Regeling van de Minister-President, Minister van Algemene Zaken van 14 juli 2020, #4100673-v8, houdende regels op het gebied van de informatiehuishouding voor het Ministerie van Algemene Zaken (kortweg: Beheersregeling Archiefbeheer AZ 2020)

1

De Minister-President, de Minister

• a.

  De minister is de zorgdrager voor de archiefbescheiden van het ministerie, bedoeld in artikel 1 van de Archiefwet 1995.

• b.

  De minister stelt voor het archiefbeheer beheersregels vast en draagt zorg voor de publicatie hiervan in de Staatscourant.

2

De Secretaris-generaal

• a.

  De secretaris-generaal is namens de minister verantwoordelijk voor de zorg voor het beheer van de archiefbescheiden van het ministerie en voor de voorwaarden om goed archiefbeheer mogelijk te maken.

• b.

  De secretaris-generaal is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het archiefbeheer bij het ministerie.

• c.

  De secretaris-generaal mandateert deze verantwoordelijkheid aan de archiefbeheerder.

3

De archiefbeheerder

• a.

  De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van een effectief en efficiënt archiefbeheer voor de onder hem/haar vallende archiefvormende onderdelen in overeenstemming met het bepaalde in de beheersregels en andere van toepassing zijnde regelgeving.

• b.

  De archiefbeheerder legt verantwoording af aan de secretaris-generaal.

• c.

  De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor vastgestelde beheersregels voor het d. archiefbeheer van de onder hem/haar ressorterende archiefvormende onderdelen.

• d.

  Nadere regels, richtlijnen en procedures voor de uitvoering van het archiefbeheer worden door de archiefbeheerder vastgesteld.

• e.

  Het feitelijke archiefbeheer laat de archiefbeheerder uitvoeren door het onder zijn verantwoordelijkheid vallend archiefbeherend onderdeel; dit kan ook een externe partij zijn die werkt onder een contract of een Dienstverleningsovereenkomst (DVO).

• f.

  De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor het opstellen, onderhouden, beheren en vaststellen van selectielijsten.

4

Chief Information Officer (CIO)

• a.

  De CIO stelt strategische beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van het document- en archiefbeheer vast.

• b.

  De CIO houdt toezicht op de naleving van de bepalingen van de beheersregels en initieert eventuele aanpassingen.

• c.

  De CIO coördineert, adviseert en informeert de archiefbeheerder over activiteiten waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het archiefbeheer binnen het ministerie is gediend.

• d.

  De CIO neemt deel aan het SIO met het Nationaal Archief.

• e.

  De CIO is verantwoordelijk voor de departementale strategie en de visie op de geautomatiseerde informatievoorziening en de ict. Dit behelst de ontwikkeling, het onderhoud en de beheersing van de departementale architectuur en standaarden op deze terreinen. De CIO adviseert hierover de ambtelijke en politieke leiding.

• f.

  De CIO vertegenwoordigt AZ in de rijksbrede ontwikkelingen betreffende geautomatiseerde informatievoorziening en ict.

5

De archiefvormende onderdelen

• a.

  Archiefvormende onderdelen zijn de binnen het ministerie te onderscheiden organisatieonderdelen. Hieronder vallen tevens de tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies en programma- of projectorganisaties die onder de archiefwettelijke zorg van de minister vallen.

• b.

  Het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel is tot en met het moment van overdracht, vernietiging, overbrenging of vervreemding verantwoordelijk voor het archiefbeheer van zijn onderdeel (directie) overeenkomstig deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving. Het diensthoofd is in deze aan te merken als gegevenseigenaar.

• c.

  De archiefvormende onderdelen verzamelen, ontvangen en/of maken en bewaren proces gebonden informatie. Dit zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 (zie deze regeling artikel 1, lid f).

• d.

  De archiefvormende onderdelen dragen de zorg voor het archiefbeheer over aan het archiefbeherend onderdeel.

6

Het archiefbeherend onderdeel

• a.

  Het archiefbeherend onderdeel zorgt voor voldoende en geschikte archiefruimte, voor voldoende en deskundig personeel en voor voldoende financiële middelen.

• b.

  Het archiefbeherend onderdeel heeft tot taak de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren als ook zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden in overeenstemming met het bepaalde in deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving.

• c.

  Het archiefbeherend onderdeel stelt beheersregels op, onderhoudt deze en zorgt voor de interne verspreiding en voorlichting.

• d.

  Het archiefbeherend onderdeel stelt voor de uitvoering van haar taken zo nodig nadere regels, richtlijnen en procedures op.

• e.

  Het archiefbeherend onderdeel maakt daar waar nodig afspraken met het management van de archiefvormende onderdelen over de uitvoering van het archiefbeheer.

