Besluit van het Presidium van de Tweede Kamer der Staten-Generaal van 23 september 2020 tot vaststelling van regels voor het archief- en informatiebeheer van de Tweede Kamer der Staten-Generaal (Regeling Archief- en Informatiebeheer TK 2020)

1

Deze regeling is van toepassing op alle informatieobjecten die de Tweede Kamer creëert of ontvangt bij het uitvoeren van haar processen.

2

Deze regeling maakt integraal onderdeel uit van het Informatiebeleid van de Tweede Kamer.

3

Deze regeling is niet van toepassing op de fracties.

1

De Griffier is, namens de Tweede Kamer, op grond van artikel 14, tweede lid van het Reglement van Orde belast met het beheer van de archieven van de Tweede Kamer.

2

De Griffier heeft mandaat verleend aan het hoofd van de Dienst Informatie en Archief tot het uitoefenen van zijn bevoegdheden op het gebied van archiefbeheer.

1

Het hoofd van de Dienst Informatie en Archief is door de Griffier gemandateerd tot het uitoefenen van zijn bevoegdheden op het gebied van archiefbeheer.

2

Het hoofd van de Dienst Informatie en Archief heeft bevoegdheden op het gebied van archiefbeheer door gemandateerd aan de archivaris.

1

De archivaris is kaderstellend, toezichthoudend en adviserend over de inrichting en uitvoering van het integrale archiefbeheer van de Tweede Kamer, waaronder het:

• a)

  formuleren en actualiseren van het integrale archiefbeleid voor de Tweede Kamer;

• b)

  houden van intern toezicht op het archiefbeheer door middel van een kwaliteitssysteem;

• c)

  adviseren over het archiefbeleid en de inrichting van het archiefbeheer;

• d)

  adviseren over verzoeken tot inzage in archieven en de openbaarheid van over te brengen archieven.

2

De archivaris is verantwoordelijk voor de uitvoering van het fysieke en digitale archiefbeheer conform deze regeling, interne procedures en relevante wet- en regelgeving.

1

De archiefbeheerder zorgt voor:

• a)

  de inrichting en de uitvoering van het archiefbeheer van de Tweede Kamer conform deze regeling, interne procedures en relevante wet- en regelgeving;

• b)

  het opstellen, onderhouden en implementeren van archiefinstrumenten;

• c)

  het adviseren en ondersteunen van de medewerkers van de Tweede Kamer bij de inrichting, de vorming, het beheer en de digitalisering van archieven;

• d)

  voldoende en geschikte archiefruimte, een digitaal archiefsysteem en is verantwoordelijk voor deze voorzieningen.

1

Het hoofd van een archiefvormend organisatieonderdeel draagt zorg voor de informatieobjecten die voortkomen uit de processen waar hij voor verantwoordelijk is, conform deze regeling, interne procedures en relevante wet- en regelgeving. Hieronder worden mede begrepen informatieobjecten die opgeslagen zijn in legacysystemen of die voortkomen uit processen die zijn uitbesteed.

2

De archiefvormende organisatieonderdelen dragen periodiek of na afronding van een taak, onderzoek, project of programma de informatieobjecten over aan de archiefbeheerder die de informatieobjecten opneemt in een digitaal archiefsysteem of in de archiefruimte.

3

Indien een archiefvormend organisatieonderdeel de informatieobjecten zelf blijft beheren in een eigen informatiesysteem en niet overdraagt aan de archiefbeheerder, dan is het hoofd van het archiefvormend organisatieonderdeel zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van artikel 16, leden 2, 4, 6 en 7, artikel 12, lid 9 en artikel 20, lid 2 van deze regeling, conform interne procedures en in overeenstemming met wet- en regelgeving.

4

De hoofden van de archiefvormende organisatieonderdelen blijven verantwoordelijk voor hun informatieobjecten, totdat de informatieobjecten conform selectielijst zijn vernietigd of zijn overgebracht naar het Nationaal Archief.

