Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 6 maart 2014, 2014-0000007640, houdende regels voor de documentaire informatievoorziening van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (Kaderregeling DIV SZW 2014)
Kaderregeling documentaire informatievoorziening Sociale Zaken en Werkgelegenheid 2014
In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
a.
afgesloten archief:
een niet meer actueel archief dat betrekking heeft op een voltooid werkproces en dat in principe onveranderlijk is;
b.
archief:
geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door het ministerie of een onderdeel hiervan;
c.
archiefbescheiden:
bescheiden, ongeacht hun vorm, die het ministerie heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn activiteiten of de vervulling van zijn taken, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder het ministerie;
d.
archiefvormend orgaan:
een al dan niet tijdelijk onderdeel van het ministerie, dan wel van een ander overheidsorgaan, dat werkzaamheden verricht onder de verantwoordelijkheid van de minister en waarvoor afzonderlijk wordt gearchiveerd;
e.
beheerder:
de directeur die belast is met de dagelijkse beheerswerkzaamheden met betrekking tot een archief en die tevens het reguliere toezicht op een archief uitoefent, namelijk de directeur Bedrijfsvoering of de directeur van een archiefvormend orgaan die het archiefbeheer niet door middel van een dienstverleningsovereenkomst heeft uitbesteed aan de directie Bedrijfsvoering;
f.
bestand:
groep gegevens of documenten die in onderlinge samenhang is te raadplegen en met een bepaald doel bijeengebracht is;
g.
bewaartermijn:
de termijn waarin archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat moeten blijven en waarna vernietiging van deze archiefbescheiden moet plaatsvinden;
h.
DIV-afdeling:
de afdeling van de directie Bedrijfsvoering die is belast met de documentaire informatievoorziening (DIV), waaronder het archiefbeheer, van het ministerie;
i.
DWR:
Digitale Werkomgeving Rijksdienst, de standaard digitale werkomgeving voor alle Nederlandse rijksambtenaren;
j.
e-depot:
het digitale archiefsysteem van het Nationaal Archief dat de duurzame toegankelijkheid en de duurzame opslag met garanties voor authenticiteit, integriteit en volledigheid van te bewaren digitale archiefbescheiden garandeert;
k.
lopend archief:
actueel archief waarin een archiefvormend orgaan nieuwe documenten en dossiers opslaat, die betrekking hebben op een nog onvoltooid werkproces;
l.
minister:
de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
m.
ministerie:
het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
n.
verantwoordelijke directeur:
de directeur die formeel verantwoordelijk is voor het archief waar de archiefbescheiden in kwestie toe behoren;
o.
zorgdrager:
degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden.
Hoofdstuk
2
Reikwijdte en verantwoordelijkheden
Artikel
2
Reikwijdte
1
Deze regeling is van toepassing op het beheer van alle archiefbescheiden van het ministerie, met uitzondering van de personeelsdossiers van ambtenaren werkzaam bij het ministerie. Daarop is de Instructie beheer en inrichting personeelsdossiers SZW 2012 van toepassing.
2
Deze regeling is geldig voor alle archiefbescheiden van het ministerie, dus zowel voor de digitale als voor de papieren archiefbescheiden. Bij het archiveren van nieuwe documenten is het digitale archief echter leidend: de documentaire informatievoorziening dient hoofdzakelijk digitaal te verlopen, tenzij een bijzondere omstandigheid of de wet noodzaakt om papieren documenten te gebruiken.
De secretaris-generaal is belast met de ambtelijke leiding van al hetgeen het ministerie betreft, waaronder het beheer van de ministeriële archiefbescheiden.
b.
De secretaris-generaal informeert en adviseert de zorgdrager desgewenst over het beheer van de archiefbescheiden van het ministerie.
3
Plaatsvervangend secretaris-generaal
a.
De plaatsvervangend secretaris-generaal is verantwoordelijk voor een departementsbrede samenhangende bedrijfsvoering, waaronder de documentaire informatievoorziening. Derhalve is hij verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbescheiden van het ministerie. Dit omvat ook de zorg voor de goede, geordende en toegankelijke staat van het archief van het ministerie.
b.
De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt beheersregels vast voor de archieven van het ministerie.
c.
Indien nodig rapporteert de plaatsvervangend secretaris-generaal aan de Erfgoedinspectie van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
4
Chief information officer (CIO)
a.
De chief information officer is verantwoordelijk voor de geautomatiseerde informatiehuishouding en de ict-projecten van het ministerie. Dit behelst de ontwikkeling, het onderhoud en de beheersing van de departementale architectuur en standaarden op deze terreinen. Hierover adviseert de chief information officer aan de ambtelijke en politieke leiding.
b.