• f.

  Het archiefbeherend onderdeel geeft periodiek aan welke activiteiten en middelen nodig zijn voor het uitvoeren van het archiefbeheer.

• g.

  Het archiefbeherend onderdeel is in alle gevallen verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat vervreemden, overdragen of overbrengen van archief.

• h.

  Het archiefbeherend onderdeel legt over de uitvoering van haar archiefbeheer verantwoording af aan de archiefbeheerder.

• i.

  De medewerkers van het archiefbeherend onderdeel hebben volledige toegang tot de informatie in het DMS. Gerubriceerde documenten zijn toegankelijk voor medewerkers van het archiefbeherend onderdeel met een AIVD screening op niveau A.

7

De medewerker

• a.

  Elke medewerker van het ministerie draagt er zorg voor dat hij door hem behandelde archiefbescheiden op de juiste manier opneemt in het document-managementsysteem of op correcte wijze ter opname aanbiedt aan het archiefbeherend onderdeel.

• b.

  Elke medewerker voorziet de door hem behandelde digitale archiefbescheiden van de vereiste metagegevens.

• c.

  Elke medewerker gaat zorgvuldig en integer om met archiefbescheiden en neemt in het bijzonder discretie in acht als archiefbescheiden persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie bevatten.

• d.

  Als een medewerker een informatiebeveiligingsincident constateert dat de belangen van personen, de eigen organisatie of andere organisaties schaadt of heeft geschaad, stelt hij hiervan direct z’n leidinggevende op de hoogte en meldt hij dit volgens de voorgeschreven incidentenmeldingsprocedure. In geval van gerubriceerde informatie wordt dit meteen aan de CISO gemeld.

8

De raden, commissies en programma- en/of projectorganisaties

• a.

  De secretarissen van raden, formeel ingestelde commissies en (tijdelijke) project- en/of programmadirecties beheren hun archief in overleg met het archiefbeherend onderdeel. Zij brengen het archiefbeherend onderdeel op de hoogte van de instelling van de raad, commissie of projectorganisatie, bij voorkeur door middel van een kopie van de instellingsbeschikking.

• b.

  De secretarissen zijn ervoor verantwoordelijk dat het archiefbestanddeel in goede geordende en toegankelijke staat is en dat het alle archiefbescheiden bevat (o.a. vergaderstukken, projectdocumenten, formele besluitvormingsstukken).

• c.

  De secretarissen zorgen ervoor dat zij, zodra dit mogelijk is, afgesloten archiefbestanddelen overdragen aan het archiefbeherend onderdeel. Bij opheffing dragen de secretarissen het archiefbestanddeel in goede en geordende staat direct over aan het archiefbeherend onderdeel.

9

De private partijen

• a.

  Private partijen die in opdracht van het ministerie werken en daarbij archiefbescheiden produceren, zijn verantwoordelijk voor hun eigen archiefbeheer.

• b.

  Als een private partij bij de uitvoering van een opdracht archiefbescheiden van het ministerie zal vormen, dient de opdrachtverstrekking afspraken te behelzen omtrent het beheer van de archiefbescheiden en de overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.

10

De Archiefcommissie

De Archiefcommissie adviseert, gevraagd en ongevraagd, de departementsleiding over de inrichting van de informatiehuishouding van het ministerie.

1

De verantwoordelijkheid voor het identificeren en registreren van nieuwe archiefbescheiden berust bij de behandelend medewerker. Direct bij binnenkomst of bij creatie van documenten beoordeelt de behandelend medewerker, op grond van de geldende registratiecriteria, of het archiefbescheiden betreft. Vervolgens registreert hij nieuwe archiefbescheiden in het DMS en slaat het op de juiste plaats op in de ordening.

2

Bij het opslaan in het DMS krijgen nieuwe documenten de vereiste metagegevens toegekend, overeenkomstig het metagegevensschema gebruikt voor het DMS.

De metagegevens zijn zowel voorgeschreven op documentniveau, als op dossierniveau. Ieder document krijgt dus zowel document gebonden metagegevens, als ook metagegevens die bij het betreffende dossier horen.

3

Het archiefbeherend onderdeel stelt dossiers beschikbaar, waarin de medewerkers nieuwe documenten opslaan. Bij aanmaak van deze dossiers legt het archiefbeherend onderdeel in samenspraak met de gegevenseigenaar direct metagegevens van het dossier vast. Eén van deze metagegevens is de waardering, die overeenkomstig de in artikel 13 genoemde selectielijst gekoppeld is aan het werkproces waarvan het dossier deel uitmaakt.

