Mandaatbesluit Personele- en Financiële Aangelegenheden Directeuren 2008 van 26 juni 2008

1

De plaatsvervangend Hoofddirecteur IND en de CIO zijn, met inachtneming van de binnen de hoofddirectie gemaakte taakverdeling, bevoegd personele- en financiële aangelegenheden die de IND betreffen, voor zover deze aangelegenheden naar aard of inhoud niet een zodanig gewicht hebben dat zij door de Hoofddirecteur IND behoren te worden afgedaan en voorzover niet doorgemandateerd aan de directeuren, respectievelijk Hoofd BOH, respectievelijk Hoofd PIM, respectievelijk PM INDIGO als bedoeld onder lid 2 van dit artikel, af te handelen.

2

De directeuren, Hoofd BOH, Hoofd PIM en de PM INDIGO zijn, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet, ten aanzien van de medewerkers werkzaam op de gebieden waarvoor de betreffende directeur, respectievelijk Hoofd BOH, respectievelijk Hoofd PIM, respectievelijk PM INDIGO verantwoordelijkheid draagt, bevoegd om in naam van de Minister van Justitie besluiten te nemen, stukken af te doen en uitgaande brieven te ondertekenen betreffende:

• a.

  De inrichting van de organisatie (niet zijnde de kwalitatieve invulling) en de kwantitatieve invulling van de organieke formatie;

• b.

  De rechtspositie van individuele medewerkers.

3

De stafdirecteur Personeel, Organisatie en Informatie is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het uitvoeringsbeleid met betrekking tot de mogelijke bescherming van de gezondheid en het welzijn in verband met de arbeid zoals beschreven in de Arbeidsomstandighedenwet, alsmede met betrekking tot het voldoen aan de overige uit wet- en regelgeving voortvloeiende verplichtingen, die zijn verbonden aan het werkgeverschap, met uitzondering van de verplichtingen die gerelateerd zijn aan veiligheid en beveiliging.

4

De stafdirecteur Middelen en Control is binnen de IND verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid met betrekking tot de fysieke beveiliging en veiligheid, zoals dat in de Arbeidsomstandighedenwet en in andere relevante wet- en regelgeving is vastgelegd en is in dat kader binnen de IND ook verantwoordelijk voor de vertaling van de hogere regelgeving op dit gebied naar de uitvoeringspraktijk, alsmede voor de interne coördinatie en afstemming tussen de diverse actoren op het gebied van beveiliging en veiligheid.

5

De CIO is verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging, rekening houdend met de benodigde afstemming met de stafdirecteur Middelen en Control ter zake van de fysieke aspecten in de informatiebeveiliging.

6

De directeuren, Hoofd BOH, Hoofd PIM en de PM INDIGO zijn verantwoordelijk voor de toepassing van het in lid 3 bedoelde uitvoeringsbeleid gericht op de gezondheid en het welzijn van hun medewerkers.

1

De programmadirecteur is bevoegd de Hoofddirecteur IND gevraagd en ongevraagd te adviseren over de uitvoering van het programma en eventueel te nemen maatregelen ter inhoudelijke bijsturing van de uitvoering van de projecten.

2

De programmadirecteur is bevoegd namens de Hoofddirecteur IND audits en evaluaties uit te (laten) voeren met betrekking tot de verschillende projecten die onder verantwoordelijkheid van de directeuren van de IND binnen het programma worden uitgevoerd. Deze audits en evaluaties zijn gericht op de bewaking van de toepassing van de door het programmabureau geformuleerde kwaliteitscriteria, de doelstelling, de samenhang tussen projecten, de projectenplanning en de kwaliteitsborging in het programmaten aanzien van methodiek, de communicatie, de samenwerking en de benchmarking.

3

De programmadirecteur is bevoegd de plannen van aanpak voor de onder verantwoordelijkheid van de directeuren uit te voeren specifieke projecten, met inbegrip van het daarbij behorende budgetvoorstel, te toetsen alvorens die plannen van aanpak door de directeuren ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Hoofddirecteur IND.

