Gemeenschappelijke Regeling Brabants Historisch Informatie centrum, nr. 969921, van 15 juni 2016

1

De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de Minister, de colleges en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de Provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten en de waterschappen in gezamenlijkheid te behartigen.

2

Het openbaar lichaam ‘Brabants Historisch Informatie Centrum’ voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid van de Minister, de gemeenten en de waterschappen mede uit.

3

De Minister, de gemeenten en de waterschappen kunnen met het Brabants Historisch Informatie Centrum afspraken maken over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de in artikel 2b genoemde taken en bevoegdheden.

4

De Minister, de waterschappen en de gemeenten kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Brabants Historisch Informatie Centrum de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt.

1

Er is een openbaar lichaam genaamd ‘Brabants Historisch Informatie Centrum’.

2

Het Brabants Historisch Informatie Centrum is gevestigd te ‘s-Hertogenbosch.

1

Het algemeen bestuur bestaat uit acht leden.

2

De Minister wijst vier leden aan.

3

De colleges van de gemeenten en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen wijzen uit hun midden gezamenlijk vier leden aan.

4

Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van de colleges van de gemeenten of van de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen afloopt.

5

Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap van die leden bij de colleges van de gemeenten of van de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen.

6

Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vijfde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

7

De colleges van de gemeenten beslissen uiterlijk in de tweede vergadering van elke zittingsperiode van de colleges over de aanwijzing, bedoeld in het derde lid.

8

Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de Minister, de colleges of de algemeen en dagelijkse besturen van de waterschappen zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

9

Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

1

Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem.

2

Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

3

Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

4

Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

5

Het vierde lid is niet van toepassing:

• a.

  ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

• b.

  voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

6

Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt een twee derde meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht.

7

Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

1

Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het Brabants Historisch Informatie Centrum toegekende taak alle bevoegdheden toe die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

2

Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie, tot gemeentearchivaris van de gemeenten en tot waterschap archivaris van de waterschappen benoemen.

3

Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de vastgestelde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 18, 19 en 20.

4

Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raden van de gemeenten en de Minister in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen.

1

Een lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door de Minister verstrekt aan de Minister zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de Minister gevraagde inlichtingen.

2

Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de colleges van de gemeenten en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden van die organen gevraagde inlichtingen.

3

De colleges, de algemene en de dagelijkse besturen van de waterschappen en de Minister kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

1

Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en drie andere door het algemeen bestuur aan te wijzen leden.

2

Het algemeen bestuur wijst in het dagelijks bestuur twee leden aan die in het algemeen bestuur zijn aangewezen door de colleges onderscheidenlijk de algemene besturen van de waterschap, en twee leden die in het algemeen bestuur zijn aangewezen door de Minister.

3

Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur of de termijn van aanwijzing van het lid van buiten de kring van het algemeen bestuur eindigt.

4

Artikel 4, achtste lid is van overeenkomstige toepassing.

5

Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders bepaald in de regeling.

6

In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

7

Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

1

De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen.

2

Uit de overige leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 10, eerste lid, worden een of meerdere plaatsvervangend voorzitters aangewezen.

3

De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

4

De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

5

De voorzitter vertegenwoordigt het Brabants Historisch Informatie Centrum in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

1

Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder, lid van het algemeen of dagelijks bestuur van het waterschap, of als ambtenaar in rijks-, gemeente- of waterschapsdienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van het Brabants Historisch Informatie Centrum.

2

De leden van het algemeen en dagelijks bestuur, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur.

3

De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld en als afzonderlijke post opgenomen in de jaarlijkse begroting.

1

De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de Minister, de gemeenten en de waterschappen, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting.

2

De bijdrage van de Minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de Minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De bijdragen van de gemeenten en waterschappen worden jaarlijks aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage dat voor dit doel is vastgesteld.

3

Het algemeen bestuur kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door de Minister, de gemeenten en de waterschappen vast te stellen percentage als bedoeld in het tweede lid.

4

Bij de start van het Brabants Historisch Informatie Centrum en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden.

5

De Minister, de colleges en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van het achtste lid.

6

Indien het toetreden tot deze regeling van andere bestuursorganen of het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten met derden, er toe leidt dat een deel van de lasten voortvloeiende uit de investeringen als bedoeld in de in het tweede lid aangegeven investerings- en exploitatiebegroting, door deze bestuursorganen en/of derden worden gedragen, worden de financiële voordelen die daardoor ontstaan op de door de Minister, de waterschappen en de gemeenten verschuldigde jaarlijkse bijdrage naar rato in mindering gebracht.