4

Het archiefbeherend onderdeel draagt zorg voor de digitale vervanging en opname in een DMS van (nieuwe) papieren archiefbescheiden, mits deze documenten voor digitale vervanging in aanmerking komen. Hierbij volgt het archiefbeherend onderdeel de bepalingen in artikel 14 betreffende vervanging.

5

Het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel is verantwoordelijk voor het afdoen van de archiefbescheiden binnen de vastgestelde termijn.

1

De archiefbeheerder stelt de ordeningsstructuur vast voor het lopende archief, gebaseerd op de taken en werkprocessen van het betreffende archiefvormend onderdeel.

2

Het archiefbeherend onderdeel bewaart de gehanteerde ordeningsstructuur als onderdeel van het betreffende archief. Na eventuele aanpassing van de ordeningsstructuur bewaart het archief beherend onderdeel de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie.

3

Het archiefbeherend onderdeel zorgt voor de koppeling van de dossiers aan de werkprocessen binnen het ministerie en voor onderlinge samenhang tussen de dossiers conform de ordeningsstructuur.

4

De medewerkers van een archiefvormend onderdeel voegen in een dossier alle archiefbescheiden samen die op een zaak betrekking hebben, tenzij het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel bepaalt dat dit niet doelmatig is.

5

Het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel bepaalt aan de hand van de werkprocessen welke documenten een dossier uiteindelijk moet bevatten om volledig te zijn en welke documenten archiefwaardig zijn. Het diensthoofd is in zijn hoedanigheid van gegevenseigenaar ook verantwoordelijk voor de volledigheid en de integrale kwaliteit van de dossiers.

6

De apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsapparatuur waarmee ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden is gerealiseerd, vormt een onverbrekelijke eenheid met de archiefbescheiden waarop ze zijn toegepast.

1

Het archiefbeherend onderdeel treedt in overleg met het archiefvormend onderdeel over het afsluiten van dossiers.

2

Bij het afsluiten van een dossier wordt gecontroleerd op volledigheid en juistheid. Het archiefvormend onderdeel is hiervoor verantwoordelijk.

3

Ten aanzien van gerubriceerde archiefbescheiden moeten de metagegevens bij het afsluiten van het dossier vermelden, wie er recht hebben op inzage en indien mogelijk wanneer de rubricering kan vervallen. Het diensthoofd van het archiefvormend onderdeel is hiervoor verantwoordelijk.

4

Het archiefbeherend onderdeel laat in overeenstemming met het archiefvormend onderdeel in de metagegevens vastleggen dat het dossier is afgesloten.

5

Als een dossier eenmaal is afgesloten, blijft het in principe onveranderlijk. Alleen op grond van zwaarwegende argumenten kan het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel besluiten om een afgesloten dossier tijdelijk te heropenen, met name om een geconstateerd mankement ten aanzien van de volledigheid, authenticiteit of integriteit van het afgesloten dossier te verhelpen.

6

Het toevoegen of verwijderen van archiefbescheiden in een afgesloten dossier, is voorbehouden aan het archiefbeherend onderdeel.

1

Het ministerie en haar medewerkers maken in principe gebruik van het DMS voor het dagelijks beheer en de opslag van digitale archiefbescheiden. Medewerkers slaan hierin hun archiefbescheiden op.

2

Het archiefbeherend onderdeel ontwikkelt en onderhoudt in overleg met de archiefvormende onderdelen instrumenten voor de informatieontsluiting van de archiefbescheiden en de daarin aanwezige gegevens.

3

Het gebruikte DMS moet tenminste voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid(BIO).

4

Een nieuw DMS moet voldoen aan de richtlijnen uit de Informatiseringstrategie (I-strategie) Rijk.

1

Voor elk binnen het ministerie gebruikt DMS moet een metagegevensschema beschikbaar zijn, dat duidelijk omschrijft welke metagegevens ten minste aan documenten of dossiers gekoppeld moeten zijn.

2

Het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid vormt de basis voor alle metagegevensschema’s van het ministerie.

3

De secretaris-generaal is verantwoordelijk voor het vaststellen van de metagegevensschema’s die bij het ministerie worden toegepast.

4

De op grond van een metagegevensschema toegekende metagegevens maken het te allen tijde mogelijk om van digitale archiefbescheiden het gedrag vast te stellen.

1

Het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel laat een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht aanleggen en bijhouden van archiefbescheiden die onder zijn verantwoordelijkheid vallen. Het overzicht is geordend volgens het voor de betreffende archief geldende ordeningsstructuur.

1

Om de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te houden, maakt het ministerie bij het vormen en bewaren van permanent te bewaren archiefbescheiden gebruik van standaarden en procedures die voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling 2009.