De chief information officer is binnen het ministerie verantwoordelijk voor de handhaving van rijksbrede kaders en standaarden op het gebied van geautomatiseerde informatievoorziening en ict.
c.
De chief information officer is verantwoordelijk voor de departementale bijdrage aan de rijksbrede ontwikkelingen betreffende geautomatiseerde informatiehuishouding en ict-projecten.
5
Directeur van een archiefvormend orgaan
a.
De directeur van een archiefvormend orgaan is tot het moment van overdracht, vernietiging of vervreemding verantwoordelijk voor het archiefbeheer van zijn onderdeel overeenkomstig deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving. Dit behelst in hoofdzaak postbehandeling, registratie, voortgang- en afdoeningbewaking, dossierbeheer, informatievoorziening, selectie, vernietiging, conversie, migratie en overdrachten aan andere organen, alsmede het opstellen, vaststellen en onderhouden van het bestandsoverzicht en de ordeningsstructuur van het archiefvormende orgaan.
b.
De directeur van een archiefvormend orgaan heeft de mogelijkheid om door middel van een dienstverleningsafspraak de uitvoering van het lopende archiefbeheer, of een deel daarvan, over te dragen aan de directeur Bedrijfsvoering.
c.
De directeur van een archiefvormend orgaan draagt in principe afgesloten archiefbescheiden over aan de directeur Bedrijfsvoering.
6
Directeur Bedrijfsvoering
a.
De directeur Bedrijfsvoering is belast met het dagelijks archiefbeheer van archiefvormende organen die dit archiefbeheer, of een deel daarvan, hebben uitbesteed aan de directie Bedrijfsvoering.
b.
De directeur Bedrijfsvoering is, na overdracht aan hem door de betreffende archiefvormende organen, verantwoordelijk voor het beheer van afgesloten archieven. De directeur Bedrijfsvoering kan het beheer van deze aan hem overgedragen archieven uitbesteden aan externe partijen.
c.
De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het opstellen, het onderhoud en het functioneel beheer van selectielijsten.
d.
De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van strategisch beleid op het gebied van de documentaire informatievoorziening, het adviseren daarover en het houden van toezicht op de archieven van de archiefvormende organen.
e.
De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van beheersregels voor archiefbescheiden en voor het voorlichten van de medewerkers over deze regels.
7
Medewerker
a.
Elke medewerker draagt er zorg voor dat hij door hem behandelde archiefbescheiden op de juiste manier opneemt in het daarvoor bestemde documentmanagementsysteem of op correcte wijze ter opname aanbiedt aan de beheerder van het lopende archief.
b.
Elke medewerker voorziet de door hem behandelde digitale archiefbescheiden van de vereiste metagegevens.
c.
Elke medewerker gaat zorgvuldig en integer om met archiefbescheiden en neemt in het bijzonder discretie in acht, als archiefbescheiden persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie bevatten.
8
Private partijen
a)
Externe private partijen die in opdracht van het ministerie werken en daarbij archiefbescheiden produceren, zijn verantwoordelijkheid voor hun eigen archiefbeheer.
b)
Als een private partij bij de uitvoering van een opdracht archiefbescheiden van het ministerie zal vormen, dient de opdrachtverstrekking afspraken behelzen omtrent het beheer van de archiefbescheiden en de overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.
Hoofdstuk
3
Archiefvorming
Artikel
4
Registratie en afdoening archiefbescheiden
1
De verantwoordelijkheid voor het identificeren en registreren van nieuwe archiefbescheiden berust bij de behandelend medewerker. Direct bij binnenkomst of bij creatie van documenten beoordeelt de behandelend medewerker, op grond van de geldende registratiecriteria, of het archiefbescheiden betreft. Vervolgens registreert hij nieuwe archiefbescheiden door ze in het juiste dossier op te slaan.
2
Bij het opslaan in een dossier krijgen nieuwe documenten de vereiste metagegevens toegekend, overeenkomstig het metagegevensschema genoemd in artikel 8. De metagegevens zijn zowel voorgeschreven op documentniveau, als op dossierniveau. Ieder document krijgt dus zowel documentgebonden metagegevens, als ook de metagegevens die bij het betreffende dossier horen.
3
De beheerder stelt dossiers beschikbaar, waarin de medewerkers nieuwe documenten opslaan. Bij aanmaak van deze dossiers legt de beheerder direct metagegevens van het dossier vast. Eén van deze metagegevens is de waardering, die overeenkomstig de in artikel 13 genoemde selectielijst gekoppeld is aan het werkproces waarvan het dossier deel uitmaakt.
4
De directeur Bedrijfsvoering draagt zorg voor de digitale vervanging en opname in een documentmanagementsysteem van nieuwe papieren archiefbescheiden, mits deze documenten voor digitale vervanging in aanmerking komen. Hierbij volgt de directeur Bedrijfsvoering de bepalingen in artikel 14 betreffende vervanging.