4

De programmadirecteur is bevoegd namens de Hoofddirecteur IND de op initiatief van de directeuren zelf voorgestelde projecten, waaraan altijd een budgetvoorstel gehecht dient zijn, te toetsen op de bijdrage aan het programma ‘IND bij de tijd’ en op de samenhang met de overige projecten in het programma.

5

De programmadirecteur is bevoegd namens de Hoofddirecteur IND de periodieke voortgangsrapportages van de directeuren over de onder hun verantwoordelijkheid uitgevoerde projecten te toetsen, teneinde de integrale rapportage aan de hoofddirectie over de voortgang van het programma met inbegrip van de budgetuitputting te kunnen verzorgen.

6

De programmadirecteur is bevoegd de conceptrapportages aan de Hoofddirecteur IND ter bespreking voor te leggen aan het Managementteam IND.

7

De programmadirecteur is bevoegd de door de directeuren opgestelde voorstellen voor eventuele verschuivingen in de toegekende projectbudgetten te toetsen, alvorens die ter goedkeuring aan de Hoofddirecteur IND worden voorgelegd, teneinde ten behoeve van de Hoofddirecteur IND de budgetuitputting te bewaken.

8

De programmadirecteur is bevoegd maatregelen te nemen en contacten te onderhouden met betrekking tot de interne en externe communicatie over het totale programma en voor het organiseren van de participatie bij de uitvoering van het programma.

1

Het mandaat als bedoeld in artikel 2, tweede lid omvat niet de bevoegdheid tot het nemen van besluiten waar het betreft het toekennen van schadevergoeding, het verlenen van ontslag, anders dan op aanvraag en het nemen van disciplinaire maatregelen ten aanzien van medewerkers als vermeld in het overzicht dat als bijlage 1 aan dit mandaat is gehecht. Evenmin betreft dit de bevoegdheid tot het nemen van enig ander besluit waar het gaat om in dit overzicht genoemde medewerkers, die werkzaam zijn in managementfuncties gewaardeerd op schaal 14.

2

Het mandaat als bedoeld in artikel 2, eerste en tweede lid, omvat niet de bevoegdheid tot het nemen van besluiten, indien deze worden genomen op grond van artikel 99 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement.

3

Het mandaat als bedoeld in artikel 2, tweede lid, omvat niet de bevoegdheid tot het nemen van besluiten, indien deze worden genomen op grond van artikel 69 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement, voor zover de schadevergoeding betrekking heeft op immateriële of materiële schade boven een bedrag van € 10.000 netto.

4

Het mandaat als bedoeld in artikel 2, tweede lid, omvat niet de bevoegdheid om te beslissen in bezwaar op door de in artikel 1, sub d van dit besluit genoemde directeuren, respectievelijk Hoofd BOH, respectievelijk Hoofd PIM, respectievelijk de PM INDIGO genomen besluiten, met uitzondering van die besluiten op bezwaar betreffende bevoegdheden die zijn doorgemandateerd aan onder de desbetreffende directeuren ressorterende functionarissen.

1

De directeuren, Hoofd BOH en Hoofd PIM, zijn, met inachtneming van het hiervoor bepaalde in artikel 4, tot een maximum van € 300.000 en, in geval van het aangaan van verplichtingen boven € 15.000 na raadpleging van de afdeling Inkoop, bevoegd om financiële verplichtingen aan te gaan, met inachtneming van het in het managementcontract toegekende budget en, acht slaande op het bepaalde in lid 2, het aan hen toegekende deel van het projectenbudget.

De PM INDIGO heeft, eveneens met inachtneming van het bepaalde in artikel 4 en evenals de directeuren rekening houdend met de hiervoor omschreven verplichting tot raadpleging van de afdeling Inkoop met betrekking tot verplichtingen boven de € 15.000, de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen tot een maximum van € 100.000

2

Het mandaat als bedoeld in lid 1 omvat niet de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen voor het inhuren van externen op het gebied van ICT ten behoeve van ICT-projecten. Voor het inhuren van deze externen zijn de directeur van het Gemeenschappelijk Centrum ICT, het Hoofd PIM en de PM INDIGO bevoegd om, met inachtneming van het projectenbudget, financiële verplichtingen aan te gaan.