2

De archiefbeheerder draagt er eveneens zorg voor, dat niet permanent te bewaren archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn in goede, geordende en toegankelijke staat blijven.

3

De archiefbeheerder voert onder verantwoordelijkheid van de diensthoofden van de archiefvormende onderdelen kwaliteitscontroles uit op de archieven binnen het ministerie, om de duurzame toegankelijkheid van de archieven te garanderen. Hierbij dienen de Archiefregeling 2009 en de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid(BIHR) als richtlijn voor goed archiefbeheer.

1

Het archiefbeherend onderdeel draagt zorg voor het technische onderhoud van de digitale archiefbescheiden onder zijn beheer, om de blijvende toegankelijkheid en leesbaarheid te borgen met inachtneming van de authenticiteit en betrouwbaarheid van de archiefbescheiden.

2

De archiefbeheerder kan door middel van een overeenkomst afgesloten digitale archiefbestanden bij derden op laten slaan in een speciaal daarvoor bestemde digitale archieffaciliteit (e-depot) die voldoet aan de voorschriften in de Archiefregeling 2009.

3

De archiefbeheerder kan voor de opslag van afgesloten digitale archiefbestanden gebruik maken van een speciaal daarvoor bestemde digitale archieffaciliteit (Record Management Applicatie) die voldoet aan de voorschriften in deArchiefregeling 2009.

4

Het is de norm dat medewerkers gebruik maken van standaard computerapplicaties, opdat zij digitale archiefbescheiden in uniforme formaten aanmaken. Daarnaast kunnen andere computerapplicaties aangewezen worden als digitaal archiefbestand (bv financiële administraties). Deze worden vastgelegd in een apart overzicht.

5

Digitale archiefbescheiden worden in principe bewaard in het formaat waarin ze zijn aangemaakt.

6

De archiefbeheerder zorgt voor migratie of conversie van digitale archiefbescheiden, waarbij hij het behoud van de inhoud en de metagegevens waarborgt, indien:

• a.

  een gerede kans bestaat dat de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden in gevaar komen door verval of in onbruik raken van de gegevensdrager;

• b.

  een gerede kans bestaat dat de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden in gevaar komen door het in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur en de archiefbeheerder emulatie als niet doelmatige oplossing waardeert;

• c.

  er andere zwaarwegende redenen zijn die noodzaken tot migratie of conversie;

• d.

  dit vereist is om de archiefbescheiden gereed te maken voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats.

7

Van de conversie of migratie van bestanden laat het diensthoofd van het archiefvormend onderdeel in samenspraak met de archiefbeheerder volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie bevat van de betreffende digitale archiefbescheiden en die aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is, of de toegankelijke staat en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden zijn gewaarborgd na de overzetting. Het diensthoofd ondertekent de verklaring van conversie of migratie. De archiefbeheerder en het archiefvormend onderdeel bewaren de verklaring van conversie of migratie blijvend in hun archief.

1

Indien papieren archiefbescheiden door de aard van de gebruikte materialen niet (langer) voldoen aan het in artikel 10 bepaalde, gaat de archiefbeheerder over tot vervanging van de archiefbescheiden door reproducties, als bedoeld in artikel 14, tenzij het archiefbescheiden betreft die zijn uitgesloten van vervanging.

2

De archiefbeheerder kan door middel van een overeenkomst afgesloten papieren archiefbestanden op laten slaan bij derden in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten die voldoen aan de voorschriften voor archiefruimten in de Archiefregeling 2009.

1

De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van een toepasbare vastgestelde selectielijst.

2

Een selectielijst is een systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden, die:

• a.

  geordend is volgens de werkprocessen, in overeenstemming met de voor het archief geldende ordeningsstructuur;

• b.

  per categorie archiefbescheiden ten minste de bewaartermijn aangeeft;

• c.

  aangeeft voor welke periode zij geldig is.

3

Het archiefbeherend onderdeel zorgt ervoor dat de vastgestelde selectielijst(en) bij het archiefbeheer worden toegepast.

4

Indien door taakveranderingen van een archiefvormend onderdeel een selectielijst niet meer aansluit bij de gewijzigde taken, draagt de archiefbeheerder zorg voor het ontwerp van een nieuwe selectielijst, waarbij de archiefbeheerder namens het archiefvormend onderdeel actualiseringvoorstellen doet.

5

Het ontwerpen van een nieuwe selectielijst voldoet aan de in artikelen 2 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995 opgenomen criteria. De Selectielijst wordt in concept vastgesteld door de Algemeen Rijksarchivaris en CIO van het ministerie in het SIO.

