Archiefbeheersregeling voor het college voor de toelating van bestrijdingsmiddelen 2006

1

Het CTB is de zorgdrager in de zin van artikel 1 van de Archiefwet 1995 voor de archiefbescheiden van het College en is belast met de zorg om deze archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.

2

Het CTB stelt aanvullende regelingen en algemene voorschriften op het gebied van de documentaire informatievoorziening vast.

3

Het CTB is eindverantwoordelijk voor de zorg voor de documentaire informatievoorziening. Het is verantwoordelijk voor de aanwezigheid van voldoende middelen voor het archiefbeheer, zoals (de opleiding van) deskundig personeel, de aanwezigheid van voldoende financiële middelen en van voldoende, goed geoutilleerde archiefruimten.

4

Voor het verrichten van de werkzaamheden en het dagelijks toezicht op het archief wijst het CTB de directeur als beheerder aan.

5

De beheerder is belast met de voorbereiding en het onderhoud van regelingen en algemene voorschriften op het terrein van de documentaire informatievoorziening.

6

De beheerder verricht adviserende en coördinerende taken waarmee de effectiviteit en efficiëntie van de documentaire informatievoorziening zijn gediend.

7

De beheerder is verantwoordelijk voor het onderhouden en actualiseren van de selectielijst.

8

De beheerder draagt de dagelijkse uitvoering van de documentaire informatievoorziening op aan het hoofd Algemene Zaken.

9

De beheerder draagt de behandeling van verzoeken om informatieverstrekking op aan het hoofd Bestuurlijke en Juridische Zaken volgens het mandaatbesluit.

1

Archiefbescheiden worden direct na ontvangst of voor verzending zodanig geregistreerd dat aan de wettelijke eisen wordt voldaan.

2

Hiertoe worden van de archiefbescheiden ten minste de onderstaande kenmerken geregistreerd:

• –

  uniek registratienummer;

• –

  afzender of geadresseerde;

• –

  door afzender of behandelaar gegeven datum en nummer;

• –

  datum van binnenkomst;

• –

  onderwerp;

• –

  afdoeningstermijn;

• –

  behandelend medewerker;

• –

  dossiernummer (van dossier waarin document wordt ingevoegd);

• –

  werkprocesnummer uit het basisselectiedocument (BSD) van het college;

• –

  relatie met andere documenten.

3

Door de beheerder kunnen documenten van gering belang van registratie worden uitgezonderd.

4

Elektronische post die voor registratie in aanmerking komt, wordt afgedrukt en voorzien van de registratiecode in het dossier gevoegd.

5

Voor registratie in aanmerking komende ingekomen archiefbescheiden mogen niet in behandeling worden genomen alvorens zij zijn geregistreerd.

1

Onmiddellijk na ontvangst van een formeel document, zendt het CTB de afzender daarvan een ontvangstbevestiging, overeenkomstig de intern vastgestelde postprocedure.

2

Het hoofd van de afdeling waarvoor het document bestemd is, is verantwoordelijk voor het afdoen ervan binnen redelijke termijn, en in voorkomende gevallen binnen de wettelijk gestelde termijn.

3

De afdoeningstermijn wordt vastgelegd in het registratiesysteem, zoals vastgelegd in de interne postprocedure.

4

Indien een binnengekomen stuk niet binnen de gestelde termijn kan worden beantwoord, dient de afzender daarvan in kennis te worden gesteld door middel van een behandelingsbericht, waarin eventueel een nieuwe afdoeningstermijn wordt genoemd.

1

Alle ontvangen archiefbescheiden worden direct na ontvangst door de betreffende verantwoordelijk functionaris gearchiveerd. Er wordt een nieuw dossier aangemaakt of het stuk wordt in het reeds bestaande en geregistreerde dossier opgeborgen.

2

Van elk te verzenden document en elk relevant intern document wordt een kopie gemaakt ter archivering in het dossier.

