Besluit van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van 13 april 2015 tot vaststelling van regels voor het documentair informatiemanagement van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (Regeling documentair informatiemanagement VWS 2015)

1

De Secretaris-Generaal van VWS is ambtelijk eindverantwoordelijk voor het documentair informatiemanagement waarvoor de minister zorgdrager is.

2

De Secretaris-Generaal is bevoegd om alle in deze regeling genoemde taken en bevoegdheden van hoofden van archiefvormende onderdelen buiten het kerndepartement uit te laten oefenen door een door de Secretaris-Generaal aangewezen persoon indien sprake is van taakverwaarlozing.

1

De Chief Information Officer van het kerndepartement is verantwoordelijk voor een goed en efficiënt beleid op het gebied van informatie en ICT en adviseert de ambtelijke en politieke leiding, beleidsmedewerkers en de bestuursraad over informatie en ICT.

2

De Chief Information Officer:

• a.

  stelt de departementale strategie en visie op voor geautomatiseerde informatievoorziening en ICT;

• b.

  draagt zorg voor de samenhang in informatievoorziening en ICT, waarbij zijn rol zowel adviserend als controlerend is;

• c.

  signaleert en interpreteert rijksbrede ontwikkelingen, vertaalt rijksbrede beleidskaders voor VWS en integreert beleid op het vlak van informatievoorziening en ICT;

• d.

  stelt projectbeheersingsmethodieken voor en ondersteunt projecten op het gebied van informatievoorziening en ICT met audits, reviews en second opinions;

• e.

  toetst op organisatie, governance, kosten, risico’s, aansluiting op departementale projectenportfolio, toepassing van rijksbrede en departementale ICT architectuur, gebruik van projectmethodieken en externe kwaliteitstoetsen;

• f.

  vertegenwoordigt het ministerie in gremia op het gebied van informatievoorziening en ICT;

• g.

  is de voorzitter van de CIO-raad van het ministerie van VWS;

• h.

  verstrekt informatie en rapporteert over de informatievoorziening en ICT van het ministerie aan de pSG en de Bestuursraad.

3

Indien een buitendienst een Chief Information Officer heeft, heeft hij de in het tweede lid, onderdelen a tot en met e bedoelde taken en verstrekt hij informatie en rapporteert hij over de informatievoorziening en ICT aan het hoofd van de buitendienst.

1

De directeur belast met het beheer van de documentaire informatie van het kerndepartement of een buitendienst is verantwoordelijk voor:

• a.

  de beleidsontwikkeling, de coördinatie, de advisering en de uitvoering op het gebied van documentair informatiemanagement;

• b.

  één of meerdere geschikte informatiesystemen en één of meerdere geschikte archiefruimten voor het documentair informatiemanagement;

• c.

  voldoende en deskundig personeel en voor voldoende financiële middelen voor de uitvoering van de taken op het gebied van documentair informatiemanagement.

2

De in het eerste lid bedoelde directeur informeert de (plaatsvervangend) Secretaris-Generaal of het hoofd van een buitendienst over relevante zaken op het terrein van het documentair informatiemanagement.

3

De directeur belast met het beheer van de documentaire informatie van het kerndepartement is bevoegd om aanwijzingen te geven over het beheer van documentaire informatie binnen het kerndepartement en aan het hoofd van een buitendienst.

4

De directeur belast met het beheer van de documentaire informatie van een buitendienst is bevoegd om aanwijzingen te geven over het beheer van documentaire informatie binnen de eigen buitendienst.

5

De directeur belast met het beheer van de documentaire informatie van het kerndepartement is verantwoordelijk voor de voorbereiding van eventueel noodzakelijke wijzigingen in onderhavige regeling.

1

Een archiefbeherend onderdeel verricht of laat verrichten, in opdracht van de in artikel 7, eerste lid, bedoelde directeur van deze regeling, de daadwerkelijke werkzaamheden op het gebied van het documentaire informatiemanagement van het eigen archiefvormend onderdeel conform deze regeling en overige relevante wet- en regelgeving.

2

Het archiefbeherend onderdeel van het kerndepartement geeft concernbreed gevraagd en ongevraagd advies.

3

Een buitendienst kan de minister of een door hem aangewezen ambtenaar toestemming vragen om de documentaire informatie te laten beheren door het archiefbeherend onderdeel van het kerndepartement.

1

Het hoofd van een archiefvormend onderdeel beheert de documentaire informatie conform de regels van deze regeling en overige relevante wet- en regelgeving.

2

Het hoofd van een archiefvormend onderdeel is bevoegd om aanwijzingen te geven voor het beheer van documentaire informatie van zijn organisatie voor zover deze in lijn zijn met de voorliggende regeling en andere wet- en regelgeving.

