Regeling Archiefbeheer COA

1

Het bestuur is zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995 voor alle archiefbescheiden van het COA.

2

Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het archiefbeheer en stelt de regelingen en algemene voorschriften vast die op dit terrein noodzakelijk zijn.

3

Het bestuur is belast met de wettelijke verplichting om de archiefbescheiden van het COA in goede, geordende en toegankelijke staat te hebben en houden.

4

Het bestuur draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze plaatsvindt, dat het behoud van deze archiefbescheiden voldoende is gewaarborgd.

5

Het bestuur draagt er zorg voor dat de archiefruimten van het COA voldoen aan de eisen die de Archiefregeling daaraan stelt.

6

Het bestuur draagt zorg voor toereikende middelen en voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

7

Voor het verrichten van de centrale werkzaamheden en het dagelijks toezicht op het archiefbeheer stelt het bestuur een beheerder aan met voldoende deskundigheid op het gebied van het archiefbeheer.

1

De eigenaar van een proces is de eigenaar van de archiefbescheiden van dat proces.

2

De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een juiste bewaring van deze archiefbescheiden en voor het vernietigen daarvan volgens de juiste procedure. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het vernietigen van archiefbescheiden ligt bij de beheerder.

3

De proceseigenaar dient elke vernietiging van archiefbescheiden formeel goed te keuren, voordat deze vernietiging plaatsvindt.

1

De beheerder is degene die in opdracht van het bestuur belast is met het archiefbeheer.

2

De beheerder is verantwoordelijk voor het bevorderen van de juiste en volledige uitvoering van regelingen en voorschriften rondom het archiefbeheer.

3

De beheerder is belast met de voorbereiding en het onderhoud van regelingen en voorschriften op het terrein van het archiefbeheer.

4

De beheerder verricht adviserende en coördinerende taken waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het archiefbeheer zijn gediend.

1

De COA-medewerker is in staat om documenten die hij ontvangt of verstuurt, als archiefstuk te identificeren.

2

De COA-medewerker is verantwoordelijk voor de aanbieding van door hem behandelde archiefwaardige documenten aan het archief, conform de eisen van de beheerder. De beheerder heeft hierin een ondersteunende rol. Deze biedt het archiefsysteem aan en ondersteunt in de uitvoering van de werkzaamheden door middel van de DIV-afdeling.

3

De beheerder zorgt voor een werkinstructie die de medewerker ondersteunt bij het identificeren van archiefbescheiden.

4

De COA-medewerker draagt er zorg voor dat fysieke dossiers die hij onder zich heeft zo spoedig mogelijk na afhandeling aan het archief worden overgedragen.

1

Alle documenten die worden ontvangen, geproduceerd of verzonden worden beoordeeld op hun archiefwaardigheid.

2

Archiefwaardige documenten worden geregistreerd in het archiefsysteem. Daarbij worden metagegevens aan de documenten toegekend, zodanig dat deze archiefbescheiden met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

3

Een document dat digitaal moet worden bewaard wordt opgenomen in het archiefsysteem.

4

Bij de registratie van de archiefwaardige documenten worden de voorschriften gevolgd zoals beschreven in de werkinstructie.

5

In het metagegevensschema wordt beschreven welke metagegevens moeten worden vastgelegd bij de registratie van documenten.

6

Metagegevens van archiefbescheiden zijn onlosmakelijk verbonden met die archiefbescheiden.

1

Een e-mail is een document en moet worden behandeld als ieder ander document.

2

De COA-medewerker is in staat om e-mail die hij ontvangt of verstuurt, als archiefstuk te identificeren.

3

Als een e-mail archiefwaardig is moet deze worden geregistreerd in het archiefsysteem en worden opgenomen in het dossier.

1

Van de geregistreerde archiefwaardige documenten wordt de afdoeningstermijn vastgelegd en bewaakt in het archiefsysteem.

2

Indien een binnengekomen document niet binnen de gestelde termijn kan worden beantwoord, dient de afzender daarvan in kennis te worden gesteld door middel van een behandelingsbericht, waarin eventueel een nieuwe afdoeningstermijn wordt genoemd.

3

De leidinggevende is verantwoordelijk voor het afdoen van documenten binnen een redelijke termijn, en in voorkomende gevallen, binnen de wettelijk gestelde termijn.

1

Om de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden te waarborgen wordt een ordeningsstructuur of classificatieschema opgesteld. Deze ordeningsstructuur is gebaseerd op de bedrijfs- of werkprocessen van het COA.

2

Het archiefsysteem wordt ingericht volgens deze ordeningsstructuur.

3

De beheerder is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van de ordeningsstructuur en stelt deze in samenspraak met de afdelingen op.

4

Voor het beheer van de ordeningsstructuur worden de voorschriften gevolgd zoals beschreven in de werkinstructie.

