Bestuursreglement College bescherming persoonsgegevens

1

Het College stelt jaarlijks vóór 1 december een beleidsplan vast voor de vier daarop volgende jaren.

2

Het beleidsplan omvat de beoogde activiteiten voor het volgende jaar en de strategische keuzes voor de drie daarop volgende jaren.

3

Bij de beoogde activiteiten voor het volgende jaar gaat het College uit van de begroting voor het desbetreffende jaar en het te verwachten budget.

4

Het beleidsplan wordt door het College vastgesteld, waar nodig met inachtneming van de opmerkingen van de Raad van advies.

1

Het College stelt een beschrijving vast van werkwijzen en procedures in het kader van de uitvoering van de taken en werkzaamheden, bedoeld in artikel 2.

2

De beschrijving onderscheidt de taken en werkzaamheden naar type, aard en complexiteit, en geeft aan welke stappen, in de onderscheiden situaties, bij de uitvoering van die taken en werkzaamheden dienen te worden gevolgd, en welke aandachtspunten daarbij telkens ten minste in aanmerking dienen te worden genomen.

3

De beschrijving is gericht op het bevorderen van een goede en zorgvuldige uitoefening van de betrokken taken en werkzaamheden, en voorziet in waarborgen tegen vermenging van de toezichthoudende, adviserende en sanctionerende taken van het College.

4

Onverminderd het bepaalde in artikel 66, vierde lid, van de wet, worden werkzaamheden in het kader van de toezichthoudende en sanctionerende taken van het College zoveel mogelijk verricht door ambtenaren van het secretariaat die niet betrokken zijn geweest bij voorlichtende en adviserende taken op hetzelfde terrein.

1

Het College stelt na afloop van ieder kalenderjaar een jaarverslag op met een overzicht van de werkzaamheden in dat kalenderjaar.

2

Het College legt in het jaarverslag verantwoording af over het gevoerde beleid, zoals vastgesteld in het beleidsplan, en geeft inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkwijze in het betrokken kalenderjaar.

3

Het College geeft in het jaarverslag ook een beknopt overzicht van de beoogde resultaten in het lopende kalenderjaar.

1

Het jaarverslag wordt vóór 1 juni aangeboden aan de minister en de Raad van advies.

2

Het jaarverslag wordt toegezonden aan de functionarissen voor de gegevensbescherming, bedoeld in artikel 62 van de wet, alsmede aan personen of instanties die op een andere wijze nauw betrokken zijn geweest bij de toepassing van de wet.

3

Het jaarverslag wordt voor een ieder beschikbaar gesteld op de website van het College, dan wel tegen betaling in druk verkrijgbaar gesteld.

1

De binnen het kader van de Comptabiliteitswet door of namens de minister vastgestelde nadere regels en uitgangspunten voor het beheer en de organisatie van zijn departement zijn van toepassing op het College, tenzij uit de aard daarvan anders voortvloeit.

2

Deze regels en uitgangspunten hebben betrekking op:

• a. financieel beheer;

• b. personeel en formatiebeheer;

• c. huisvesting en materieel;

• d. documentatie en archiefbeheer;

• e. informatievoorziening en automatisering;

• f. beveiliging.

3

De door of namens de minister vastgestelde bijzondere aanwijzingen met betrekking tot het financieel beheer en het personeel- en formatiebeheer van het College zijn vastgelegd in de Mandaatregeling beheer.

4

Het College kan op bepaalde punten nadere voorzieningen treffen, indien een goede taakvervulling van het College dat naar zijn oordeel nodig maakt.

1

De minister is verantwoordelijk voor de financiering van het College en bepaalt de kaders waarbinnen de bedrijfsvoering van het College dient plaats te vinden.

2

De minister kan beslissen dat aan inspanningen op een specifiek onderdeel van de bedrijfsvoering expliciet aandacht wordt besteed.

3

De verantwoordelijkheid van het College voor een juiste taakinvulling blijft onverlet.

1

Het College stelt jaarlijks vóór 1 augustus een begroting op met een schatting van de kosten van het te voeren beleid in de drie jaren die volgen op het eerstvolgende.

2

Bij het opstellen van de begroting wordt rekening gehouden met de strategische keuzes van het College vervat in het beleidsplan dat in het voorafgaande jaar is vastgesteld.

