Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Minister voor Primair en Voortgezet Onderwijs, van 4 juli 2022, nr. VO/28164592, houdende regels omtrent informatievoorziening in het primair en voortgezet onderwijs en beroepsonderwijs in Bonaire, Sint Eustatius en Saba (Regeling informatievoorziening PO/VO/MBO BES)
Regeling informatievoorziening PO/VO/MBO BES
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Minister voor Primair en Voortgezet Onderwijs,
voortgezet onderwijs: voortgezet onderwijs als bedoeld in de Wet voortgezet onderwijs 2020, aan een school in het openbaar lichaam Bonaire, Saba of Sint Eustatius.
Artikel
2
Verstrekking gegevens primair onderwijs in de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba
1
Het bevoegd gezag van een school voor primair onderwijs verstrekt jaarlijks aan de minister de volgende gegevens op de teldata 1 februari en 1 oktober van elk kalenderjaar:
a.
NAW-gegevens en BRIN-nummer van de betreffende school;
b.
achternaam en voorletters van de contactpersoon;
c.
correspondentieadres;
d.
telefoonnummer van de contactpersoon;
e.
e-mailadres van de contactpersoon;
f.
aantal leerlingen, onderscheiden naar geslacht en leeftijdscategorieën van 4 tot en met 14 jaar;
g.
totaal aantal leerlingen per leeftijdscategorie;
h.
totaal aantal jongens en totaal aantal meisjes; en
i.
totaal aantal leerlingen per BRIN-nummer.
2
De gegevens, bedoeld in het eerste lid, worden verstrekt middels het formulier dat daartoe door DUO beschikbaar wordt gesteld.
3
De formulieren, bedoeld in het tweede lid, moeten uiterlijk op 15 februari en 15 oktober van het kalenderjaar door DUO zijn ontvangen.
Artikel
3
Verstrekking gegevens voortgezet onderwijs en beroepsonderwijs in het openbaar lichaam Bonaire
1
Het bevoegd gezag van een school voor voortgezet onderwijs in het openbaar lichaam Bonaire verstrekt jaarlijks aan de minister de volgende gegevens op de teldatum 1 oktober van elk kalenderjaar:
a.
NAW-gegevens en BRIN-nummer van de betreffende school;
b.
achternaam en voorletters van de contactpersoon;
c.
correspondentieadres;
d.
telefoonnummer van de contactpersoon;
e.
e-mailadres van de contactpersoon;
f.
aantal leerlingen, onderverdeeld naar geslacht, schoolsoort, leerweg en leerjaar;
Het bevoegd gezag van een instelling voor beroepsonderwijs in het openbaar lichaam Bonaire verstrekt jaarlijks aan de minister de volgende gegevens op de teldatum 1 oktober van elk kalenderjaar:
a.
NAW-gegevens en BRIN-nummer van de betreffende instelling;
b.
achternaam en voorletters van de contactpersoon;
c.
correspondentieadres;
d.
telefoonnummer van de contactpersoon;
e.
e-mailadres van de contactpersoon;
f.
aantal studenten per erkende beroepsopleiding, onderverdeeld naar niveau en indien van toepassing onderverdeeld naar studenten in de beroepsopleidende leerweg en in de beroepsbegeleidende leerweg; en
De gegevens, bedoeld in het eerste en tweede lid, worden verstrekt middels een formulier dat daartoe door DUO beschikbaar wordt gesteld.
4
Het formulier, bedoeld in het derde lid, moet uiterlijk op 15 oktober van het betreffende kalenderjaar door DUO zijn ontvangen.
Artikel
4
Verstrekking gegevens voortgezet onderwijs in de openbare lichamen Saba en Sint Eustatius
1
Het bevoegd gezag van een school voor voortgezet onderwijs in het openbaar lichaam Saba of Sint Eustatius verstrekt jaarlijks aan de minister de volgende gegevens op de teldatum 1 oktober van elk kalenderjaar:
a.
NAW-gegevens en BRIN-nummer van de betreffende school;
b.
achternaam en voorletters van de contactpersoon;
c.
correspondentieadres;
d.
telefoonnummer van de contactpersoon;
e.
e-mailadres van de contactpersoon;
f.
aantal leerlingen, onderverdeeld naar geslacht, CVQ, CSEC, CAPE en leerjaar;
g.
de elementcodes, bedoeld in artikel 2 van de Regeling codetabellen school- en studiejaar 2022–2023;
h.
leerjaren 1 tot en met 6 en hoger dan 6; en
i.
onderverdeling van het aantal leerlingen over de CVQ1- en CVQ2-opleiding.
2
De gegevens, bedoeld in het eerste lid, worden verstrekt middels een formulier dat daartoe door DUO beschikbaar wordt gesteld.
3
Het formulier moet uiterlijk op 15 oktober van het betreffende kalenderjaar door DUO zijn ontvangen.