5
De directeur van een archiefvormend orgaan is verantwoordelijk voor het afdoen van de archiefbescheiden binnen de vastgestelde termijn.
Artikel
5
Archiefordening en dossiervorming
1
De beheerder stelt de ordeningsstructuur vast voor het lopende archief, gebaseerd op de taken en werkprocessen van de betreffende directie.
2
De beheerder bewaart de gehanteerde ordeningsstructuur als onderdeel van het betreffende archief. Na eventuele aanpassing van de ordeningsstructuur bewaart de beheerder de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie.
3
De beheerder zorgt voor koppeling van de dossiers aan de werkprocessen binnen het ministerie en voor onderlinge samenhang tussen de dossiers conform de ordeningsstructuur.
4
De medewerkers van een archiefvormend orgaan voegen in een dossier alle archiefbescheiden samen, die op een zaak betrekking hebben, tenzij de directeur van een archiefvormend orgaan bepaalt dat dit niet doelmatig is.
5
De directeur van een archiefvormend orgaan bepaalt aan de hand van de werkprocessen welke documenten een dossier uiteindelijk moet bevatten om volledig te zijn en welke documenten archiefwaardig zijn. De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid geldt als richtlijn bij het bepalen van de volledigheid van een dossier.
6
De apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsapparatuur waarmee ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden is gerealiseerd, vormt een onverbrekelijke eenheid met de archiefbescheiden waarop ze zijn toegepast.
Artikel
6
Afsluiten van een dossier
1
Binnen een jaar na de laatste wijziging in een dossier treedt de beheerder van een dossier in overleg met het archiefvormende orgaan over het afsluiten van het dossier.
2
Bij het afsluiten van een dossier controleert de beheerder in samenwerking met het archiefvormende orgaan het dossier op volledigheid en juistheid. Ontbrekende archiefbescheiden en metagegevens laat hij voor zover mogelijk aanvullen.
3
Bij het afsluiten van het dossier moeten de metagegevens de waardering van het dossier vermelden, namelijk of de archiefbescheiden in het dossier bestemd zijn voor bewaren of (op termijn) vernietigen.
4
Ten aanzien van gerubriceerde archiefbescheiden moeten de metagegevens bij het afsluiten van het dossier vermelden, wie er recht hebben op inzage en wanneer de rubricering kan vervallen.
5
De beheerder laat in overeenstemming met het archiefvormende orgaan in de metagegevens vastleggen dat het dossier is afgesloten.
6
Als een dossier eenmaal is afgesloten, blijft het in principe onveranderlijk. Alleen op grond van zwaarwegende argumenten kan de verantwoordelijke directeur besluiten om een afgesloten dossier tijdelijk te heropenen, met name om een geconstateerd mankement te verhelpen dat de volledigheid, authenticiteit of integriteit van het afgesloten dossier in het geding brengt.
Artikel
7
Documentenmanagementsystemen
1
Het ministerie maakt gebruik van documentmanagementsystemen voor het dagelijks beheer van digitale archiefbescheiden. Medewerkers slaan hierin hun archiefbescheiden op.
2
De documentmanagementsystemen binnen het ministerie dienen te voldoen aan de norm NEN 2082, die eisen stelt aan de functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur.
3
De gebruikte documentmanagementsystemen dienen te voldoen aan de aansluitvoorwaarden van DWR Archief.
4
De gebruikte documentmanagementsystemen moeten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst.
5
Nieuwe documentmanagementsystemen moeten voldoen aan de richtlijnen uit de Informatiseringstrategie (I-strategie) Rijk.
Artikel
8
Metagegevensschema
1
Voor ieder binnen het ministerie gebruikt documentmanagementsysteem moet een metagegevensschema beschikbaar zijn, dat duidelijk omschrijft welke metagegevens ten minste aan documenten of dossiers gekoppeld moeten zijn.
2
De plaatsvervangend secretaris-generaal is verantwoordelijk voor het vaststellen van de metagegevensschema’s die op de geautomatiseerde informatiehuishouding van het ministerie toepasbaar zijn.
3
Het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid vormt de basis voor alle metagegevensschema’s van het ministerie.
4
De op grond van een metagegevensschema toegekende metagegevens maken het te allen tijde mogelijk om van digitale archiefbescheiden het gedrag vast te stellen.
Artikel
9
Bestandsoverzicht
1
De directeur van een archiefvormend orgaan laat een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht aanleggen en bijhouden van archiefbescheiden die onder zijn verantwoordelijkheid vallen. Het overzicht is geordend volgens het voor de betreffende archief geldende ordeningsstructuur.
