Gemeenschappelijke regeling tot instelling van een openbaar lichaam beheer archiefbescheiden en collecties gemeente Utrecht d.d. 10 februari 2017, kenmerk 1149544

1

De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de Minister, gedeputeerde staten en het college bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie, de archiefbewaarplaats van de provincie en de archiefbewaarplaats van de gemeente, in gezamenlijkheid te behartigen.

2

Het Utrechts Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid en het cultuurbeleid van de Minister, de provincie en de gemeente mede uit.

3

De Minister, de provincie en de gemeente kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop Het Utrechts Archief de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt.

4

Gedeputeerde staten en het college kunnen hun niet-overgebrachte digitale archiefbescheiden in beheer van Het Utrechts Archief geven.

1

Er is een openbaar lichaam genaamd Het Utrechts Archief.

2

Het Utrechts Archief is gevestigd te Utrecht.

1

Aan het bestuur van Het Utrechts Archief zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van het college, gedeputeerde staten en de Minister overgedragen:

• a.

  de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden die berusten in de in artikel 2 genoemde archiefbewaarplaatsen;

• b.

  de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 19, 20, 28, 29, derde lid, 31 en 32, derde lid, van de Archiefwet 1995;

• c.

  de bevoegdheid van de Minister om op grond van de artikelen 25 en 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995 de rijksarchivaris in de provincie te benoemen, te schorsen en te ontslaan;

• d.

  het adviseren en het doen van voorstellen aan de Minister, gedeputeerde staten en het college over de taken en bevoegdheden, die door de Minister, gedeputeerde staten of het college worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 27, 29, tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995, en

• e.

  het verrichten van door de Minister, gedeputeerde staten of het college opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, eerste en tweede lid.

2

Het Utrechts Archief stelt zich tevens ten doel het in de archieven ondergebrachte cultureel erfgoed op actieve wijze toegankelijk te maken voor en onder de aandacht te brengen van een breed publiek.

3

Het Utrechts Archief verricht namens en onder verantwoordelijkheid van gedeputeerde staten en het college taken omtrent het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden als bedoeld in artikel 2, vierde lid.

1

Het bestuur van Het Utrechts Archief bestaat uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter.

2

Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het openbaar lichaam.

1

Het algemeen bestuur bestaat uit zes leden.

2

De Minister wijst twee leden aan.

3

Gedeputeerde staten en het college wijzen uit hun midden ieder twee leden aan.

4

De Minister, gedeputeerde staten en het college kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, voor gedeputeerde staten en het college uit hun midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.

5

Het lidmaatschap van het algemeen bestuur van de leden, aangewezen door de Minister en het college eindigt van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college afloopt. Het lidmaatschap van de leden, aangewezen door het gedeputeerde staten, eindigt op het moment dat de zittingsperiode van gedeputeerde staten afloopt.

6

Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vijfde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

7

Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijst de Minister, gedeputeerde staten of het college zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

8

Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

1

De leden van het algemeen bestuur, aangewezen door de Minister of het college hebben elk twee stemmen. De leden van het algemeen bestuur, aangewezen door gedeputeerde staten hebben elk één stem.

2

Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

3

Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

4

Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

5

Het vierde lid is niet van toepassing:

• a.

  ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

• b.

  voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

6

Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt volstrekte meerderheid vereist van de stemmen die zijn uitgebracht, tenzij in de regeling anders is bepaald.

7

Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

1

Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan Het Utrechts Archief toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

2

Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 30, tot rijksarchivaris in de provincie, tot provinciearchivaris van de provincie en tot gemeentearchivaris van de gemeente benoemen.

3

Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 19, 19a en 20.

4

Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat provinciale staten van de provincie, de raad van de gemeente en de Minister in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.

1

Een lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door de Minister verstrekt aan de Minister zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de Minister gevraagde inlichtingen.

2

Een lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door gedeputeerde staten of het college verstrekt aan gedeputeerde staten en provinciale staten van de provincie, respectievelijk aan het college en aan de raad van de gemeente zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden gevraagde inlichtingen.

3

De Minister, gedeputeerde staten of het college kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

1

Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere door het algemeen bestuur aan te wijzen leden.

2

Het algemeen bestuur wijst uit zijn midden één lid aan dat door de Minister is aangewezen als lid van het algemeen bestuur, en één lid dat door gedeputeerde staten is aangewezen als lid van het algemeen bestuur.

3

Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

4

Artikel 5, achtste lid, is van overeenkomstige toepassing.

5

De leden van het dagelijks bestuur, die door de Minister en het college zijn aangewezen als lid van het algemeen bestuur, hebben elk twee stemmen. Het lid van het dagelijks bestuur dat door gedeputeerde staten is aangewezen als lid van het algemeen bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders is bepaald in de regeling.

6

In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

7

Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

1

De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen.

2

In aanvulling op het eerste lid wijst het algemeen bestuur als voorzitter een lid aan dat is aangewezen door het college.

3

Uit de andere leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 11, eerste lid, wordt een plaatsvervangend voorzitter aangewezen.

4

De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

5

De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

6

De voorzitter vertegenwoordigt Het Utrechts Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

1

Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van commissaris van de Koning, gedeputeerde van de provincie, burgemeester of wethouder van de gemeente, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Het Utrechts Archief.

2

De leden van het algemeen en het dagelijks bestuur, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur.

