Regeling van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 29 juni 2018, nr. 8f0daaaa-or1-1.0., tot vaststelling van procedureregels voor het omgaan met een melding van een vermoeden van een misstand bij de AIVD (Procedureregeling met betrekking tot het behandelen van meldingen inzake vermoedens van misstanden AIVD)
Procedureregeling met betrekking tot het behandelen van meldingen inzake vermoedens van misstanden AIVD
De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
Handelende in overeenstemming met de Minister van Defensie;
afdeling klachtbehandeling: de afdeling klachtbehandeling van de commissie van toezicht op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten;
b.
AIVD: Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst;
c.
BVA: afdeling beveiligingsambtenaar;
d.
CTIVD: commissie van toezicht op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten;
e.
diensten: Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst en Militaire Inlichtingen en Veiligheidsdienst;
f.
directeur-generaal: directeur-generaal van de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst;
g.
gezamenlijke commissie: een commissie, die is aangewezen door of namens de secretaris-generaal en de secretaris-generaal van het Ministerie van Defensie, die onderzoek verricht naar het vermoeden van een misstand bij een of meer gezamenlijke teams van de AIVD en de MIVD dat door de melder is gemeld;
h.
interne commissie: een commissie, die is aangewezen door of namens de secretaris-generaal, die onderzoek verricht naar het vermoeden van een misstand dat door de melder is gemeld;
melding: de melding van een vermoeden van een misstand door een melder;
k.
minister: minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
l.
MIVD: Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst;
m.
vermoeden van een misstand: het vermoeden dat binnen een dienst of bij de coördinator, waarbij de melder werkt of heeft gewerkt of waarmee hij in het kader van de uitvoering van de Wiv 2017 of de Wet veiligheidsonderzoeken in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij de desbetreffende dienst heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen in verband met diens betrokkenheid bij de uitvoering van de Wiv 2017 of de Wet veiligheidsonderzoeken en het maatschappelijk belang in het geding is bij de schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de veiligheid van personen, of een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;
n.
vertrouwenspersoon: de daartoe aangewezen functionaris binnen de AIVD tot wie de melder zich kan wenden voor advies en ondersteuning rondom het melden van een vermoeden van een misstand;
De minister draagt er zorg voor dat een melder als gevolg van het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand, of een vertrouwenspersoon vanwege diens functie bij de uitoefening daarvan, geen nadelige gevolgen ondervindt tijdens en na de behandeling van de melding.
2
Ten aanzien van een direct leidinggevende, een hogere leidinggevende, de BVA, een vertrouwenspersoon, een lid van de interne commissie of een lid van de gezamenlijke commissie wordt vanwege de uitoefening van zijn of haar taken op basis van dit besluit geen beslissing genomen of handeling verricht met nadelige gevolgen voor zijn of haar rechtspositie.
Hoofdstuk
2
Procedure voor het melden van een misstand
Artikel
3
1
De minister wijst een of meer vertrouwenspersonen aan binnen de AIVD.
2
De vertrouwenspersoon heeft in elk geval tot taak:
a.
een melder op diens verzoek te adviseren over het omgaan met een vermoeden van een misstand;
b.
de secretaris-generaal, door tussenkomst van de directeur-generaal of bij diens afwezigheid de plaatsvervangend directeur-generaal, te informeren over een melding.
3
Een melder kan een in het kader van deze regeling aangewezen vertrouwenspersoon in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand.
4
De vertrouwenspersoon maakt de identiteit van de melder niet bekend zonder schriftelijke instemming van de melder.
Artikel
4
1
Voor zover een melder werkzaam is bij de AIVD doet de melder een melding bij zijn direct leidinggevende, bij een hogere leidinggevende, bij de BVA of bij een vertrouwenspersoon. Indien dit niet in redelijkheid van hem kan worden gevraagd, kan hij rechtstreeks melding doen bij de afdeling klachtbehandeling.
2
Voor zover een melder werkzaam is geweest bij de AIVD doet de melder een melding bij de BVA of bij een vertrouwenspersoon. Indien dit niet in redelijkheid van hem kan worden gevraagd, kan hij rechtstreeks melding doen bij de afdeling klachtbehandeling.
3
Voor zover een melder niet werkzaam is of is geweest bij de AIVD, maar wel betrokken is of is geweest bij de uitvoering van de Wiv 2017 of de Wvo, doet de melder een melding bij de BVA of bij een vertrouwenspersoon. Indien dit niet in redelijkheid van hem kan worden gevraagd, kan hij rechtstreeks melding doen bij de afdeling klachtbehandeling.
Artikel
5
Degene bij wie een melding is gedaan, stelt de secretaris-generaal, door tussenkomst van de directeur-generaal of bij diens afwezigheid de plaatsvervangend directeur-generaal, onverwijld in kennis van de melding en de datum waarop deze is ontvangen.