3

Het mandaat als bedoeld in lid 1 omvat voor de andere directeuren dan de directeur GCICT, respectievelijk Hoofd BOH en Hoofd PIM niet de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen voor het aanschaffen van ICT-apparatuur en ICT-software. De directeur van het Gemeenschappelijk Centrum ICT en de PM INDIGO zijn bevoegd om ter zake van ICT-apparatuur en ICT-software, in het kader van de overeengekomen dienstverlening aan de andere onderdelen van de IND de hierop betrekking hebbende financiële verplichtingen aan te gaan.

4

Het mandaat als bedoeld in lid 1 omvat niet de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen voor het huren van panden. Deze bevoegdheid blijft bij de hoofddirectie.

1

De directeuren, Hoofd BOH, Hoofd PIM en PM INDIGO zijn bevoegd, met inachtneming van in lid 2 tot en met 4 van dit artikel genoemde voorwaarden, aan medewerkers van de IND mandaat te verlenen ten aanzien van de uit de artikelen 6 en 7 voortvloeiende bevoegdheden. De bevoegdheden voortvloeiend uit artikel 2 kunnen slechts worden gemandateerd aan de unitmanagers, respectievelijk afdelingshoofden, respectievelijk projectleiders, respectievelijk locatiemanagers, met dien verstande dat zij deze bevoegdheid niet uit kunnen oefenen ten aanzien van medewerkers op het niveau van salarisschaal 14 of hoger van bijlage B van het BBRA.

2

De directeuren, respectievelijk Hoofd BOH, stellen, teneinde aan de uitoefening van de bevoegdheden voortvloeiend uit het financiële mandaat rechtskracht te verbinden, een competentietabel, incl. een handtekeningenregister, vast waarin de gemandateerde bevoegdheden per functionaris vastliggen. In de tabel wordt per functionaris aangegeven voor welke kostensoorten hij verplichtingen mag aangaan en/of mag tekenen voor belasting van het budget.

Het handtekeningenregister dient door de directeuren door tussenkomst van de directeur Middelen en Control ter beschikking te worden gesteld aan de afdelingen Financiën van de locale dienstencentra.

3

De directeuren, respectievelijk Hoofd BOH, zijn bevoegd om bepaalde budgetten verbonden aan kostensoorten te verdelen over de units, respectievelijk afdelingen of bureaus, respectievelijk dienstencentra. Het budgethouderschap en de daarmee verbonden primaire verantwoordelijkheid blijft bij de directeuren. De directeuren, respectievelijk Hoofd BOH, leggen periodiek en in aansluiting op de P&C cyclus over de gerealiseerde uitgaven en kosten verantwoording af aan de hoofddirectie. De unitmanagers, respectievelijk de afdelingshoofden, respectievelijk locatiemanagers krijgen voor deze budgetten de bevoegdheid om financiële verplichtingen aan te gaan tot het aan hen toegekende totaalbedrag.

4

Het verlenen van mandaat als bedoeld in lid 1 geschiedt onder de volgende voorwaarden:

• –

  Verleende mandaten worden niet verder gemandateerd.

• –

  De functionarissen aan wie mandaat verleend is mogen financiële verplichtingen aangaan tot maximaal €10.000 (per verplichting);

• –

  De functionarissen aan wie mandaat verleend is mogen facturen accorderen (tekenen voor budgetbelasting) tot maximaal € 10.000 per factuur.

• –

  Voor locatiemanagers geldt dat mandaat verleend wordt tot € 50.000 voor het aangaan van verplichtingen en tot € 300.000 per te accorderen factuur voor leveringen binnen het kader van gesloten overeenkomsten.

• –

  Als een functionaris optreedt in zijn hoedanigheid als plaatsvervanger, heeft hij dezelfde bevoegdheden als de functionaris die hij vervangt. Dit geldt voor plv. HIND, plv. directeur, plv. UM, plv. LM, plv. PL.

• –

  De directeuren hebben de bevoegdheid om adjunct directeuren en hoofden AC in het kader van dit besluit aan te merken als plaatsvervangend directeur.

• –

  Een functionaris mag geen verplichtingen aangaan voor diensten die betrekking hebben op hemzelf. In voorkomende gevallen wordt de verplichting aangegaan door de betrokken direct leidinggevende.