Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 16 januari 2019, nr. 2019-0000004561, houdende de inrichting van de Rijksschoonmaakorganisatie alsmede doorverlening van vertegenwoordigingsbevoegdheden van de directeur van de Rijksschoonmaakorganisatie (Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Rijksschoonmaakorganisatie 2018)
Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Rijksschoonmaakorganisatie 2018
In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
a.
directie: de directie Rijksschoonmaakorganisatie van het ministerie;
b.
de directeur: de directeur van de Rijksschoonmaakorganisatie;
c.
de manager: de functionaris die leiding geeft aan een afdeling;
d.
de dienstverleningsmanager: de functionaris die rechtstreeks ressorteert onder de manager Operatie en die, in samenwerking met collega dienstverleningsmanagers, leiding geeft aan het aan hen toegewezen verzorgingsgebied;
e.
De coördinator Servicecentrum Operatie: de functionaris die rechtstreeks ressorteert onder de manager Operatie en die leiding geeft aan het Servicecentrum Operatie.
§
2
Organisatie
Artikel
2
1
De directie bestaat uit de volgende afdelingen:
a.
de afdeling Operatie;
b.
de afdeling Staf, Kaderstelling & Advies;
c.
het Programmateam.
2
Aan het hoofd van iedere afdeling staat een manager.
3
Binnen de afdeling Operatie zijn verzorgingsgebieden ingericht, met aan het hoofd van ieder gebied meerdere dienstverleningsmanagers.
§
3
Verantwoordelijkheden
Artikel
3
Elk van de managers is verantwoordelijk voor:
a.
het bijdragen aan het directieplan van de directie;
b.
het rapporteren aan de directeur over de uitvoering van het directieplan betreffende de eigen afdeling;
c.
het uitoefenen van budgethouderschap ten aanzien van aan de afdeling toegewezen budgetten;
d.
het leiding geven aan de eigen afdeling, waaronder begrepen de HRM-taken ten aanzien van de medewerkers die direct onder hen ressorteren, de coaching van de medewerkers en het bevorderen van de sociale en functionele cohesie van de eigen afdeling.
Artikel
4
De manager Operatie is verantwoordelijk voor:
a.
het doorontwikkelen van de Operatie waarbij invulling wordt gegeven aan de visie en waarden van de Rijksschoonmaakorganisatie;
b.
het aansturen van de operationele schoonmaak en het Servicecentrum Operatie en hiervoor eindverantwoordelijkheid dragen;
c.
het accorderen van addenda op de dienstverleningsafspraken;
d.
het inrichten van de operationele bedrijfsadministratie, waaronder het beheer van de informatie over dienstverleningsafspraken, het ruimtebeheer van de panden en ruimtes, en het beheer van de afspraken over de budgetten met betrekking tot de panden.
Artikel
5
De dienstverleningsmanagers zijn verantwoordelijk voor:
a.
de organisatie van de operationele schoonmaakwerkzaamheden en alle bijbehorende processen in het eigen verzorgingsgebied;
b.
het voeren van accountgesprekken en het in overleg treden met opdrachtgevers in het eigen verzorgingsgebied op operationeel niveau;
c.
de pandinventarisaties en de vertaling naar de benodigde schoonmaakcapaciteit;
d.
de leiding, planning en inzet van medewerkers, ingehuurde dienstverlening en middelen, de toegekende budgetten en de voortgangsbewaking van de resultaten in het eigen verzorgingsgebied;
e.
de coördinatie van de inzet van marktpartijen ten behoeve van glasbewassing en specialistische werkzaamheden zoals dieptereiniging;
f.
het gezamenlijk afleggen van verantwoording aan de manager Operatie over het eigen verzorgingsgebied;
g.
de tactische en operationele voorbereiding van de start van schoonmaakdienstverlening bij nieuwe opdrachtgevers die aansluiten op de dienstverlening van de Rijksschoonmaakorganisatie.
h.
het organiseren van kwaliteitsmetingen en het rapporteren hierover aan de manager Operatie.
Artikel
6
De coördinator Servicecentrum Operatie is verantwoordelijk voor:
a.
de uniforme uitvoering van de ondersteuning van het primaire proces op het gebied van personeel, informatie, organisatie, facilitair, administratie, communicatie, financiën, inkoop en huisvesting;
b.
de leiding, planning en inzet van medewerkers en de toegekende budgetten en voortgangsbewaking hiervan;
c.
het verantwoording afleggen aan de manager Operatie.
Artikel
7
De manager Staf, Kaderstelling & Advies is verantwoordelijk voor:
a.
het opstellen en monitoren van het jaarplan, de managementinformatie, de sturingsinformatie en het jaarverslag;
b.
het financieel beheer van de directie en de aansturing van de financiële administratie die belegd is bij de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
c.
het stellen van kaders en het adviseren op het gebied van personeel, informatie, organisatie, facilitair, administratie, communicatie, financiën, inkoop en huisvesting, mede op basis van Rijksbrede en departementale kaders;
d.
de regievoering op de dienstverlening belegd bij collega Shared Service Organisaties;
e.
het aanbesteden, het contracteren, het contractbeheer en de voortgangsbewaking van de dienstverlening die door externe leveranciers wordt verricht.
