Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief

1

De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de Minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen. Het Noord-Hollands Archief is mede ingesteld met het doel diensten aan derden te leveren ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden en collecties.

2

Het Noord-Hollands Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid en het cultuurbeleid van de Minister en de gemeenten mede uit.

3

De Minister en de gemeenten kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Noord-Hollands Archief de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt.

1

Er is een openbaar lichaam genaamd Noord-Hollands Archief.

2

Het Noord-Hollands Archief is gevestigd te Haarlem.

1

Het algemeen bestuur bestaat uit zes leden.

2

De Minister wijst drie leden aan.

3

Het college van de gemeente Haarlem wijst uit zijn midden twee leden aan.

4

Het college van de gemeente Velsen wijst uit zijn midden één lid aan.

5

De Minister en de colleges kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, voor de colleges uit hun midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.

6

Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college van de betreffende gemeente afloopt.

7

Het lidmaatschap van de leden die door de colleges van de gemeenten zijn aangewezen, eindigt tevens bij tussentijdse beëindiging van het wethouderschap of het burgemeesterschap.

8

Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vijfde of zesde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

9

De colleges van de gemeenten beslissen aan het begin van elke zittingsperiode van het college, uiterlijk in de vergadering volgend op die waarin de benoeming van wethouders plaatsvindt, over de aanwijzing, bedoeld in het derde en vierde lid.

10

Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijst de betrokken Minister of het college zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

11

Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

1

Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem.

2

Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

3

Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

4

Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

5

Het vierde lid is niet van toepassing:

• a.

  ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

• b.

  voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

6

Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht, voor zover de regeling niet anders bepaalt.

7

Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

1

Het algemeen bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het algemeen bestuur dit nodig oordelen, doch minimaal tweemaal per jaar.

2

Het algemeen bestuur stelt voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vast.

1

Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het Noord-Hollands Archief toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

2

Aan het algemeen bestuur wordt de bevoegdheid toegekend om de rijksarchivaris in de provincie Noord-Holland en de gemeentearchivaris van de gemeenten Haarlem en Velsen te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

3

Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie Noord-Holland en tot gemeentearchivaris van de gemeenten Haarlem en Velsen benoemen, schorsen en ontslaan.

4

Aan het algemeen bestuur wordt de bevoegdheid ingevolge artikel 31 van de Archiefwet 1995 toegekend de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten aan te wijzen.

5

Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan raden van de gemeenten en de Minister in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.

1

Een lid van het algemeen bestuur dat door de Minister is aangewezen verstrekt aan de Minister zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de Minister gevraagde inlichtingen.

2

Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan het betreffende college van burgemeester en wethouders of de colleges van burgemeester en wethouders die hem in gezamenlijkheid hebben aangewezen en aan de betreffende raad of raden van de gemeenten zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden gevraagde inlichtingen.

1

Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere door het algemeen bestuur uit zijn midden aan te wijzen leden.

2

In aanvulling op het eerste lid is een van de twee andere leden als bedoeld in het eerste lid aangewezen door het college van burgemeester en wethouders van Velsen en het tweede andere lid door de Minister aangewezen.

3

Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur of de termijn van aanwijzing van het lid van buiten de kring van het algemeen bestuur eindigt.

4

Artikel 4, elfde lid, is van overeenkomstige toepassing.

5

Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders bepaald in de regeling.

6

In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

7

Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

1

Het dagelijks bestuur is in ieder geval bevoegd:

• a.

  tot het voeren van het dagelijks bestuur van het Noord-Hollands Archief;

• b.

  beslissingen van het algemeen bestuur voor te bereiden en uit te voeren;

• c.

  regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van het Noord-Hollands Archief;

• d.

  ambtenaren te benoemen, schorsen en ontslaan;

• e.

  te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van het Noord-Hollands Archief, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 6, derde lid;

• f.

  te besluiten namens het Noord-Hollands Archief, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;

• g.

  tot het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit;

• h.

  wat betreft het beheer van de activa en passiva van het Noord-Hollands Archief;

• i.

  wat betreft de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van het Noord-Hollands Archief.

2

Aan de bevoegdheden van het dagelijks bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het dagelijks bestuur buiten de goedgekeurde begroting wordt vooraf toestemming gevraagd aan de Minister en de raden van de gemeenten, ingevolge artikelen 18 en 19 van deze regeling.

1

Het algemeen bestuur wijst een van de leden die door het college van Haarlem is aangewezen aan als voorzitter. Indien de burgemeester van Haarlem als één van deze leden is aangewezen, wijst het algemeen bestuur hem aan als voorzitter.

2

Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.

3

De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

4

De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het dagelijks bestuur.

5

De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

6

De voorzitter vertegenwoordigt het Noord-Hollands Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

1

Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen en dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder, of als ambtenaar in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van het Noord-Hollands Archief.

2

De leden van de besturen, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur.

3

De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld en als afzonderlijke post opgenomen in de jaarlijkse begroting.

1

De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de Minister en de raden van de gemeenten door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen op basis van een goedgekeurde vastgestelde begroting. Bij de aanvang van het Noord-Hollands Archief luiden de bijdragen zoals vastgesteld in de bijlage bij deze regeling.

2

De Minister en de colleges dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van het zevende lid.

3

De bijdragen van de Minister en de gemeenten kunnen jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de Minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld.

4

Het Noord-Hollands Archief kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door de Minister vast te stellen percentage als bedoeld in het tweede lid.