2
De directeur van een archiefvormend orgaan is, in verband met het verstrekken van informatie aan de Erfgoedinspectie, verantwoordelijk voor het jaarlijks overleggen van een afschrift van het bestandsoverzicht aan de directeur Bedrijfsvoering.
Hoofdstuk
4
Archiefbeheer
Artikel
10
Duurzaamheid van archiefbescheiden in het algemeen
1
Om de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te houden, maakt het ministerie bij het vormen en bewaren van permanent te bewaren archiefbescheiden gebruik van standaarden en procedures die voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling 2009.
2
De beheerder draagt er zorg voor dat de niet permanent te bewaren archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn in goede staat blijven.
3
De directie Bedrijfsvoering voert onder verantwoordelijkheid van de betreffende directeuren kwaliteitscontroles uit op de archieven binnen het ministerie, om de duurzame toegankelijkheid van de archieven te garanderen. Hierbij dienen de Archiefregeling 2009 en de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid als richtlijn voor goed archiefbeheer.
Artikel
11
Duurzaamheid van digitale archiefbescheiden
1
De beheerder draagt zorg voor het technische onderhoud van de digitale archiefbescheiden onder zijn beheer, om de blijvende toegankelijkheid en leesbaarheid te borgen met inachtneming van de authenticiteit en betrouwbaarheid van de archiefbescheiden.
2
De directeur Bedrijfsvoering kan door middel van een overeenkomst afgesloten digitale archiefbestanden bij derden op laten slaan in een speciaal daarvoor bestemde digitale archieffaciliteit die voldoet aan de voorschriften in de Archiefregeling 2009.
3
De directeur Bedrijfsvoering kan voor de opslag van afgesloten digitale archiefbestanden gebruik maken van een speciaal daarvoor bestemde digitale archieffaciliteit die voldoet aan de voorschriften in de Archiefregeling 2009.
4
Het is de norm dat medewerkers gebruik maken van standaard computerapplicaties, opdat zij digitale archiefbescheiden in uniforme formaten aanmaken. Een overzicht van de gebruikte standaard computerapplicaties is vastgelegd in een productdienstcatalogus.
5
De beheerder bewaart digitale archiefbescheiden in principe in het formaat waarin ze zijn aangemaakt, tot hij de archiefbescheiden gereed maakt voor overdracht aan een archiefbewaarplaats, zoals beschreven in artikel 16, derde lid. Om archiefbescheiden na wijziging van apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur leesbaar te kunnen blijven maken, bewaart de beheerder de apparatuur en/of programmatuur waarmee archiefbestanden zijn aangemaakt als onderdeel van het archief of zorgt hij voor emulatie van deze apparatuur en/of programmatuur.
6
De beheerder zorgt voor migratie of conversie van digitale archiefbescheiden, waarbij hij het behoud van de inhoud en de metagegevens waarborgt, indien:
a)
een gerede kans bestaat dat de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden in gevaar komen door verval of in onbruik raken van de gegevensdrager;
b)
een gerede kans bestaat dat de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden in gevaar komen door het in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur en de beheerder emulatie als niet doelmatige oplossing waardeert;
c)
er andere zwaarwegende redenen zijn die noodzaken tot migratie of conversie;
d)
dit vereist is om de archiefbescheiden gereed te maken voor overdracht aan een archiefbewaarplaats.
7
Van de conversie of migratie van bestanden laat de verantwoordelijke directeur in samenspraak met de directeur Bedrijfsvoering volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie bevat van de betreffende digitale archiefbescheiden en die aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is, of de toegankelijke staat en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden zijn gewaarborgd na de overzetting. De verantwoordelijke directeur ondertekent de verklaring van conversie of migratie. De directie Bedrijfsvoering en het archiefvormende orgaan bewaren de verklaring van conversie of migratie blijvend in hun archief.
Artikel
12
Duurzaamheid van papieren archiefbescheiden
1
Indien papieren archiefbescheiden door de aard van de gebruikte materialen niet (langer) voldoen aan het in artikel 10 bepaalde, gaat de beheerder over tot vervanging van de archiefbescheiden door reproducties, als bedoeld in artikel 14, tenzij het archiefbescheiden betreft die zijn uitgesloten van vervanging.
2
De directeur Bedrijfsvoering kan door middel van een overeenkomst afgesloten papieren archiefbestanden op laten slaan bij derden in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten die voldoen aan de voorschriften archiefruimten in de Archiefregeling 2009.
Artikel
13
Selectielijst
1
De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van een toepasbare vastgestelde selectielijst.
2
Een selectielijst is een systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden, die:
a.
geordend is volgens de werkprocessen, in overeenstemming met de voor het archief geldende ordeningsstructuur;
b.
per categorie archiefbescheiden ten minste de bewaartermijn aangeeft;
c.
aangeeft voor welke periode zij geldig is.