3

Het hoofd van een archiefvormend onderdeel draagt zorg voor het verrichten van de daadwerkelijke werkzaamheden op het gebied van het documentair informatiemanagement van het betreffende archiefvormende onderdeel, voor voldoende en deskundig personeel en voor voldoende financiële middelen.

4

De archiefvormende onderdelen kunnen, na instemming van de Secretaris-Generaal of de door hem aangewezen ambtenaar op basis van een advies van het archiefbeherende onderdeel, hun documentaire informatie overdragen aan het archiefbeherend onderdeel van het kerndepartement.

5

Na overdracht aan het kerndepartement blijven de archiefvormende onderdelen eigenaar van hun documentaire informatie.

6

Het hoofd van een buitendienst brengt documentaire informatie over naar de aangewezen archiefbewaarplaats.

1

Documentaire informatie wordt direct na ontvangst, na opmaak of voor verzending voorzien van metagegevens en opgeslagen in een informatiesysteem.

2

Direct na registratie van een document wordt het document toegevoegd aan een zaak of dossier, dat voorzien is van metagegevens.

3

De onder lid 1 en 2 vermelde metagegevens zijn conform het vastgestelde metagegevensschema dat is gebaseerd op het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid.

1

Een besluit tot vervanging wordt gepubliceerd in de Staatscourant. Een handboek vervanging is als bijlage bij het vervangingsbesluit gevoegd.

2

Van de vervanging van documentaire informatie stelt de directeur als bedoeld in artikel 7 van deze regeling of een door hem aangewezen ambtenaar een verklaring van vervanging op met een specificatie van de vervangen documentaire informatie.

3

Indien de originele versie van documentaire informatie niet langer beschikbaar is, wordt een kopie van deze documentaire informatie beheerd als zijnde het origineel.

1

Het archiefbeherend onderdeel stelt voor het eigen archiefvormend onderdeel een ordeningsstructuur op in overleg met het archiefvormend onderdeel, waarmee de toegankelijkheid van de documentaire informatie wordt gewaarborgd.

2

Het archiefbeherend onderdeel onderhoudt en implementeert de ordeningsstructuur voor het eigen archiefvormend onderdeel.

3

Digitale documentaire informatie is beschikbaar en raadpleegbaar in informatiesystemen op basis van autorisatieprofielen, die vastgesteld worden door het archiefvormend onderdeel.

4

De documentaire informatie is binnen een redelijke termijn terug te vinden, leesbaar en waarneembaar.

5

De documentaire informatie is en blijft in goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de in de selectielijst bepaalde bewaartermijn.

6

Het archiefbeherend onderdeel draagt zorg voor het uitlenen van papieren documentaire informatie met in achtneming van de autorisaties voor het eigen archiefvormend onderdeel. Het archiefbeherend onderdeel houdt een uitleenadministratie bij voor het eigen archiefvormend onderdeel.

1

Documentaire informatie wordt tot het tijdstip van vernietiging dan wel het tijdstip van overbrenging naar het Nationaal Archief in goede materiële en toegankelijke staat gehouden.

2

Als de dragers en de beheermaterialen van permanent te bewaren documentaire informatie onvoldoende duurzaam zijn om na honderd jaar zonder noemenswaardige achteruitgang raadpleegbaar te zijn, worden deze dragers vervangen.

3

Indien besturingsprogramma’s, toepassingsprogrammatuur en apparatuur wijzigen, in onbruik raken of worden vervangen en daardoor niet meer voldoen aan de eisen zoals gesteld in de Archiefregeling, draagt het hoofd van een archiefvormend onderdeel zorg voor de toepassing van conversie, migratie of emulatie.

4

Het archiefbeherend onderdeel is verantwoordelijk voor een adequate digitale duurzaamheidsstrategie voor het eigen archiefvormend onderdeel.

5

Het archiefbeherend onderdeel stelt een verklaring van conversie, migratie of emulatie op voor het eigen archiefvormend onderdeel. In deze verklaring staat minimaal:

• a.

  een specificatie van de documentaire informatie waarop conversie, migratie of emulatie is toegepast;

• b.

  een specificatie van de manier waarop getoetst is of de conversie, migratie of emulatie is toegepast conform de eisen van de Archiefregeling, en het resultaat van deze toets.

6

De verklaring van conversie, migratie of emulatie wordt ondertekend door het hoofd van het archiefvormend onderdeel of een door hem aangewezen ambtenaar.

1

Archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat digitale documentaire informatie van het eigen archiefvormend onderdeel, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen wordt in een duurzaam, valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat conform de acceptatiecriteria van het Nationaal Archief.

2

Als aan het in lid 1 van dit artikel redelijkerwijs niet kan worden voldaan, overlegt het archiefbeherend onderdeel met de beheerder van het Nationaal Archief over een alternatief bestandsformaat.

3

Als op het tijdstip van overbrenging gebruik wordt gemaakt van encryptietechniek, wordt de bijbehorende encryptiesleutel verstrekt aan de beheerder van het Nationaal Archief.