Artikel
8
De manager Programmateam is verantwoordelijk voor:
a.
de strategische en bestuurlijke advisering over de doorontwikkeling van de Rijksschoonmaakorganisatie en de regievoering van projecten op dit terrein;
b.
de politiek-bestuurlijke en juridische voorbereiding van de start van de schoonmaakdienstverlening bij nieuwe opdrachtgevers die aansluiten op de dienstverlening van de Rijksschoonmaakorganisatie;
c.
de politiek-bestuurlijke en juridisch aangelegenheden en advisering van de Rijksschoonmaakorganisatie.
§
4
Bevoegdheden
Artikel
9
1
Aan de managers, de coördinator Servicecentrum Operatie en de dienstverleningsmanagers wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de personeelsaangelegenheden van de onder elk van hen ressorterende functionarissen, met inbegrip van de uitvoering van het arbeidsomstandigheden- en ziekteverzuimbeleid, voor zover dit niet is voorbehouden aan de secretaris-generaal, dan wel de plaatsvervangend secretaris-generaal.
2
In aanvulling op het eerste lid wordt aan de managers mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het aanstellen en benoemen alsmede de ontslagverlening van onder hen ressorterende functionarissen die vallen onder het Algemeen Rijksambtenarenreglement, voor zover dit niet is voorbehouden aan de secretaris-generaal, dan wel de plaatsvervangend secretaris-generaal.
Artikel
10
1
De managers zijn gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten ter waarde van ten hoogste € 15.000 per overeenkomst betreffende:
a.
het opleiden van de onder hen ressorterende medewerkers binnen de kaders van het opleidingsplan van de directie;
b.
activiteiten ten behoeve van de sociale en functionele cohesie, representatieve aangelegenheden, vergaderingen en recepties voor het eigen onderdeel binnen de daarvoor geldende departementale dan wel door de directeur vastgestelde financiële kader.
2
De managers zijn gevolmachtigd tot het afroepen van uitzendkrachten binnen de door de directeur vastgestelde kaders.
3
In aanvulling op het eerste lid is de manager Operatie gevolmachtigd tot:
a.
het opstellen en ondertekenen van offertes betreffende maatwerk schoonmaakdienstverlening binnen een reeds bestaande dienstverleningsafspraak, ten behoeve van de afnemers van de dienstverlening van de Rijksschoonmaakorganisatie, na afstemming met de desbetreffende dienstverleningsmanager;
b.
het afroepen van schoonmaakdienstverlening binnen bestaande mantelcontracten;
c.
het aangaan van overeenkomsten en bestellingen ten behoeve van de schoonmaakdienstverlening ter waarde van ten hoogste € 33.000,– per overeenkomst of bestelling.
4
In aanvulling op het eerste lid is de manager Staf, Kaderstelling & Advies gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten en bestellingen ter waarde van ten hoogste € 50.000,– per overeenkomst of bestelling, voor zover voorzien in de begroting en betreffende:
het informatiemanagement en de informatievoorziening voor de Rijksschoonmaakorganisatie.
Artikel
11
1
De dienstverleningsmanagers en de coördinator Servicecentrum Operatie zijn gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten ter waarde van ten hoogste € 3.000,– per overeenkomst betreffende:
a.
het opleiden van de onder hen ressorterende medewerkers binnen de kaders van het opleidingsplan van de directie;
b.
activiteiten ten behoeve van sociale en functionele cohesie, representatieve aangelegenheden, vergaderingen en recepties voor het eigen verzorgingsgebied binnen de daarvoor geldende departementale dan wel door de directeur vastgestelde financiële kaders.
2
In aanvulling op het eerste lid zijn de dienstverleningsmanagers gevolmachtigd tot:
a.
het afroepen van uitzendkrachten binnen de door de manager Operatie vastgestelde kaders;
b.
het doen van bestellingen met betrekking tot de schoonmaakdienstverlening binnen de door de manager Operatie vastgestelde financiële kaders.
Artikel
12
1
Bij afwezigheid of verhindering van de directeur worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden waargenomen door de manager Operatie.
2
Bij gelijktijdig afwezigheid of verhindering van de directeur en de manager Operatie, worden voor de duur van de afwezigheid of verhindering, de taken en bevoegdheden van de directeur waargenomen door een daartoe aan te wijzen plaatsvervanger.
3
Bij afwezigheid of verhindering van een manager worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, zijn taken en bevoegdheden geheel of gedeeltelijk waargenomen door een of meer daartoe aan te wijzen plaatsvervangers.
4
Bij afwezigheid of verhindering van een dienstverleningsmanager worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden geheel of gedeeltelijk waargenomen door een of meer daartoe aan te wijzen plaatsvervangers.
5
Bij afwezigheid of verhindering van de coördinator Servicecentrum Operatie wordt, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden geheel of gedeeltelijk waargenomen door een of meer daartoe aan te wijzen plaatsvervangers.
Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 september 2018.
3
Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Rijksschoonmaakorganisatie 2018.
Deze regeling zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.