Artikel
5
Verstrekking organisatiegegevens
1
Het bevoegd gezag van een school voor primair onderwijs of van een school voor voortgezet onderwijs ten aanzien waarvan de minister heeft medegedeeld dat de bekostiging een aanvang kan nemen, zendt uiterlijk drie maanden voor de datum van ingang van de bekostiging de organisatiegegevens van de school aan de minister op basis van een formulier waarvan een model als bijlage 1 bij deze regeling is opgenomen. Het formulier gaat vergezeld van een kopie van de akte van oprichting, ondertekend door een notaris.
2
Het bevoegd gezag van een school voor primair onderwijs of van een school voor voortgezet onderwijs zendt wijzigingen in de organisatiegegevens van de school binnen vier weken na de mutatiedatum aan de minister.
Artikel
6
Verstrekking personele gegevens
1
Het bevoegd gezag levert de personele gegevens, genoemd in bijlage 2, overeenkomstig de beschrijving en op de wijze als vermeld in die bijlage, aan de minister.
2
Het bevoegd gezag dat na overleg met de minister, door de minister niet in staat wordt geacht de gegevens op de in bijlage 2 genoemde wijze te leveren, levert de gegevens op de wijze die door de minister wordt vastgesteld na overleg met het bevoegd gezag.
Artikel
7
Tijdstip van levering personele gegevens
Het bevoegd gezag levert uiterlijk op 15 maart van ieder jaar de personele gegevens, bedoeld in artikel 6, over het daaraan voorafgaande jaar.
Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 augustus 2022.
Artikel
10
Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling informatievoorziening PO/VO/MBO BES.
Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,R.H.Dijkgraaf
De Minister voor Primair en Voortgezet Onderwijs,A.D.Wiersma
Bijlage
1
behorende bij artikel 5, eerste lid, van de Regeling informatievoorziening PO/VO/MBO BES
Organisatiegegevens primair onderwijs, voortgezet onderwijs en beroepsonderwijs
Dit formulier
Gebruik dit formulier voor het opgeven van de organisatiegegevens van uw school.
Opsturen
Voor het opsturen van dit formulier kunt u gebruikmaken van onderstaand e-mailadres.
caribisch.nederland@duo.nl
Aan te leveren gegevens bevoegd gezag primair en voortgezet onderwijs
Naam lang (gelijk aan de statutaire naam in de oprichtingsakte)
Naam kort
Correspondentie adres
Vestigingsadres
Telefoonnummer
Faxnummer
Internetadres
E-mailadres
Naam Bank
Adres Bank
Bankrekeningnummer
Handtekening voorzitter
Handtekening penningmeester
Aan te leveren gegevens van de school
Naam lang
Naam kort
Richting/denominatie
Adres/vestiging
Adres/correspondentie
Telefoonnummer
Faxnummer
Internetadres
E-mailadres
Bijlage
2
behorende bij artikel 6 van de Regeling informatievoorziening PO/VO/MBO BES
Gegevenswoordenboek personele gegevens
1
Algemeen
Gegevens over personeel worden verzameld op het niveau van arbeidsrelaties. Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector onderwijs – is het van belang dat ontwikkelingen kunnen worden gevolgd. De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd.
2
Elektronische aanlevering van gegevens
Het bevoegd gezag is verplicht voor alle onder het gezag staande bekostigde scholen en instellingen de in dit gegevenswoordenboek opgenomen personele gegevens elektronisch aan te leveren. In deze bijlage wordt de functionele uitwerking gegeven van de gegevensleveringen. De technische uitwerking is opgenomen in de documentatie op de site van DUO, vindbaar via de volgende link: https://duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/personeel/levering-personeelsgegevens.jsp
3
De gegevens
De personele gegevens hebben betrekking op:
•
−de persoon;
•
−de arbeidsrelatie;
•
−de functie en betrekkingsomvang;
•
−de hoogte en samenstelling van het salaris en de loonkosten;
•
−de perioden van verlof.
Het bevoegde gezag levert de volgende gegevens voor alle personen met wie het bevoegde gezag een arbeidsrelatie heeft, ongeacht of de persoon ook feitelijk werkzaam is bij een school of instelling dan wel een bovenschoolse benoeming heeft:
1. Uniek persoonsgebonden nummer of code van het personeelslid
2. Geboortedatum
dd/mm/jjjj
3. Geslachtsaanduiding
m/v/onbekend
4. Peilmaanden waarop deze opgave betrekking heeft
Maanden en jaartal opgeven
5. Organisatienummer bevoegd gezag
6. Organisatienummer school (BRIN-nummer)
7. Volgnummer
Een getal dat als volgnummer wordt toegewezen per arbeidsrelatie.
8. Datum indiensttreding personeelslid
9. Aanduiding aard van de arbeidsrelatie
i. Voor onbepaalde tijd,
ii. Voor bepaalde tijd,
iii. Voor bepaalde tijd in verband met vervanging
iv. Personeel niet in loondienst zoals bijvoorbeeld uitzendkracht of zelfstandige (ook wel genoemd: ‘tewerkstelling zonder benoeming of aanstelling’)
10. Betrekkingsomvang in fte
11. Functiecategorie
Aanduiding van de functie genoemd in bijlage 1 bij de Regeling bezoldiging en toelagen onderwijspersoneel Bonaire, Sint Eustatius en Saba.
