Artikel
1
Begrippen
In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
-
1.
afgesloten archief: een niet meer actueel archief dat betrekking heeft op een voltooid werkproces en dat in principe onveranderlijk is.
-
2.
archief: geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door het ministerie of een onderdeel hiervan.
-
3.
archiefbeheer: de feitelijke of uitvoerende werkzaamheden om archiefbescheiden (fysiek of digitaal) in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen te bewaren of over te brengen, als ook om archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen te vernietigen.
-
4.
archiefbeheerder: degene die namens de secretaris-generaal verantwoordelijk is voor het laten uitvoeren van een effectief en efficiënt archiefbeheer voor de onder hem vallende archiefvormende onderdelen.
-
5.
archiefbeherend onderdeel: de organisatie die tot taak heeft de feitelijke uitvoerende werkzaamheden met betrekking tot het archiefbeheer uit voeren.
-
6.
archiefbescheiden [fysiek én digitaal]:
-
a.
bescheiden, ongeacht hun vorm, door het ministerie ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
-
b.
bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op het ministerie zijn overgegaan;
-
c.
bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
-
d.
reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°., 2°. of 3°. bedoelde bescheiden of welke op grond van een machtiging tot substitutie zijn vervaardigd.
-
a.
-
7.
archiefvormend onderdeel: een al dan niet tijdelijk onderdeel van het ministerie, dan wel van een ander overheidsorgaan, dat werkzaamheden verricht onder de verantwoordelijkheid van de minister en waarvoor afzonderlijk wordt gearchiveerd. Binnen het ministerie van Financiën vallen daaronder ook buitendiensten, raden, commissies en programma- of projectorganisaties.
-
8.
bestand: groep gegevens of documenten die in onderlinge samenhang is te raadplegen en met een bepaald doel bijeengebracht is.
-
9.
bewaartermijn: de termijn waarin archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat moeten blijven en waarna vernietiging van deze archiefbescheiden moet plaatsvinden.
-
10.
Chief Information Officer (CIO): de functionaris bij het kerndepartement of bij de Belastingdienst die verantwoordelijk is voor het strategische beleid voor informatievoorziening en ICT en die de toepassing van rijksbrede kaders op dit terrein bewaakt.
-
11.
directeur Bedrijfsvoering: de functionaris die belast is met de uitvoering van het archiefbeheer voor het kerndepartement van Financiën; niet voor de Belastingdienst.
-
12.
documentmanagementsysteem: een opslagplaats of ‘repository’ waarin beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. De documenten zelf kunnen ook in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie die via de database toegankelijk is.
-
13.
DWR: Digitale Werkomgeving Rijksdienst, de standaard digitale werkomgeving voor alle Nederlandse rijksambtenaren.
-
14.
DWR-archief: een stelsel van voorzieningen en diensten dat ten doel heeft de goede, geordende en toegankelijke staat van digitale archieven op lange termijn te garanderen.
-
15.
e-depot: het digitale archiefsysteem van het Nationaal Archief dat de duurzame toegankelijkheid en de duurzame opslag met garanties voor authenticiteit, integriteit en volledigheid van te bewaren digitale archiefbescheiden garandeert.
-
16.
lopend archief: actueel archief waarin een archiefvormend onderdeel nieuwe documenten en dossiers opslaat, die betrekking hebben op een nog onvoltooid werkproces.
-
17.
metadata: gegevens die over documenten, zaken en dossiers worden vastgelegd. Het doel van het vastleggen van metadata is om de documenten, zaken en dossiers in het documentmanagementsysteem terugvindbaar én beheerbaar te maken.
-
18.
minister: de minister van Financiën is de zorgdrager voor het ministerie van Financiën zoals bedoeld in artikel 1 van de Archiefwet 1995.
-
19.
ministerie: het ministerie van Financiën.
-
20.
overbrenging: het overbrengen van blijvend te bewaren archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats (Nationaal Archief).
-
21.
overdracht: het overdragen van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel van het ministerie; dus alleen intern het ministerie.
-
22.
RMA: een Records Management Applicatie ondersteunt alle functionaliteiten die nodig zijn om digitale archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn in goede, geordende en toegankelijke staat te beheren.
-
23.
selectielijst: het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van te bewaren en te vernietigen overheidsarchieven, inclusief de selectietermijn, bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995.
-
24.
SIO: Strategisch Informatie Overleg. In het SIO overleggen de Chief Information Officers (CIO’s) van de departementen met de Algemeen Rijksarchivaris over de stand van zaken, doelstellingen en prioriteiten van de informatiehuishouding van het departement. Dit draagt bij aan het op orde brengen van de informatiehuishouding en raakt daarmee aan één van de grondbeginselen van goed openbaar bestuur, namelijk het afleggen van verantwoording aan de Tweede Kamer en de maatschappij.
-
25.
vernietiging: het zodanig materieel behandelen van de informatiedrager (o.a. papier, geluidsband, film, usb stick), dat de daarop vastgelegde informatie niet meer te reconstrueren is.
-
26.
vervanging: de routinematige vervanging van archiefbescheiden door reproducties, die volledig de plaats innemen van de oorspronkelijke bescheiden.
-
27.
vervreemding: het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager of aan derden.
-
28.
zorgdrager: degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden. In dit geval de minister van Financiën.