Regeling rechten betrokkenen bij de verwerking van persoonsgegevens van het Vervangingsfonds en Participatiefonds

1

Deze regeling is van toepassing op verzoeken om inzage in, rectificatie van, wissing van, beperking van, overdracht van en bezwaar tegen verwerking door het Vervangingsfonds en het Participatiefonds van persoonsgegevens in het kader van zijn (wettelijke) taken en alle bezwaren hieromtrent.

2

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

• b.

  Vervangingsfonds: de Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs als bedoeld in artikel 183 van de WPO dan wel artikel 169 van de WEC;

• c.

  Participatiefonds: de Stichting Participatiefonds voor het Onderwijs als bedoeld in artikel 184 van de WPO dan wel artikel 170 van de WEC;

• d.

  persoonsgegeven: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;

• e.

  verwerken van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;

• f.

  betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;

• g.

  verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt, voor deze regeling zijnde het Vervangingsfonds en/of het Participatiefonds;

• h.

  verzoek om inzage: een verzoek van of namens betrokkene om aan verzoeker mede te delen of, en zo ja welke, de betrokkene betreffende persoonsgegevens worden verwerkt, conform artikel 15 AVG;

• i.

  verzoek om rectificatie: een verzoek van of namens betrokkene om, conform artikel 16 AVG, persoonsgegevens van betrokkene te verbeteren of aan te vullen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt;

• j.

  verzoek om wissing: een verzoek van of namens betrokkene om, conform artikel 17 AVG, persoonsgegevens van betrokkene te wissen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt;

• k.

  verzoek om beperking: een verzoek van of namens betrokkene om, conform artikel 18 AVG, persoonsgegevens van betrokkene af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt;

• l.

  verzoek om overdracht: een verzoek van of namens betrokkene om, conform artikel 20 AVG, zijn persoonsgegevens te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare vorm en/of het verzoek van of namens betrokkene om die gegevens aan een andere verwerkingsverwerkingsverantwoordelijke over te dragen;

• m.

  bezwaar: mededeling van betrokkene, conform artikel 21 AVG, dat hij bezwaar maakt tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens;

• n.

  verzoeker: degene die een verzoek om inzage, rectificatie, wissing, beperking of overdracht indient en/of bezwaar maakt tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens bij het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds;

• o.

  legitimatiebewijs: een document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht;

• p.

  derde: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, het Vervangingsfonds, het Participatiefonds, de verwerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds of de verwerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;

• q.

  toestemming: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt;

• r.

  genetische gegevens: persoonsgegevens die verband houden met de overgeërfde of verworven genetische kenmerken van een natuurlijke persoon die unieke informatie verschaffen over de fysiologie of de gezondheid van die natuurlijke persoon en die met name voortkomen uit een analyse van een biologisch monster van die natuurlijke persoon;

• s.

  gegevens over gezondheid: persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale gezondheid van een natuurlijke persoon, waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten waarmee informatie over zijn gezondheidstoestand wordt gegeven;

• t.

  profilering: elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijke persoon worden geëvalueerd, met name met de bedoeling zijn beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen.

1

De betrokkene heeft het recht vrijelijk en met redelijke tussenpozen een schriftelijk of digitaal verzoek om inzage, rectificatie, wissing, beperking of overdracht van zijn persoonsgegevens in te dienen en/of bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens.

2

Een schriftelijk of digitaal ingediend verzoek wordt gedateerd en ondertekend, en bevat ten minste:

• a.

  de volledige naam en voorletters en het postadres van de betrokkene;

• b.

  de geboortedatum van de betrokkene;

• c.

  (indien beschikbaar) het e-mailadres van de betrokkene;

• d.

  een kopie van een geldig legitimatiebewijs van betrokkene (waarbij het burgerservicenummer onleesbaar is gemaakt);

• e.

  een omschrijving van de relatie met het Vervangingsfonds of het Participatiefonds;

• f.

  de aard van het verzoek en – indien van toepassing – de gewenste aan te brengen wijzigingen.