1

De verantwoordelijkheid voor het identificeren en registreren van informatieobjecten berust bij het archiefvormend organisatieonderdeel. Informatieobjecten dienen direct na ontvangst, creatie of verzending te worden geregistreerd en voorzien van metagegevens, gekoppeld aan de bijbehorende informatieobjecten en opgeslagen in het informatiesysteem of het analoge dossier behorende bij het proces.

2

Bij het opslaan in een dossier krijgen nieuwe informatieobjecten de vereiste metagegevens toegekend, overeenkomstig het metagegevensschema gebruikt voor het informatiesysteem. De metagegevens zijn zowel voorgeschreven op documentniveau als op dossierniveau.

3

De in het eerste en tweede lid vermelde metagegevens zijn conform het vastgestelde metagegevensschema, dat is gebaseerd op de metadatastandaard ‘Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (Nationaal Archief).

1

De archiefbeheerder stelt een ordeningsstructuur op in overleg met het archiefvormend organisatieonderdeel, waarmee de toegankelijkheid van de informatieobjecten wordt geborgd.

2

De informatieobjecten zijn binnen een redelijke termijn terug te vinden, leesbaar en kunnen weergegeven worden in voor een mens waarneembare vorm.

3

De informatieobjecten zijn en blijven in goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de in de selectielijsten bepaalde bewaartermijnen.

4

Digitale informatieobjecten zijn beschikbaar en raadpleegbaar in informatiesystemen op basis van autorisatieprofielen, die vastgelegd worden door het archiefvormend organisatieonderdeel.

5

De archiefbeheerder draagt zorg voor het uitlenen van analoge informatieobjecten uit de archiefruimte met in achtneming van de autorisaties.

6

Een archiefvormend organisatieonderdeel beoordeelt de verzoeken van derden om inzage en/of hergebruik van informatieobjecten van dat organisatieonderdeel.

7

Indien raadpleging en/of hergebruik van het informatieobject door derden wordt goedgekeurd, dan kan het betreffende informatieobject digitaal of door middel van een kopie van het analoge informatieobject worden verstrekt. Ook kan op locatie inzage worden gegeven. Het archiefvormend organisatieonderdeel en de archivaris kunnen voorwaarden stellen aan de inzage of het hergebruik, bijvoorbeeld met het oog op de bescherming van persoonsgegevens.

8

De archiefbeheerder verleent inzage in een archief van een tijdelijke commissie in beheer bij de archiefbeheerder met in achtneming van de beperkingen die de tijdelijke commissie gesteld heeft aan de openbaarheid.

9

De archiefbeheerder verleent inzage in het archief van een enquêtecommissie in beheer bij de archiefbeheerder met inachtneming van de beperkingen die de enquêtecommissie heeft gesteld aan de openbaarheid conform artikel 40 van de Wet op de parlementaire enquête 2008. Ingeval een verzoeker een bijzonder belang bij kennisneming heeft, wordt het inzageverzoek doorgeleid naar de Tweede Kamer conform artikel 39, tweede lid, van de Wet op de parlementaire enquête 2008.

1

Informatieobjecten worden tot het tijdstip van vernietiging dan wel het tijdstip van overbrenging naar het Nationaal Archief in goede materiële en toegankelijke staat gehouden.

2

De archiefbeheerder zorgt ervoor dat archiefruimten waarin de informatieobjecten worden bewaard voldoen aan de normen die zijn opgenomen in de Archiefregeling.

3

De archiefvormende organisatieonderdelen maken voor de opslag en verwerking van hun informatieobjecten gebruik van het centrale documentmanagementsysteem, behalve als archiefvormende organisatieonderdelen een specifieke applicatie gebruiken voor de uitvoering van een proces.

4

De archiefbeheerder maakt voor het beheer van afgehandelde informatieobjecten gebruik van een speciaal daarvoor bestemd digitaal archiefsysteem die voldoet aan de voorschriften in de Archiefregeling. Daarnaast kunnen andere informatiesystemen aangewezen worden als digitaal archiefsysteem indien deze systemen het beheer van de informatieobjecten conform deze regeling en wet- en regelgeving kunnen uitvoeren (archiving by design).