1

Archiefwaardige dossiers worden geregistreerd in het archiefsysteem.

2

Een dossier dat digitaal moet worden bewaard wordt opgenomen in het archiefsysteem.

3

Dossiervorming geschiedt zodanig,

• –

  dat het conform de ordeningsstructuur (het classificatieschema) is;

• –

  dat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden in overeenstemming met de vastgestelde selectielijst;

• –

  dat dat alle archiefwaardige documenten (records), die op één zaak betrekking hebben, worden samengevoegd in één dossier, tenzij dat niet doelmatig is;

• –

  dat gebruik wordt gemaakt van uniforme dossieromschrijvingen.

4

Bij de registratie van de archiefwaardige dossiers worden de voorschriften gevolgd zoals beschreven in de werkinstructie.

5

In het metagegevensschema wordt beschreven welke metagegevens moeten worden vastgelegd bij de registratie van dossiers.

6

Als een dossier eenmaal is afgesloten, blijft het (documenten en metagegevens) in principe onveranderlijk.

Alleen op grond van zwaarwegende argumenten kan een afgesloten dossier tijdelijk heropend worden.

7

De volledigheid van dossiers wordt gewaarborgd aan de hand van een inhoudslijst (documentsoortenlijst).

1

Het COA richt de autorisaties in op basis van het principe ‘openbaar, tenzij ...’.

2

Het COA houdt daarbij rekening met wettelijke voorschriften op dit gebied, bijvoorbeeld op het gebied van privacy.

3

Autorisaties worden vastgelegd in een autorisatiematrix die wordt toegepast in het archiefsysteem.

1

Het COA zorgt voor duurzame opslag van archiefbescheiden. Dat betekent dat het COA ervoor zorgt dat bij het raadplegen van permanent te bewaren documenten na tenminste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang is te constateren.

2

Het COA gaat over tot vervanging van archiefbescheiden als (door gebruikte materialen of programmatuur) de duurzaamheid niet langer kan worden gegarandeerd.

3

Het COA gebruikt voor het vormen en bewaren van permanent te bewaren archiefbescheiden:

• –

  Opslagformaten die voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling (voor digitale archiefbescheiden);

• –

  Materialen die voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling (voor papieren archiefbescheiden).

4

Het COA zorgt ervoor dat vernietigbare archiefbescheiden in goede materiële staat zijn zolang ze moeten worden bewaard.

1

Fysieke archiefbescheiden worden opgeslagen in speciaal daarvoor bestemde en ingerichte archiefruimten. Archiefbescheiden die vertrouwelijke informatie bevatten worden opgeslagen in afsluitbare archiefkasten.

2

Archiefruimten zijn zo zijn gesitueerd, gebouwd en ingericht dat archiefbescheiden een minimaal risico lopen bij een calamiteit. Archiefruimten zijn zo goed mogelijk gevrijwaard van risico's van brand, overstroming, vochtindringing, wateroverlast en ongewenste binnendringing door personen. Ongeautoriseerde toegang tot en verblijf in deze ruimten is niet mogelijk. De ruimten zijn voorzien van doelmatige middelen voor het doven van brand.

1

Indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging of veroudering van programmatuur of apparatuur, de goede, geordende en toegankelijke staat van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden niet langer behouden kan worden, zal worden overgegaan tot conversie dan wel migratie van de archiefbescheiden.

2

Het COA toetst elke conversie of migratie van digitale archiefbescheiden aan vooraf opgestelde archivistische criteria. De beheerder wordt op de hoogte gesteld van de uitslag van deze toetsen. De beheerder is bevoegd om een conversie of migratie om archiefkundige redenen af te keuren, niet plaats te laten vinden of ongedaan te laten maken.

3

Van de conversie of de migratie wordt een door het bestuur ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of de authenticiteit, de toegankelijkheid en de ordening van de archiefbescheiden gegarandeerd kunnen worden. De beheerder bewaart een exemplaar van deze verklaring.

1

Het bestuur beslist over vervanging van archiefbescheiden door reproducties.

2

Het bestuur verschaft in het besluit tot vervanging, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het toegepaste vervangingsproces:

• –

  de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;

• –

  de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

• –

  voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;

• –

  de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;

• –

  de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;

• –

  de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

• –

  het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

• –

  de kwaliteitsprocedures.

3

Het besluit tot vervanging wordt (krachtens art. 6 lid 2 Archiefbesluit) gepubliceerd in de Staatscourant.

4

Vervanging van archiefbescheiden door reproducties vindt alleen plaats indien de vervanging gebeurt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

5

Van de vervanging van archiefbescheiden wordt door de beheerder een verklaring opgemaakt waarin tenminste is opgenomen:

• –

  een specificatie van de vervangen archiefstukken;

• –

  op grond waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden;

• –

  op welke wijze de vervanging heeft plaatsgevonden.