3

Een schriftelijk verzoek dat namens betrokkene wordt ingediend door een wettelijk vertegenwoordiger of een gemachtigde gaat vergezeld van een bewijsstuk inzake de wettelijke vertegenwoordiging of van een originele, door betrokkene ondertekende schriftelijke machtiging ter uitoefening van het recht door de verzoeker. Onverminderd het bepaalde in het tweede lid wordt tevens ter identificatie een kopie van een geldig legitimatiebewijs van verzoeker bijgesloten en vermeldt het verzoek ook de volledige naam, voorletters en het adres van de verzoeker. Vorenstaande geldt niet als het verzoek wordt ingediend door een advocaat die als gemachtigde van betrokkene optreedt.

4

Een verzoek om rectificatie, wissing of beperking kan slechts worden ingediend nadat de verzoeker eerst een verzoek tot inzage heeft ingediend met betrekking tot de hem betreffende gegevens.

5

Een verzoek als bedoeld in dit artikel wordt ingediend bij het bestuursbureau van het Vervangingsfonds dan wel het bestuursbureau van het Participatiefonds per gewone post of per e-mail.

1

Binnen vijf werkdagen na ontvangst van een verzoek verstuurt het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds een ontvangstbevestiging.

2

De ontvangstbevestiging bevat tenminste de naam van een contactpersoon, een beschrijving van de procedure en de te verwachten behandelingsduur van het verzoek, alsmede – indien van toepassing – de mededeling als bedoeld in artikel 5, derde lid.

1

Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds betrekt bij de behandeling van een verzoek als bedoeld in artikel 2 slechts die verwerkingen waarvoor het is aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke. Ingeval het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds constateert dat het verzoek mede of uitsluitend betrekking heeft op gegevens die bij een ander bestuursorgaan als verwerkingsverantwoordelijke berusten, zendt het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds het verzoek ter behandeling door naar dat andere bestuursorgaan. Verzoeker krijgt hiervan, onverminderd het bepaalde in artikel 6, bericht.

2

Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds toetst of een verzoek voldoet aan het bepaalde in artikel 2.

3

Indien het verzoek niet voldoet aan het bepaalde in artikel 2 dan wordt verzoeker in de gelegenheid gesteld zijn verzoek binnen 2 weken aan te vullen. Wordt binnen deze termijn het verzuim niet hersteld dan ontvangt verzoeker op de voet van artikel 4:5, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht binnen 4 weken nadat de aanvraag is aangevuld of nadat de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken een beslissing dat het verzoek niet in behandeling wordt genomen.

1

Namens de verantwoordelijk manager van het organisatieonderdeel waarop het verzoek betrekking heeft wordt zorggedragen voor afhandeling van een verzoek als bedoeld in artikel 2, eerste lid.

2

De verantwoordelijk manager vraagt de privacy officier en de security officer van het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds om advies voordat een besluit wordt genomen.

3

Indien voor het in behandeling nemen van het verzoek ook andere onderdelen van het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds moeten worden ingeschakeld, zet de verantwoordelijk manager hiertoe de nodige stappen en coördineert hij de uitvoering van het verzoek.

1

Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds deelt verzoeker schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van een verzoek dat voldoet aan het bepaalde in artikel 2 en artikel 5, mee of het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds persoonsgegevens over de betrokkene verwerkt en of dan wel in hoeverre het verzoek om inzage wordt ingewilligd.

