Besluit van het dagelijks bestuur van het Productschap Vis van 2 oktober 2008, houdende de instelling van een Auditcommissie Productschap Vis (Besluit tot instelling van een Auditcommissie Productschap Vis)

Met inachtneming van het bepaalde in principe XXIII van de Code Goed Bestuur voor de PBO-sector, is door het dagelijks bestuur van het Productschap Vis op 6 september 2007 voor het eerst besloten om een audit commissie in te stellen.

Doelstelling van de Auditcommissie Productschap Vis Productschap Vis is het adviseren en assisteren van het dagelijks bestuur met betrekking tot diens verantwoordelijkheid om toezicht te houden op het naleven van bestaande wet- en regelgeving, de financiële informatie, controle en verslagsystemen, de implementatie van zaken welke voortvloeien uit of verband houden met de Code Goed Bestuur.

Dit reglement beschrijft en preciseert de taken, bevoegdheden en de werkwijze van de Auditcommissie Productschap Vis en maakt deel uit van het Instellingsbesluit Auditcommissie Productschap Vis Productschap Vis.

• 1.

  Toezien op de implementatie en uitvoering van zaken voortvloeiende of verband houdende met de Code Goed Bestuur.

• 2.

  Het controleren van de integriteit van het financiële proces- en de verslagleggingssystemen, de interne controle en financiële risico beheerssystemen.

• 3.

  Toezien op de naleving van aanbevelingen van de extern accountant.

• 4.

  Zorg dragen dat een zogenaamde “Klokkenluiderregeling” door de secretaris met instemming van de Ondernemingsraad wordt ingevoerd voor medewerkers en zorg dragen dat zaken kunnen worden aangekaart, beoordeeld en op een vertrouwelijke basis kunnen worden behandeld.

• 5.

  Verslagleggen van bevindingen en conclusies aan het dagelijks bestuur van het Productschap Vis.

De Auditcommissie Productschap Vis heeft de bevoegdheid ieder onderzoek in te stellen dat zij nodig acht om haar verantwoordelijkheid te vervullen en heeft toegang tot iedere persoon binnen de organisatie.

• 1.

  De Auditcommissie Productschap Vis beoordeelt de concept-management letters en de onderliggende management rapportage ter toetsing of één en ander voldoet aan de integriteit van het financiële proces en aan het bepaalde in de Verordening beleggingsbeleid Productschap Vis 2005 en de Verordening financiën bedrijfslichamen van de SER.

• 2.

  De Auditcommissie Productschap Vis rapporteert tenminste éénmaal per jaar aan het dagelijks bestuur haar bevindingen.

Bijlage bij artikel 4 van het Besluit tot instelling van een Auditcommissie Productschap Vis

• 3.

  De Auditcommissie Productschap Vis bespreekt tenminste éénmaal per jaar de implementatie en voortgang van zaken voortvloeiende of verband houdende met de Code Goed Bestuur, alle juridische kwesties die een (aanzienlijke) invloed kunnen hebben op de bedrijfsvoering en de resultaten van het Productschap Vis, het naleven van wet- en regelgeving, mogelijke onderzoeken van overheidsinstanties.

• 4.

  De secretaris van het Productschap Vis treedt op als secretaris van de Auditcommissie Productschap Vis. De notulen van de vergadering zullen door de secretaris worden opgemaakt en in de volgende vergadering worden vastgesteld. Indien hiertoe aanleiding is, kan het verslag ook schriftelijk worden vastgesteld.

• 5.

  Verslagen van vergaderingen van de Auditcommissie Productschap Vis worden, na vaststelling, ter informatie doorgezonden naar het dagelijks bestuur van het Productschap Vis.

• 6.

  De Auditcommissie Productschap Vis zal ten hoogste tweemaal regulier per jaar bijeen komen dan wel zoveel malen meer als naar haar oordeel nodig is.

• 7.

  Het dagelijks bestuur van het Productschap Vis wijst één van de leden aan als voorzitter van de Auditcommissie Productschap Vis. Deze stelt de agenda van de vergaderingen vast en brengt in het dagelijks bestuur namens de Auditcommissie Productschap Vis verslag uit.

Ongeacht de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Auditcommissie Productschap Vis bij het controleren, beoordelen en adviseren, zoals bepaald in dit reglement, is het uitdrukkelijk niet haar taak om haar bevindingen publiekelijk te maken behoudens een directe rapportage aan het dagelijks bestuur van het Productschap Vis. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt alleen en uitsluitend bij het dagelijks bestuur van het Productschap Vis.