Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 29 juli 2011, nr. BO/KAB/2011/10928, houdende de inrichting van de directie Bestuursondersteuning alsmede doorverlening van vertegenwoordigingsbevoegdheden van de directeur Bestuursondersteuning (Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie BO SZW 2011)

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

de directie BO: de directie Bestuursondersteuning van het ministerie.

Het hoofd van de afdeling Bestuursadvies is verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:

• a.

  het waarborgen van de kwaliteit, de samenhang en de tijdigheid van de ambtelijke advisering en het bevorderen van integrale besluitvorming;

• b.

  het beoordelen en zo nodig van commentaar voorzien van stukken ten behoeve van de leden van het MT-SZW en de bewindspersonen;

• c.

  het gevraagd en ongevraagd adviseren en ondersteunen van de leden van het MT-SZW en de bewindslieden;

• d.

  het adviseren over (mogelijke) belangrijke politieke ontwikkelingen op de kortere termijn en bijdragen aan de reflectie op ontwikkelingen op de middellange termijn;

• e.

  het ondersteunen van de leiding in het bevorderen van de samenwerking binnen het departement, het leggen van verbindingen en het sturen op voortgang en samenhang;

• f.

  het voeren van het secretariaat van overlegvormen van bewindspersonen;

• g.

  het voorbereiden en coördineren van de advisering en het voeren van het secretariaat ten behoeve van diverse overlegvormen van de leden van het MT-SZW;

• h.

  het zorgdragen voor interne en externe coördinatie ten aanzien van ministerraads- en parlementaire aangelegenheden;

• i.

  het coördineren van de inbreng van het ministerie in SZW-brede plenaire debatten in het parlement;

• j.

  het initiëren en organiseren van periodieke bijeenkomsten over politiek-bestuurlijke thema’s;

• k.

  het deelnemen aan gesprekken van de bewindspersonen met derden;

• l.

  het ondersteunen van de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal op het gebied van planning en control bij de aansturing van de directies die rechtstreeks onder hen ressorteren.

Het hoofd van de afdeling Coördinatie Departementale Stukken is verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:

• a.

  het ontvangen, registreren en bepalen van de stappen ter afhandeling van post van derden en van stukken van directies en directoraten-generaal van het ministerie gericht aan bewindspersonen, de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal;

• b.

  de verzending van door één of meer bewindspersonen, de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal getekende stukken;

• c.

  het zorgdragen voor de informatievoorziening ten aanzien van ministerraad- en parlementaire aangelegenheden en het onderhouden van de daarvoor noodzakelijke contacten;

• d.

  het zorgdragen voor de administratieve begeleiding bij de verzending en publicatie van wet- en regelgeving;

• e.

  het zorgdragen voor de logistieke ondersteuning van de bewindspersonen bij departementsbrede debatten in het parlement;

• f.

  de interne postvoorziening en overige administratieve werkzaamheden binnen de directie BO;

• g.

  het inhoudelijk zorgdragen voor de standaarden voor SZW-stukken door middel van de SZW Wordsjablonen;

• h.

  de ondersteuning van bewindspersonen, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal, door managementassistenten.

Het hoofd van de afdeling Kabinet is verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:

• a.

  het bijstaan, in adviserende en uitvoerende zin, van bewindspersonen, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal in protocollaire en representatieve aangelegenheden;

• b.

  het adviseren over en het afhandelen van aangelegenheden betreffende koninklijke onderscheidingen;

• c.

  het verzorgen van adviezen betreffende toekenning van predicaten aan bedrijven en instellingen;

• d.

  het adviseren over en zorgdragen voor relatiegeschenken;

• e.

  de ondersteuning van bewindspersonen, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal, door kamerbewaarders;

• f.

  het waarborgen van de kwaliteit en integriteit van de data van het relatiemanagementsysteem van de directie BO;

• g.

  advies en ondersteuning van de directeur Bestuursondersteuning en de afdelingshoofden van de directie BO op het vlak van planning en control;

• h.

  het optreden als contactpersoon op alle facetten van de bedrijfsvoering van de directie BO voor de andere onderdelen van het ministerie;

• h.

  de coördinatie op het gebied van informatiebeveiliging van de directie BO;

• i.

  het voeren van beheer, de redactie en coördinatie van uitingen van de directie BO op intranet en Rijksportaal.

De programmamanager Ontwikkelagenda is verantwoordelijk voor het managen van het programma van de Ontwikkelagenda met de volgende thema’s:

• a.

  de missie en visie van het ministerie;

• b.

  SZW en de buitenwereld;

• c.

  samenwerken binnen het ministerie;

• d.

  moderne toerusting medewerkers;

• e.

  de onderlinge omgangsvormen.

De programmamanager Digitalisering Stukkenstroom SZW is verantwoordelijk voor de uitvoering van een programma gericht op de digitalisering van de stukkenstroom bij SZW. De verantwoordelijkheden omvatten de implementatie van een systeem voor de digitale afhandeling van documenten, alsmede de voorlichting aan en opleiding van medewerkers die met dat systeem moeten werken.

Aan de hoofden van de afdelingen, genoemd in artikel 2, eerste lid, onderdelen a tot en met c, het hoofd van het bureau Beveiligingsambtenaar, genoemd in artikel 2, eerste lid, onderdeel d, alsmede de programmamanagers, genoemd in artikel 2, eerste lid, onderdelen e en f, wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:

• a.

  de taken van het eigen bureau, de eigen afdeling, het eigen team of de eigen groep;

• b.

  de personeelsaangelegenheden van het eigen bureau, de eigen afdeling, het eigen team of de eigen groep, voor zover het betreft:

  • 1°.

    het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;

  • 2°.

    het houden van manager-medewerkergesprekken;

  • 3°.

    verlof van medewerkers;

  • 4°.

    kleine beloningen, niet zijnde gratificaties, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de directeur.

Het hoofd van de afdeling Coördinatie Departementale Stukken is gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de taken, genoemd in artikel 4, tot een bedrag van € 20.000,– per overeenkomst.

Het hoofd van het bureau Beveiligingsambtenaar is gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de taken, genoemd in artikel 6, tot een bedrag van € 20.000,– per overeenkomst.

De programmamanager Ontwikkelagenda is gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de taken, genoemd in artikel 7, tot een bedrag van € 20.000,– per overeenkomst.

De programmamanager Digitalisering Stukkenstroom SZW is gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de taken, genoemd in artikel 7a, tot een bedrag van € 20.000,– per overeenkomst.

De hoofden van de afdelingen, het hoofd van het bureau Beveiligingsambtenaar en de programmamanagers kunnen na voorafgaande toestemming van de directeur BO bevoegdheden doorverlenen aan onder hen ressorterende functionarissen.

Bij afwezigheid van de directeur BO worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken waargenomen door de daartoe aan te wijzen plaatsvervangend directeur.