Gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel

1

De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de Minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen.

2

Het Historisch Centrum Overijssel voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid van de Minister en de gemeenten mede uit.

3

De Minister en de gemeenten kunnen met het Historisch Centrum Overijssel afspraken maken over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de in artikel 2b genoemde taken en bevoegdheden.

1

Er is een openbaar lichaam genaamd Historisch Centrum Overijssel.

2

Het Historisch Centrum Overijssel is gevestigd te Zwolle.

1

Aan het bestuur van Het Historisch Centrum Overijssel zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de colleges en de Minister overgedragen:

• a.

  de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden die berusten in de in artikel 2 genoemde archiefbewaarplaatsen;

• b.

  de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 19, 20, 31 en 32, eerste en derde lid, van de Archiefwet 1995;

• c.

  de bevoegdheid van de Minister om op grond van de artikelen 25 en 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995 de rijksarchivaris in de provincie te benoemen, te schorsen en te ontslaan;

• d.

  het adviseren en het doen van voorstellen aan de Minister en de colleges over de taken en bevoegdheden, die door de Minister of de colleges worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995, en

• e.

  het verrichten van door de Minister of de colleges opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2.

2

Het Historisch Centrum Overijssel voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid en cultuurbeleid van de Minister en de gemeenten mede uit.

3

Het Historisch Centrum Overijssel stelt zich tevens ten doel het in de archieven ondergebrachte cultureel erfgoed op actieve wijze toegankelijk te maken voor en onder de aandacht te brengen van een breed publiek.

1

Het algemeen bestuur stelt de regels omtrent de kosten, bedoeld in artikel 19 Archiefwet 1995, vast bij unanimiteit en volgt daarbij zoveel mogelijk de regels die de Minister op grond van artikel 19 Archiefwet 1995 heeft vastgesteld voor het Nationaal Archief.

2

Het algemeen bestuur wijst de archiefbewaarplaats, bedoeld in artikel 31 Archiefwet 1995, aan bij unanimiteit.

1

Het algemeen bestuur bestaat uit zes leden.

2

De Minister wijst twee leden aan.

3

Het college van burgemeester en wethouders van Zwolle wijst uit zijn midden twee leden aan.

4

Het college van burgemeester en wethouders van Deventer wijst uit zijn midden twee leden aan.

5

De Minister en de colleges kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, voor de colleges uit hun midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.

6

Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college van de betreffende gemeente afloopt.

7

Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vijfde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

8

Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de Minister of de colleges zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

9

Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

1

Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem.

2

Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

3

Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

4

Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

5

Het vierde lid is niet van toepassing:

• a.

  ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

• b.

  voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

6

Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht, voor zover de regeling niet anders bepaalt.

7

Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

1

Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het Historisch Centrum Overijssel toegekende taak alle bevoegdheden toe die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

2

Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 30, tot rijksarchivaris in de provincie en tot gemeentearchivaris van Zwolle en van Deventer benoemen.

3

Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de vastgestelde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 20, 20a en 21.

4

Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raden van de gemeenten en de Minister in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.

1

Een lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door de Minister verstrekt aan de Minister zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de Minister gevraagde inlichtingen.

2

Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de colleges en aan de raden van de gemeenten zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden van die organen gevraagde inlichtingen.

3

De colleges en de Minister kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

1

Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere door het algemeen bestuur aan te wijzen leden.

2

In aanvulling op het eerste lid geldt dat het algemeen bestuur in het dagelijks bestuur één lid aanwijst dat in het algemeen bestuur is aangewezen door de colleges en één lid aanwijst dat in het algemeen bestuur is aangewezen door de Minister.

3

Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur of de termijn van aanwijzing van het lid van buiten de kring van het algemeen bestuur eindigt.

4

Artikel 4, negende lid is van overeenkomstige toepassing.

5

Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders bepaald in de regeling.

6

In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

7

Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

1

Het dagelijks bestuur of een of meer leden daarvan verstrekt aan het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen in een vergadering van dat bestuur of schriftelijk de door een of meer leden van het algemeen bestuur gevraagde inlichtingen.

2

Het algemeen bestuur kan het dagelijks bestuur of een of meer leden daarvan, nadat de inlichtingen zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, in een vergadering of schriftelijk ter verantwoording roepen.

1

De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen.

2

Uit de overige leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 10, eerste lid, worden een of meerdere plaatsvervangend voorzitters aangewezen.

3

De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

4

De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

5

De voorzitter vertegenwoordigt het Historisch Centrum Overijssel in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

1

Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder van de gemeente, of als ambtenaar in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Historisch Centrum Overijssel.

2

De leden van het bestuur, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur.

3

De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld.

1

De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de Minister en de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting. Bij de aanvang van het Historisch Centrum Overijssel luiden de bijdragen zoals vastgesteld in de bijlage bij de regeling.

2

De Minister en de colleges dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van het zevende lid.

