of DDI.

1

Verzoeken van derden om informatieverstrekking over of uit respectievelijk raadpleging van dossiers of bijzondere documenten, worden door het betreffende hoofd getoetst aan de van toepassing zijnde regelgeving, in het bijzonder de Wet openbaarheid van bestuur.

2

De behandeling van verzoeken die betrekking hebben op politiek of anderszins gevoelige informatie wordt afgestemd met het betreffende organisatieonderdeel en de afdeling Bestuursrecht van de Directie Juridische Zaken en vervolgens aan het betreffende hoofd voorgelegd.

3

Indien het verzoek om raadpleging wordt ingewilligd, kan de aanvrager de betreffende dossiers of bijzondere bescheiden gedurende een periode van maximaal twee maanden tijdens kantooruren komen inzien.

4

Indien de aard of mate van raadpleging of gebruik van de opgevraagde dossiers of bijzondere bescheiden een ernstige bedreiging vormt voor hun toestand, is het mogelijk dat in plaats van de originele dossiers en bijzondere bescheiden reproducties ter beschikking worden gesteld.

5

Van de beschikbaarstelling als bedoeld in dit artikel wordt een administratie bijgehouden.

1

DDI is belast met het voorbereiden, opstellen, onderhouden en doen vaststellen van selectielijsten, overeenkomstig artikel 2 tot en met 5 van het Besluit. Bij het ontwerpen van selectielijsten worden selectiecriteria gehanteerd voor te vernietigen archiefbescheiden.

2

Selectielijsten bevatten een vermelding van de periode waarop zij betrekking hebben en worden zowel op regelmatige basis, als naar aanleiding van organisatieveranderingen en privatisering geactualiseerd.

3

De bewaring of vernietiging van semi-statische archiefbestanddelen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen is gebaseerd op de voor de dossiers van toepassing zijnde en vastgestelde selectielijsten.

4

Op verzoek van DDI verlenen de hoofden, archiefbeheerders en medewerkers, deskundig met betrekking tot de taken, handelingen en werkprocessen van het organisatieonderdeel, medewerking aan activiteiten genoemd in het eerste lid.

1

Het selecteren voor bewaring of vernietiging van archiefbestanddelen gebeurt uitsluitend op basis van vastgestelde en van toepassing zijnde selectielijsten.

2

De hoofden zijn verantwoordelijk voor het toezien op het jaarlijks vernietigen van semi-statische archiefbestanddelen waarvan de vernietigingtermijn is verstreken.

3

Voordat vernietiging plaats kan vinden dient hiervoor schriftelijke toestemming van de DDI te zijn verkregen. Een verzoek hiertoe omvat tenminste een specificatie van de betreffende semi-statische archiefbestanddelen en de bijgehorende grondslagen.

4

De vernietiging geschiedt op zodanige wijze dat het niet mogelijk is nog enige informatie uit de resten te herleiden.

5

De hoofden maken van de vernietiging een verklaring op, die tenminste een specificatie van de vernietigde semi-statische archiefbestanddelen bevat, de grondslagen en op welke wijze de vernietiging is geschied.

6

De verklaring van vernietiging wordt ondertekend door het betreffende hoofd, waarna kopieverlening aan DDI plaatsvindt. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door de archiefbeheerder van het betreffende organisatieonderdeel waaronder de semi-statische archiefbestanddelen zouden berusten, indien zij niet vernietigd waren.

1

DDI brengt semi-statische archiefbestanddelen die voor bewaring in aanmerking komen en de leeftijd van 20 jaar hebben bereikt, binnen tien jaar over naar het Nationaal Archief. De verklaring van overbrenging die hierbij wordt opgemaakt, wordt ondertekend door de directeur DDI en het hoofd van het Nationaal Archief. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door DDI.

2

De semi-statische archiefbestanddelen die worden overgebracht zijn voorzien van een document waarin is vermeld op welke wijze de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van deze archiefbestanddelen zijn geregeld.

3

Bij overbrenging van semi-statische archiefbestanddelen, wordt voor zover onmisbaar voor raadpleging, ook de toepassingsprogrammatuur overgedragen. Hierbij hoort ook de documentatie die noodzakelijk is om deze programmatuur te beheren.

1

Een noodvernietiging of overbrenging wordt uitgevoerd in overleg met of in ieder geval na kennisgeving aan de zorgdrager.

2

De directeur van de DDI stelt de Rijksarchiefinspectie van een noodvernietiging op de hoogte.

1

De hoofden zijn verantwoordelijk voor het toezien op het ter beschikking stellen van archiefbestanddelen betreffende zaken die op het moment van reorganisatie niet zijn afgedaan, aan het organisatieonderdeel dat deze zaken voortaan zal afdoen. Van de ter beschikkingstelling wordt een schriftelijke verklaring opgemaakt, die een lijst omvat van de betreffende archiefbestanddelen.

