Besluit:
In deze beleidsregel wordt verstaan onder:
digitale vervanging: routinematige, digitale vervanging van archiefbescheiden die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen;
vervangingsbesluit: besluit als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;
handboek: Handboek digitale vervanging Defensie, bedoeld in artikel 4.
Deze beleidsregel heeft betrekking op de wijze waarop de Minister van Defensie gebruik maakt van de bevoegdheid een vervangingsbesluit te nemen of in mandaat te laten nemen als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, voor zover het digitale vervanging van op termijn vernietigbare archiefbescheiden betreft.
Een vervangingsbesluit wordt niet genomen dan met inachtneming van:
de bepalingen in de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995;
de procesmatige en technische inrichting van de vervanging en de technische specificaties, zoals opgenomen in het handboek, en
de instructies die zijn opgenomen in het handboek.
Het vervangingsbesluit wordt genomen voor de vervanging van archiefbescheiden die:
zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit;
zaken betreffen die nog niet zijn afgedaan, of
zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met vijf jaar na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit.
Het handboek wordt vastgesteld door de Hoofddirecteur Bedrijfsvoering. Het handboek bevat naast algemene eisen en normen specificaties voor specifieke categorieën archiefbescheiden, zoals personeels- en financiële bescheiden. Het dient onder meer ter instructie van de personen die binnen de organisatie zijn belast met taken in het vervangingsproces.
Van de bevoegdheid de vervangen bescheiden te vernietigen wordt geen gebruik gemaakt voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:
waarvan de waarde geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op de uitwendige vorm;
die een symbolische waarde of historische belevingswaarde vertegenwoordigen;
waarvan de authenticiteit of integriteit na digitale vervanging niet meer is vast te stellen, of
die op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.
Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin hij wordt geplaatst.
Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel digitale vervanging van vernietigbare archiefbescheiden Ministerie van Defensie 2013.
Deze beleidsregel zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.