4

Compressietechniek wordt slechts toegepast voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie optreedt, dat er niet wordt voldaan aan de in de Archiefregeling gestelde eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van de documentaire informatie.

1

Archiefbeherende onderdelen hanteren een kwaliteitssysteem voor het beheer van documentaire informatie van het eigen archiefvormend onderdeel en houden toezicht op de kwaliteit van de documentaire informatie van het eigen archiefvormend onderdeel.

2

De archiefbeherende onderdelen van rapporteren minimaal eenmaal per jaar schriftelijk over de kwaliteit van de documentaire informatie van het eigen archiefvormend onderdeel aan de directeur belast met het beheer van de documentaire informatie van het kerndepartement.

3

Indien noodzakelijk worden maatregelen uitgevoerd om de kwaliteit van de informatiehuishouding van het eigen archiefvormend onderdeel te verbeteren.

1

De archiefbeherende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het opstellen, actualiseren, vaststellen en implementeren van een selectielijst voor het eigen archiefvormend onderdeel.

2

Een selectielijst wordt opgesteld conform rijksbrede richtlijnen en geldende regelgeving.

1

De archiefbeherende onderdelen zijn voor het eigen archiefvormend onderdeel verantwoordelijk voor:

• a.

  de vernietiging van documentaire informatie met de bijbehorende metagegevens, waarvan de in de selectielijst vastgestelde termijn is verstreken;

• b.

  de vernietiging van documentaire informatie met de bijbehorende metagegevens, nadat deze gedigitaliseerd en vervangen is conform artikel 13 van deze regeling;

• c.

  de vernietiging van documentaire informatie met de bijbehorende metagegevens onder buitengewone omstandigheden op grond van noodvernietiging als bedoeld in artikel 9, tweede lid, van de Archiefwet.

2

Voor de daadwerkelijke vernietiging stelt het archiefbeherend onderdeel een vernietigingslijst op en legt deze voor aan het eigen archiefvormend onderdeel. Hiermee wordt het archiefvormend onderdeel in staat gesteld om een beargumenteerd verzoek in te dienen bij het eigen archiefbeherend onderdeel om bepaalde documentaire informatie tijdelijk van vernietiging uit te zonderen.

3

De vernietiging van documentaire informatie vindt zodanig plaats dat de informatie op de dragers op geen enkele wijze te reconstrueren is.

4

Het archiefbeherend onderdeel stelt een verklaring van vernietiging op van de te vernietigen documentaire informatie van het eigen archiefvormend onderdeel. De verklaring bevat een specificatie van de te vernietigen documentaire informatie, de vernietigingsgrondslag, de omvang, de wijze en de datum van vernietiging. Deze verklaring wordt ondertekend door de directeur als bedoeld in artikel 7 van deze regeling of door een door hem aangewezen ambtenaar.

5

De vernietiging van digitale documentaire informatie wordt gelogd in het informatiesysteem waarin het was opgeslagen.

1

De archiefbeherende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het overbrengen van permanent te bewaren documentaire informatie van het eigen archiefvormend onderdeel naar het Nationaal Archief. Overbrenging vindt plaats twintig jaar na afsluiting van de documentaire informatie. Het is mogelijk om deze termijn met tien jaar te verlengen. De documentaire informatie wordt in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht.

2

Het archiefbeherend onderdeel stelt een begeleidend document op, waarin vermeld is op welke wijze de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van de overgedragen documentaire informatie van het eigen archiefvormend onderdeel zijn geregeld.

3

Als permanent te bewaren documentaire informatie is afgesloten en niet meer frequent geraadpleegd wordt, kan het in overleg met het Nationaal Archief eerder worden overgebracht dan de in lid 1 van dit artikel genoemde termijn.

4

Als afgesloten permanent te bewaren documentaire informatie nog frequent geraadpleegd wordt, kan overbrenging naar het Nationaal Archief worden uitgesteld na verkrijging van een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap als bedoeld in artikel 13, lid 3, van de Archiefwet.

5

Het archiefvormend onderdeel kan bij de overbrenging van afgesloten documentaire informatie van het eigen archiefvormend onderdeel, in overleg met het Nationaal Archief, beperkingen stellen aan de openbaarheid van de overgedragen informatie voor een bepaalde periode. Het archiefbeherend onderdeel stelt een besluit over de beperking van de openbaarheid op in samenspraak met het archiefvormend onderdeel en het Nationaal Archief. Dit besluit wordt toegevoegd aan de verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 15, lid 1, van de Archiefwet en artikel 10 van het Archiefbesluit.

