Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Zeeuws archief’

1

De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de Minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen.

2

Het Zeeuws Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid van de Minister en de gemeenten mede uit.

3

De Minister en de gemeenten kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Zeeuws Archief de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt.

1

Er is een openbaar lichaam genaamd Zeeuws archief.

2

Het Zeeuws archief is gevestigd te Middelburg.

1

Het algemeen bestuur bestaat uit 6 leden.

2

De Minister wijst drie leden aan.

3

Het college van burgemeester en wethouders van Middelburg wijst twee leden aan uit zijn midden.

4

Het college van burgemeester en wethouders van Veere wijst één lid aan uit zijn midden.

5

De Minister en de colleges kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, voor het college uit zijn midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.

6

Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college van de betreffende gemeente afloopt.

7

Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het zesde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

8

Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de Minister of het betreffende college van burgemeester en wethouders dan wel de betreffende colleges van burgemeester en wethouders zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

9

Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

1

Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem.

2

Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

3

Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

4

Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

5

Het vierde lid is niet van toepassing:

• a.

  ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

• b.

  voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

6

Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht, voor zover de regeling niet anders bepaalt.

7

Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

1

Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het Zeeuws archief toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

2

Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie Zeeland en tot gemeentearchivaris van Middelburg en Veere benoemen.

3

Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 18, 18a en 19.

4

Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan raden van de gemeenten en de Minister in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.

1

Een lid van het algemeen bestuur dat door de Minister is aangewezen verstrekt aan de Minister zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de Minister gevraagde inlichtingen.

2

Een lid van het algemeen bestuur dat door een college is aangewezen verstrekt aan het betreffende college van burgemeester en wethouders of de colleges van burgemeester en wethouders die hem in gezamenlijkheid hebben aangewezen en aan de betreffende raad of raden van de gemeenten zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden gevraagde inlichtingen.

3

De colleges en de Minister kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

1

Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere door het algemeen bestuur uit zijn midden aan te wijzen leden.

2

In aanvulling op het eerste lid wijst het algemeen bestuur voor het dagelijks bestuur één lid aan dat is aangewezen van het college van burgemeester en wethouders van Middelburg aan en 1 lid aan dat is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders van Veere.

3

Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

4

Artikel 4, achtste lid, is van overeenkomstige toepassing.

5

Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders bepaald in de regeling.

6

In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

7

Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

1

De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen uit de leden die door de Minister zijn aangewezen.

2

Uit de overige leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 10, eerste lid, worden een of meerdere plaatsvervangend voorzitters aangewezen.

3

De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

4

De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

5

De voorzitter vertegenwoordigt het Zeeuws archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

1

Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder van de gemeente, of als ambtenaar in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Zeeuws archief.

2

De leden van de besturen, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur.

3

De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld en opgenomen in de jaarlijkse begroting.

1

De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de Minister en de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting.

2

De Minister en de colleges dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van het achtste lid.

3

De jaarlijkse bijdragen voor de Minister en de gemeenten Middelburg en Veere worden bepaald op respectievelijk € 2.851.000,-, € 347.505 en € 97.277. Voornoemde bedragen zijn het prijspeil van 2004.

4

De bijdrage van de Minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de Minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De gemeenten volgen in deze de Minister in de aanpassing van zijn bijdrage.

5

Het Zeeuws archief kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door de Minister en de colleges vast te stellen percentage als bedoeld in het tweede lid.

6

Bij de start van het Zeeuws archief en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden.

7

De bijdrage wordt verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

8

Indien de Minister of de gemeenten een bijzondere taak opdraagt als bedoeld in artikel 2b, onder d, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de Minister of de gemeente opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

1

Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op.

2

Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

3

Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de Minister en de raden van de gemeenten.

4

De Minister en de colleges maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Zeeuws archief over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

1

Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de gemeenten en de Minister.

2

Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste acht weken voor de in artikel 18a, eerste lid, bedoelde vaststelling, de raden van de gemeenten en de Minister een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van Zeeuws archief en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

3

Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid en het cultuurbeleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid in acht en daarnaast de afspraken, bedoeld in artikel 17, vierde lid.

4

In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Zeeuws archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

5

De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de colleges en de Minister voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving.

6

De raden van de gemeenten en de Minister kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

1

Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. De begroting wordt vastgesteld bij unanimiteit.

2

Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur, zo nodig, de begroting aan de raden van de gemeenten en de Minister, die ter zake bij gedeputeerde staten van de provincie hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

3

Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten van de provincie.

1

Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen.

2

De artikelen 18 en 18a, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen, waarbij geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 16, eerste lid. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan gedeputeerde staten van de provincie.

1

De gemeenten en de Minister voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.

2

In afwijking van het eerste lid kunnen de gemeenten en de Minister de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.

1

Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

2

Het dagelijks bestuur zendt voor 15 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de Minister en de raden van de gemeenten. De jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

3

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de Minister en de gemeenten in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

4

Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan de Minister en de raden van de gemeenten voor 15 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

5

Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten van de provincie, aan de raden van de gemeenten en de Minister.

6

Het dagelijks bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

1

Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de Minister en de raden van de gemeenten. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de Minister en de gemeenten.

2

De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de Minister en de gemeenten van dat jaar.

1

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het Zeeuws archief. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van het Zeeuws archief met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

2

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer.

3

Het algemeen bestuur neemt de besluiten, bedoeld in het eerste en tweede lid, met een meerderheid van twee derde van de uitgebrachte stemmen.

1

Overeenkomstig door het algemeen bestuur met inachtneming van de Archiefwet 1995 vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Zeeuws archief.

2

De archiefbescheiden van het Zeeuws archief die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie.

1

De colleges, de Minister en het Zeeuws archief verstrekken elkaar desgevraagd inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak. De Minister en de colleges kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

2

Het Zeeuws archief stelt de Minister en de colleges te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten.

1

De colleges en de Minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het Zeeuws archief van belang zijn.

2

De colleges en de Minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeenten of Minister kenbaar maken.

1

Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

2

Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

1

De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

2

Met inachtneming van artikel 14, vierde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

1

Het dagelijks bestuur stelt de rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling vast.

2

Het dagelijks bestuur volgt bij de vaststelling van de regelingen, bedoeld in het eerste lid, zoveel mogelijk de rechtspositieregeling van de gemeente Middelburg.

1

Uittreding uit de regeling kan geschieden door toezending van een daartoe strekkend besluit van de Minister en de colleges. De colleges overleggen daarbij ook het besluit tot toestemming van de raad van de gemeente.

2

Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op dat waarin door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

3

De kosten van uittreding komen voor rekening van het uittredend college van burgemeester van wethouders van een gemeente of, in geval van uittreding van de Minister, voor rekening van de Minister.

1

Deze regeling kan worden gewijzigd bij besluit van de Minister en van de colleges.

2

De colleges hebben voor het besluit tot wijziging van de regeling de toestemming van de raden van hun gemeenten nodig.

1

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de kalendermaand, volgend op de bekendmaking in de Staatscourant door de Minister.

2

Het college van burgemeester en wethouders van Middelburg zendt de regeling in aan gedeputeerde staten van de provincie.

1

De gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Zeeuws archief’, gepubliceerd als bijlage bij het Besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 13 april 2000, nr. DCE/OO/4459 (Stcrt. 2000, 87), wordt ingetrokken.

2

De rechten en verplichtingen van het Regionaal Historisch Centrum ‘Zeeuws archief’ zoals die bestonden op het moment vóór de inwerkingtreding van deze regeling blijven in stand na de inwerkingtreding van deze regeling.