5

Bij de start van het Noord-Hollands Archief en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende deelnemers aan deze regeling vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken worden gemaakt.

6

De bijdrage wordt verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

7

Indien de Minister of de gemeenten een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 2b, aanhef en onder d, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

1

Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan op, dat door het algemeen bestuur wordt vastgesteld.

2

Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

3

Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de Minister en de raden van de gemeenten.

4

De Minister en de colleges maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Noord-Hollands Archief over de te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

1

Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks vóór 15 april een ontwerpbegroting met een toelichting op voor het volgende kalenderjaar en een meerjarenbegroting met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren, een en ander met inachtneming van het archiefbeleid en het cultuurbeleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid en met inachtneming van de afspraken bedoeld in artikel 17, vierde lid.

2

In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Noord-Hollands Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

3

De begroting geeft inzicht in de baten en lasten van de activiteiten van dat jaar. De begroting is voorzien van een postgewijze toelichting.

4

Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting met toelichting onverwijld toe aan de Minister en de raden van de gemeenten.

5

De ontwerpbegroting met toelichting wordt door de zorg van de Minister en de gemeenten voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld.

6

De Minister en de raden van de gemeenten kunnen bij het dagelijks bestuur voor 1 juli hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin de zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, en biedt deze vervolgens aan het algemeen bestuur aan.

7

Het algemeen bestuur stelt de begroting met toelichting vast uiterlijk op 15 juli van het jaar, voorafgaande aan het jaar waarvoor de begroting dient.

8

Het algemeen bestuur zendt de begroting na vaststelling terstond aan de Minister en de raden van de gemeenten.

9

Het dagelijks bestuur zendt de begroting vóór 1 augustus van het jaar bedoeld in het zevende lid ter kennisneming aan gedeputeerde staten van de provincie.

1

Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen.

2

Artikel 18 is van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen waarbij geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 16, eerste lid. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan gedeputeerde staten van de provincie.

1

De Minister en de gemeenten voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.

2

In afwijking van het eerste lid kunnen de Minister en de gemeenten de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.

1

Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

2

Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de Minister en de raden van de gemeenten vóór 15 april een financieel verslag uit, dat vergezeld gaat van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

3

Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de Minister en de gemeenten in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

4

Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de Minister en de raden van de gemeenten vóór 1 april een verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

5

Het dagelijks bestuur zendt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken vóór 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarop deze betrekking hebben ter kennisneming aan gedeputeerde staten van de provincie Noord-Holland.

6

Het dagelijks bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

1

Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de Minister en de raden van de gemeenten. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de Minister en de gemeenten.

2

De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de Minister en de gemeenten van dat jaar.

1

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het Noord-Hollands Archief.

2

Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van het Noord-Hollands Archief met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

3

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer.

4

Het algemeen bestuur neemt de besluiten, bedoeld in het eerste en derde lid, met een meerderheid van twee derde van de uitgebrachte stemmen.

1

Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Noord-Hollands Archief.

2

De archiefbescheiden van het Noord-Hollands Archief die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie.

1

Het Noord-Hollands Archief verstrekt desgevraagd aan de Minister en de gemeenten de voor de uitoefening van hun taak benodigde inlichtingen. De Minister en de gemeenten kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

2

Het Noord-Hollands Archief stelt de Minister en de gemeenten te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten.

1

De bestuursorganen van de Minister en de gemeenten doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het Noord-Hollands Archief van belang zijn.

2

De bestuursorganen van de Minister en de gemeenten kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de Minister en de gemeenten kenbaar maken.

1

Het dagelijks bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur van het Noord-Hollands Archief.

2

Het dagelijks bestuur maakt voor de benoeming van de directeur een voordracht op.

1

De directeur is belast met de uitvoering van de werkzaamheden, taken en bevoegdheden van het Noord-Hollands Archief die voortvloeien uit de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2b, voor zover die uitvoering niet is opgedragen aan het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of de voorzitter.

2

Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

3

Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

1

De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij vervult de rol van secretaris van het algemeen en dagelijks bestuur, is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

2

Met inachtneming van artikel 14, vijfde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

1

Het dagelijks bestuur stelt voor het personeel van het openbaar lichaam de rechtspositie vast zoveel mogelijk conform de cao CAR/UWO voor het gemeentepersoneel.

2

Met betrekking tot tussentijdse wijzigingen van de CAR/UWO is het dagelijks bestuur bevoegd deze reeds toe te passen voor het personeel. Het dagelijks bestuur stelt deze tussentijdse wijzigingen in de rechtspositie periodiek vast, waar nodig met terugwerkende kracht.

3

Het dagelijks bestuur beslist over de toepassing van overige arbeidsvoorwaarden.

1

Uittreding uit de regeling kan geschieden door toezending van een daartoe strekkend besluit van de Minister en de colleges. De colleges overleggen daarbij ook het besluit tot toestemming van de raad van de gemeente.

2

Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op dat waarin door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

3

De kosten van uittreding komen voor rekening van de uittredende partij.

1

De gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland, gepubliceerd als bijlage bij het Besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 24 januari 2005, nr. DCE/05/1760 (Stcrt. 2005, 226), wordt ingetrokken.

2

De rechten en verplichtingen van het Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland op grond van de ingetrokken gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland blijven in stand en worden voortgezet door het openbaar lichaam Noord-Hollands Archief, zoals neergelegd in deze regeling.