Besluit van het Productschap Pluimvee en Eieren van 14 juni 2007 tot vaststelling van erkenningsvoorwaarden voor controle-instanties die door ondernemers kunnen worden ingeschakeld ten behoeve van de controle op de naleving van de Verordening hygiënevoorschriften pluimveehouderij (PPE) 2007 en de Verordening hygiënevoorschriften pluimveeverwerkende industrie (PPE) 2007 (Besluit erkenningsvoorwaarden controle-instanties hygiënevoorschriften pluimveehouderij en pluimveeverwerkende industrie (PPE) 2007)

Besluit erkenningsvoorwaarden controle-instanties hygiënevoorschriften pluimveehouderij en pluimveeverwerkende industrie (PPE) 2007

Het bestuur van het Productschap Pluimvee en Eieren;
Gelet op artikel 11, derde lid, van de Verordening hygiënevoorschriften pluimveehouderij (PPE) 2007 en artikel 8, derde lid, van de Verordening hygiënevoorschriften pluimveeverwerkende industrie (PPE) 2007;

Besluit:

Artikel

2

Zoetermeer
J.J. Ramekers voorzitter
S.B.M. Jongerius secretaris

Goedgekeurd door de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit bij beschikking van 6 augustus 2007, nr. TRCJZ/2007/2049.

Bijlage

1

Eisen controle-instanties

1 Onafhankelijkheid en onpartijdigheid

De controle-instantie en alle bij de controle betrokken personen mogen binnen een periode van één jaar voorafgaand aan de controle geen consultancy of trainingsactiviteiten uitgevoerd hebben bij de te controleren onderneming.

2 Eisen aan cöordinaten en controleurs

2.1 Coördinator

De controle-instantie stelt één persoon aan als coördinator voor de controle op de naleving van de Verordening hygiënevoorschriften pluimveehouderij (PPE) 2007 en de Verordening hygiënevoorschriften pluimveeverwerkende industrie (PPE) 2007 (hierna: de verordeningen). Deze coördinator is verantwoordelijk voor het controleproces en treedt op als contactpersoon naar het productschap. Deze coördinator heeft minimaal een HBO-denkniveau en is aantoonbaar deskundig en verantwoordelijk voor het controleproces. Daarnaast beoordeelt deze coördinator of een ander daartoe bevoegde persoon (beslisser), de rapportages van de controleurs op volledigheid, begrijpbaarheid, en correctheid.

2.2 Controleur

Ten behoeve van de controles kunnen controleurs worden ingezet met een MBO niveau in een relevant studiegebied (bijvoorbeeld MAS primair). Daarnaast dient de controleur aantoonbaar ervaring te hebben, door minimaal 1 jaar in de betreffende branche actief te zijn geweest en adequaat intern geschoold te worden. Een controleur mag maximaal gedurende drie jaar aaneengesloten de vereiste controles bij een onderneming uitvoeren.

2.3 Scholingsprogramma

De controle-instantie verzorgt tevens adequate interne scholing van de coördinatoren en controleurs. Het scholingsprogramma dient een goed inzicht te geven in de meest actuele voorschriften, de interpretatie van de controlevragen, het gebruik van de checklijsten en de rapportage. Daarnaast dient het (bij)scholingsprogramma de betreffende controleur of coördinator op de hoogte te stellen van gewijzigde of nieuwe regelgeving die van belang is voor de schakel waarin de controleur actief is. Het programma dient aan te sluiten bij het opleidingsniveau van de betreffende medewerker. Op verzoek dient de controle-instantie aan te kunnen tonen dat het scholingsprogramma op adequate wijze is ingevuld.

Onderstaand tabel geeft een overzicht van de kwalificaties waar coördinator en controleurs minimaal aan moeten voldoen.

Persoonlijke kenmerken

Ethisch, open geest, diplomatiek, goed waarnemingsvermogen, opmerkzaam, besluitvaardig, zelfstandig.

Functioneringsbeoordeling, rapportage, toezicht op controleur.

Opleiding

Relevante agrarische opleiding op minimaal MBO Niveau (minimaal HBO niveau voor coördinatoren).

