Besluit van het bestuur van het Hoofdbedrijfschap Ambachten van 6 juni 2012, houdende regels terzake van het beheer van de archiefbescheiden van het Hoofdbedrijfschap Ambachten (Besluit beheersregels archiefbescheiden HBA)

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  bestuur: het bestuur van het Hoofdbedrijfschap Ambachten;

• b.

  dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van het Hoofdbedrijfschap Ambachten;

• c.

  voorzitter: de voorzitter van het Hoofdbedrijfschap Ambachten;

• d.

  secretaris: de secretaris van het Hoofdbedrijfschap Ambachten;

• e.

  verantwoordelijk hoofd: het hoofd afdeling financiën, personeel en algemene zaken;

• f.

  archiefbescheiden: 1) bescheiden, ongeacht hun vorm, door het Hoofdbedrijfschap Ambachten ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten, 2) bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen wier rechten of functies op het Hoofdbedrijfschap Ambachten zijn overgegaan,

  3) reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in plaats zijn gesteld van de onder 1) of 2) bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;

• g.

  zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer van archiefbescheiden en voor die zaken die noodzakelijk zijn om efficiënt en effectief archiefbeheer mogelijk te maken, zoals huisvesting, personeel en financiële middelen;

• h.

  beheer: het verrichten of doen verrichten van de feitelijke werkzaamheden die nodig zijn voor een goede bewaring, ordening, selectie, toegankelijkheid, vernietiging en overbrenging naar een archiefbewaarplaats van archiefbescheiden;

• i.

  archiefbewaarplaats: bewaarplaats die is aangewezen voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden;

• j.

  archiefruimte: ruimte die door het Hoofdbedrijfschap Ambachten wordt gebruikt voor de bewaring van archiefbescheiden die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, in afwachting van hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats;

• k.

  uitvoeringsregeling: een besluit als bedoeld in artikel 10.

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het beheer van de archiefbescheiden.

Het verantwoordelijk hoofd is belast met het beheer van de archiefbescheiden en ambtelijk eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het archiefbeheer.

Het dagelijks bestuur stelt een selectielijst vast, waarin de archiefbescheiden zijn omschreven, waarbij is aangegeven of de bescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen of voor vernietiging na een aangegeven termijn.

Het verantwoordelijk hoofd is belast met de inrichting en het beheer van de archiefruimte.

Het verstrekken van informatie aan derden omtrent archiefbescheiden dan wel het inzage geven in archiefbescheiden geschiedt uitsluitend na toestemming daartoe van de secretaris.

Het bestuur stelt bij besluit een uitvoeringsregeling vast, waarin nadere voorschriften omtrent de uitvoering zijn opgenomen.

Bij organisatieverandering en/of opheffing wordt conform artikel 4 van de Archiefwet 1995 een voorziening getroffen omtrent het beheer van de archiefbescheiden met het doel om de archiefbescheiden over te dragen aan de rechtsopvolger van het Hoofdbedrijfschap Ambachten, danwel in beheer te geven aan de Sociaal-Economische Raad, hetzij over te brengen naar het Nationaal Archief.

Dit besluit treedt in werking daags na publicatie in het Verordeningenblad Bedrijfsorganisatie.

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit beheersregels archiefbescheiden HBA.