1

De minister kan besluiten over te gaan tot vervanging van archiefbescheiden door gelijkluidende reproducties, tenzij het archiefbescheiden betreft die zijn uitgesloten van vervanging. Vereist is dat de vervanging geschiedt met de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbestanden voorkomende gegevens. De vernietiging van de vervangen originelen is onverbrekelijk onderdeel van het vervangingsproces.

2

Voor zover het voor bewaring bestemde bescheiden betreft, geeft de minister in zijn besluit tot vervanging inzicht in het toegepaste vervangingsproces (Handboek routinematige digitale vervanging Plato), overeenkomstig deArchiefregeling 2009.

3

De minister geeft in zijn besluit tot vervanging een overzicht van de categorieën archiefbescheiden die zijn uitgezonderd van vervanging.

4

Van de vervanging van archiefbescheiden laat het archiefbeherend onderdeel een verklaring opmaken, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden behelst. Onder verantwoordelijkheid van de archiefbeheerder ondertekent de coördinator van het archiefbeherend onderdeel de verklaring van vervanging. De archiefbeheerder bewaart de verklaring van vervanging blijvend in zijn archief.

1

Vernietiging van archiefbescheiden vindt uitsluitend plaats op grond van een selectielijst als bedoeld in artikel 13, of na vervanging van de betreffende archiefbescheiden door reproducties volgens de procedure beschreven in artikel 14.

2

Het archiefbeherend onderdeel draagt in overleg met het betrokken archiefvormend onderdeel zorg voor de vernietiging op grond van de selectielijst van daarvoor in aanmerking komende archiefbestanddelen, zo snel mogelijk na het verstrijken van de daarvoor in de selectielijst vastgestelde termijn en vóór dat overbrenging van het archief naar een archiefbewaarplaats plaatsvindt.

3

Het archiefbeherend onderdeel stelt het archiefvormend onderdeel op de hoogte van het voornemen tot vernietiging en overlegt met het archiefvormend onderdeel, of onderdelen van het archief wellicht uitgezonderd moeten worden van vernietiging en juist moeten worden bewaard en zo ja, op welke grond.

4

Van de vernietiging stelt het archiefbeherend onderdeel een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden behelst en die vermeldt op welke grond de vernietiging heeft plaatsgevonden en op welke wijze. Het verantwoordelijke diensthoofd van het betrokken archiefvormend onderdeel ondertekent de verklaring van vernietiging evenals de archiefbeheerder. De archiefbeheerder bewaart de verklaring van vernietiging blijvend in het archief.

5

Vernietiging van de archiefbescheiden vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het archiefbeherend onderdeel conform het daarvoor opgestelde interne beleid.

6

Indien op grond van artikel 9 lid 2 van de Archiefwet 1995 in bijzondere omstandigheden moet worden afgeweken van de voorgeschreven vernietigingsprocedures, draagt het archiefbeherend onderdeel zorg voor de uitvoering van de dan geldende regels voor noodvernietiging.

1

De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor de overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats. De selectielijst, zoals beschreven in artikel 13, is in dit proces leidend. De archiefbeheerder brengt de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden in principe twintig jaar na het afsluiten van het dossier over naar een archiefbewaarplaats.

2

De archiefbeheerder is ervoor verantwoordelijk dat de over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de geldende normen van goede, geordende en toegankelijke staat van het Nationaal Archief.

3

Digitale archiefbescheiden slaat de archiefbeheerder uiterlijk op het tijdstip van overbrenging op in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. In dat geval vindt met de archiefbeheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.

4

Indien op het tijdstip van overbrenging de over te dragen archiefbescheiden zijn versleuteld door middel van encryptietechniek, verstrekt de archiefbeheerder de bijbehorende decryptiesleutel aan de archiefbeheerder van de archiefbewaarplaats.

5

Gebruikmaking van compressietechniek is alleen toegestaan, als het eventuele verlies aan informatie geen bedreiging vormt voor het voldoen aan de eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van digitale archiefbescheiden.

6

De archiefbeheerder laat de over te brengen archiefbescheiden voorzien van een document, dat vermeldt hoe de duurzaamheid, de ordening en toegankelijkheid zijn geregeld.

7

Ter voorbereiding op de overbrenging overlegt de archiefbeheerder met het diensthoofd van het archiefvormend onderdeel over het al dan niet stellen van beperkingen aan de openbaarheid. De Archiefcommissie kan in deze advies vragen of ongevraagd advies geven.

8

Vóór de overbrenging kan de secretaris-generaal in overleg met de algemene rijksarchivaris besluiten om voor een bepaalde termijn van maximaal 75 jaar beperkingen te stellen aan de openbaarheid van de over te brengen archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 15 van de Archiefwet 1995. Het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel stelt dan in overleg met het archiefbeherend onderdeel op grond van een model een besluit beperking openbaarheid van archiefbescheiden op. De secretaris-generaal ondertekent het besluit. De archiefbeheerder bewaart dit besluit blijvend in zijn archief.