7

Indien de Minister, de gemeenten of de waterschappen een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 2, derde lid onder e, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de Minister, de gemeenten of de waterschappen in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

1

Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op.

2

Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

3

Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de Minister, de raden van de gemeenten en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen.

4

De Minister, de colleges van de gemeenten en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Brabants Historisch Informatie Centrum over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

1

Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de gemeenten, de Minister en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen.

2

Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste acht weken voor de in artikel 19, eerste lid, bedoelde vaststelling, de raden van de gemeenten, de Minister en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van het Historisch Informatie Centrum Brabant en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

3

Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid in acht en daarnaast de afspraken, bedoeld in artikel 17, vierde lid.

4

In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Brabants Historisch Informatie Centrum met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

5

De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de colleges, de Minister en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving.

6

De raden van de gemeenten, de Minister en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen kunnen bij het algemeen bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

1

Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient.

2

Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur, zo nodig, de begroting aan de raden van de gemeenten, de Minister en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen.

1

Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen.

2

De artikelen 18 en 19, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan de raden van de gemeenten, de Minister en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen.

1

Het dagelijks bestuur zendt voor 15 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de Minister, de raden van de gemeenten en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen. De voorlopige jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

2

Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de Minister, de gemeenten en de waterschappen in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

3

Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de Minister, de raden van de gemeenten en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen voor 15 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

4

Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de raden van de gemeenten, de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen en de Minister.

5

Het algemeen bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

1

Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de Minister, de raden van de gemeenten en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de Minister, de gemeenten en de waterschappen.

2

De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de Minister, de gemeenten en de waterschappen van dat jaar.

1

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het Brabants Historisch Informatie Centrum. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van het Brabants Historisch Informatie Centrum met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

2

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer.

1

Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Brabants Historisch Informatie Centrum.

2

De archiefbescheiden van het Brabants Historisch Informatie Centrum die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie.

3

De directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid.

4

De Minister, de colleges van de gemeenten en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen kunnen de staat waarin de onder hun verantwoordelijkheid bij het Brabants Historisch Informatie Centrum berustende archieven zich bevinden onderzoeken.

1

De colleges, de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen, de Minister en het Brabants Historisch Informatie Centrum verstrekken elkaar desgevraagd inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak.

2

De Minister, de colleges en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden van het Brabants Historisch Informatie Centrum, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

3

Het Brabants Historisch Informatie Centrum stelt de Minister, de colleges en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten.

1

De colleges, de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen en de Minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het Brabants Historisch Informatie Centrum van belang zijn.

2

De colleges, de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen en de Minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeentes, de waterschappen of Minister kenbaar maken.

1

De directeur is belast met de uitvoering van de werkzaamheden, taken en bevoegdheden van het Brabants Historisch Informatie Centrum die voortvloeien uit de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2 voor zover die uitvoering niet is opgedragen aan het algemeen bestuur, dagelijks bestuur of de voorzitter.

2

Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

3

Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

1

De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

2

Met inachtneming van artikel 14, vijfde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

1

Het dagelijks bestuur stelt de rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling vast.

2

Het dagelijks bestuur volgt bij de vaststelling van de regelingen, bedoeld in het eerste lid, zoveel mogelijk de rechtspositieregeling van de provincie Noord-Brabant, zoals deze thans luidt en in de toekomst na wijziging zal luiden.

3

Een regeling die afwijkt van de in het tweede lid bedoelde rechtspositieregeling, behoeft de instemming van de regionale vakbondsbestuurders.

1

Uittreding uit de regeling kan geschieden door toezending van een daartoe strekkende besluiten van de Minister, de colleges en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen. De colleges overleggen daarbij ook het besluit tot toestemming van de raden van de gemeenten.

2

Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op dat waarin door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

3

De kosten van uittreding komen voor rekening van het uittredend college van burgemeester van wethouders van een gemeente, het uittredend algemeen of dagelijks bestuur van een waterschap of, in geval van uittreding van de Minister, voor rekening van de Minister.

1

Deze regeling kan worden gewijzigd bij gezamenlijk besluit van de Minister, de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen en van de colleges.

2

De colleges hebben voor het besluit tot wijziging van de regeling de toestemming van de raden van hun gemeenten nodig.

1

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de kalendermaand, volgend op de bekendmaking in de Staatscourant door de Minister.

2

De colleges zenden de regeling aan gedeputeerde staten van de provincie.