Regeling van de Minister van Financiën van 18 april 2006, houdende bepalingen omtrent het beheer van materieel bij het rijk (Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006)
college: een college, genoemd in artikel 1, eerste lid, onder e, van de Comptabiliteitswet 20011Zoals deze artikelonderdelen van de Comptabiliteitswet 2001 komen te luiden, nadat het bij koninklijke boodschap van 13 oktober 2004 ingediende voorstel van wet tot Tweede wijziging van de Comptabiliteitswet 2001 (Kamerstukken II, 2004–2005, 29.833, nr. 2) tot wet is verheven en in werking is getreden., wie het aangaat;
c.
materieelbeheer: de zorg voor niet-geldelijke zaken vanaf het moment van inbeheer- of ingebruikneming tot aan het moment van afstoting;
d.
overtolligstelling: de vaststelling dat een zaak niet langer nodig is voor de bedrijfsvoering;
e.
budgettairemiddelenafspraak: de afspraak tussen de Minister van Financiën en een minister of een college over de budgettaire bestemming van de opbrengst van een afgestoten zaak;
f.
budgettairebijdrageafspraak: de afspraak tussen de Minister van Financiën en een minister of een college over de budgettaire bijdrage van de minister, respectievelijk het college in de door de dienst Domeinen te maken kosten van afstoting van een zaak.
2
Voor de toepassing van deze regeling worden tot onroerende zaken mede gerekend zaken ten aanzien waarvan aan de Staat een niet-zakelijk recht tot gebruik is verleend.
De minister of het college legt de beschrijving van de administratieve organisatie met betrekking tot het materieelbeheer vast en draagt zorg voor de toepassing van de in die administratieve organisatie vastgelegde procedures.
2
De minister of het college draagt er zorg voor dat in het kader van het gevoerde materieelbeheer een adequate administratie wordt bijgehouden.
Artikel
3
1
In beheer of in gebruik genomen zaken worden zodanig beheerd of gebruikt dat onnodig kwaliteits- en kwantiteitsverlies worden voorkomen.
2
Van door de minister of het college aan te wijzen roerende zaken wordt op niet vooraf aangekondigde momenten de aanwezigheid in de organisatie gecontroleerd. De resultaten van de controle worden in de administratie vastgelegd.
3
De minister of het college inventariseert de risico’s dat door oorzaken gelegen buiten de organisatie aan in beheer of in gebruik genomen zaken aanzienlijke schade kan worden toegebracht.
Artikel
4
1
In beheer of in gebruik genomen zaken worden zodanig beheerd of gebruikt dat de kans op schade aan derden of aansprakelijkstelling door derden zoveel mogelijk wordt voorkomen.
2
De minister of het college inventariseert de risico’s dat met in beheer of in gebruik genomen zaken aanzienlijke schade aan derden kan worden toegebracht, dan wel dat het beheer of het gebruik van die zaken aanleiding kan zijn tot aansprakelijkstelling door derden met aanzienlijke financiële gevolgen.
Artikel
5
1
Aan de hand van de inschatting van de kans dat de geïnventariseerde risico’s, bedoeld in de artikelen 3 en 4, zich zullen voordoen, wordt besloten of en zo ja welke preventieve maatregelen moeten worden genomen ter voorkoming of beperking van de risico’s, dan wel welke repressieve maatregelen moeten worden genomen voor het herstel van de schade of de opvang van de gevolgen van aansprakelijkstelling.
2
De risico's van schade voor en aansprakelijkstelling van de Staat worden om redenen van doelmatigheid in het algemeen niet verzekerd. Een besluit tot verzekeren wordt genomen in overeenstemming met de Minister van Financiën.
3
In overleg tussen de minister of het college en de Minister van Financiën kan worden besloten, dat de afwikkeling van een schade of een aansprakelijkstelling namens het Rijk door de Minister van Financiën geschiedt.