3
Indien door taakveranderingen van een archiefvormend orgaan een selectielijst niet meer aansluit bij de gewijzigde taken, draagt de directeur Bedrijfsvoering zorg voor het ontwerp van een nieuwe selectielijst, waarbij de beheerder namens het archiefvormende orgaan actualiseringvoorstellen doet.
De plaatsvervangend secretaris-generaal of de directeur van een archiefvormend orgaan kan, na advies van de directie Bedrijfsvoering, besluiten om over te gaan tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties, tenzij het archiefbescheiden betreft die zijn uitgesloten van vervanging. Vereist is dat de vervanging geschiedt met de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbestanden voorkomende gegevens. De vernietiging van de vervangen originelen is onverbrekelijk onderdeel van het vervangingsproces.
2
Voor zover het voor bewaring bestemde bescheiden betreft, geeft de betreffende directeur in zijn besluit tot vervanging inzicht in het toegepaste vervangingsproces, overeenkomstig de Archiefregeling 2009.
3
De plaatsvervangend secretaris-generaal of de betreffende directeur geeft in zijn besluit tot vervanging een overzicht van de categorieën archiefbescheiden die zijn uitgesloten van vervanging.
4
Van de vervanging van archiefbescheiden laat de directeur Bedrijfsvoering volgens een model een verklaring opmaken, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden behelst. Onder verantwoordelijkheid van de directeur bedrijfsvoering ondertekent het hoofd van de DIV-afdeling de verklaring van vervanging. De directeur Bedrijfsvoering bewaart de verklaring van vervanging blijvend in zijn archief.
Artikel
15
Vernietiging
1
Vernietiging van archiefbescheiden vindt uitsluitend plaats op grond van een selectielijst als bedoeld in artikel 13, of na vervanging van de betreffende archiefbescheiden door reproducties volgens de procedure beschreven in artikel 14.
2
De beheerder draagt in overleg met de verantwoordelijke directeur zorg voor de vernietiging op grond van de selectielijst van daarvoor in aanmerking komende archiefbestanddelen, zo snel mogelijk na het verstrijken van de daarvoor in de selectielijst vastgestelde termijn en voor het overbrengen van het archief naar een archiefbewaarplaats.
3
Van de vernietiging op grond van de selectielijst van archiefbescheiden uit het afgesloten archief laat de beheerder volgens een model een verklaring opmaken, die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden behelst en die vermeldt op welke grond de vernietiging heeft plaatsgevonden. De verantwoordelijke directeur ondertekent de verklaring van vernietiging. Als de directeur Bedrijfsvoering de verantwoordelijke directeur is, ondertekent onder diens verantwoordelijkheid het hoofd van de DIV-afdeling de verklaring van vernietiging. De beheerder bewaart de verklaring van vernietiging blijvend in zijn archief.
4
De directeur Bedrijfsvoering draagt zorg voor de vernietiging van archiefbescheiden in het kader van de in artikel 14 beschreven vervangingprocedure. Vernietiging is een onverbrekelijk onderdeel van het vervangingsproces en moet binnen afzienbare tijd na de vervanging plaats vinden.
5
Van de vernietiging van archiefbescheiden in het kader van de vervangingsprocedure laat de directeur Bedrijfsvoering volgens een model een verklaring opmaken, die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden behelst. Onder verantwoordelijkheid van de directeur bedrijfsvoering ondertekent het hoofd van de DIV-afdeling de verklaring van vernietiging. De directeur Bedrijfsvoering bewaart de verklaring van vernietiging blijvend in zijn archief.
Artikel
16
Overbrenging naar een archiefbewaarplaats
1
De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats. De selectielijst, zoals beschreven in artikel 13, is in dit procesleidend. De directeur Bedrijfsvoering brengt de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden in principe twintig jaar na het afsluiten van het dossier over naar een archiefbewaarplaats.
2
De directeur Bedrijfsvoering is er voor verantwoordelijk dat de over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de geldende normen van goede, geordende en toegankelijke staat van het Nationaal Archief.
3
Digitale archiefbescheiden slaat de beheerder uiterlijk op het tijdstip van overbrenging op in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. In dat geval vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
4
Indien op het tijdstip van overbrenging de over te dragen archiefbescheiden zijn versleuteld door middel van encryptietechniek, verstrekt de directeur Bedrijfsvoering de bijbehorende decryptiesleutel aan de beheerder van de archiefbewaarplaats.
5
Gebruikmaking van compressietechniek is alleen toegestaan, als het eventuele verlies aan informatie geen bedreiging vormt voor het voldoen aan de eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van digitale archiefbescheiden.