2

Indien het verzoek wordt ingewilligd, stelt het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds binnen de in het eerste lid bedoelde termijn de volgende gegevens ter beschikking c.q. deelt het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds het volgende mee:

• a.

  een volledig en begrijpelijk overzicht van de verwerkte gegevens;

• b.

  een omschrijving van:

  • •

    het doel of de doeleinden van de verwerking;

  • •

    de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft;

  • •

    de ontvangers of categorieën ontvangers;

  • •

    de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of de criteria om die termijn te bepalen;

  • •

    de mededeling dat betrokkene het recht heeft om te verzoeken de gegevens te rectificeren of wissen, of dat de verwerking van hem betreffende gegevens wordt beperkt, alsmede het recht tegen die verwerking bezwaar te maken;

• c.

  dat de betrokkene het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;

• d.

  alle beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens indien deze niet bij betrokkenen worden verzameld;

• e.

  het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering, en, tenminste in het geval van profilering, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor betrokkene.

3

Als de administratie persoonsgegevens van een derde bevat die naar verwachting bezwaar zal hebben tegen verstrekking ervan aan betrokkene, stelt het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds die derde in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanning kost. Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds beslist naar aanleiding van hetgeen door die derde naar voren is gebracht of dit aanleiding is voor een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een verzoek om inzage.

4

De beslissing tot gehele of gedeeltelijke afwijzing van het verzoek om inzage vermeldt op welke gronden een beperking of afwijzing van de inzage heeft plaatsgevonden.

1

Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds kan een verzoek om correctie/rectificatie slechts honoreren voor zover de opgenomen gegevens feitelijk onjuist zijn of voor het doel of doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift zijn verwerkt. Een verzoek om rectificatie in verband met onvolledigheid van de gegevens kan door het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds onder meer worden uitgevoerd op basis van een door betrokkene verstrekte aanvullende verklaring.

2

Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds deelt betrokkene schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek mee of dan wel in hoeverre aan het verzoek om correctie wordt voldaan. Een weigering is met redenen omkleed.

1

Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds zal een verzoek om gegevenswissing slechts honoreren indien één van de volgende gevallen van toepassing is:

• a.

  de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;

• b.

  de betrokkene trekt de toestemming in of er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking;

• c.

  de betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking, conform artikel 21 AVG, en er zijn geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking;

• d.

  de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;

• e.

  de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een in het Unierecht of het lidstatelijke recht neergelegde wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;

• f.

  de persoonsgegevens zijn verzameld in verband met een rechtstreeks aanbod van een internetdienst aan een kind.

2

Wanneer de persoonsgegevens openbaar zijn gemaakt dient het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds de verwerkingsverwerkingsverantwoordelijken die de persoonsgegevens verwerken, rekening houdend met de beschikbare technologie en de uitvoeringskosten, ervan op de hoogte te stellen dat de betrokkene de verwerkingsverwerkingsverantwoordelijken heeft verzocht om iedere koppeling naar, of kopie of reproductie van die persoonsgegevens te wissen.

3

Het eerste en tweede lid zijn niet van toepassing voor zover verwerking nodig is:

• a.

  voor het uitoefenen van recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;

• b.

  voor het nakomen van een in het unierechtelijk of lidstatelijke recht neergelegde wettelijke verwerkingsverplichting die op de verantwoordelijke rust, of voor het vervullen van een taak van algemeen belang of het uitoefenen van het openbaar gezag dat aan het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds is verleend;

• c.

  om redenen van algemeen belang op het gebied van volksgezondheid zoals bedoeld in artikel 9 AVG;

• d.

  met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden zoals bedoeld in artikel 89 lid 1 AVG;

• e.

  voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

1

Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds komt tegemoet aan een verzoek om beperking van de persoonsgegevens indien één van de volgende gevallen van toepassing is:

• a.

  de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene, gedurende een periode die het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;

• b.

  de verwerking is onrechtmatig, maar de betrokkene verzet zich tegen het wissen ervan en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik van de gegevens;

• c.

  Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar de betrokkene heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;

• d.

  de betrokkene heeft overeenkomstig artikel 13 gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds zwaarder wegen dan die van de betrokkene.