Paragraaf
2.2
Aangewezen voorraden
Artikel
6
1
Voorraden, voor zover deze benodigd zijn voor de bedrijfsvoering, worden zodanig aangehouden dat de continuïteit van de bedrijfsvoering voldoende gewaarborgd is en dat geen ondoelmatige voorraden ontstaan.
2
De minister of het college kan voorraden roerende zaken aanwijzen, waarop artikel 7 van toepassing is.
Artikel
7
1
Van aangewezen voorraden houdt de minister of het college een voorraadadministratie bij.
2
De administratie van een aangewezen voorraad, benodigd voor de bedrijfsvoering, bevat in het algemeen gegevens omtrent:
a.
de aard van de in voorraad gehouden zaken in een bij elke zaak passende eenheid;
b.
de aanwezige hoeveelheden, alsmede de voorraadmutaties;
c.
de aanschafprijzen;
d.
de leveranciers;
e.
de locatie waar de voorraad wordt aangehouden;
f.
de namen van de voorraadbeheerders en van de beschikkende functionarissen.
3
Tot afgifte van zaken uit een aangewezen voorraad is uitsluitend bevoegd de betrokken voorraadbeheerder in opdracht van de beschikkende functionarissen.
4
Bij het beheer van een aangewezen voorraad wordt een voldoende functiescheiding toegepast.
5
In het algemeen ten minste eenmaal per jaar wordt door middel van een aanwezigheidscontrole, te verrichten door een van de voorraadbeheerder onafhankelijke functionaris, nagegaan of de voorraad in overeenstemming is met de bijgehouden voorraadadministratie. De resultaten van die controle worden betrouwbaar vastgelegd.
6
Na afloop van elk jaar legt de voorraadbeheerder verantwoording af over het door hem in het voorafgaande jaar gevoerde voorraadbeheer overeenkomstig de door de minister of het college vastgestelde procedure.
Hoofdstuk
3
Het afstoten van overtollige zaken
Paragraaf
3.1
Roerende zaken
Artikel
8
1
De minister of het college neemt over roerende zaken die niet langer nodig zijn voor de bedrijfsvoering van zijn ministerie, respectievelijk van het college zo spoedig mogelijk een besluit tot overtolligstelling.
2
De minister of het college doet van een besluit tot overtolligstelling zo spoedig mogelijk mededeling aan de dienst Domeinen.
3
De minister of het college draagt overtollig gestelde, roerende zaken in tijdelijk beheer over aan de dienst Domeinen, tenzij het zaken betreft die door middel van inruil worden verkocht.
4
De overdracht in tijdelijk beheer aan de dienst Domeinen geschiedt na acceptatie door de dienst Domeinen en met inachtneming van gemaakte budgettairemiddelenafspraken dan wel van gemaakte budgettairebijdrageafspraken.
5
De dienst Domeinen draagt het materieelbeheer van overtollig gestelde zaken via ingebruikgeving aan andere ministers of colleges of via verhuur aan derden over, dan wel stoot die zaken via verkoop aan derden af. Verhuur of verkoop aan derden geschiedt tegen marktconforme prijzen.
6
De dienst Domeinen kan de kosten van afstoting geheel of gedeeltelijk aan de overtolligstellende minister of het college in rekening brengen, indien zij die kosten niet kan dekken uit de opbrengst van afstoting. Zij doet daarvan zo spoedig mogelijk mededeling aan de minister of het college.
7
De dienst Domeinen kan toestemming verlenen dat afstoting door de minister of het college zelf plaatsvindt. Aan die toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden.
8
Roerende zaken die niet op de in het vijfde lid bedoelde wijze kunnen worden afgestoten of overgedragen, stoot de dienst Domeinen voor rekening van de minister of het college door middel van vernietiging af.
9
Indien naar het oordeel van de dienst Domeinen de minister of het college een besluit tot overtolligstelling of een overdracht in tijdelijk beheer aan de dienst Domeinen ondoelmatig lang uitstelt, kan de dienst Domeinen, nadat de Minister van Financiën de minister of het college schriftelijk een voorstel tot overdracht in tijdelijk beheer heeft gedaan, de betrokken zaak zonder een besluit tot overtolligstelling in tijdelijk beheer overnemen.