12. Salarisschaal en trede in de salarisschaal
Zoals genoemd in bijlage 2 bij de Regeling bezoldiging en toelagen onderwijspersoneel Bonaire, Sint Eustatius en Saba.
13. Bruto salaris personeelslid
14. Indien van toepassing een toelage bij het salaris of korting op het salaris
i. Niet van toepassing
ii. Bedrag en reden toelage (vul hier de code in van de betreffende toelage, die u vindt op de website van DUO)
iii. Bedrag en reden korting (vul hier de code in van de betreffende korting die u vindt op de website van DUO)
15. Indien van toepassing; einddatum arbeidsrelatie
16. Bovenschoolse functie ja of nee
17. Indien van toepassing opgave van verlof, inclusief ziekteverlof
i. Begindatum verlof
ii. Einddatum verlof
iii. Omvang verlof in fte
iv. Aard of soort verlof
18. Extractiedatum
Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.
4
Toelichting en bijzondere situaties
4.1
Arbeidsrelatie versus benoeming
Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen benoemingen enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds. In dit gegevenswoordenboek is een arbeidsrelatie een unieke combinatie van instelling, persoon, functie en aard dienstverband. In een aantal situaties kan er één akte van benoeming zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen meer dan één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden. Dat betreft de volgende situaties:
A. Benoemingen bij meer dan één instelling
Een bevoegd gezag kan een persoon benoemen om bij één instelling of bij meer instellingen werkzaam te zijn. Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer dan één instelling van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit gegevenswoordenboek sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor de werkzaamheden aan de verschillende instellingen één dan wel verschillende aktes van benoeming dan wel arbeidsovereenkomsten zijn opgemaakt. Er moeten ten minste evenveel arbeidsrelaties worden onderscheiden als het aantal instellingen waar een persoon werkzaam is. De gegevens die op basis van deze regeling geleverd moeten worden, moeten voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd en geleverd.
B. Benoemingen in meer dan één functie
Ook als een persoon tegelijk werkzaam is in verschillende functies, moeten verschillende arbeidsrelaties worden onderscheiden. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand tegelijk werkzaam is als leerkracht en als adjunct-directeur. De gegevens moeten voor elk van beide functies apart worden geregistreerd en worden geleverd, ook als de persoon deze functies bij één instelling uitoefent.
4.2
Veranderingen van functie
Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een nieuwe arbeidsrelatie.
4.3
Veranderingen van betrekkingsomvang in verband met vervanging
Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie (tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige collega vervangt, dan moet deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden.
Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen bij het bepalen van de werkende formatie te voorkomen.
4.4
Vervanging
Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig is, wordt dit aangegeven door bij de ‘aard arbeidsrelatie’ de code iii (Voor bepaalde tijd in verband met vervanging) te vermelden.
4.5
Personeel niet in loondienst
In deze regeling wordt met personeel ook bedoeld het personeel dat zonder benoeming of aanstelling is tewerkgesteld. Dat betekent dat niet alleen de personen bedoeld worden waarmee een expliciete werknemersrelatie bestaat. Ook personeel in dienst van derden (zoals uitzend- en payrollbureaus) en zelfstandig personeel (zoals zzp-ers) dat reguliere werkzaamheden op de school verricht, wordt hier beschouwd als personeel. Dit wordt aangegeven met de code iv bij de ‘aard arbeidsrelatie’.
4.6
Peilmaand en peildatum
De beschreven gegevens moeten worden onderscheiden naar tijdvakken van één kalendermaand: de peilmaand.
Voor de arbeidsrelaties die op de 1e kalenderdag van de peilmaand bestaan, worden de gegevens geleverd naar de stand op de 1e kalenderdag (de peildatum). Voor arbeidsrelaties die in de loop van de peilmaand ontstaan, worden de gegevens geleverd naar de stand van de 1e kalenderdag waarop de arbeidsrelatie is ingegaan.
Voor de werktijdfactor en de omvang verlof wordt steeds de gewogen gemiddelde omvang over de peilmaand geleverd.
4.7
Extractiedatum
De extractiedatum is de datum waarop de gegevens uit de database of databases zijn gehaald. Als gegevens uit verschillende databases moeten worden gehaald, bestaat het risico dat de gegevens uit de verschillende databases niet op elkaar aansluiten (in elke database zullen voortdurend mutaties worden aangebracht). Om dit risico zo klein mogelijk te maken, zullen de eerste en de laatste extractiedatum van de gegevens over de dezelfde peilmaand niet meer dan één week uit elkaar mogen liggen, tenzij de consistentie aantoonbaar op een andere manier gewaarborgd wordt.
4.8
Volgnummer
Omdat een persoon met hetzelfde bevoegde gezag meer dan één arbeidsrelatie kan hebben (gelijktijdig of volgtijdelijk), wordt er een volgnummer geleverd. Dit volgnummer is nodig om de gegevens uit verschillende leveringen steeds aan de juiste arbeidsrelatie te kunnen verbinden. Dit volgnummer dient over de leveringen heen dezelfde arbeidsrelatie met het bevoegde gezag te identificeren.
4.9
Begin- en einddatum
Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is. De einddatum is de laatste kalenderdag waarvoor de situatie van de regel van toepassing is.