Klachtenregeling MIVD

1

Een klager die een mondelinge klacht wil indienen, richt zich tot zijn leidinggevende, de vertrouwenspersoon of de klachtcoördinator. Wanneer dit niet mogelijk is, kan men zich richten tot het klachtcoördinatiepunt MIVD.

2

Een schriftelijke klacht wordt rechtstreeks ingediend bij het klachtcoördinatiepunt MIVD.

3

Een leidinggevende, vertrouwenspersoon of andere functionaris die een schriftelijke klacht ontvangt zendt de klacht onverwijld door naar het klachtcoördinatiepunt MIVD.

4

Met het indienen van een schriftelijke klacht wordt gelijkgesteld het door klager op elektronische wijze toezenden van de klacht, indien aan artikel 6, eerste lid, is voldaan.

1

Geen verplichting tot behandeling van een klacht bestaat, indien deze betrekking heeft op een gedraging:

• a.

  waarover eerder een schriftelijke klacht is ingediend, die met inachtneming van deze regeling is behandeld;

• b.

  die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

• c.

  waartegen door klager bezwaar gemaakt is of had kunnen worden; dit laat onverlet de mogelijkheid een klacht in te dienen over de bewoordingen van de motivering van het besluit;

• d.

  die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is geweest of;

• e.

  zolang ter zake daarvan een opsporingsonderzoek of bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsverzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.

2

Geen verplichting tot behandeling van een klacht bestaat, indien het belang van klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.

3

Van het niet in behandeling nemen van een schriftelijke klacht, wordt klager door of namens het bevoegd gezag zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht, schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld. In de kennisgeving wordt klager de mogelijkheid voorgehouden om over het niet in behandeling nemen van de klacht te klagen bij de afdeling klachtbehandeling.

4

In het geval er sprake is van een situatie als omschreven in het eerste lid, onder e, kan er alleen tot behandeling van een klacht worden overgegaan, na toestemming van het Openbaar Ministerie, de Koninklijke Marechaussee of de politie.

5

Voor sommige ernstige strafbare feiten, ambtsmisdrijven of personen bestaat een aangifteplicht. Bij twijfel of er sprake is van een mogelijk strafbaar feit of dat er aangifteplicht bestaat, overlegt de interne commissie klachtbehandeling met een juridisch adviseur van de Directie Juridische Zaken van het ministerie van Defensie. Verdere behandeling van de klacht vindt plaats na toestemming als bedoeld in het vierde lid.

1

Een schriftelijke klacht wordt door klager ondertekend en bevat ten minste de gegevens als vereist in artikel 115, eerste lid, onder a tot en met d, van de Wiv 2017.

2

De klager vermeldt zo concreet en nauwkeurig mogelijk wat de gedraging is, zo mogelijk waar en wanneer de gedraging heeft plaatsgevonden en de identiteit van aangeklaagde(n) evenals eventuele getuigen, indien bekend.

1

Een klager kan zich wenden tot een vertrouwenspersoon, waarbij kan worden bezien of op informele wijze een aanvaardbare oplossing kan worden gevonden.

2

De vertrouwenspersoon heeft een intern verschoningsrecht en kan niet verplicht worden om vertrouwelijke informatie te geven aan anderen, ongeacht hun positie of rang, uitgezonderd aan opsporingsambtenaren in uitoefening van hun functie.

1

De interne commissie klachtbehandeling bestaat uit ten minste één jurist van de Afdeling Juridische Zaken, één beleidsondersteunend medewerker van de Afdeling Beleidsondersteuning en één ondersteunend medewerker van de MIVD. In het geval van meer complexe klachten zullen er twee juristen zitting nemen in de commissie.

2

De interne commissie klachtbehandeling staat onder de eindverantwoordelijkheid van het Hoofd Afdeling Juridische Zaken.

3

De interne commissie klachtbehandeling behandelt de klachten die aan haar worden doorgezet door de klachtcoördinator.

4

Voor de commissieleden van de interne commissie klachtbehandeling geldt dat zij niet op enigerlei wijze betrokken mogen zijn, of zijn geweest, bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft.

5

De afdeling waarop de klacht betrekking heeft biedt de door de interne commissie klachtbehandeling benodigde ondersteuning indien daartoe wordt verzocht door de interne commissie klachtbehandeling. De afdeling mengt zich niet in het onderzoek.

1

Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van de klacht, wordt door de klachtcoördinator aan klager bevestigd dat de klacht is ontvangen. De klachtcoördinator vermeldt daarbij de te volgen procedure van klachtbehandeling.