5

De archiefbeheerder draagt zorg voor het beheer van de informatieobjecten onder zijn beheer, om de blijvende toegankelijkheid en leesbaarheid te borgen, met inachtneming van de authenticiteit en betrouwbaarheid van de informatieobjecten.

6

Als bij wijziging, vervanging of in onbruik raken van apparatuur of programmatuur, conversie, migratie of emulatie wordt toegepast op de informatieobjecten, dan moet voldaan worden aan de gestelde eisen uit de Archiefregeling.

7

Het archiefvormend organisatieonderdeel maakt van de conversie, migratie of emulatie een verklaring op. Deze verklaring bevat in ieder geval:

• a)

  een specificatie van de informatieobjecten waarop conversie, migratie of emulatie is toegepast;

• b)

  een specificatie van de manier waarop getoetst is of de conversie, migratie of emulatie is toegepast overeenkomstig de eisen van de Archiefregeling en het resultaat van deze toets.

8

De verklaring van conversie, migratie of emulatie wordt ondertekend door het hoofd van het archiefvormend organisatieonderdeel.

9

Indien bij wijziging, vervanging of in onbruik raken van apparatuur of programmatuur, de informatieobjecten niet worden gemigreerd naar een nieuwe applicatie, dan is het archiefvormend organisatieonderdeel er verantwoordelijk voor dat de informatieobjecten in goede en geordende staat worden overgedragen aan de archiefbeheerder.

1

De archiefvormende organisatieonderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat informatieobjecten bij uitwisseling van informatie, opgeslagen worden in een duurzaam, te valideren en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard die is opgenomen op de lijst open standaarden van het Forum Standaardisatie.

2

Als aan het eerste lid redelijkerwijs niet kan worden voldaan, overlegt de archiefbeheerder op het moment van overbrenging met het Nationaal Archief over een alternatief bestandsformaat.

1

De archiefvormende organisatieonderdelen dragen afgehandelde informatieobjecten uit een proces periodiek over aan de archiefbeheerder.

2

Tijdelijke archiefvormende organisatieonderdelen (tijdelijke commissies, enquêtecommissies, projectgroepen, programma’s etc) dragen na opheffing of décharge van dat organisatieonderdeel alle informatieobjecten over aan de archiefbeheerder.

3

Voordat de informatieobjecten worden overgedragen maken het archiefvormend organisatieonderdeel en de archiefbeheerder afspraken over de toegankelijkheid, de ordening en de staat van de informatieobjecten en informatiedragers, indien er met deze aspecten geen rekening is gehouden.

4

De archiefvormende organisatieonderdelen zijn verantwoordelijk voor de toekenning alsmede de opheffing van de vertrouwelijkheid van informatieobjecten. Op het moment van overdracht aan de archiefbeheerder moeten ten aanzien van vertrouwelijke informatieobjecten de metagegevens vermelden wie er recht hebben op inzage en wanneer de vertrouwelijkheid kan vervallen. Bij analoge informatieobjecten levert het archiefvormende organisatieonderdeel een lijst aan van de vertrouwelijke stukken die het archief bevat. De archivaris adviseert het archiefvormend organisatieonderdeel hierover.

5

Een tijdelijke commissie levert bij overdracht van het archief van de commissie aan de archiefbeheerder een lijst aan van informatieobjecten in het archief die vertrouwelijk zijn. Op de lijst wordt tevens aangegeven welke functionarissen geautoriseerd zijn om welke vertrouwelijke informatieobjecten in te mogen zien en wat de duur van de vertrouwelijkheid is. De vertrouwelijkheid wordt uiterlijk op het moment van overbrenging van het archief van de commissie naar het Nationaal Archief opgeheven.

6

De archiefbeheerder kan de informatieobjecten tot uiterlijk het verstrijken van de overbrengingstermijn opslaan bij een externe partij. Met deze partij worden afspraken gemaakt over het beheer en de toegankelijkheid van de informatieobjecten.

7

De archiefbeheerder is ervoor verantwoordelijk dat de overgedragen informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat blijven tot het moment van vernietiging of overbrenging naar het Nationaal Archief.