6
De directeur Bedrijfsvoering laat de over te brengen archiefbescheiden voorzien van een document, dat vermeldt hoe de duurzaamheid, de ordening en toegankelijkheid zijn geregeld.
7
Ter voorbereiding op de overbrenging overlegt de directie Bedrijfsvoering met de directie Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden over het al dan niet stellen van beperkingen aan de openbaarheid.
8
Vóór de overbrenging kan de plaatsvervangend secretaris-generaal in overleg met de algemene rijksarchivaris besluiten om voor een bepaalde termijn van maximaal 75 jaar beperkingen te stellen aan de openbaarheid van de over te dragen archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 15 van de Archiefwet 1995. De verantwoordelijke directeur stelt dan op grond van een model een besluit beperking openbaarheid van archiefbescheiden op. De plaatsvervangend secretaris-generaal ondertekent deze verklaring. De directie Bedrijfsvoering bewaart dit besluit blijvend in zijn archief.
9
Van de overbrenging van archiefbescheiden laat de directeur Bedrijfsvoering volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie van de overgebrachte archiefbescheiden bevat. Als er beperkende bepalingen zijn, ondertekent de plaatsvervangend secretaris-generaal de verklaring van overbrenging. Als er geen beperkende bepalingen zijn, ondertekent onder verantwoordelijkheid van de directeur Bedrijfsvoering het hoofd van de DIV-afdeling de verklaring van overbrenging. De directie Bedrijfsvoering en het archiefvormende orgaan bewaren de verklaring van overbrenging blijvend in hun archief.
10
De directeur Bedrijfsvoering laat in het bestandsoverzicht registreren op welke datum en naar welke archiefbewaarplaats hij archiefbescheiden heeft laten overbrengen.
11
De directeur Bedrijfsvoering kan beslissen dat het wenselijk is om de overbrenging van bepaalde dossiers op te schorten, indien medewerkers van het ministerie die dossiers nog regelmatig gebruiken of raadplegen. In dat geval dient hij een verzoek tot opschorting van overbrenging in te dienen bij de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, waarin hij specificeert om welke archiefbescheiden het gaat en uitlegt waarom de opschorting wenselijk is. Voor de opschorting van overbrenging is namelijk een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.
Artikel
17
Overdracht
1
Indien een directie de verantwoordelijkheid voor archiefbescheiden overdraagt aan een andere directie, laat de overdragende directeur volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie van de overgedragen archiefbescheiden bevat. Zowel de overdragende als de ontvangende directeur ondertekenen de verklaring van overdracht. Zowel de ontvangende directie als de directie Bedrijfsvoering bewaren de verklaring van overdracht in hun archief.
2
Er is geen verklaring van overdracht nodig, indien een archiefvormende directie afgesloten archiefbescheiden formeel overdraagt aan de directie Bedrijfsvoering en de directeur Bedrijfsvoering door een dienstverleningsovereenkomst al de beheerder van de betreffende archiefbescheiden is. In dat geval is de formele overdracht geregeld in de dienstverleningsovereenkomst en bezegelt het afsluiten van het dossier volgens de in artikel 10 beschreven procedure formeel de overdracht.
Artikel
18
Vervreemding
1
De directeur van een archiefvormend orgaan en de directeur Bedrijfsvoering kunnen besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Indien de vervreemding niet plaatsvindt ter uitvoering van een in enige wet neergelegd voorschrift, is voor de vervreemding een machtiging vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
2
Indien archiefbescheiden ten gevolge van de vervreemding niet bij een archiefbewaarplaats komen te berusten, betrekt de verantwoordelijke directeur bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding deskundigen op het gebied van organisatie en de taken van het overheidsorgaan dat het betreft, een deskundige op het gebied van archiefbeheer van dit overheidsorgaan en de algemene rijksarchivaris of een door hem gemandateerd ambtenaar.
3
Van vervreemding van archiefbescheiden uit een lopend archief laat de verantwoordelijke directeur volgens een model een verklaring opmaken en hij ondertekent deze verklaring. De directie Bedrijfsvoering en het archiefvormende orgaan bewaren de verklaring van vervreemding blijvend in hun archief.
4
Van vervreemding van archiefbescheiden uit het afgesloten archief laat de beheerder volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie van de vervreemde archiefbescheiden bevat. De beheerder ondertekent de verklaring van vervreemding. Indien de directeur Bedrijfsvoering de beheerder is, ondertekent onder diens verantwoordelijkheid het hoofd van de DIV-afdeling de verklaring van vervreemding. De directie Bedrijfsvoering en het archiefvormende orgaan bewaren de verklaring van vervreemding blijvend in hun archief.
5
De beheerder laat in het bestandsoverzicht registreren op welke datum en aan welke organisatie hij archiefbescheiden heeft vervreemd.
