Inschrijvingsvoorwaarden mediators 2018 (Besluit van het bestuur van de Raad voor Rechtsbijstand van 19 december 2017 krachtens artikel 33 b van de Wet op de Rechtsbijstand)
Besluit inschrijvingsvoorwaarden mediators 2018
Raad voor Rechtsbijstand,
Inleiding
Uitgangspunt van de Wet op de rechtsbijstand (Wrb) is dat mediators die in aanmerking willen komen voor verwijzingen vanuit de gerechten of vanuit het Juridisch Loket zich inschrijven bij de Raad voor Rechtsbijstand. Indien een mediator niet ingeschreven staat, kan hij geen toevoegingen voor de rechtzoekende aanvragen.
de vakbekwaamheidseisen die aan de mediator worden gesteld;
b.
de mate van gebondenheid aan door de beroepsgroep algemeen aanvaarde normen betreffende de beroepsethiek en beroepsuitoefening;
c.
de wijze waarop schendingen van de algemene norm betreffende de beroepsethiek en beroepsuitoefening worden afgehandeld;
d.
de medewerking door de mediator aan onderzoek naar de werking van mediation en aan evaluatie;
e.
de verslaglegging door de mediator van de door hem verrichte werkzaamheden;
f.
de beroepsaansprakelijkheidsverzekering;
g.
de organisatie van het kantoor waar de mediator werkzaam is.
In het onderstaande zijn deze voorwaarden uitgewerkt. De voorwaarden zijn op te vatten als algemeen verbindende voorschriften.
Inschrijvingsvoorwaarden
Artikel
1
Registratie/opleidingsvereisten/evaluatie
1
De deelnemende mediator dient MfN1MfN is de afkorting van: Mediatorsfederatie Nederland. MfN-registermediators staan ingeschreven bij de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM). De SKM is voor wat betreft het registerbeheer en de kwaliteitssystemen de rechtsopvolger van het NMI.-registermediator te zijn. Deze MfN- registermediator heeft een door de Stichting Kwaliteit Mediators afgenomen peer review met goed gevolg ondergaan én in de drie jaar voor de datum van inschrijving bij de Raad voor Rechtsbijstand negen mediations op basis van de Mediationovereenkomst voor de MfN-registermediator verricht.2Met betrekking tot de bedoelde negen mediations gelden de volgende eisen:–het moet gaan om mediations conform de condities van de MfN-registermediator (MfN-gedragsregels en MfN-reglement), aangevangen met een schriftelijke Mediationovereenkomst. Bemiddelingen, in welke vorm dan ook, tellen niet mee voor een inschrijving bij de Raad;–van de negen mediations moeten er minimaal drie met een vaststellingsovereenkomst zijn afgesloten;–co-mediations in een gelijkwaardige positie tellen mee tot een maximum van drie van de negen; van de overige zes dienen tenminste twee mediations met een vaststellingsovereenkomst te zijn afgesloten.
De mediator is zich er van bewust dat het behoud van de status MfN-registermediator een absolute voorwaarde is om ingeschreven te kunnen blijven als mediator. De mediator verklaart zich per direct uit te laten schrijven bij de Raad voor Rechtsbijstand vanaf het moment dat de inschrijving bij de Stichting Kwaliteit Mediators3Kwaliteitsstichting van de Mediatorsfederatie Nederland eindigt. De Stichting Kwaliteit Mediators geeft dit eveneens, ter controle, aan de Raad voor Rechtsbijstand door.
2
De mediator neemt deel aan kwaliteitsbevorderende bijeenkomsten die door de verwijzingsvoorziening(en) en/ of de Raad voor Rechtsbijstand zullen worden georganiseerd.
3
De mediator dient bereid te zijn de door de MfN en de Raad voor Rechtsbijstand overeengekomen kwaliteitssystemen na te leven.
4
De mediator verklaart deel te nemen aan een schriftelijke of mondelinge evaluatie van zijn/haar werkzaamheden voor de verwijzingsvoorzieningen indien dit door de verwijzingsvoorziening geïnitieerd wordt.