1

De archivaris is verantwoordelijk voor het opstellen, actualiseren en implementeren van selectielijsten. Een selectielijst bevat een beschrijving van de organisatie, de bedrijfsprocessen, de informatieobjecten en de daarbij behorende bewaar- en vernietigingstermijnen.

2

Een selectielijst wordt in overleg met de archiefvormende organisatieonderdelen en de functionaris gegevensbescherming opgesteld overeenkomstig relevante wet- en regelgeving.

3

Gebeurtenissen worden als hotspot voor de Tweede Kamer aangewezen door de Griffier. De Griffier brengt de lijst met hotspots ter vaststelling in op het Strategisch Informatie Overleg. De archivaris is verantwoordelijk voor het opstellen en implementeren van de hotspotlijst.

1

Vernietiging van informatieobjecten, inclusief bijbehorende metagegevens, vindt slechts plaats:

• a)

  na het verstrijken van de in de selectielijst vastgestelde bewaartermijn, bedoeld in artikel 15;

• b)

  nadat ze zijn gedigitaliseerd en vervangen overeenkomstig artikel 18, of;

• c)

  onder buitengewone omstandigheden als bedoeld in artikel 9, lid 2 van de Archiefwet, in opdracht van de Griffier.

2

Voorafgaand aan de daadwerkelijke vernietiging stelt de archiefbeheerder een vernietigingslijst op en legt de vernietigingslijst ter controle aan het archiefvormend organisatieonderdeel en de archivaris voor. Het archiefvormend organisatieonderdeel kan informatieobjecten met onderbouwing (tijdelijk) uitzonderen van vernietiging.

3

Na controle van de vernietigingslijst accorderen het hoofd van het archiefvormend organisatieonderdeel en de archivaris de vernietigingslijst en geven daarmee toestemming tot vernietiging van de op de vernietigingslijst staande informatieobjecten.

4

Vernietiging van de informatieobjecten vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de archiefbeheerder.

5

De vernietiging van informatieobjecten vindt zodanig plaats dat de informatie op de dragers op geen enkele wijze te reconstrueren is.

6

De archiefbeheerder stelt een verklaring van vernietiging op van de vernietigde informatieobjecten. De verklaring bevat een specificatie van de vernietigde informatieobjecten, de vernietigingsgrondslag, de omvang, de wijze en de datum van vernietiging. De archiefbeheerder bewaart de verklaring van vernietiging.

7

De vernietiging van digitale informatieobjecten wordt gelogd in het archiefsysteem, waarin het was opgeslagen of wordt anderszins traceerbaar gearchiveerd.

1

De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor de overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende informatieobjecten naar het Nationaal Archief. De selectielijst, bedoeld in artikel 15, is in dit proces leidend. Overbrenging vindt plaats conform de termijn genoemd in de Archiefwet. De informatieobjecten worden in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht.

2

De archiefbeheerder stelt een begeleidend document op, waarin vermeld is op welke wijze de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van de overgedragen informatieobjecten zijn geregeld.

3

Als permanent te bewaren informatieobjecten zijn afgehandeld en niet meer frequent geraadpleegd worden, kunnen deze in overleg met het Nationaal Archief eerder worden overgebracht dan de in het eerste lid genoemde termijn.

4

Als afgehandelde permanent te bewaren informatieobjecten na het verlopen van de overbrengingstermijn nog frequent geraadpleegd worden, kan overbrenging naar het Nationaal Archief worden uitgesteld na verkrijging van een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

5

De Griffier kan bij de overbrenging van informatieobjecten beperkingen stellen aan de openbaarheid van over te brengen informatieobjecten. De archivaris stelt daartoe een besluit beperking openbaarheid op in samenspraak met het archiefvormend organisatieonderdeel en – indien van toepassing – de functionaris gegevensbescherming. De archivaris wint advies in bij het Nationaal Archief over het besluit beperking openbaarheid. Het besluit beperking openbaarheid wordt daarna ondertekend door de Griffier en gepubliceerd in de Staatscourant.