3

Bij dossiervorming wordt rekening gehouden met de in de selectielijst opgenomen criteria voor te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden.

4

Dossiervorming en archiefordening geschieden volgens het geldende documentair structuurplan, waarin de archiefbescheiden van het CTB worden gekoppeld aan de werkprocessen zoals geformuleerd in de selectielijst.

5

Bij de dossiervorming wordt waar mogelijk gebruikgemaakt van standaard dossieromschrijvingen, zoals opgenomen in het documentair structuurplan.

6

De materiële verzorging van permanent te bewaren archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de daarvoor geldende eisen.

1

Van de dossiers worden ten minste de volgende gegevens geregistreerd in een geautomatiseerd gegevensbeheersysteem:

• –

  uniek dossiernummer;

• –

  organisatieonderdeel dat het dossier vormt;

• –

  dossieromschrijving;

• –

  looptijd van het dossier;

• –

  indicatie bewaren of vernietigen met het eventuele vernietigingsjaar;

• –

  werkprocesnummer uit het basisselectiedocument (BSD) van het CTB;

• –

  verblijfplaats (indien noodzakelijk).

2

Indien wenselijk wordt het ontsluiten van de inhoud van de archiefbescheiden zodanig verricht dat het gebruik van deze gegevens in combinatie met andere informatiebronnen van het CTB mogelijk is.

1

De selectie van archiefbescheiden vindt uitsluitend plaats aan de hand van de vastgestelde selectielijst.

2

Bij het ontwerpen en het onderhouden van de selectielijst moet rekening worden gehouden met:

• –

  de taak van het CTB;

• –

  de verhouding van het college tot andere overheidsorganen;

• –

  de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

• –

  het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

3

Bij de totstandkoming of actualisatie van de selectielijst dient de daartoe vastgestelde wettelijke procedure te worden gevolgd.

4

Op de selectielijst is aangegeven voor welke periode zij geldig is. De selectielijst is echter nooit langer dan twintig jaar geldig.

5

Door de beheerder wordt jaarlijks gecontroleerd of de selectielijst onderhoud behoeft. ^*De selectielijst dient onderhouden te worden, dat wil zeggen dat, indien zij door taakveranderingen van het CTB niet meer aansluit bij de taken van dit overheidsorgaan, aanpassingen doorgevoerd dienen te worden. Indien noodzakelijk actualiseert hij de selectielijst. Een gewijzigde selectielijst moet opnieuw worden vastgesteld volgens de daartoe vastgestelde wettelijke procedure.

1

De beheerder treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door het CTB opgemaakte archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

2

Voor permanente bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden in reeds afgesloten dossiers worden bewaard in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten.

3

Het CTB zorgt voor archiefruimten die zo zijn ingericht dat de zich daarin bevindende archiefbescheiden in geval van een calamiteit zo min mogelijk gevaar lopen. De archiefruimten zijn op toereikende wijze beveiligd tegen brand, inbraak en wateroverlast.

4

Bij de (ver)bouw van archiefruimten wordt een technisch plan van archiefwettelijke eisen gehanteerd.

1

Ten aanzien van de applicaties waarin permanent te bewaren archiefbescheiden (digitale documenten, gegevensbestanden, enz.) zijn opgeslagen, dienen ten minste de gegevens te worden vastgelegd als bedoeld in de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

2

Van de in de applicaties als bedoeld in lid 1 opgeslagen archiefbescheiden (digitale documenten, gegevensbestanden, enz.) wordt de bestandsinformatie vastgelegd als bedoeld in de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

1

Van de voor permanente bewaring in aanmerking komende digitale archiefbescheiden dient de authenticiteit te worden gewaarborgd. Dit houdt in dat hun oorspronkelijke inhoud, vorm en structuur te allen tijde moeten kunnen worden vastgesteld, voorzover deze kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces.

2

De zorgdrager legt indien nodig functionele eisen vast ten aanzien van de in lid 1 bedoelde inhoud, vorm en structuur.