Paragraaf
3.2
Onroerende zaken
Artikel
9
1
De minister of het college meldt de onroerende zaak, waarvan overtolligstelling wordt overwogen, zo spoedig mogelijk aan bij de dienst Domeinen.
2
De minister of het college neemt over een onroerende zaak die niet langer nodig is voor de bedrijfsvoering van zijn ministerie, respectievelijk van het college zo spoedig mogelijk een besluit tot overtolligstelling.
3
De minister of het college doet van een besluit tot overtolligstelling zo spoedig mogelijk mededeling aan de dienst Domeinen.
4
De minister of het college draagt een overtollig gestelde, onroerende zaak in tijdelijk beheer over aan de dienst Domeinen. Artikel 8, negende lid, is van overeenkomstige toepassing.
5
De overdracht in tijdelijk beheer aan de dienst Domeinen geschiedt na acceptatie door de dienst Domeinen en met inachtneming van gemaakte budgettairemiddelenafspraken dan wel van gemaakte budgettairebijdrageafspraken.
6
De dienst Domeinen draagt het materieelbeheer van een overtollig gestelde onroerende zaak via ingebruikgeving aan andere ministers of colleges of via verhuur aan derden over, dan wel stoot de zaak via verkoop aan derden af, tenzij hij in het belang van het Rijk besluit tot het aanhouden van een onroerende zaak in tijdelijk beheer.
7
Bij ingebruikgeving, verhuur of verkoop wordt in het algemeen de volgende voorkeursvolgorde in acht genomen:
a.
ministeries en colleges;
b.
door het Rijk gesubsidiëerde organisaties, indien de minister ten laste van wiens begroting de subsidie is of wordt verstrekt, de dienst Domeinen verzoekt om een voorkeurspositie voor de betrokken organisatie bij de koop of de huur;
c.
gemeenten, provincies en waterschappen;
d.
andere rechts- of natuurlijke personen.
8
Aan de gebruiksgerechtigde die de onroerende zaak voorafgaand aan het moment van afstoting geheel of grotendeels in gebruik heeft, of aan een eigenaar van een aan de onroerende zaak aangrenzende onroerende zaak kan een voorkeurspositie bij de koop of de huur worden gegeven.
9
Verkoop of verhuur aan derden geschiedt tegen marktconforme prijzen. Bij ingebruikgeving aan andere ministers of colleges vindt interne doorberekening plaats op basis van marktconforme prijzen.
10
Indien de dienst Domeinen overweegt af te wijken van de toepassing van het zevende lid, kan zij daarover het advies van de Raad voor Vastgoed Rijksoverheid vragen.
11
Indien een afstoting of een overdracht als bedoeld in het zevende lid wordt overwogen, kan de dienst Domeinen daarover advies vragen aan de Raad voor Vastgoed Rijksoverheid als dat uit hoofde van de belangenafweging naar het oordeel van de dienst Domeinen wenselijk is.
Hoofdstuk
4
Slotbepalingen
Artikel
10
De minister of het college kan in bijzondere omstandigheden met de instemming van de Minister van Financiën afwijken van de bepalingen van deze regeling.
Artikel
11
1
De regels, bedoeld in artikel 38, eerste lid, van de Comptabiliteitswet 2001, ten aanzien van het materieelbeheer, zoals die regels zijn vastgesteld bij de Regeling Rijksbegrotingsvoorschriften 2003 van 25 september 2002, worden ingetrokken.
2
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006.
3
Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 mei 2006 en werkt terug tot en met 1 januari 2006.
Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.
