Beleidsregel van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 22 januari 2008, nr. WJZ/2008/452 (8218), inzake de bevoegdheid tot het afgeven van een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 ten behoeve van routinematige digitalisering van archiefbescheiden (Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden)

1

Een machtiging wordt in ieder geval verleend, indien de zorgdrager blijkens een ontwerpvervangingsbesluit voor alle in dat verband te digitaliseren archiefbescheiden:

• a.

  toepassing zal geven aan:

  • 1°.

    artikel 2 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden; en

  • 2°.

    een ten behoeve van de aanvraag ingediende beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging, die ten minste voorziet in de elementen die zijn opgenomen in paragraaf 1 van de bijlage bij deze beleidsregel en die onder meer dient ter instructie voor de personen die binnen de organisatie belast zijn met taken in het vervangingsproces; en

• b.

  ten minste zal voldoen aan de technische specificaties die zijn opgenomen in paragraaf 2 van de bijlage bij deze beleidsregel.

2

Een machtiging wordt slechts verleend voor de vervanging van archiefbescheiden die:

• a.

  zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit, en zaken betreffen die nog niet zijn afgedaan; of

• b.

  zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met vijf jaar na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit.

1

Een machtiging heeft geen betrekking op digitale vervanging die onverenigbaar is met de waarden, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d, van het Archiefbesluit 1995.

2

Digitale vervanging is in ieder geval onverenigbaar met de waarde, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

• a.

  waarvan de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op de uitwendige vorm;

• b.

  die als bestanddeel van het culturele erfgoed een symbolische waarde of historische belevingswaarde vertegenwoordigen.

3

Digitale vervanging is in ieder geval onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

• a.

  waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat;

• b.

  die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.