9

Van de overbrenging van archiefbescheiden laat de archiefbeheerder volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie van de overgebrachte archiefbescheiden bevat. Als er beperkende bepalingen zijn, ondertekent de secretaris- generaal de verklaring van overbrenging. De beperking wordt gepubliceerd in de Staatscourant. De archiefbeheerder bewaart dit besluit blijvend in zijn archief.

10

Als er geen beperkende bepalingen zijn, ondertekent de archiefbeheerder de verklaring van overbrenging. De archiefbeheerder bewaart de verklaring blijvend in zijn archief.

11

De archiefbeheerder laat in het bestandsoverzicht registreren op welke datum en naar welke archiefbewaarplaats hij archiefbescheiden heeft laten overbrengen.

12

De secretaris-generaal kan beslissen dat het wenselijk is om de overbrenging van bepaalde dossiers op te schorten, indien medewerkers van het ministerie die dossiers nog regelmatig gebruiken of raadplegen. In dat geval dient hij een verzoek tot opschorting van overbrenging in te dienen bij de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, waarin hij specificeert om welke archiefbescheiden het gaat en uitlegt waarom de opschorting wenselijk is. Voor de opschorting van overbrenging is namelijk een machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.

1

Indien een directie de verantwoordelijkheid voor archiefbescheiden overdraagt aan een andere directie, stelt het archiefbeherend onderdeel een verklaring op, die een specificatie van de overgedragen archiefbescheiden bevat. Zowel de overdragende als het ontvangende diensthoofd van het archiefvormend onderdeel ondertekenen de Verklaring van Overdracht (VvO). Het archiefbeherend onderdeel bewaart de Verklaring van Overdracht in het archief.

2

De archiefbeheerder draagt er zorg voor dat bij het overdragen van archiefbescheiden een voorziening wordt getroffen betreffende de bestemming en het beheer van de archiefbescheiden met inachtneming van het Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie.

1

Het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel en de archiefbeheerder kunnen besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Indien de vervreemding niet plaatsvindt ter uitvoering van een in enige wet neergelegd voorschrift, is voor de vervreemding een machtiging vereist van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

2

Indien archiefbescheiden ten gevolge van de vervreemding niet bij een archiefbewaarplaats komen te berusten, betrekt het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding deskundigen op het gebied van organisatie en de taken van het overheidsorgaan dat het betreft, een deskundige op het gebied van archiefbeheer van dit overheidsorgaan en de algemene rijksarchivaris of een door hem gemandateerd ambtenaar.

3

Van vervreemding van archiefbescheiden uit een ‘dynamisch’ archief laat het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel volgens een model een verklaring opmaken die hij tevens ondertekent. De archiefbeheerder bewaart de verklaring blijvend in het archief.

4

Van vervreemding van archiefbescheiden uit het ‘afgesloten’ archief laat de archiefbeheerder volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie van de vervreemde archiefbescheiden bevat. De archiefbeheerder ondertekent de verklaring van vervreemding. Indien het verantwoordelijke diensthoofd tevens archiefbeheerder is, dan ondertekent onder diens verantwoordelijkheid de coördinator van het archiefbeherend onderdeel de verklaring. De archiefbeheerder bewaart de verklaring blijvend in het archief.

5

De archiefbeheerder laat in het bestandsoverzicht registreren op welke datum en aan welke organisatie hij archiefbescheiden heeft vervreemd.

1

Archiefbescheiden zijn voor iedere medewerker van het ministerie in te zien, tenzij er beperkende voorschriften van toepassing zijn. Gerubriceerde archiefbescheiden zijn alleen in te zien met toestemming van de directeur van het betreffende archiefvormend onderdeel.

2

Het archiefbeherend onderdeel houdt een uitleenadministratie bij van de uitgeleende papieren dossiers in een dossierbeheersysteem.

3

Het archiefbeherend onderdeel ziet toe op de tijdige terug bezorging van uitgeleende papieren dossiers.

1

Het archiefbeherend onderdeel zorgt ervoor dat (afgesloten) archiefbestanddelen worden bewaard in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten.

2

Het archiefbeherend onderdeel zorgt ervoor dat in geval van een calamiteit zodanige maatregelen zijn en worden getroffen, dat de archiefbescheiden die zich in de archiefruimten bevinden, zo min mogelijk gevaar lopen. Hiertoe stelt het archiefbeherend onderdeel een calamiteitenplan op.