Diploma, CV (formulier)

Vereiste kennis

Kennis van I&R, welzijnsregelgeving, hygiëne, transportregelgeving, Basis kennis over wettelijk toegestaan gebruik en toepassing van diergeneesmiddelen bij pluimvee.

Intern scholingsprogramma

Controle vaardigheden

Ervaring als zelfstandig controleur op relevant werkterrein.

CV (formulier)

Ervaring

Minimaal 1 jaar werkervaring in de intensieve veehouderij (pluimveehouderij of varkenshouderij in relevante functie (productie, vertegenwoordiger, kwaliteitszorg) of minimaal 20 controles uitgevoerd bij representatieve bedrijven in de pluimveehouderij.

CV (formulier)

3 Uitvoering controles.

De controles worden uitgevoerd volgens een door het productschap vastgestelde checklijst.

4 Geheimhoudingsplicht en beschikbaarheid.

De controle-instantie is bij de uitoefening van zijn taken als omschreven in de verordeningen, verplicht tot geheimhouding met betrekking tot commerciële en bedrijfseigen technische informatie van de te controleren ondernemingen.

Daarnaast hebben de controle-instanties geheimhoudingsplicht ten aanzien van het verspreiden van de informatie, verkregen tijdens de controle. De rapportages dienen uitsluitend te worden vertrekt aan de gecontroleerde onderneming en aan de voorzitter (zie punt 5).

Gegevens dienen minimaal 6 jaar te worden bewaard.

De confronterende instantie dient zijn geheimhoudingsplicht bij de te controleren onderneming te melden. Alle bij de controlewerkzaamheden betrokken personen dienen een geheimhoudingverklaring te ondertekenen bij aanvang van de werkzaamheden.

5 Controlerapportages.

De controle-instantie is in staat een adequate rapportage van de controles te produceren. De controle-instanties registreren de controlerapportages in een centrale database. De voorzitter is bevoegd om de in de database geregistreerde controlerapporten te controleren op juistheid, volledigheid en tijdigheid.

Het productschap is verantwoordelijk voor de totstandkoming en het beheer van de centrale database.

6 Periodieke rapportage.

Nadat de controle-instantie is erkend dient deze ten minste 1 maal per kwartaal een rapportage aan de voorzitter te overleggen. In deze rapportage zijn minimaal de volgende gegevens opgenomen:

1. Organisatie:

  • a.

    eventuele voorgenomen wijzigingen in accreditaat

  • b.

    eventuele voorgenomen wijzigingen in procedures

  • c.

    Aantal controleurs

  • d.

    Verloop in de controleurs

  • e.

    beschrijving uitgevoerde afstemmingsactiviteiten en bijscholingsactiviteiten controleurs en coördinator.

2. overzicht aantal gecontroleerde en nog te controleren ondernemingen per schakel

3. Controles

  • a.

    Aantal uitgevoerde controles per schakel

  • b.

    Aantal weigeringen

  • c.

    Gemiddelde duur controle per schakel

  • d.

    Aantal constateerde afwijkingen per categorie, norm en gemiddeld per controle

4. Knelpunten en evaluatieoverzicht

Overzicht van reacties en klachten van de gecontroleerde ondernemingen en van knelpunten in uitvoering van de controlewerkzaamhedendoor de controle-instantie ten behoeve van de evaluatie van de verordening.

Indien de voorzitter in het belang van de verordening dit noodzakelijk acht, kan aan de controle-instanties gevraagd worden (onderdelen uit) deze rapportage vaker aan te leveren.

5. Harmonisatieoverleg

De controles in het kader van de verordeningen worden door verschillende controle-instanties uitgevoerd. Om de kwaliteit, onafhankelijkheid, onpartijdigheid en uniformiteit te kunnen waarborgen organiseert de voorzitter minimaal 1 maal per jaar een harmonisatieoverleg met alle controle-instanties. De control-instanties is verplicht om hier een vertegenwoordiger naar af te vaardigen. De voorstellen uit het harmonisatieoverleg worden vastgelegd in een verslag. Voorstellen die door de voorzitter worden aangenomen zijn voor alle controle-instanties bindend.