2

Wanneer het verzoek om beperking wordt goedgekeurd, worden persoonsgegevens alleen door het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds verwerkt, met uitzondering van de opslag ervan, met toestemming van de betrokkene of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon of om gewichtige redenen van algemeen belang voor de Unie of voor een lidstaat.

3

Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds brengt de betrokkene op de hoogte wanneer de beperking van de verwerking wordt opgeheven.

1

Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds stelt iedere ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis van elke rectificatie of wissing van persoonsgegevens of beperking van de verwerking, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.

2

Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds verstrekt de betrokkene informatie over deze ontvangers indien de betrokkene hierom verzoekt.

1

De verzoeker heeft het recht de hem betreffende persoonsgegevens die hij aan het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds heeft verstrekt en geautomatiseerd worden verwerkt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en aan een andere verwerkingsverantwoordelijk over te laten dragen, zonder daarbij te worden gehinderd door het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds, in de volgende gevallen:

• a.

  de verwerking gebeurt op basis van (de grondslag) toestemming of de verwerking gebeurt op basis van (de grondslag) uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is en

• b.

  de verwerking gebeurt op basis van geautomatiseerde procedés.

2

Bij de uitoefening van zijn recht op gegevensoverdraagbaarheid uit hoofde van het eerste lid heeft de verzoeker het recht dat de persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk is, rechtstreeks van het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds naar de andere verwerkingsverwerkingsverantwoordelijke worden doorgezonden.

3

De uitoefening van het in het eerste lid van dit artikel bedoelde recht laat het bepaalde in artikel 9 onverlet. Dat recht geldt niet voor de verwerking die noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverwerkingsverantwoordelijke is verleend.

4

Het in het eerste lid bedoelde recht doet geen afbreuk aan de rechten en vrijheden van anderen.

1

De betrokkene heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens, met inbegrip van profilering, indien de verwerking is gebaseerd op de vervulling van een taak van algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag, dan wel op grond van de gerechtvaardigde belangen van het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds.

2

Na een verzoek hiertoe staakt het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds de verwerking van de persoonsgegevens tenzij het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

3

Wanneer persoonsgegevens voor direct marketing worden verwerkt, heeft de betrokkene te allen tijde het recht bezwaar te maken.

4

Wanneer de betrokkene bezwaar maakt tegen verwerking ten behoeve van direct marketing, worden de persoonsgegevens niet meer voor deze doeleinden verwerkt.

5

Het in dit artikel genoemde recht wordt uitdrukkelijk onder de aandacht gebracht van betrokkene bij het eerste contactmoment en duidelijk gescheiden van andere informatie weergegeven.

6

Wanneer persoonsgegevens overeenkomstig artikel 89, eerste lid, van de AVG met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt, heeft de betrokkene het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang.

1

De betrokkene heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanzienlijke mate treft.

2

De betrokkene heeft het in het eerste lid genoemde recht niet indien het besluit:

• a.

  noodzakelijk is voor de totstandkoming of de uitvoering van een overeenkomst tussen de betrokkene en het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds;

• b.

  is toegestaan bij een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling die op het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds van toepassing is en die ook voorziet in passende maatregelen ter bescherming van de rechten en vrijheden en gerechtvaardigde belangen van de betrokkene;

• c.

  berust op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

3

Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds treft passende maatregelen ter bescherming van de rechten en vrijheden en gerechtvaardigde belangen van de betrokkenen bij de genoemde punten onder het tweede lid, onder a. en c., waaronder het recht op menselijke tussenkomst van de verwerkingsverantwoordelijke, het recht om zijn standpunt kenbaar te maken en het recht om het besluit aan te vechten.

4

De in lid 2 bedoelde besluiten worden niet gebaseerd op de bedoelde bijzondere categorieën van persoonsgegevens, tenzij artikel 9, tweede lid, onder a) en g), van de AVG van toepassing is en er passende maatregelen ter bescherming van de gerechtvaardigde belangen van de betrokkene zijn getroffen.