3

De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld en als afzonderlijke post opgenomen in de jaarlijkse begroting.

1

De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de Minister, de provincie en de gemeente, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting.

2

De Minister, gedeputeerde staten en het college dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van het zevende lid.

3

De bijdrage van de Minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de Minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De provincie en de gemeenten volgen in deze de Minister in de aanpassing van zijn bijdrage.

4

Het Utrechts Archief kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door de Minister, gedeputeerde staten en het college vast te stellen percentage als bedoeld in het derde lid.

5

Bij de start van Het Utrechts Archief en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden.

6

De bijdrage wordt verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

7

Indien de Minister, gedeputeerde staten of het college een bijzondere taak opdraagt als bedoeld in artikel 2b, eerste lid, onder e, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de Minister, gedeputeerde staten of het college in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

1

Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op.

2

Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

3

Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de Minister, provinciale staten van de provincie en de raad van de gemeente.

4

De Minister, gedeputeerde staten en het college maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met Het Utrechts Archief over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

1

Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan provinciale staten van de provincie, de raad van de gemeente en de Minister.

2

Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste acht weken voor de in artikel 19a, eerste lid, bedoelde vaststelling, provinciale staten van de provincie, de raad van de gemeente en de Minister een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van Het Utrechts Archief en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

3

Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid en het cultuurbeleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid, in acht en daarnaast de afspraken, bedoeld in artikel 18, vierde lid.

4

In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten Het Utrechts Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

5

De ontwerpbegroting wordt door de zorg van het college, gedeputeerde staten en de Minister voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving.

6

Provinciale staten van de provincie, de raad van de gemeente en de Minister kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

1

Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. De begroting wordt vastgesteld bij unanimiteit.

2

Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur de begroting aan provinciale staten van de provincie, de raad van de gemeente en de Minister, die ter zake bij de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

3

Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

1

Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen.

2

De artikelen 19 en 19a, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen waarbij geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 17, eerste lid. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

1

De Minister, de provincie en de gemeente voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.

2

In afwijking van het eerste lid kunnen de Minister, de provincie en de gemeente de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.

1

Het dagelijks bestuur zendt voor 15 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de Minister, provinciale staten van de provincie en de raad van de gemeente. De voorlopige jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

2

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de Minister, de provincie en de gemeente in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

3

Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan de Minister, provinciale staten van de provincie en de raad van de gemeente voor 15 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

4

Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, provinciale staten van de provincie, raad van de gemeente en de Minister.

5

Het dagelijks bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

1

Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de Minister provinciale staten van de provincie en de raad van de gemeente. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de Minister, de provincie en de gemeente.

2

De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de Minister, de provincie en de gemeente van dat jaar.

1

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van Het Utrechts Archief. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van Het Utrechts Archief met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

2

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer. Bij deze regels wordt de deskundige aangewezen die met de controle is belast.

1

Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van Het Utrechts Archief.

2

De archiefbescheiden van Het Utrechts Archief die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie.

3

De directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid.

1

De Minister, gedeputeerde staten, het college en Het Utrechts Archief verstrekken elkaar desgevraagd inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak.

2

De Minister, gedeputeerde staten en het college kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

3

Het Utrechts Archief stelt de Minister, gedeputeerde staten en het college te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie, de archiefbewaarplaats van de provincie en de archiefbewaarplaats van de gemeente.

1

Het college, gedeputeerde staten en de Minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, eerste lid, voor Het Utrechts Archief van belang zijn.

2

Het college, gedeputeerde staten en de Minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeente, de provincie of de Minister kenbaar maken.

1

Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

2

Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

1

De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

2

Met inachtneming van artikel 15, vijfde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

1

Het dagelijks bestuur stelt de rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling vast.

2

Het dagelijks bestuur volgt bij de vaststelling van de regelingen, bedoeld in het eerste lid, zoveel mogelijk de rechtspositieregeling van de gemeente.

3

Een regeling die afwijkt van de in het tweede lid bedoelde regelingen, behoeft de instemming van de regionale vakbondsbestuurders.

1

Uittreding uit de regeling geschiedt door toezending van het daartoe strekkende besluit van de Minister, gedeputeerde staten of het college. Gedeputeerde staten en het college overleggen daarbij ook het besluit tot toestemming van provinciale staten van de provincie, respectievelijk van de raad van de gemeente.

2

Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op dat waarin door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

3

De kosten van uittreding komen bij uittreding van het college, gedeputeerde staten of de Minister voor rekening van de gemeente, de provincie respectievelijk de Staat.

1

Deze regeling kan worden gewijzigd bij besluit van de Minister, gedeputeerde staten en het college.

2

Gedeputeerde staten en het college hebben voor het besluit tot wijziging van de regeling de toestemming nodig van provinciale staten van de provincie, respectievelijk de raad van de gemeente.

1

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de kalendermaand, volgend op de bekendmaking in de Staatscourant door de Minister.

2

Het college zendt de regeling in aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

1

De Regeling Het Utrechts Archief, aangegaan op grond van het Besluit Utrechts Archief van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 januari 1998, nr. DCE/97/36110 gepubliceerd in de Staatscourant van 20 februari 1998, wordt ingetrokken.

2

De rechten en verplichtingen van Het Utrechts Archief zoals die bestonden op het moment vóór de inwerkingtreding van deze regeling blijven in stand na de inwerkingtreding van deze regeling.