3

In de begroting worden in ieder geval de benodigde personele en materiële middelen aangegeven, alsmede de personele en materiële middelen die vanuit de meerjarenkaders van het departement beschikbaar zijn.

4

De middelen die nodig zijn voor activiteiten als bedoeld in artikel 24, tweede lid, worden als zodanig herkenbaar in de begroting opgenomen.

5

Na vaststelling van de begroting wordt deze ter goedkeuring aan de minister gezonden.

1

Het College stelt jaarlijks vóór 1 augustus, op basis van het te verwachten budget, een bestedingsplan op met de omvang van de uitgaven voor het eerstvolgende jaar.

2

Na vaststelling van het bestedingsplan wordt dit ter goedkeuring aan de minister gezonden.

1

Door of namens de minister en het College wordt jaarlijks vóór 1 oktober overleg gevoerd over de begroting en het bestedingsplan.

2

In dit overleg komen tevens aan de orde:

• a. nadere managementafspraken voor het eerstvolgende jaar;

• b. nadere begrotingsafspraken voor de drie jaren die volgen op het eerstvolgende;

• c. andere onderwerpen die door of namens de minister of het College zijn ingebracht en tijdig aan de deelnemers aan het overleg zijn bekendgemaakt.

1

De minister stelt de budgetten voor een bepaald jaar telkens vóór 1 december van het voorafgaande jaar beschikbaar.

2

De minister informeert het College jaarlijks vóór 1 mei hoe het budget voor het komende jaar en het meerjarig kader zijn opgenomen in de begroting van het departement.

1

De directeur draagt zorg dat binnen drie weken na iedere maand een maandrapportage wordt opgesteld en besproken met het verantwoordelijke management binnen het secretariaat.

2

De maandrapportage geeft inzicht in:

• a. de realisatie van de productie en de uitgaven over de periode vanaf 1 januari van het lopende jaar tot en met de desbetreffende maand;

• b. een prognose van de productie en de uitgaven voor de resterende maanden van het lopende jaar.

3

In de maand volgend op elk kwartaal wordt deze rapportage tevens aan de orde gesteld in het College.

1

De directeur draagt zorg dat zo spoedig mogelijk na afloop van het eerste halfjaar een halfjaarrapport wordt opgesteld, waarin overeenkomstig een vast informatiemodel wordt gerapporteerd over:

• a. productiegegevens;

• b. financiën;

• c. kwaliteit en effectiviteit;

• d. beleidsprioriteiten.

2

De halfjaarrapportage wordt door het College vastgesteld en binnen 30 dagen na afloop van de betrokken periode aangeboden aan de minister.

3

De minister stelt het College binnen 30 dagen na ontvangst van de halfjaarrapportage op de hoogte van diens reactie.

4

Door of namens de minister en het College wordt vóór 1 september van het betrokken jaar overleg gevoerd over de halfjaarrapportage.

1

De directeur draagt zorg dat na afloop van elk jaar een financiële verantwoording wordt opgesteld over dat jaar.

2

In deze rapportage dient te zijn opgenomen:

• a. een verklaring voor het verschil tussen de geraamde en werkelijke uitgaven en inkomsten;

• b. een verantwoording van de geproduceerde resultaten;

• c. een verantwoording over het formatiebeheer en het personeelsbeleid.

3

De verantwoordingsrapportage over het afgelopen jaar wordt door het College vastgesteld en jaarlijks vóór 15 februari aangeboden aan de minister.

4

De minister stelt het College binnen 30 dagen na ontvangst van de rapportage op de hoogte van diens reactie.

1

Indien de minister tot de conclusie komt dat het College de bepalingen van dit hoofdstuk, een bestedingsplan, of een afspraak als bedoeld in artikel 27, tweede lid, onder a, niet nakomt, kan hij het College verzoeken om een toelichting op de tekortkoming en de maatregelen die het College naar aanleiding daarvan denkt te nemen.

2

Indien de minister de beoogde maatregelen ontoereikend acht, kan hij daaraan gevolgen verbinden bij de toekenning van de budgetten voor een volgend jaar, dan wel een specifieke aanwijzing geven met betrekking tot het beheer of de organisatie van het College of van het secretariaat.

3

Het College draagt zorg dat een aanwijzing als bedoeld in het tweede lid wordt uitgevoerd.