Artikel
6
Diegenen die betrokken zijn bij de behandeling van de melding gaan vertrouwelijk met de melding en de identiteit van de melder om.
Artikel
7
De secretaris-generaal bevestigt de ontvangst van de melding schriftelijk aan de melder, al dan niet door tussenkomst van de vertrouwenspersoon, en informeert de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft over de melding, tenzij daardoor een onderzoeksbelang of een belang van de melder onnodig of onevenredig kan worden geschaad.
Artikel
8
1
De secretaris-generaal stelt onverwijld een onderzoek in naar het vermoeden van een misstand dat door de melder is gemeld, tenzij:
het vermoeden van een misstand kennelijk ongegrond is;
c.
het maatschappelijk belang bij een onderzoek door de interne commissie, dan wel de ernst van de misstand, kennelijk onvoldoende is;
d.
een melding, dezelfde misstand betreffende, bij de interne commissie in behandeling is of, behoudens indien een nieuw feit of een nieuwe omstandigheid bekend is geworden en zulks tot een ander oordeel over de bedoelde misstand zou hebben kunnen leiden, door de interne commissie is afgedaan;
e.
bij onherroepelijke rechterlijke uitspraak reeds over de misstand is geoordeeld;
f.
de melder onvoldoende meewerkt aan een zorgvuldig verloop van het onderzoek en het bewaren van de vertrouwelijkheid van uitkomsten van het onderzoek;
g.
de melding kennelijk onredelijk laat is gedaan.
2
De secretaris-generaal meldt het achterwege laten van een onderzoek en van de verdere behandeling van de melding zo spoedig mogelijk schriftelijk en gemotiveerd aan de melder, al dan niet via de vertrouwenspersoon, alsmede aan de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, indien deze op de hoogte zijn gebracht van de melding.
3
Bij de kennisgeving, bedoeld in het tweede lid, wordt mededeling gedaan van de mogelijkheid het vermoeden van een misstand te melden bij de afdeling klachtbehandeling.
4
Het in het eerste lid bedoelde onderzoek wordt, namens de secretaris-generaal, verricht door een interne commissie.
5
Het onderzoek wordt niet verricht door een persoon die mogelijk betrokken is of is geweest bij de vermoedelijke misstand of op onvoldoende afstand staat van de te onderzoeken kwestie of personen.
6
De interne commissie rapporteert haar bevindingen, door tussenkomst van de directeur-generaal of bij diens afwezigheid de plaatsvervangend directeur-generaal, aan de secretaris-generaal.
Artikel
9
1
De secretaris-generaal stelt de melder, al dan niet via de vertrouwenspersoon, binnen twaalf weken na de melding schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, het oordeel daarover en de eventuele consequenties die daaraan worden verbonden.
2
Als niet binnen twaalf weken toepassing kan worden gegeven aan het eerste lid, wordt de melder, al dan niet via de vertrouwenspersoon, voordat deze termijn verlopen is daarvan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Daarbij wordt de termijn aangegeven waarbinnen de melder, al dan niet via de vertrouwenspersoon, een kennisgeving als bedoeld in het eerste lid ontvangt.
3
Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing op de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, tenzij daardoor een onderzoeksbelang kan worden geschaad.
4
Bij de kennisgeving, bedoeld in het eerste lid, wordt mededeling gedaan van de mogelijkheid het vermoeden van een misstand te melden bij de afdeling klachtbehandeling.
Artikel
10
1
Indien de melder een melding wil doen die betrekking heeft op een of meer gezamenlijke teams van de AIVD en de MIVD, kan de melder zich zowel tot de AIVD als de MIVD richten.
2
Indien de melding betrekking heeft op een of meer gezamenlijke teams van de AIVD en MIVD, dienen de diensten elkaar onverwijld in kennis te stellen van een dergelijke melding en de datum waarop deze is ontvangen.
3
Indien de melding wordt gericht aan de AIVD bevestigt de secretaris-generaal, in overeenstemming met de secretaris-generaal van het Ministerie van Defensie, de ontvangst van de melding schriftelijk aan de melder, al dan niet door tussenkomst van de vertrouwenspersoon, en informeert de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft over de melding, tenzij daardoor een onderzoeksbelang of een belang van de melder onnodig of onevenredig kan worden geschaad.
4
De secretaris-generaal en de secretaris-generaal van het Ministerie van Defensie stellen onverwijld een onderzoek in naar het vermoeden van een misstand indien de melding betrekking heeft op een gezamenlijk team van de AIVD en MIVD.
Het in het eerste lid bedoelde onderzoek wordt, namens de secretaris-generaal en de secretaris-generaal van het Ministerie van Defensie, verricht door een gezamenlijke commissie.
7
Indien gedurende het onderzoek blijkt dat de melding voornamelijk betrekking heeft op één van de diensten, kan er, met wederzijdse instemming, besloten worden dat het onderzoek verder zal worden verricht door de dienst op welke de melding voornamelijk betrekking heeft.