Artikel
2
Beschikbaarheid
De mediator verplicht zich steeds beschikbaar te zijn voor het doen van een verwezen mediation – behoudens vakantie en tijdens ziekte – en telkens binnen twee weken na aanmelding en acceptatie van de mediation een eerste mediationbijeenkomst te houden en vervolgafspraken zodanig te maken dat de mediation binnen drie maanden na de eerste bijeenkomst afgerond is.
Artikel
3
Organisatie kantoor/ praktijk
De mediator dient een regeling te hebben getroffen ten aanzien van de organisatie van zijn kantoor/ praktijk, waarin voldoende voorzien is in:
a.
de telefonische bereikbaarheid tijdens kantooruren waarvan enkele uren per dag direct en voor het overige via het gebruik van een telefoonbeantwoorder of voicemail, e-mail en een fax, die dagelijks respectievelijk worden afgeluisterd, geopend en/ of gelezen;
b.
dat verhindering wegens overmacht zo spoedig mogelijk telefonisch door de mediator wordt doorgeven aan de verwijzingsvoorziening, onmiddellijk gevolgd door schriftelijke bevestiging hiervan.
Artikel
4
Plaatsvervanging
Plaatsvervanging is in principe niet mogelijk. Incidenteel kan, in geval van zwaarwegende redenen voor verhindering, plaatsvervanging geschieden met een eveneens bij de Raad voor Rechtsbijstand ingeschreven mediator. Indien het om een verwijzing van de verwijzingsvoorzieningen gaat, dient dit tevens in overleg met de betreffende verwijzingsvoorziening te geschieden.
Artikel
5
Werkwijze
1
De mediator conformeert zich aan de werkwijze horend bij de verwijzingsvoorzieningen en de gesubsidieerde rechtsbijstand, zoals het juist en volledig informeren van de cliënten over de effecten van de overeengekomen vertrouwelijkheid tijdens de mediations.
2
De mediator stemt ermee in dat zijn praktijkgegevens, waaronder zijn affiniteiten en uurtarief, worden gepubliceerd op een openbare lijst van mediators (Mediatorsearch)
3
De mediator maakt gebruik van de mediationovereenkomst zoals opgesteld door de verwijzingsvoorzieningen.
4
De mediator voert een deugdelijke en transparante tijdsregistratie van de aan de mediation bestede tijd, de data en het soort verrichting. De Raad kan ter zake nadere aanwijzingen geven.
5
De mediator bevordert dat voor een partij die daarvoor in aanmerking komt een toevoeging wordt verleend. Dit geldt ook voor de mediators die hebben aangegeven alleen mediations met betalende partijen te willen doen.
Indien in een specifiek geval een partij, die voor een toevoeging in aanmerking komt en daarop door de mediator is gewezen, bewust afziet van gesubsidieerde mediation, wordt dat schriftelijk vastgelegd. In dat geval kan een mediator zijn werkzaamheden niet op toevoegingsbasis declareren. Indien een toevoeging is verleend, wordt deze aan de Raad ter intrekking toegezonden.
6
Het is de ingeschreven mediator niet geoorloofd om een beloning of provisie toe te kennen of te ontvangen voor het aanbrengen van opdrachten4Van provisie is in ieder geval geen sprake indien een mediator is aangesloten bij een intermediair en hij voor de dienstverlening van deze intermediair een in verhouding redelijke en kostendekkende vaste vergoeding betaalt..
Artikel
6
Klacht- en tuchtrecht
De mediator heeft zich gecommitteerd aan de klachtenregeling van de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en het Reglement Stichting Tuchtrechtspraak Mediators d.d. 2015 en stemt in met de plicht van de SKM om de uitkomst van klachten waarbij een onherroepelijke maatregel van onvoorwaardelijke schorsing of schrapping is opgelegd aan deelnemende mediators te melden aan de verwijzingsvoorziening van de Rechtspraak en aan de Raad voor Rechtsbijstand. De mediator stemt er tevens mee in dat de SKM gevallen waarbij sprake is van een (vermoeden van) fraude/misbruik van het stelsel van gesubsidieerde rechtsbijstand van deelnemende mediators aan de Raad voor Rechtsbijstand behoort te melden.