3

Voorzover nodig voor het behoud van de toegankelijkheid en de authenticiteit van de permanent te bewaren digitale archiefbescheiden, is de beheerder belast met het bewaren van de toepassingsprogrammatuur (met inbegrip van de nieuwere versies), het regelen van licenties inzake toepassingsprogrammatuur en het bewaren van de gebruiksaanwijzingen van de toepassingsprogrammatuur.

4

De beheerder controleert jaarlijks of de afgesloten permanent te bewaren digitale gegevensbestanden nog in goede, toegankelijke en geordende staat verkeren.

5

De beheerder is er verantwoordelijk voor dat bij het ontwerp van systemen waarbij digitale archiefbescheiden worden gevormd, rekening wordt gehouden met de voor die archiefbescheiden geldende bewaar- of vernietigingscriteria conform de geldende selectielijst.

1

Indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging of veroudering van besturingsprogrammatuur, toepassingprogrammatuur of apparatuur, de goede, geordende en toegankelijke staat van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden niet langer kan worden behouden, zorgt de beheerder voor conversie dan wel migratie van de archiefbescheiden.

2

Van de conversie of de migratie wordt een door het CTB ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of de authenticiteit, de toegankelijkheid en de ordening van de archiefbescheiden kunnen worden gegarandeerd. De beheerder bewaart een exemplaar van deze verklaring.

3

Indien bij conversie of migratie de authenticiteit, de toegankelijkheid of de ordening van de digitale archiefbescheiden niet gewaarborgd kan worden, wordt de conversie of migratie aangemerkt als een vervanging en dient de in artikel 15 beschreven procedure te worden gevolgd.

4

De voorgaande leden zijn niet van toepassing indien vervanging als bedoeld in de Archiefwet 1995 heeft plaatsgevonden.

1

Verzoeken om informatieverstrekking over of uit de archiefbescheiden en verzoeken van derden om archiefbescheiden in te zien worden door de beheerder getoetst aan de vigerende wet- en regelgeving zoals de Wet Openbaarheid van Bestuur, de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Wet Bestuursrecht, alsook de Bestrijdingsmiddelenwet.

2

Een besluit inzake een verzoek tot informatieverstrekking van gevoelige informatie wordt genomen door de beheerder. Aan de raadpleging van niet-openbare archiefbescheiden is een aantal voorwaarden verbonden, zoals deze zijn geformuleerd in artikel 10 en 11 van de Wet Openbaarheid van Bestuur. Hieraan kan de beheerder specifieke voorwaarden toevoegen.

3

De beheerder geeft richtlijnen voor het toezicht bij de inzage van archiefbescheiden door derden.

4

Verwijdering van archiefbescheiden uit een dossier is uitsluitend toegestaan door of namens de beheerder.

1

Van beschikbaar gestelde dossiers of andere archiefbescheiden wordt een uitleenadministratie bijgehouden.

2

De beheerder ziet er op toe dat uitgeleende dossiers tijdig en in goede en geordende staat worden terugbezorgd.

1

De beheerder kan besluiten over te gaan tot vervanging van archiefbescheiden, echter alleen als de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

2

Permanent te bewaren archiefbescheiden mogen uitsluitend vervangen worden indien hiervoor door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen een machtiging is verstrekt. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging van de originele bescheiden in.

3

Voor de vervanging van op termijn voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden is enkel een formeel besluit van de zorgdrager nodig.

4

Van de vervanging van archiefbescheiden wordt een door het CTB ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt door de beheerder bewaard.

5

Pas nadat vervanging heeft plaatsgevonden mag tot vernietiging van de vervangen archiefbescheiden worden overgegaan.

1

De beheerder draagt er zorg voor dat vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden geschiedt zodra de daarvoor in het basisselectiedocument vastgestelde termijn is verstreken.

2

Van de vernietiging van archiefbescheiden wordt een verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging heeft plaatsgevonden. De verklaring dient ondertekend te worden door het CTB. De beheerder bewaart een exemplaar van deze verklaring.