6

Het archiefbeherend onderdeel stelt een verklaring van overbrenging op, dat ondertekend wordt door het hoofd van het archiefvormend onderdeel of een door hem aangewezen ambtenaar en de directeur van het Nationaal Archief. In de verklaring is opgenomen:

• a.

  een specificatie van de over te brengen documentaire informatie;

• b.

  de wijze waarop de duurzaamheid, de ordening en de toegankelijkheid van de over te brengen documentaire informatie is gewaarborgd;

• c.

  een specificatie van de over te brengen toepassingsprogrammatuur en de bijbehorende documenten om de programmatuur te beheren indien van toepassing;

• d.

  het besluit over de beperkingen van de openbaarheid indien van toepassing.

1

Archiefvormende onderdelen dragen na opheffing van het organisatieonderdeel alle documentaire informatie over aan het hoofd van het archiefvormend onderdeel dat dit archiefvormend onderdeel had ingesteld.

2

Het overdragende archiefvormend onderdeel stelt in overleg met het ontvangende archiefvormend onderdeel voor elke overdracht een verklaring op, waarin een specificatie van de overgedragen documentaire informatie, de omvang, de reden tot overdracht, de overdrachtsdatum, de naam van het overdragende organisatie of organisatieonderdeel zijn vermeld. De verklaring wordt ondertekend door de hoofden van de betrokken archiefvormende onderdelen.

3

Voordat de documentaire informatie wordt overgedragen, maken de betrokken archiefbeherende onderdelen van het overdragende archiefvormend onderdeel en van het ontvangende archiefvormend onderdeel afspraken over de toegankelijkheid, de ordening en de staat van de informatiedragers. Deze archiefbeherende onderdelen zien toe op de overdracht.

4

Het nieuwe archiefbeherend onderdeel is ervoor verantwoordelijk dat de overgedragen documentaire informatie in goede, geordende en toegankelijke staat blijft.

1

Een archiefvormend onderdeel kan documentaire informatie vervreemden voor zover deze niet is overgebracht naar het Nationaal Archief. Hiervoor is een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist als vervreemding niet plaats vindt op basis van een wettelijk voorschrift als bedoeld in artikel 8, tweede lid van de Archiefwet.

2

Het hoofd van een archiefvormend onderdeel neemt een besluit tot vervreemding als bedoeld in artikel 2 van het Archiefbesluit.

3

Het archiefbeherend onderdeel stelt een verklaring van vervreemding op voor het eigen archiefvormend onderdeel, waarin een specificatie van de vervreemde documentaire informatie, de datum en de wijze van vervreemding zijn opgenomen. De verklaring wordt ondertekend door de hoofden van de betrokken archiefvormende onderdelen of door hen aangewezen ambtenaren.

1

Een regeling waarbij taken en bevoegdheden namens de minister worden uitgevoerd door een andere rechtspersoon, bevat een voorziening over het beheer van de documentaire informatie behorende bij de uitvoering van deze taken en bevoegdheden overeenkomstig het gestelde in deze regeling.

2

Bij uitbesteding van diensten en werken verplicht de opdrachtgever de opdrachtnemer om de informatie die hij voor de uitvoering van de opdracht onder zich heeft, binnen veertien werkdagen na beëindiging van de werkzaamheden aan de opdrachtgever ter beschikking te stellen.

1

Bij een organisatiewijziging treft het archiefvormend onderdeel in overleg met het eigen archiefbeherend onderdeel een voorziening voor de betreffende documentaire informatie.

2

Als beschikbaarstelling onderdeel is van de in lid 1 bedoelde voorziening, stelt het archiefbeherend onderdeel een verklaring van terbeschikkingstelling op. De verklaring wordt ondertekend door de directeur als bedoeld in artikel 7 van deze regeling.

3

Bij de instelling van tijdelijke organisatieonderdelen, zoals commissies en projecten, treft het archiefvormend onderdeel, in overleg met de directeur belast met het beheer van documentaire informatie van het archiefvormend orgaan dat het tijdelijke organisatieonderdeel heeft ingesteld, een voorziening voor het beheer van de documentaire informatie na opheffing van het organisatieonderdeel.

1

Het hoofd van het archiefvormend onderdeel of een door hem aangewezen ambtenaar is verantwoordelijk voor de beveiliging van documentaire informatie door middel van het opstellen, onderhouden en implementeren van informatiebeveiligingsbeleid en informatiebeveiligingsplannen conform relevante normenkaders en wet- en regelgeving.

2

Het hoofd van het archiefvormend onderdeel of een door hem aangewezen ambtenaar stelt continuïteits- en calamiteitenplannen vast.

3

Het hoofd van het archiefvormend onderdeel of een door hem aangewezen ambtenaar stelt een back-up en recovery procedure vast en draagt zorg voor het periodiek testen van deze procedure.

4

De serverruimte en de uitwijklocatie staan op voldoende afstand van elkaar om te voorkomen dat beide voorzieningen onbruikbaar zijn na een grootschalige ramp.