De Raad en de SKM overleggen in 2018 over het opstellen van een gezamenlijk protocol over de onderlinge informatie uitwisseling.
Artikel
7
Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
De mediator heeft een deugdelijke beroepsaansprakelijkheidsverzekering ten bedrage van € 450.000,– (zegge vierhonderdvijftigduizend euro) per gebeurtenis. Bij inschrijving verklaart de mediator aldus verzekerd te zijn, dan wel bereid te zijn dadelijk na toelating een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten voor minimaal € 450.000 per gebeurtenis.
Artikel
8
Monitoring
De mediator draagt zorg voor het compleet en tijdig verstrekken van de gegevens ten behoeve van de monitoring die door de verwijzingsvoorziening worden gevraagd.
Artikel
9
Mediationkamers
De mediator is bereid mediationbijeenkomsten te houden in mediationkamers die door de verwijzingsvoorziening bij de Rechtspraak zijn ingericht. Voor de gevallen waarin de verwijzingsvoorziening geen ruimte ter beschikking heeft, dient de mediator adequate ruimte ter beschikking te hebben om mediationbijeenkomsten te houden. De mediator brengt hiervoor geen kosten aan partijen in rekening.
Artikel
10
Team- en co-mediation
1
De mediator is bereid om op te treden in teammediation waar dat door de verwijzers noodzakelijk wordt geacht. Tevens is hij/zij bereid om in die gevallen de mediation tijdig inhoudelijk en procedureel voor te bereiden.
2
De mediator is bereid tot het laten bijwonen van verwezen mediations door een (onervaren) co-mediator. De verwijzingsvoorzieningen bieden mediators die nog geen MfN registermediator zijn, maar wel een erkende mediationopleiding hebben voltooid de gelegenheid ervaring op te doen als co-mediator. Alle door de Raad ingeschreven mediators mogen zelf co-mediators meenemen die voldoen aan de hiervoor genoemde kwalificatie.
Hierbij dienen de volgende regels in acht te worden genomen:
−
de mediator staat ervoor in alleen co-mediators mee te nemen die een erkende mediationopleiding hebben voltooid;
−
co-mediators ontvangen geen vergoeding, noch van de verwijzingsvoorziening, noch van de partijen;
−
de mediator zal zich niet laten betalen door de co-mediator voor het laten bijwonen van de mediation;
−
de mediator blijft verantwoordelijk voor de gang van zaken tijdens de mediation;
−
de mediator draagt er zorg voor dat de mediationovereenkomst mede wordt ondertekend door de co-mediator;
−
de mediator tekent op de monitoringformulieren aan wie als co-mediator is opgetreden en welke opleiding deze heeft voltooid.
Artikel
11
Vergoeding voor de niet toegevoegde partij. Eigen bijdrage toevoegingscliënt
1
In zaken die zijn verwezen door een van de verwijzingsvoorzieningen5Deze verwijzingsvoorzieningen zijn het Juridisch Loket en de verwijzingsvoorziening van de gerechten. binnen het rechtsbestel geldt, als geen enkele partij voor een toevoeging in aanmerking komt, de volgende regeling: de mediator verplicht zich om zijn uurtarief alleen in rekening te brengen voor:
−
de contacturen6Contacturen zijn de uren waarbij de mediator daadwerkelijk met partijen rond de tafel zit tijdens gezamenlijke en/of afzonderlijke gesprekken, dan wel bij online mediation daadwerkelijk ten behoeve van partijen online activiteiten heeft verricht. Contacturen zijn ook uren waarin de mediator om de tafel zit met anderen (zoals advocaten, deskundigen, de sociale dienst, de Raad voor de Kinderbescherming) in aanwezigheid dan wel in uitdrukkelijke opdracht van partijen. en
−
overige werkzaamheden7Overige werkzaamheden zijn: het op verzoek van partijen lezen van stukken, het opstellen van de (concept)vaststellingsovereenkomst en verslaglegging, waarbij voor verslaglegging in principe maximaal een uur per bijeenkomst mag worden gerekend. De mediator stemt deze werkzaamheden vooraf af met cliënten. tot een maximum dat niet hoger is dan het aantal contacturen.