3

Het archiefbeherend onderdeel zorgt ervoor dat archiefruimten waarin te bewaren archiefbescheiden worden bewaard, voldoen aan de normen die zijn opgenomen in de Regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen(Archiefregeling 2009).

4

Van de in archiefruimten opgeslagen bestanden wordt door het archiefbeherend onderdeel een bestandsadministratie bijgehouden.

5

Archiefruimten dienen ten minste een keer per jaar te worden gecontroleerd op de normen die zijn opgenomen in hierboven aangehaalde Archiefregeling 2009. Het archiefbeherend onderdeel rapporteert hierover aan de archiefbeheerder.

1

Bij een organisatiewijziging treft de secretaris-generaal een voorziening omtrent het archiefbeheer.

2

Bij de instelling van tijdelijke overheidsorganen neemt het ministerie in de instellingsregeling een archiefparagraaf op, die ten minste bepalingen bevat inzake het beheer van de archiefbescheiden en de bewaring van de archiefbescheiden na opheffing van het tijdelijk overheidsorgaan.

3

De overdracht of vervreemding van archiefbescheiden in het kader van een organisatiewijziging binnen de rijksoverheid, vindt plaats overeenkomstig het Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie.

1

Bij reorganisatie zorgt de archiefbeheerder voor het afsluiten van het archief van het betreffende archiefvormend onderdeel. Het nieuwe organisatieonderdeel begint met een nieuw archief.

2

Bij reorganisatie draagt het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel zorg voor de overdracht van de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van de reorganisatie niet zijn afgedaan aan het organisatieonderdeel of het orgaan dat voortaan verantwoordelijk is voor de afdoening van deze zaken, hetzij een organisatieonderdeel binnen het ministerie, hetzij een extern overheidsorgaan.

3

Als een overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in het tweede lid binnen het ministerie plaatsvindt, laat het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel een verklaring van overdracht opmaken.

4

Indien een overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in het tweede lid aan een overheidsorgaan buiten het ministerie plaatsvindt, laat het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel een verklaring van vervreemding opmaken. Hierbij wordt de in artikel 18 beschreven procedure gevolgd.

5

In geval van reorganisatie draagt het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel zorg voor de overdracht aan de archiefbeheerder van de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van de reorganisatie reeds zijn afgesloten en niet meer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taken.

1

In geval van opheffing van een archiefvormend onderdeel, waarbij geen overdracht van taken plaatsvindt, draagt het verantwoordelijke diensthoofd van het betreffende organisatieonderdeel zorg voor de overdracht van de archiefbescheiden aan de archiefbeheerder.

2

In geval van opheffing van een archiefvormend onderdeel, waarbij een ander archiefvormend onderdeel van het ministerie de taken overneemt van het op te heffen organisatieonderdeel, draagt het diensthoofd van het op te heffen organisatieonderdeel zorg voor de overdracht, in goede geordende en toegankelijke staat van alle archiefbescheiden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taken, aan het nieuwe orgaan.

3

In geval van opheffing van een archiefvormend onderdeel, waarbij een ander overheidsorgaan dan het ministerie de taken overneemt van het op te heffen organisatieonderdeel, draagt het verantwoordelijke diensthoofd zorg voor de vervreemding van alle archiefbescheiden betreffende de zaken die op het moment van de opheffing nog niet afgedaan zijn, aan het overheidsorgaan dat deze zaken voortaan zal afdoen. Overige archiefbescheiden draagt hij over aan de archiefbeheerder.

1

Bij privatisering sluit het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel het archief van zijn directie af. De private rechtspersoon begint met een nieuw archief.

2

Het verantwoordelijke diensthoofd draagt zorg voor de terbeschikkingstelling voor een periode van maximaal twintig jaar van de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering niet zijn afgedaan, aan de private rechtspersoon die deze zaken voortaan zal afdoen.

3

De archiefbeheerder draagt zorg voor de terbeschikkingstelling voor een periode van maximaal twintig jaar aan de betreffende private rechtspersoon van de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering reeds zijn afgedaan.

4

Een regeling die bestuurlijke bevoegdheden van een organisatieonderdeel van het ministerie geheel of gedeeltelijk aan een private rechtspersoon overdraagt, bepaalt tevens voor welk tijdvak van ten hoogste twintig jaar het ministerie de archiefbescheiden, bedoeld in het tweede en derde lid, ter beschikking stelt.

5

Van de terbeschikkingstelling als bedoeld in het tweede en derde lid laat de archiefbeheerder volgens een model een verklaring opmaken, die ten minste een bepaling omtrent het beheer en een specificatie van de betreffende archiefbescheiden en van de periode van de terbeschikkingstelling behelst. De archiefbeheerder ondertekent de verklaring van terbeschikkingstelling. Indien de directeur bedrijfsvoering de archiefbeheerder is, ondertekent onder diens verantwoordelijkheid de coördinator van het archiefbeherend onderdeel de verklaring van terbeschikkingstelling. De archiefbeheerder bewaart de verklaring blijvend in zijn archief.