8
De gezamenlijke commissie rapporteert haar bevindingen, door tussenkomst van de directeur-generaal of bij diens afwezigheid de plaatsvervangend directeur-generaal en de directeur van de MIVD, aan de secretaris-generaal en de secretaris-generaal van het Ministerie van Defensie.
9
De secretaris-generaal en het bevoegd gezag van het Ministerie van Defensie stellen de melder, al dan niet via de vertrouwenspersoon, binnen twaalf weken na de melding schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, het oordeel daarover en de eventuele consequenties die daaraan worden verbonden.
De melder, de vertrouwenspersoon of de gewezen vertrouwenspersoon, die bezwaar maakt of een gerechtelijke procedure instelt, kan aanspraak maken op een tegemoetkoming in de kosten van die procedure, op voorwaarde dat:
a.
de procedure is gericht tegen een gestelde benadeling als gevolg van een melding dan wel de procedure is gericht tegen een gestelde benadeling van de vertrouwenspersoon of de gewezen vertrouwenspersoon als gevolg van de uitoefening van zijn functie als vertrouwenspersoon;
b.
de benadeling, bedoeld in onderdeel a, heeft plaatsgevonden binnen vijf jaar nadat de melding is afgehandeld.
2
De melder, de vertrouwenspersoon of de gewezen vertrouwenspersoon, een lid van de interne commissie of een lid van de gezamenlijke commissie die zijn zienswijze naar voren brengt met betrekking tot een voorgenomen beslissing of handeling die naar zijn oordeel een benadeling inhoudt als gevolg van een melding of van de uitoefening van zijn functie als vertrouwenspersoon dan wel als lid van de interne of gezamenlijke commissie, kan aanspraak maken op een tegemoetkoming in de kosten, indien:
a.
het voornemen is kenbaar gemaakt binnen de in het eerste lid, onder b, genoemde termijn, en
b.
in de zienswijze naar voren wordt gebracht dat de voorgenomen beslissing of handeling het gevolg is van de melding of van de uitoefening van zijn functie als vertrouwenspersoon, dan wel lid van de interne of gezamenlijke commissie.
3
Een verzoek om een tegemoetkoming in de kosten, zoals bedoeld in het eerste of tweede lid, wordt gericht aan de secretaris-generaal.
4
Aanspraak op een tegemoetkoming bestaat alleen voor zover in verband met de in het eerste en tweede lid bedoelde procedures daadwerkelijk kosten worden of zijn gemaakt met betrekking tot door een derde beroepsmatig verleende rechtsbijstand.
De secretaris-generaal beslist binnen zes weken op het verzoek.
2
De secretaris-generaal kan de beslissing voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan.
Artikel
14
Degene aan wie een tegemoetkoming, zoals bedoeld in dit hoofdstuk, is toegekend, kan worden verplicht tot terugbetaling, indien hij de procedure waarop de tegemoetkoming betrekking heeft voortijdig staakt. Deze verplichting geldt niet, indien het staken van de procedure direct voortvloeit uit de intrekking door de minister van de beslissing of het herzien van de handeling, waartegen de procedure is gericht.
Artikel
15
Als een beslissing of handeling of een voorgenomen beslissing of handeling waarvoor op grond van dit hoofdstuk aanspraak bestaat op een tegemoetkoming in de kosten van de procedures, in de bezwaarprocedure of zienswijzeprocedure wordt herroepen wegens een aan het bevoegd gezag te wijten onrechtmatigheid of de bestreden beslissing of handeling als gevolg van een uitspraak van de rechter die onherroepelijk is geworden wordt vernietigd, waarbij de rechtsgevolgen niet in stand worden gelaten, worden alle daadwerkelijk en in redelijkheid door hem gemaakte kosten als bedoeld in artikel 1 van het Besluit proceskosten bestuursrecht vergoed voor iedere afzonderlijke procedure, met dien verstande dat:
a.
de vergoeding wordt toegekend zonder toepassing van het tariefsysteem in voornoemd besluit;
b.
de kosten van door een derde beroepsmatig verleende rechtsbijstand worden vergoed voor een bedrag van ten hoogste € 253,75 per uur tot een bedrag van ten hoogste € 6.090, beide bedragen exclusief BTW en kantoorkosten;
c.
aan de betrokkene toegekende bedragen waarop hij op grond van een ander wettelijk voorschrift of een uitspraak van een gerechtelijke instantie aanspraak heeft in verband met de vergoeding van kosten als bedoeld in dit artikel, in aftrek worden gebracht op de vergoeding.
Hoofdstuk
4
Slotbepalingen
Artikel
16
Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 mei 2018.
Artikel
17
Deze regeling wordt aangehaald als: Procedureregeling met betrekking tot het behandelen van meldingen inzake vermoedens van misstanden AIVD.
Deze regeling wordt met de nota van toelichting in de Staatscourant geplaatst.
De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,K.H.Ollongren