2

Het hoofd van een nieuw organisatieonderdeel is verantwoordelijk voor het afsluiten van de dossiers van het voorgaande organisatieonderdeel betreffende zaken die door het nieuwe organisatieonderdeel zijn overgenomen en indien mogelijk het retourneren van deze archiefbestanddelen aan het oorspronkelijke organisatieonderdeel. Van de retournering wordt een verklaring van overdracht opgemaakt, die een lijst omvat van de betreffende archiefbestanddelen.

3

Het hoofd van een nieuw gevormd organisatieonderdeel is verantwoordelijk voor het vormen en beheren van een nieuw deelarchief ten behoeve van de door het betreffende organisatieonderdeel ontvangen en verzonden archiefbescheiden.

1

Het archiefbeheer van semi-statische archiefbestanddelen komt bij opheffing van het betreffende organisatieonderdeel te liggen bij DDI. De betreffende semi-statische archiefbestanddelen worden daartoe overgedragen aan DDI.

2

Semi-statische archiefbestanddelen die op het moment van reorganisatie zijn afgedaan, blijven tot hun vernietiging of overbrenging naar DDI berusten onder het betreffende organisatieonderdeel dat de zaken heeft afgedaan.

3

Van de overdracht genoemd in het eerste en tweede lid wordt een schriftelijke verklaring van overdracht opgemaakt, die een lijst omvat van de overgedragen archiefbestanddelen.

4

De verklaring genoemd in het vorige lid wordt ondertekend door de hoofden van de betrokken organisatieonderdelen, waarna kopieverlening aan DDI plaatsvindt. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het betreffende organisatieonderdeel waaronder de archiefbestanddelen zouden berusten, indien zijn niet overgedragen waren.

1

Van een ter beschikking stelling als bedoeld in artikel 4, derde lid, van de Wet wordt een schriftelijke, door het hoofd van het betrokken organisatieonderdeel ondertekende, verklaring van ter beschikkingstelling opgemaakt. Deze verklaring omvat ten minste een lijst met de ter beschikking gestelde archiefbestanddelen, de periode waarvoor de archiefbestanddelen ter beschikking zijn gesteld en een regeling met betrekking tot het toezicht op het beheer van de betreffende archiefbestanddelen.

2

Van de verklaring van terbeschikkingstelling wordt kopie verleend aan DDI. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het betreffende organisatieonderdeel waaronder de archiefbestanddelen zouden berusten, indien zij niet ter beschikking gesteld waren.

3

Archiefbestanddelen die niet ter beschikking worden gesteld zoals bedoeld in het eerste lid worden overgedragen aan DDI, overeenkomstig het gestelde in artikel 14 en 28 van deze regeling.

1

Een besluit tot vervreemding, als bedoeld in artikel 8, eerste lid, van de Wet wordt niet eerder genomen dan na het voorafgaande gezamenlijk advies van het hoofd van het betreffende organisatieonderdeel en de directeur DDI. Van de vervreemding wordt een verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vervreemde archiefbestanddelen bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervreemding is geschied.

2

Van de verklaring van vervreemding wordt kopie aan DDI verleend. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het organisatieonderdeel waaronder de archiefbestanddelen zouden berusten, indien zij niet vervreemd waren.

1

De hoofden zijn verantwoordelijk voor het doen vastleggen van de gegevens van te bewaren digitale archiefbestanddelen, zoals genoemd in artikel 9 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

2

De in het vorige lid genoemde gegevens worden geregistreerd in de door DDI aangewezen applicaties en hulpmiddelen.

1

Indien kans bestaat dat, als gevolg van wijzigingen in de besturingprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur of apparatuur, de authenticiteit, geordende en toegankelijke staat van te bewaren digitale archiefbescheiden wordt aangetast, zoals beschreven in artikel 2 tot en met 4 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, adviseren de DDI, het hoofd van het betreffende organisatieonderdeel en het organisatieonderdeel verantwoordelijk voor informatie en communicatietechnologie de zorgdrager gezamenlijk over het besluit al dan niet over te gaan tot conversie of migratie.

2

De verklaring van conversie of migratie, bedoeld in de artikelen 5, derde lid, en 10, derde lid van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, wordt door de directeur DDI en het betreffende hoofd ondertekend. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het organisatieonderdeel waaronder de archiefbestanddelen zouden berusten, indien zij niet geconverteerd of gemigreerd waren.

1

DDI is verantwoordelijk voor het opstellen van functionele en technische eisen en wensen ten aanzien van de toepassingsprogrammatuur waarmee digitale archiefbestanddelen worden beheerd.

2

DDI is verantwoordelijk voor het functioneel beheer van de in het eerste lid genoemde toepassingsprogrammatuur.

3

Ten aanzien van het bepaalde in het tweede lid is DDI belast met het voorbereiden en opstellen van regelgeving met betrekking tot het opnemen van digitale archiefbestanddelen en hun metadata in en het gebruik van deze toepassingsprogrammatuur.