6

De archiefbeheerder laat in het bestandsoverzicht registreren op welke datum en aan welke private rechtspersoon de archiefbescheiden ter beschikking zijn gesteld.

1

De archiefbeheerder is belast met het dagelijks toezicht op de uitvoering van de werkzaamheden met betrekking tot het archiefbeheer en de naleving van de regels op het gebied van documentaire informatievoorziening.

2

De archiefbeheerder laat kwaliteitsmetingen uitvoeren om de kwaliteit van het archiefbeheer te waarborgen, waarbij de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (BIHR) als standaard meetinstrument dient.

3

De archiefbeheerder en het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel verlenen medewerking aan de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed bij het uitvoeren van kwaliteitsonderzoek en kwaliteitscontroles op het archiefbeheer.

4

De CIO is belast met het toezicht op de implementatie en naleving van Rijksbrede en interne kaders rondom informatiehuishouding.

1

Het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst 2007(VIR 2007), het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst – Bijzondere Informatie 2013(VIR-BI 2013) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid(BIO)vormen de kaders voor de beveiliging van het informatiebeheer. Deze kaders gelden ook wanneer sprake is van (digitaal) kopiëren of anderszins reproduceren van bijzondere informatie.

2

Conform het VIR en VIRBI draagt het lijnmanagement zorg voor een adequate informatiebeveiliging, geadviseerd en bijgestaan door de CISO. Dit behelst het waarborgen van de betrouwbaarheid van de beheerde informatie. Informatiebeveiliging omvat mede de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

3

De door de secretaris-generaal aangewezen functionaris die de rubricering van een document aanbrengt, is tevens bevoegd de rubricering te herzien of te beëindigen (derubriceren).

4

Alleen geautoriseerde personen kunnen (gerubriceerde) documenten openen, registreren, behandelen, aanmaken, wijzigen, verzenden en archiveren, raadplegen en/of vernietigen. De medewerkers van het archiefbeherend onderdeel zijn namens de secretaris-generaal gemachtigd voor toegang tot archiefbestanddelen en voor beheersactiviteiten. Voor staatsgeheim gerubriceerde archiefbescheiden geldt, dat toegang alleen verleend wordt aan medewerkers die een verklaring van geen bezwaar (VGB) op A-niveau van de AIVD hebben ontvangen. Voor alle vormen van toegang geldt dat deze worden afgegeven op basis van het ‘need to know’ principe.

5

Het verantwoordelijk diensthoofd van het archiefvormend onderdeel ziet er op toe, dat voor de bescherming van de in archiefbescheiden opgenomen persoonsgegevens alleen die gegevens zijn opgenomen met een gerechtvaardigd doel. Dat doel moet welbepaald zijn en vooraf uitdrukkelijk zijn omschreven. Het verantwoordelijk diensthoofd ziet er op toe dat het beveiligingsniveau t.a.v. deze gegevens conform de eisen die de Algemene Verordening Gegevens-bescherming (AVG) daaraan stelt is geïmplementeerd.

6

Op het informatiebeheer binnen het ministerie is het informatiebeveiligingsbeleid van toepassing. Het informatiebeveiligingsbeleid is door de secretaris-generaal vastgesteld. De archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het treffen van passende beveiligingsmaatregelen voor hun (bijzondere) informatie.

7

Er is sprake van een informatiebeveiligingsincident als een gebeurtenis de betrouwbaarheid van beheerde archiefbescheiden ernstig in gevaar brengt of heeft gebracht.

8

Als een medewerker een informatiebeveiligingsincident constateert dat de belangen van personen, de eigen organisatie of andere organisaties schaadt of heeft geschaad, stelt hij hiervan direct zijn leidinggevende op de hoogte en meldt dit volgens de voorgeschreven incidentenmeldingsprocedure. In geval van gerubriceerde informatie wordt dit meteen aan de CISO gemeld.

9

Als een noodsituatie dit vereist zorgt de archiefbeheerder met het archiefbeherend onderdeel, in samenspraak met de secretaris-generaal, voor de onmiddellijke en vervolgens periodieke overbrenging van archiefbescheiden naar veilige locaties. De archiefbeheerder stelt de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte.

10

De secretaris-generaal kan overgaan tot noodvernietiging van bijzondere informatie in uitzonderlijke noodsituaties, die zijn omschreven in het informatiebeveiligingsbeleid. De archiefbeheerder meldt iedere noodvernietiging van archiefbescheiden aan de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.