Hoofdstuk
5
Informatieverstrekking
Artikel
19
Interne beschikbaarstelling van archiefbescheiden
1
Dossiers zijn voor iedere medewerker van het ministerie in te zien, tenzij er beperkende voorschriften van toepassing zijn.
2
Indien er op de inzage van een dossier beperkende voorschriften van toepassing zijn, geven de metagegevens aan wie er gemachtigd is tot inzage.
3
De beheerder houdt een uitleenadministratie bij van de uitgeleende papieren dossiers in een dossierbeheersysteem.
4
De beheerder ziet toe op de tijdige terugbezorging van uitgeleende papieren dossiers.
Bij een organisatiewijziging treft de plaatsvervangend secretaris-generaal een voorziening omtrent het archiefbeheer.
2
Bij de instelling van tijdelijke overheidsorganen neemt het ministerie in de instellingsregeling een archiefparagraaf op, die ten minste bepalingen bevat inzake het beheer van de archiefbescheiden en de bewaring van de archiefbescheiden na opheffing van het tijdelijk overheidsorgaan.
3
De overdracht of vervreemding van archiefbescheiden in het kader van een organisatiewijziging binnen de rijksoverheid vindt plaats overeenkomstig het Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie.
Artikel
22
Reorganisatie
1)
Bij reorganisatie zorgt de beheerder voor het afsluiten van het archief van het betreffende archiefvormende orgaan. De nieuwe organisatie begint met een nieuw archief.
2)
Bij reorganisatie draagt de verantwoordelijke directeur zorg voor de overdracht van de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van de reorganisatie niet zijn afgedaan aan het orgaan dat voortaan verantwoordelijk is voor de afdoening van deze zaken, hetzij een organisatieonderdeel binnen het ministerie, hetzij een extern overheidsorgaan.
3)
Als een overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in het tweede lid binnen het ministerie plaatsvindt, laat de verantwoordelijke directeur een verklaring van overdracht opmaken.
4)
Indien een overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in het tweede lid aan een overheidsorgaan buiten het ministerie plaatsvindt, laat de verantwoordelijke directeur een verklaring van vervreemding opmaken. Hierbij wordt de in artikel 18 beschreven procedure gevolgd.
5)
In geval van reorganisatie draagt de verantwoordelijke directeur zorg voor de overdracht aan de directeur Bedrijfsvoering van de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van de reorganisatie reeds zijn afgesloten en niet meer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taken.
Artikel
23
Opheffing
1)
In geval van opheffing van een archiefvormend orgaan, waarbij geen overdracht van taken plaatsvindt, draagt de verantwoordelijke directeur het betreffende orgaan zorg voor de overdracht aan de directeur Bedrijfsvoering van de archiefbescheiden.
2)
In geval van opheffing van een archiefvormend orgaan, waarbij een ander archiefvormend orgaan van het ministerie de taken overneemt van het op te heffen orgaan, draagt de directeur van het op te heffen orgaan zorg voor de overdracht van alle archiefbescheiden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taken aan het nieuwe orgaan.
3)
In geval van opheffing van een archiefvormend orgaan, waarbij een ander overheidsorgaan dan het ministerie de taken overneemt van het op te heffen orgaan, draagt de verantwoordelijke directeur zorg voor de vervreemding van alle archiefbescheiden betreffende de zaken die op het moment van de opheffing nog niet afgedaan zijn, aan het overheidsorgaan dat deze zaken voortaan zal afdoen. Overige archiefbescheiden draagt hij over aan de directeur Bedrijfsvoering.
4)
In geval van opheffing van het gehele ministerie draagt de minister zorg voor de overdracht van alle archiefbescheiden van het ministerie aan het overheidsorgaan dat de taken van het ministerie zal gaan uitvoeren.
Artikel
24
Privatisering
1)
Bij privatisering sluit de verantwoordelijke directeur het archief van zijn directie af. De private rechtspersoon begint met een nieuw archief.
2)
De verantwoordelijke directeur draagt zorg voor de terbeschikkingstelling voor een periode van maximaal twintig jaar van de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering niet zijn afgedaan, aan de private rechtspersoon die deze zaken voortaan zal afdoen.
3)
De directeur Bedrijfsvoering draagt zorg voor de terbeschikkingstelling voor een periode van maximaal twintig jaar aan de betreffende private rechtspersoon van de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering reeds zijn afgedaan.
4)
Een regeling die bestuurlijke bevoegdheden van een organisatieonderdeel van het ministerie geheel of gedeeltelijk aan een private rechtspersoon overdraagt, bepaalt tevens voor welk tijdvak van ten hoogste twintig jaar het ministerie de archiefbescheiden, bedoeld in het tweede en derde lid, ter beschikking stelt.