De verklaring van vervanging wordt ondertekend door het bestuur. Deze verklaring is een permanent te bewaren archiefstuk.

1

Het COA vernietigt archiefbescheiden alleen op grond van een vastgestelde selectielijst.

2

De beheerder draagt er zorg voor dat de selectie en vernietiging van archiefbescheiden correct wordt uitgevoerd met inachtneming van de selectielijst.

3

Archiefbescheiden worden vernietigd zodra de bewaartermijn volgens de selectielijst is verstreken.

4

Archiefbescheiden worden volledig en onherroepelijk vernietigd, inclusief metagegevens.

5

De vernietiging van archiefbescheiden vindt in principe jaarlijks plaats.

6

het vernietigen van archiefbescheiden gebeurt alleen als de vernietiging formeel is goedgekeurd door de proceseigenaar die de eigenaar is van de archiefbescheiden van dat proces.

7

Van de vernietiging wordt een verklaring van vernietiging opgesteld die wordt ondertekend door de proceseigenaar. Deze verklaring is een permanent te bewaren archiefstuk.

8

Bij de selectie en vernietiging van archiefbescheiden worden de voorschriften gevolgd zoals beschreven in de werkinstructie.

9

De te vernietigen archiefbescheiden worden aangeboden aan een daartoe gecertificeerd bedrijf dat garant staat voor een juiste vernietiging van de archiefbescheiden.

10

De beheerder is belast met het ontwerpen en onderhouden van de selectielijst.

11

De selectielijst wordt ontworpen en vastgesteld volgens de archiefwetgeving en de productbeschrijving van het Nationaal Archief.

12

De maximale geldigheidsduur van de selectielijst is twintig jaar vanaf de vaststelling. Onderhoud van de selectielijst vindt eerder plaats bij een ingrijpende reorganisatie, externe verzelfstandiging of opheffing van (onderdelen van) het COA.

1

De beheerder zorgt ervoor dat archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, in goede, geordende en toegankelijke staat, binnen een termijn van tien jaar worden overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats (Nationaal Archief).

2

De termijn van overbrenging kan in overleg met het Nationaal Archief worden verkort of verlengd.

3

De over te brengen archiefbescheiden zijn voorzien van een toegang die aan de eisen voldoet van het Nationaal Archief.

4

De over te brengen archiefbescheiden worden begeleid door een document waarin is opgenomen op welke wijze de duurzaamheid, de ordening en de toegankelijkheid is geregeld.

5

De overbrenging omvat ook de overdracht van de toepassingsprogrammatuur en bijbehorende documentatie om de programmatuur te beheren.

6

Het COA kan, bij de overbrenging van archiefbescheiden naar het Nationaal Archief, beperkingen stellen aan de openbaarheid.

7

Het COA legt de overbrenging vast in een verklaring welke minimaal bevat:

• –

  een specificatie van de over te brengen archiefbescheiden;

• –

  de eventuele beperkingen aan de openbaarheid.

Deze verklaring is een permanent te bewaren archiefstuk.

8

Bij de overbrenging van archiefbescheiden worden de voorschriften gevolgd zoals beschreven in de werkinstructie.

1

Het bestuur is bevoegd tot vervreemding van archiefbescheiden.

2

Voor vervreemding van archiefbescheiden is een machtiging vereist van de minister Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen tenzij dit plaatsvindt als gevolg van een wettelijk voorschrift.

3

Het bestuur betrekt bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding van archiefbescheiden personen als bedoeld in artikel 3, eerste lid, onderdelen a tot en met c van het Archiefbesluit.

4

Van de vervreemding wordt een verklaring opgemaakt. Deze verklaring is een permanent te bewaren archiefstuk.

1

Een regeling van organisatiewijziging, waarbij het COA wordt samengevoegd, gesplitst of opgeheven, of waarbij taken worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, bevat bepalingen over de bestemming en het beheer van archiefbescheiden.

2

Het bestuur zorgt voor de overdracht of terbeschikkingstelling van dossiers die op het moment van reorganisatie of opheffing niet zijn afgedaan aan het overheidsorgaan dat deze zaken voortaan zal behandelen.

3

Van overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt. Deze verklaring is een permanent te bewaren archiefstuk.

4

Dossiers die op het moment van reorganisatie zijn afgedaan, blijven tot hun overbrenging of vernietiging in beheer van het COA.

1

Het COA kan een of meerdere taken voor archiefbeheer uitbesteden aan derden. Het bestuur beslist welke taken dit betreffen en voor hoelang deze taken kunnen worden uitbesteed.