Na afloop van de mediation krijgen cliënten een urenverantwoording van de mediator, waarin hij zijn tijdsbesteding gespecificeerd per uur (of gedeelte van een uur), activiteit en datum heeft vermeld, alsmede een specificatie van de (eventuele) vooraf overeengekomen bijzondere kosten. Bijzondere kosten kunnen aan partijen alleen in rekening worden gebracht indien zij daarmee vooraf hebben ingestemd.
De mediator geeft aan de Raad voor Rechtsbijstand het uurtarief op dat hij hanteert voor partijen die niet voor een toevoeging in aanmerking komen. De mediator kan aan partijen die niet voor een toevoeging in aanmerking komen, geen hoger uurtarief in rekening brengen dan hij aan de Raad heeft opgegeven.
Het aan de Raad opgegeven uurtarief wordt opgenomen in de onder 5.2 bedoelde openbare lijst van mediators (Mediatorsearch).
De mediator kan een instaptarief hanteren.8De mediationovereenkomst zoals opgesteld door de verwijzingsvoorzieningen bevat voorschriften ten aanzien van honorarium en kosten.
2
Als in een zaak met twee partijen een van de partijen voor een toevoeging in aanmerking komt, behoort de mediator het aantal uren dat in het eerste lid wordt bedoeld door twee te delen. Aan de betalende partij mag niet meer dan de helft van het in het eerste lid bedoelde aantal uren in rekening worden gebracht. Aan de toegevoegde partij worden geen uren in rekening gebracht indien voor deze partij een toevoegingsvergoeding kan worden verkregen.
Deze regeling voor toevoegingszaken geldt zowel in het geval van een verwijzing vanuit een van de verwijzingsvoorzieningen als in het geval waarin de mediator partijen zonder zo’n verwijzing bijstaat.
3
De mediator geeft aan of hij/zij bereid is om op de in het inschrijvingsformulier genoemde affiniteitsgebieden rechtzoekenden op basis van een toevoeging bij te staan.
Toevoegingen zijn niet van toepassing bij zakelijke conflicten, met uitzondering van consumententransacties.
4
In het geval dat partijen of een van hen een aanvraag in het kader van de gesubsidieerde rechtsbijstand doen, werkt de mediator – behalve volgens deze inschrijvingsvoorwaarden – ook volgens de voorschriften van de Wet op de rechtsbijstand. Als voor een partij een toevoeging is verleend, mag de mediator aan deze partij naast de door de Raad opgelegde eigen bijdrage geen honorarium/uurtarief in rekening brengen.
5
In het geval als omschreven in lid 4, richt de mediator zijn/ haar toevoegingsaanvragen en declaraties zorgvuldig en volledig in, met inachtneming van de regels die bij of krachtens de wet zijn gesteld. Hij/ zij neemt daarbij voorts de algemene voorschriften en beleidsregels die met het oog op de wijze van indiening van toevoegingsaanvragen c.q. declaraties door de Raad voor Rechtsbijstand zijn of worden uitgevaardigd in acht en houdt rekening met specifieke aanwijzingen van het bureau van de Raad.