5)
Van de terbeschikkingstelling als bedoeld in het tweede en derde lid laat de beheerder volgens een model een verklaring opmaken, die ten minste een bepaling omtrent het beheer en een specificatie van de betreffende archiefbescheiden en van de periode van de terbeschikkingstelling behelst. De beheerder ondertekent de verklaring van terbeschikkingstelling. Indien de directeur Bedrijfsvoering de beheerder is, ondertekent onder diens verantwoordelijkheid het hoofd van de DIV-afdeling de verklaring van terbeschikkingstelling. De directie Bedrijfsvoering bewaart de verklaring blijvend in zijn archief.
6)
De beheerder laat in het bestandsoverzicht registreren op welke datum en aan welke private rechtspersoon de archiefbescheiden ter beschikking zijn gesteld.
Hoofdstuk
7
Toezicht en beveiliging
Artikel
25
Toezicht
1
De beheerder is namens een archiefvormend orgaan belast met het toezicht op de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden met betrekking tot het lopende archiefbeheer.
2
De directeur Bedrijfsvoering is belast met het toezicht op het afgesloten archiefbeheer en het toezicht op de naleving van de regels op het gebied van documentaire informatievoorziening.
3
De directie Bedrijfsvoering voert kwaliteitsmetingen uit om de kwaliteit van het archiefbeheer te waarborgen, waarbij de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid als standaard meetinstrument dient.
4
De beheerder verstrekt namens een archiefvormend orgaan aan de directeur Bedrijfsvoering op verzoek juiste en volledige gegevens met betrekking tot de staat van de door hem beheerde archiefbescheiden en omtrent de wijze waarop hij vorm geeft aan de zorg voor deze archiefbescheiden.
5
De beheerder inventariseert jaarlijks of er, en welke, archiefbescheiden in het voorgaande jaar zoek zijn geraakt en laat daarvan een lijst opstellen. Hiervan laat hij volgens een model een verklaring van vermissing opmaken. De verantwoordelijke directeur ondertekent de verklaring van vermissing. De directie Bedrijfsvoering en het archiefvormende orgaan bewaren de verklaring van vermissing blijvend in hun archief.
6
De directie Bedrijfsvoering en de verantwoordelijke beheerder verlenen medewerking aan de Erfgoedinspectie bij het uitvoeren van kwaliteitsonderzoek en kwaliteitscontroles op het archiefbeheer.
De beheerder is namens een archiefvormend orgaan, in samenwerking met de beveiligingsambtenaar, belast met de zorg voor een adequate informatiebeveiliging. Dit behelst het waarborgen van de betrouwbaarheid van de beheerde informatie. Informatiebeveiliging omvat mede de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
3
Alleen geautoriseerde personen kunnen documenten aanmaken, wijzigen, raadplegen en/of vernietigen. Autorisaties om toegang tot archiefbestanddelen en beheersactiviteiten te krijgen, kent de verantwoordelijke directeur toe op basis van gebruikersprofielen.
4
De verantwoordelijke directeur ziet er op toe, dat voor de bescherming van de in archiefbescheiden opgenomen persoonsgegevens een passend beveiligingsniveau in acht wordt genomen conform de beveiligingseisen in de Wet bescherming persoonsgegevens.
5
Op het informatiebeheer binnen het ministerie is het informatiebeveiligingsbeleid van toepassing. Het informatiebeveiligingsbeleid is vastgelegd in een door de secretaris-generaal vastgesteld beleidsdocument.
6
Er is sprake van een informatiebeveiligingsincident als een gebeurtenis de betrouwbaarheid van beheerde archiefbescheiden ernstig in gevaar brengt of heeft gebracht.
7
Als een medewerker een informatiebeveiligingsincident constateert dat de belangen van personen, de eigen organisatie of andere organisaties schaadt of heeft geschaad, stelt hij hiervan direct de informatiebeveiligingsambtenaar of, indien er opsporingsinformatie van de Inspectie SZW bij betrokken is, de veiligheidsofficier van de Inspectie SZW op de hoogte volgens de voorgeschreven meldingsprocedure.
8
Als een noodsituatie dit vereist zorgen de directeur Bedrijfsvoering en de beheerder van een archief, in samenspraak met de secretaris-generaal, voor de onmiddellijke en vervolgens periodieke overbrenging van archiefbescheiden naar veilige locaties. De directeur Bedrijfsvoering stelt de Erfgoedinspectie hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte.
9
De beheerder kan overgaan tot noodvernietiging van bijzondere informatie in uitzonderlijke noodsituaties, die zijn omschreven in het informatiebeveiligingsbeleid. De beheerder meldt iedere noodvernietiging van archiefbescheiden aan zowel de directeur Bedrijfsvoering, als aan de Erfgoedinspectie.