De Minister van Financiën, G.Zalm
Bijlage
1
Voorraadbeheerder
Over voorraadbeheerders kan vanuit een oogpunt van (administratieve) organisatie in het algemeen het volgende worden opgemerkt. Artikel 7, derde lid, van de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006 gaat ervan uit dat voor (op grond van artikel 6, tweede lid) aangewezen voorraden voorraadbeheerders worden benoemd of aangewezen. Voorraadbeheerders zijn personen die een bewarende functie uitoefenen, vergelijkbaar met kasbeheerders die een bewarende functie met betrekking tot geld en geldswaardige papieren hebben. Evenals de aanwijzing van kasbeheerder is de aanwijzing van een voorraadbeheerder een persoonsgebonden aanwijzing. De consequentie hiervan is dat ook een voorraadbeheerder jaarlijks over het door hem gevoerde voorraadbeheer verantwoording zal moeten afleggen. Verwezen wordt naar artikel 7, zesde lid, van deze regeling.
Voorraadbeheerders kunnen bij de uitvoering van hun taak in de praktijk worden bijgestaan door aparte magazijnmeesters. Dit kan samenhangen met het feit dat één voorraadbeheerder is aangewezen voor het beheer van meer dan één voorraad of omdat bijvoorbeeld de organisatie vereist dat dagelijks afgifte uit de voorraad mogelijk moet zijn. Ingeval van tijdelijke afwezigheid van de voorraadbeheerder (in verband met bijvoorbeeld ziekte, verlof, e.d.) moet een vervanger aanwezig zijn. Magazijnmeesters functioneren onder de directe (functionele) verantwoordelijkheid van de betrokken voorraadbeheerder:
Indien een voorraadbeheerder niet tevens de directe hiërarchische chef is van een magazijnmeester, behoeft die chef vooraf de instemming van de betrokken voorraadbeheerder bij de aanstelling van de magazijnmeester. Om misverstanden te voorkomen over de vraag of een magazijnmeester of bijvoorbeeld een secretaresse, die is aangewezen om een directievoorraad kantoorartikelen te beheren, wel of niet als een voorraadbeheerder moet worden beschouwd, is het verstandig bij de aanwijzing van een voorraadbeheerder expliciet naar artikel 7 van deze regeling te verwijzen.
In het algemeen zullen als voorraadbeheerders worden aangewezen, personen die in dienst zijn van het Rijk, dat wil zeggen ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet of personen met wie een arbeidsovereenkomst is gesloten naar burgerlijk recht. In bijzondere situaties kan het voorraadbeheer zijn uitbesteed. Zo wordt bijvoorbeeld de opslag van interventievoorraden, die in het kader van EU-landbouwmaatregelen worden aangehouden, uitbesteed aan daartoe gespecialiseerde bedrijven (zoals vemen en koelhuizen).
Indien dergelijke door derden beheerde voorraden als voorraden ex artikel 6, tweede lid, van de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006 zijn aangewezen, zullen zo nodig in aanvulling op een terzake van de uitbesteding gesloten overeenkomst nadere contractuele afspraken gemaakt moeten worden om te bewerkstelligen, dat het voorraadbeheer met betrekking tot die voorraden en het daarmee samenhangende administratieve beheer van die derde worden verricht in overeenstemming met de bepalingen van deze regeling.
In situaties waarin de beherende derde een rechtspersoon is, kan deze rechtspersoon als voorraadbeheerder worden aangemerkt en zal alsdan de verantwoordingsprocedure op de rechtspersoon betrekking hebben. De administratieve organisatie en interne controle ten aanzien van het voorraadbeheer bij die derde zullen aan overeenkomstige eisen dienen te voldoen als in overeenkomstige situaties gelden bij het Rijk.
Bijlage
2
Het verzekeringsbeleid van het Rijk
De beleidsregel dat het Rijk zich in beginsel niet verzekert en derhalve eigen-risicodrager is, geldt in ieder geval voor de volgende risico’s. Op grond van artikel 17 van de Wet aansprakelijkheidsverzekering motorrijtuigen (WAM) is de Staat vrijgesteld van de verplichting tot het sluiten van een verzekering. Indien en voorzover een motorrijtuig is aangemeld in het kader van het zogeheten ‘omslagstelsel’ wordt op grond van deze sinds 1 januari 1993 geldende regeling, schade aan en veroorzaakt door een dienstvoertuig betaald door het Ministerie van Financiën (namens de Staat) uit het omslagstelsel. Wanneer er sprake is van schuld van derden, bijvoorbeeld als een dienstvoertuig door een ander motorrijtuig wordt aangereden, kan de eigenaar daarvan door het Ministerie van Financiën (namens de Staat) voor alle schade worden aangesproken. De WAM-assuradeuren van de tegenpartij zullen in dat geval de Staat op grond van de WAM moeten betalen.