3

De in het eerste lid bedoelde bijdragen zullen jaarlijks worden aangepast aan de prijsontwikkelingen op basis van het prijsmutatiepercentage voor de netto materiële overheidsconsumptie, zoals jaarlijks opgenomen in het Centraal Economisch Plan en zoals door de gemeente gehanteerd bij de opstelling van haar jaarlijkse begroting.

4

Het Historisch Centrum Overijssel kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door de Minister en de colleges vast te stellen percentage als bedoeld in het derde lid.

5

Indien de Minister of de gemeenten een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 2b, onder e, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

1

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het Historisch Centrum Overijssel. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van het Historisch Centrum Overijssel met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

2

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer.

1

Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op.

2

Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

3

Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de Minister en de raden van de gemeenten.

4

De Minister en de colleges maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Historisch Centrum Overijssel over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

1

Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de gemeenten en de Minister.

2

Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste acht weken voor de in artikel 20a, eerste lid, bedoelde vaststelling, de raden van de gemeenten en de Minister een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van Historisch Centrum Overijssel en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

3

Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid en het cultuurbeleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de afspraken, bedoeld in artikel 19, vierde lid in acht.

4

In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Historisch Centrum Overijssel met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

5

De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de colleges en de Minister voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving.

6

De raden van de gemeenten en de Minister kunnen bij het algemeen bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

1

Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. De begroting wordt vastgesteld bij unanimiteit.

2

Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur, zo nodig, de begroting aan de raden van de gemeenten en de Minister, die ter zake bij gedeputeerde staten van de provincie hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

3

Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten van de provincie.

1

Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen.

2

De artikelen 20 en 20a, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen, waarbij geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 17, eerste lid. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan gedeputeerde staten van de provincie.

1

De Minister en de gemeenten voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.

2

In afwijking van het eerste lid kunnen de Minister en de gemeenten de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.

1

Het dagelijks bestuur zendt voor 15 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de Minister en de raden van de gemeenten. De voorlopige jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

2

Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de Minister en de gemeenten in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

3

Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de Minister en de raden van de gemeenten voor 15 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

4

Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten van de provincie, de raden van de gemeenten en de Minister.

5

Het algemeen bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

1

Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de Minister en de raden van de gemeenten. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de Minister en de gemeenten.

2

De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de Minister en de gemeenten van dat jaar.

3

Bij het jaarverslag stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de Minister en de gemeenten vast.

1

Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Historisch Centrum Overijssel.

2

De archiefbescheiden van het Historisch Centrum Overijssel die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie.

3

De directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid.

4

De Minister en de colleges kunnen de staat waarin de onder hun verantwoordelijkheid bij het Historisch Centrum Overijssel berustende archieven zich bevinden onderzoeken.

1

De colleges, de Minister en het Historisch Centrum Overijssel verstrekken elkaar desgevraagd inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak.

2

De Minister en de colleges kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden van het Historisch Centrum Overijssel, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

3

Het Historisch Centrum Overijssel stelt de Minister en de colleges te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten.

1

De colleges en de Minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het Historisch Centrum Overijssel van belang zijn.

2

De colleges en de Minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeenten of Minister kenbaar maken.

1

Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

2

Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

1

De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

2

Met inachtneming van artikel 15, vierde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

1

Het dagelijks bestuur stelt de rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling vast.

2

Het dagelijks bestuur volgt bij de vaststelling van de regelingen, bedoeld in het eerste lid, zoveel mogelijk de rechtspositieregeling van Zwolle.

3

Een regeling die afwijkt van de in het tweede lid bedoelde rechtspositieregeling, behoeft de instemming van de regionale vakbondsbestuurders.

1

Uittreding uit de regeling kan geschieden door toezending van een daartoe strekkende besluit van de Minister en de colleges. De colleges overleggen daarbij ook het besluit tot toestemming van de raden van de gemeenten.

2

Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op dat waarin door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

3

De kosten van uittreding komen voor rekening van het uittredend college of, in geval van uittreding van de Minister, voor rekening van de Minister.

1

Deze regeling kan worden gewijzigd bij besluit van de Minister en van de colleges.

2

Het college heeft voor het besluit tot wijziging van de regeling de toestemming van de raad van zijn gemeente nodig.

1

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de kalendermaand, volgend op de bekendmaking in de Staatscourant door de Minister.

2

Het college van burgemeester en wethouders van Zwolle zendt de regeling in aan gedeputeerde staten van de provincie.

1

De gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel, gepubliceerd als bijlage bij het Besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 10 juli 2000, nr. DCE/00/12702 (Stcrt. 2000, 141), wordt ingetrokken.

2

De rechten en verplichtingen van het Historisch Centrum Overijssel zoals die bestonden op het moment vóór de inwerkingtreding van deze regeling blijven in stand na de inwerkingtreding van deze regeling.