2

Het bestuur blijft onverminderd verantwoordelijk voor de zorg voor het archiefbeheer, ook indien dit geheel of gedeeltelijk wordt uitbesteed.

1

De beheerder zorgt, in samenspraak met het bestuur, dat in het geval dat calamiteiten dit noodzakelijk maken, de archiefbescheiden onmiddellijk en vervolgens periodiek worden overgebracht naar veilige locaties.

2

Het bestuur stelt een bedrijfsnoodplan vast waarin wordt aangegeven hoe te handelen in geval van calamiteiten.

1

Het bestuur draagt zorg voor een adequate beveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

2

Er wordt erop toegezien dat voor de beveiliging van archiefbescheiden en voor de bescherming van daarin opgenomen persoonsgegevens een passend beveiligingsniveau in acht wordt genomen. Deze beveiliging is gebaseerd op de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

1

Verzoeken van derden om dossiers te mogen raadplegen worden getoetst aan de wet- en regelgeving zoals de Wet Openbaarheid van Bestuur, de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Wet Bestuursrecht.

2

Het bestuur neemt een besluit over een verzoek tot informatieverstrekking als het om gevoelige informatie gaat.

3

Aan de raadpleging van niet-openbare dossiers zijn voorwaarden verbonden zoals geformuleerd in artikel 10 en 11 van de Wet Openbaarheid van Bestuur. De aanvrager dient een verklaring te ondertekenen, dat hij instemt met deze voorwaarden.

4

De beheerder houdt een geautomatiseerde administratie bij van aan derden uitgeleende fysieke dossiers.

1

De beheerder beslist over verzoeken tot raadpleging of uitlening van onder zijn beheer staande archiefbescheiden.

2

Raadpleging en uitlening van vertrouwelijke documenten is slechts toegestaan aan die medewerkers, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

3

De beheerder houdt bij welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archiefbescheiden worden uitgeleend en oefent controle uit op de tijdige terugbezorging.

4

Bij een verzoek om uitlening zal steeds de afweging worden gemaakt of het mogelijk is om een kopie van de gevraagde archiefbescheiden ter beschikking te stellen. Bij het ter beschikking stellen van een kopie is het bepaalde in lid 3 niet van toepassing.

1

De beheerder heeft een toezichthoudende rol ten aanzien van de inrichting en uitvoering van het archiefbeheer. Dit houdt in:

• –

  erop toezien dat de uitvoering van het archiefbeheer in overeenstemming is met de gestelde regels;

• –

  het (laten) inrichten van een kwaliteitssysteem voor de monitoring van dit toezicht;

• –

  het (laten) uitvoeren van periodieke audits op het archiefbeheer.

2

De beheerder verstrekt aan het bestuur en aan de Erfgoedinspectie juiste en volledige gegevens met betrekking tot de staat van de door hem beheerde archiefbescheiden en omtrent de wijze waarop aan de zorg voor deze archiefbescheiden vorm wordt gegeven.

3

Het externe toezicht op archiefbeheer vindt plaats door de Erfgoedinspectie. Op grond van artikel 25a van de Archiefwet oefenen de door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap aangewezen inspecteurs toezicht uit op het archiefbeheer. Het toezicht betreft alle archiefbescheiden, tot op het moment dat deze hetzij vernietigd, hetzij overgebracht zijn naar het Nationaal Archief.

4

De beheerder zorgt voor de begeleiding van interne audits en de inspecties van de Erfgoedinspectie.

De beheerder is verplicht om alle benodigde medewerking te verlenen aan onderzoeken en inspecties van de Erfgoedinspectie.

5

Elke afdeling verleent alle medewerking aan de uitvoering van de audit of inspectie.

1

Het COA beschikt over een kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer.

2

De beheerder zorgt ervoor dat het archiefsysteem en het archiefbeheer voldoen aan toetsbare (expliciet vastgelegde) eisen, gebaseerd op het kwaliteitssysteem.

3

Deze toetsbare eisen zijn afgeleid van relevante bepalingen uit de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling, als ook aan algemeen geldende NEN-normen.

4

Door het uitvoeren van periodieke audits wordt inzicht verkregen in de uitvoering en de stand van zaken van het kwaliteitssysteem.

5

Een keer per drie jaar wordt een (interne) audit uitgevoerd of zoveel vaker als op grond van de controlebevindingen noodzakelijk wordt geacht.

6

Uitkomsten van de uitgevoerde audits en de geconstateerde incidenten worden aan het bestuur gerapporteerd.

1

Van de archiefbescheiden en de bestanden waarin deze worden bewaard wordt een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht aangelegd en bijgehouden. Het overzicht wordt ingericht aan de hand van de voor het desbetreffende archief geldende archiefordening of ordeningsstructuur.

2

De beheerder is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van dit overzicht.