2

Indien de klacht niet voldoet aan de vereisten bedoeld in artikel 6, eerste lid, wordt klager in de gelegenheid gesteld dit verzuim te herstellen binnen een door de interne commissie klachtbehandeling gestelde redelijke termijn. Pas na het herstel van het verzuim vangt de termijn van behandeling bedoeld in artikel 12 aan.

1

De klacht wordt binnen zes weken na ontvangst afgedaan.

2

De afdoening kan voor ten hoogste vier weken worden verdaagd.

3

In het geval dat er tijdens de klachtbehandeling een mogelijk strafbaar feit naar voren komt waarvan aangifte wordt gedaan, wordt de behandeling van de klacht opgeschort totdat is vernomen van het Openbaar Ministerie, de Koninklijke Marechaussee of de politie dat geen bezwaar bestaat tegen het verder behandelen van de klacht.

4

In overmachtsituaties, kan enige flexibiliteit in de genoemde termijnen, onder voorbehoud van voortvarendheid in afdoening, noodzakelijk zijn.

5

Van iedere verdaging of uitstel wordt schriftelijk mededeling gedaan aan klager en eventuele aangeklaagde.

1

De behandeling van een klacht is niet openbaar.

2

Aangeklaagde wordt een afschrift van de schriftelijke klacht en van de op de zaak betrekking hebbende stukken toegezonden. Klager krijgt eveneens de op de zaak betrekking hebbende stukken toegezonden.

3

Klager en aangeklaagde worden gehoord door de interne commissie klachtbehandeling. Degene die klager en aangeklaagde hoort, bepaalt of zij in elkaars aanwezigheid worden gehoord.

4

Klager en aangeklaagde kunnen zich door een raadsman laten bijstaan. Kosten voor deze bijstand worden niet vergoed. Een ieder kan optreden als raadsman zolang dit optreden zich verhoudt tot zijn of haar functie en positie ten opzichte van klager en aangeklaagde.

5

Van het horen van klager kan worden afgezien, indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

6

De interne commissie klachtbehandeling is bevoegd informatie in te winnen, die voor de klachtbehandeling noodzakelijk is. Aangesproken functionarissen zijn gehouden de gevraagde informatie te verstrekken dan wel op andere wijze medewerking te verlenen, voor zover hun wettelijke geheimhoudingsplicht daartoe niet wordt geschonden.

7

Van elk horen wordt een verslag gemaakt. Klager en aangeklaagde hebben het recht om kennis te nemen van alle verslagen en te reageren op de afgelegde verklaringen.

8

De gedraging waarover wordt geklaagd, wordt getoetst aan de behoorlijkheidsnormen van de Nationale ombudsman.

9

Indien de behandeling van de klacht voor afronding van het onderzoek heeft geleid tot genoegdoening van de klager, kan de behandeling worden gestopt. Dit wordt schriftelijk bevestigd aan klager en aangeklaagde en geregistreerd door de klachtcoördinator.

1

In de afdoeningsbrief stelt de interne commissie klachtbehandeling klager en aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de schriftelijke klacht, zijn oordeel daarover, alsmede van de eventuele conclusies die daaraan verbonden worden.

2

In de afdoeningsbrief wordt expliciet opgenomen of de klacht (gedeeltelijk) gegrond of ongegrond is. Indien de verweten gedragingen niet vastgesteld kunnen worden, wordt geen oordeel uitgesproken over de betreffende gedraging. Hierbij gelden de behoorlijkheidsnormen van de Nationale ombudsman als uitgangspunt bij het oordeel over de vastgestelde gedragingen.

3

De afdoeningsbrief vermeldt dat, indien klager het niet eens is met de behandeling en/of afdoening van de klacht, hij binnen één jaar na kennisgeving van de afdoening zich kan richten tot de afdeling klachtbehandeling van de CTIVD zodat zij de klacht in behandeling kunnen nemen op basis van artikel 114 van de Wiv 2017.

4

De interne commissie klachtbehandeling is eigenaar van het dossier en draagt zorg voor een deugdelijke opslag daarvan. De commissieleden informeren de klachtcoördinator ten behoeve van de registratie van de afdoening van de klacht.

1

De klager die ingevolge deze regeling te goeder trouw een klacht heeft ingediend, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg hiervan.

2

De leden van de interne commissie klachtbehandeling en andere personen die uit hoofde van hun functie betrokken zijn bij de indiening en/of behandeling van een klacht worden op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het uitoefenen van hun taken.