Artikel
12
Registratie van affiniteiten door de Raad voor Rechtsbijstand
Bij zijn verzoek tot inschrijving bij de Raad voor Rechtsbijstand kan de mediator één of meer affiniteiten opgeven. Een affiniteit wordt door de Raad alleen geregistreerd als per hoofdcategorie waarbinnen de affiniteit wordt opgegeven tenminste drie mediations9Het moet gaan om mediations in overeenstemming met de MfN-reglementen, aangevangen met een schriftelijke mediation overeenkomst. Andere vormen van bemiddeling, zoals buurtbemiddelingen tellen niet mee. Co-mediations kunnen meetellen als sprake is van een gelijkwaardige positie tussen de mediators. zijn behandeld. Dit moet aan de hand van (geanonimiseerde) mediationovereenkomsten aangetoond worden. Dit geldt niet voor het registreren van affiniteiten op het terrein van het Personen- en Familierecht, daarop is artikel 13 van toepassing.
Artikel
13
Deskundigheidseisen voor het behandelen van zaken op het terrein van het personen - familierecht
Om ingeschreven te kunnen worden voor dit vakgebied dient een mediator die om inschrijving verzoekt, naast de in artikel 1 lid 1 omschreven eisen, te voldoen aan het volgende vereiste:
a.
het voltooid hebben van een door de Stichting Kwaliteit Mediators geaccrediteerde specialisatieopleiding familiemediation;
Om vervolgens ingeschreven te blijven voor dit vakgebied dient een daarvoor toegelaten mediator te voldoen aan de volgende vereisten:
b.
het behandelen van tenminste 5 mediations per jaar op het terrein van het personen en familierecht;
c.
het behalen van 10 opleidingspunten per jaar op het terrein van het personen- en familierecht.
Artikel
14
Deskundigheidseisen voor het behandelen van zaken betreffende internationale kinderontvoering
Naast de voorwaarden uit de artikelen 1 tot en met 13 behoren mediators die zaken betreffende internationale kinderontvoering willen behandelen zich daarvoor apart in te inschrijven bij de Raad voor Rechtsbijstand. Bij het verzoek moeten zij aantonen dat zij voldoen aan onderstaande criteria:
–
succesvol hebben deelgenomen aan een door de Raad voor Rechtsbijstand erkende opleiding voor cross border mediation;
ervaring als mediator in familierechtzaken, dat wil zeggen als mediator 10 familierechtzaken behandeld hebben;
–
op de hoogte blijven van de (rechts)ontwikkelingen op het gebied van internationale kinderontvoering door het bijwonen van relevante congressen, cursussen, lezingen etc. en het op de hoogte blijven van relevante jurisprudentie.
Om te voorkomen dat de kwaliteit van de door de mediator te verrichten werkzaamheden in het gedrang komt, door onder meer het te snel en te veel aanvragen van toevoegingen of door het onvoldoende tijd en aandacht besteden aan zaken, worden aan een mediator jaarlijks niet meer toevoegingen afgegeven dan 250.
Het maximum van 250 toevoegingen per jaar sluit aan bij de door de beroepsgroep algemeen aanvaarde norm van het aantal van omstreeks 1.200 declarabele uren per jaar dat maximaal verricht zou moeten kunnen worden zonder dat de kwaliteit van de werkzaamheden in het gedrang komt.
Indien een mediator het maximum aantal toevoegingen heeft bereikt, zullen in het betreffende kalenderjaar geen toevoegingen meer aan hem worden afgegeven. De Raad informeert de Mediatorsfederatie Nederland over het bereiken van de grens van het maximum aantal af te geven toevoegingen. De mediator stemt door zijn inschrijving bij de Raad op voorhand met deze melding in.
De mediator kan in het volgend kalenderjaar opnieuw om inschrijving verzoeken. Als hij in het jaar daarop opnieuw toevoeging verzoekt in zaken waarin het vorig jaar vanwege het bereiken van het maximum aan hem toevoegingen zijn geweigerd, zal – indien de toevoeging alsnog wordt verleend – de ingangsdatum in het jaar van de nieuwe aanvraag liggen.
Artikel
16
Wijziging van gegevens en beëindiging deelname
Het doorgeven van wijzigingen van gegevens en beëindiging van deelname dient schriftelijk te geschieden bij de Raad voor Rechtsbijstand.