6

De archivaris stelt een verklaring van overbrenging op, dat ondertekend wordt door de Griffier en de directeur van het Nationaal Archief. In de verklaring is opgenomen:

• a.

  een specificatie van de over te brengen informatieobjecten;

• b.

  de wijze waarop duurzaamheid, de ordening en de toegankelijkheid van de over te brengen informatieobjecten is gewaarborgd;

• c.

  een specificatie van de over te brengen toepassingsprogrammatuur en de bijbehorende documenten om de programmatuur te beheren (indien van toepassing);

• d.

  het besluit beperking openbaarheid (indien van toepassing).

7

Indien op het tijdstip van overbrenging de over te brengen informatieobjecten zijn versleuteld door middel van encryptietechniek, verstrekt de archiefbeheerder de bijbehorende decryptiesleutel aan de beheerder van de archiefbewaarplaats.

8

Gebruikmaking van compressietechniek is alleen toegestaan, als het eventuele verlies aan informatie geen bedreiging vormt voor het voldoen aan de eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van digitale informatieobjecten.

1

Voor het vervangen van informatieobjecten neemt de Griffier een besluit tot vervanging. Vereist is dat de reproductie een juiste en volledige weergave is van de originele informatieobjecten. De vernietiging van de vervangen originelen is onderdeel van het vervangingsproces.

2

Een besluit tot vervanging wordt gepubliceerd in de Staatscourant. Een handboek vervanging is als bijlage bij het vervangingsbesluit gevoegd.

3

De archivaris stelt van de vervanging van de informatieobjecten een verklaring van vervanging op die ten minste een specificatie van de vervangen informatieobjecten bevat en aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied.

1

Bij een organisatieverandering wordt door het archiefvormend organisatieonderdeel en de archiefbeheerder een voorziening getroffen voor de bestemming en het beheer van de informatieobjecten.

2

Indien een voorziening bestaat uit het uitlenen van informatieobjecten, dan wordt door de archivaris een verklaring van terbeschikkingstelling opgemaakt en ondertekend door het hoofd van het archiefvormend organisatieonderdeel.

1

Er vindt afstemming plaats tussen de archivaris en andere verantwoordelijken op het gebied van de bescherming en beveiliging van informatieobjecten over zaken die elkaar raken of overlappen.

2

De archiefbeheerder zorgt ervoor dat informatieobjecten worden bewaard in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten. Alleen met toestemming van de archiefbeheerder hebben derden toegang tot de archiefruimten.

3

De archiefbeheerder zorgt ervoor dat in geval van een calamiteit zodanige maatregelen zijn en worden getroffen, dat de informatieobjecten die zich in de archiefruimten bevinden, zo min mogelijk gevaar lopen. Hiertoe stelt de archiefbeheerder een calamiteitenplan op.

1

De archivaris houdt intern toezicht op het naleven van de wet- en regelgeving op het gebied van archief- en informatiebeheer, waaronder de Archiefwet. Om dit te kunnen doen, kan de archivaris:

• a)

  zelfstandig informatie verzamelen over informatie- en (mogelijke) archiefbestanden binnen de Tweede Kamer;

• b)

  deze bestanden analyseren en beoordelen of ze voldoen aan deze regeling en interne procedures;

• c)

  informatie, adviezen en aanwijzingen en/of aanbevelingen geven aan de hoofden van de archiefvormende organisatieonderdelen en/of in voorkomende situaties rechtstreeks escaleren aan het Management Team.

2

De archivaris zorgt ervoor dat het beheer van de informatieobjecten voldoet aan toetsbare eisen van een kwaliteitssysteem. Dit houdt in:

• a)

  het vaststellen van een toetsbaar en actueel normenkader;

• b)

  inbedding van het normenkader in een kwaliteitssysteem;

• c)

  de inrichting en implementatie van het kwaliteitssysteem bij zowel de archiefvormende organisatieonderdelen als bij de archiefbeheerder.

3

De archivaris voert periodiek toezicht uit op basis van het kwaliteitssysteem en rapporteert over de uitkomsten hiervan aan de Griffier.

4

De archivaris begeleidt de archiefinspecties van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.