1

De beheerder draagt er zorg voor dat daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden worden overgebracht naar het Nationaal Archief, als rijksarchiefbewaarplaats. De overbrenging geschiedt binnen twintig jaar na sluiting van het dossier of bestand.

2

De overbrenging van nog veelvuldig geraadpleegde archiefbescheiden kan worden opgeschort, echter alleen indien hiertoe een machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is verleend. In geval van opschorting van de overbrenging zijn de openbaarheidsregels van de Archiefwet 1995 van toepassing op de niet-overgebrachte archiefbescheiden.

3

De over te brengen archiefbescheiden gaan vergezeld van een document waarin is opgenomen op welke wijze de duurzaamheid, de ordening en de toegankelijkheid van deze archiefbescheiden zijn geregeld.

4

Bij de overbrenging van archiefbestanddelen naar het Nationaal Archief kunnen door het CTB, ingevolge artikel 15 van de Archiefwet 1995, beperkingen worden gesteld aan de openbaarheid.

5

De overbrenging wordt vastgelegd in een door het CTB ondertekende verklaring, die ten minste bevat een specificatie van de overgebrachte archiefbescheiden en de eventuele beperkingen aan de openbaarheid. De beheerder bewaart een exemplaar van deze verklaring.

1

De beheerder draagt er zorg voor dat archiefbescheiden die binnen de organisatie in beheer worden overgedragen van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel, toegankelijk blijven.

2

Van een overdracht als bedoeld in het eerste lid wordt een door het CTB ondertekende verklaring van overdracht opgemaakt, die ten minste bevat een specificatie van de overgedragen archiefbescheiden. De beheerder bewaart een exemplaar van deze verklaring.

1

Het CTB is bevoegd over te gaan tot vervreemding van archiefbescheiden die niet in een rijksarchiefbewaarplaats berusten, nadat daarvoor een machtiging is verleend door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen.

2

Indien vervreemding voortvloeit uit een wettelijke verplichting kan hiertoe zonder machtiging worden overgegaan.

3

Indien de archiefbescheiden ten gevolge van de vervreemding niet zullen worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, betrekt het CTB bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding van archiefbescheiden deskundigen als bedoeld in de procedure genoemd artikel 8, lid 3, van deze beheersregeling.

4

Van de vervreemding van archiefbescheiden wordt een door het CTB ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt door de beheerder bewaard.

1

In geval van interne en externe organisatieveranderingen is het CTB ervoor verantwoordelijk dat de op het moment van organisatieverandering afgesloten dossiers en gegevensbestanden gaan naar het alsdan verantwoordelijke organisatieonderdeel of andere overheidsorgaan.

2

In geval van interne en externe organisatieveranderingen is het CTB er tevens voor verantwoordelijk dat de op het moment van organisatieverandering nog niet afgesloten dossiers en gegevensbestanden gaan naar het organisatieonderdeel of andere overheidsorgaan dat (het merendeel van) de taken krijgt toegewezen.

3

Ten aanzien van de overbrenging, overdracht, vervreemding of terbeschikkingstelling zoals die voortvloeit uit een organisatieverandering als in de vorige leden bedoeld, wordt een verklaring opgesteld, getekend en bewaard overeenkomstig de bepalingen in de voorgaande artikelen.

1

De beheerder ziet erop toe dat de uitvoering van het archiefbeheer in overeenstemming is met de gestelde regels.

2

De beheerder verstrekt desgewenst volledige en juiste informatie met betrekking tot de verzorging en staat van de archiefbescheiden en verleent toegang tot de ruimten waarin zich archiefbescheiden bevinden, ten behoeve van archiefonderzoek, namens het CTB of de (rijks)archivaris.

1

Archiefbescheiden die vertrouwelijke informatie bevatten worden in een afsluitbare archiefkast geplaatst.

2

De beheerder is verantwoordelijk voor het beheer van de sleutel.