Om doelmatigheidsredenen is er evenmin grond voor het afsluiten van een reisverzekering voor rijksrekening ten behoeve van ambtenaren. De ambtelijke rechtspositieregelingen bevatten bepaalde voorzieningen ter zake van overlijden, blijvende invaliditeit en schade aan of verlies van bagage. Daarnaast zouden bij het verzekeren van deze risico’s doublures ontstaan, omdat bijvoorbeeld ziektekosten ook kunnen worden gedeclareerd op basis van een bestaande ziektekostenverzekeringspolis. Ambtenaren die evenwel een aanvullende dekking op prijs stellen, kunnen die vanzelfsprekend voor eigen rekening afsluiten. De regel dat het Rijk zich in principe niet verzekert, is ook van toepassing op alle geleaste zaken. Premies en voorwaarden van een verzekering die deel uitmaken van een leasecontract, zijn veelal niet de voordeligste. Leasecontracten bieden in de regel de mogelijkheid de risico’s voor rekening van de gebruiker (de lessee) te laten. Indien dat standaard niet het geval is, dient dat contractueel te worden bedongen. Wanneer sprake is van een verrichting door het Rijk ten behoeve van een derde dient het risico in beginsel door de betrokken derde te worden gedragen, zeker wanneer dat in overeenkomstige gevallen ook buiten de overheid gebruikelijk is. Hier valt bijvoorbeeld te denken aan het geval dat eigendommen van de rijksoverheid tijdelijk of permanent ter beschikking worden gesteld van een derde. Het is in dergelijke gevallen noodzakelijk vooraf afspraken te maken over de risicoverdeling en deze contractueel vast te leggen. De betrokken derde kan zich vanzelfsprekend voor zijn aandeel in de risicoverdeling verzekeren. Als het gaat om bedrijfsmatige activiteiten waarvoor aan derden een prijs in rekening wordt gebracht (dit kan bijvoorbeeld bij baten-lastendiensten het geval zijn) en het Rijk een aandeel in het risico draagt, verdient het aanbeveling in de kostprijs een verzekeringspremie als element op te nemen.
Soms kan verzekeren noodzakelijk zijn. Zo kan een verplichting tot verzekeren voortvloeien uit een wet of verdrag. Een voorbeeld hiervan is de wettelijk verplichte aansprakelijkheidsverzekering van voertuigen in bepaalde landen (dienstauto’s van ambassades e.d.). Indien het gaat om risico’s, verbonden aan één of slechts enkele objecten met een zeer grote waarde, kan het afsluiten van een verzekering raadzaam of zelfs nodig zijn. De wet van de grote aantallen gaat in een dergelijke situatie niet op. Een voorbeeld hiervan vormt het aanbouwrisico van marineschepen. Ook uitzonderlijke aansprakelijkheidsrisico’s kunnen in aanmerking komen om te worden verzekerd. De vraag of een aansprakelijkheidsrisico als uitzonderlijk moet worden beschouwd, is vaak moeilijk te beantwoorden. Geadviseerd wordt in voorkomende gevallen een second opinion te vragen ter onderbouwing van een besluit tot verzekeren. Een besluit tot verzekeren dient overigens op grond van artikel 5, lid 2, van de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006 genomen te worden in overeenstemming met de Minister van Financiën. Louter een departementaal budgettair motief om te verzekeren is op zich onvoldoende als vanuit rijksbreed perspectief de wet van de grote aantallen opgeld doet.